文件的分類是進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)的第二個(gè)步驟。即：指所有的歸檔文件，按照其自身的內(nèi)容、形式、時(shí)間、來(lái)源等方面的異同，分門(mén)別類地組放在一起，使所有的歸檔文件構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體的過(guò)程。

分類的意義有兩條：

①、保持歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系，為今后查找和利用提供便利。

②、為歸檔文件的編目、保管打下良好的基礎(chǔ)。

將分類做為歸檔文件整理過(guò)程中首先進(jìn)行的環(huán)節(jié)，是后續(xù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)。如果歸檔文件實(shí)體不經(jīng)過(guò)分類而直接進(jìn)行后續(xù)環(huán)節(jié)，必然影響整理工作其它環(huán)節(jié)的開(kāi)展和檔案的保管、利用工作。如果一個(gè)立檔單位的所有檔案沒(méi)有經(jīng)過(guò)分類，那么檔案之間的歷史聯(lián)系必然得不到充分體現(xiàn)，排列結(jié)果也不能準(zhǔn)確地反映單位各項(xiàng)職能活動(dòng)的歷史面貌。沒(méi)有分類的歸檔文件整理一定是不科學(xué)的整理，因此，分類又是歸檔文件整理的必要環(huán)節(jié)。

分類的方法

分類的方法有二種，即年度—保管期限分類法和年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法。

①年度—保管期限分類法：就是將同一年、同一保管期限辦理完畢的文件，按歸檔時(shí)間的先后順序?qū)懠?hào)（也可先用鉛筆編號(hào)，以備年終調(diào)整與變更）。

這種分類法易學(xué)、易掌握。只要將同一年度、同一保管期限的文件進(jìn)行有序排列和編號(hào)，就能達(dá)到分類的目的。需要說(shuō)明的一點(diǎn)，“年度”是以文件形成的年度，不再考慮“針對(duì)年度”的文件，保管期限就是所屬文件的價(jià)值界定，屬永久保存的文件就歸永久類，屬定期保管的文件就歸定期類，以突出本單位主要職能活動(dòng)和工作的文件本身的價(jià)值。

年度—保管期限分類法，適用于較小的和文件較少的單位。如：工、青、婦、科協(xié)和縣級(jí)事業(yè)單位的檔案的分類整理。

②年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限分類法：就是將辦理完畢的同一年度，同一內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）和同一保管期限的文件按機(jī)構(gòu)內(nèi)文件的重要程度和事由的順序進(jìn)行分類編號(hào)的方法。（也可用鉛筆先編號(hào)以年終整理或調(diào)整）。

各單位在選定分類方法上，要根據(jù)各自單位文件的多少，內(nèi)部機(jī)構(gòu)的多少來(lái)決定文件的分類方法。以上的年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限分類法適用于較大部門(mén)和文件多的單位的分類。如：組織部、政府辦、縣委辦、人勞社保局、財(cái)政局、文教體育局等部門(mén)的檔案分類整理。

應(yīng)當(dāng)注意的是，在文件分類前，單位文檔人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況編號(hào)制分類方案。它的作用就是在確立分類法的基礎(chǔ)上，標(biāo)列各級(jí)類目名稱，固定全宗分類體系的分類綱要。各機(jī)關(guān)單位都必須編制切合實(shí)際的分類方案，并且保持相對(duì)穩(wěn)定。