歸檔文件經(jīng)過分類，整體上具有了一定的系統(tǒng)性，但具體到每一類的文件，仍處于零散雜亂的狀態(tài)，需要通過排列使之進(jìn)一步系統(tǒng)化。

對(duì)于文件的排列，要突出“事由”原則，既由同一事物形成的相關(guān)文件應(yīng)排列在一起。其含義是一件具體的事情。一個(gè)具體的問題，一項(xiàng)具體的工作（活動(dòng)），一次會(huì)議一個(gè)工程、一次事故、一起糾紛、一個(gè)案件都是一件具體的事情，這就是“事由”。這與原文書立卷中分類組卷的“問題”有著許多的不同。一是“問題”的概念大，是一類事情；二是“問題”包含“事由”，是由多個(gè)“事由”的集合體；三是“問題”的靈活性大，“事由”的靈活性小。例，“開展保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)”形成的相關(guān)通知、總結(jié)、安排、報(bào)告等文件，這些文件就構(gòu)成了一個(gè)“事由”是密不可分的整體，必須排列在一起。在歸檔文件整理及排列中，主要是按事由結(jié)合時(shí)間、重要制度排列，統(tǒng)計(jì)報(bào)表可成套性文件可集中排列。通過界定“事由”使密切相關(guān)，參照性強(qiáng)的文件從實(shí)體上相對(duì)集中并保持“事由”辦理過程的原始狀態(tài)，以便以后的查找。將同一事由形成的文件排列在一起，可以客觀的反映某一事物的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過程，反映出這些文件之間的有機(jī)聯(lián)系。也有利于目錄檢索和實(shí)體存取工作；有利于計(jì)算機(jī)檢索。

由此可見，“事由”排列原則，不但保持了文件之間的有利聯(lián)系，而且是為現(xiàn)代化檢索奠定了基礎(chǔ)，在整理與利用之間尋找到了一個(gè)最佳結(jié)合點(diǎn)，事由”就是這樣一個(gè)結(jié)合點(diǎn)。由于“事由”的概念即簡(jiǎn)單又靈活，所以以事由為單位排列歸檔文件，既順應(yīng)工作活動(dòng)的自然面貌，易于理解和掌握，又能集中反映事由的全程，是兼顧整理和檢索兩方面的合理選擇。要牢牢把握“年度”、“價(jià)值”、“事由”三大主題，最好是“辦結(jié)即歸”突出“事由”，化整為零的原則。