新技術條件下歸檔管理的新理念

□ 鄧斐蔚

       本文所稱“歸檔管理”，是指機關、企事業等單位的檔案館（室）對其文件形成處理部門，從文件收集、整理到歸檔全過程的管理。我國實行檔案綜合管理以來，各單位檔案館（室）與文件處理部門建立了歸檔業務關系，歸檔管理的模式也經歷了從被動的純手工式操作，到先進的計算機及網絡功能應用的過程。本文借鑒現代管理學和全面質量管理學等原理和方法，提出新技術條件下歸檔管理網絡化、標準化、定量化相結合的新理念和新內涵，旨在實現具有對歸檔過程和質量進行實時監控的標準和功能，并對歸檔部門進行科學量化管理的網絡系統，從而提高歸檔管理的現代化水平，達到優化檔案館藏的目的。

       歸檔管理新理念提出的背景及意義

     隨著檔案管理系統的普及，許多單位檔案館（室）逐步實現了計算機系統的目錄管理和全文管理條件下的紙質、聲像、實物和電子文件的歸檔，有的還實現了網絡化電子文件歸檔。但是，歸檔管理模式并沒有根本性突破，主要表現在，對歸檔部門的業務指導方法不得力，兼職檔案人員的管理不到位；歸檔文件的質量管理處于薄弱狀態，無法對以下問題進行全面系統的實時監控和綜合評價，如各門類載體材料收集是否齊全完整、內容是否真實有效，整理是否規范，歸檔是否及時，以及各部門的歸檔難度、歸檔數量等。即便是各類綜合管理達標升級的考核程序，也只能對已歸檔的材料進行抽查。顯然，傳統的歸檔模式對于如何提高歸檔效率，實現對文件形成與歸檔的過程、時間和質量的實時監控，以及建立對歸檔人員激勵評價的科學管理機制，仍缺乏科學有效的解決方法。

       現代管理學將管理定義為“一個協調工作活動的過程，以及能夠有效率和有效果地同別人一起或通過別人實現組織的目標”。這一原理也同樣適用于部門歸檔管理。檔案專職管理人員與各歸檔部門兼職人員之間的配合，是歸檔管理的主體力量，而且，歸檔管理也是以一系列的具體過程來體現工作效率和實現質量管理目標的。如果說傳統的歸檔過程談不上真正意義上的管理，那么，在目前新技術條件下，研究并實現網絡化、標準化、定量化相結合的歸檔管理新模式，將能夠有計劃、有組織、有領導、有控制地實現對歸檔程序的完善、歸檔質量的監控、對歸檔人員的評價和激勵等管理目標。因此，本文有關網絡化、標準化、定量化歸檔管理新方法的研究，對于提高歸檔管理的效率和質量具有現實意義。

       新技術條件下歸檔管理的新理念和內涵

       傳統檔案管理學在歸檔這一應用管理方面的研究已具有許多成果，如對歸檔的收集和整理都有詳盡論述。各類檔案綜合管理達標考核標準，也對檔案的收集和整理有簡單的量化標準。而對于檔案管理的理念認識，有學者提出了“中國檔案學的基本理念就是圍繞管理效率問題建構的”。現代檔案學認為“先進管理理念的引入是文件與檔案管理工作發展的必然要求”，而歸檔管理是檔案管理的基礎，其管理理念應隨著管理技術條件的更新而不斷完善。為此，筆者嘗試論述網絡化、標準化、定量化相結合的歸檔管理的新理念和內涵。

       1.網絡化——部門歸檔管理的橋梁

       部門歸檔管理的網絡化，搭起檔案館（室）與各歸檔部門之間的管理平臺。實行網絡系統管理，是實現標準化、定量化歸檔管理模式的前提條件。

       計算機網絡的應用不受時間和空間限制，具有自動統計、功能靈活、易于操作等特點，不僅有利于檔案部門與歸檔部門的溝通，更有利于對歸檔管理各環節過程的控制和管理。對于網絡化歸檔管理方法來說，網絡化使歸檔管理前端控制的范圍更為廣泛。目前，前端控制的理論不僅僅是對于電子文件的歸檔而言，任何類別載體的文件材料，都可以從歸檔源頭上進行質量控制，通過部門歸檔兼職檔案員和檔案管理接收人的歸檔過程，操作這一網絡管理平臺，形成部門歸檔質量實時監控、評價的基礎數據，以充分發揮網絡化管理的優勢。

       2.標準化——部門歸檔質量控制的依據

      部門歸檔管理的標準化，就是要根據文件材料歸檔的規范要求，建立適應于計算機網絡操作的各項歸檔定量化標準。科學合理的歸檔管理標準，是實現網絡化、定量化歸檔管理的重要依據。

       現代管理學認為，如果不對工作過程進行監督和評估，提高質量管理是不可能的，全面質量管理理論也將“關注過程”作為重要內容。為了確保產品質量，就要實行全面的、全過程的、全員參與的質量管理。而對質量的要求，既指產品的質量，也包括工作的質量。通過對過程的控制，使每個環節的工作質量都符合標準要求。部門歸檔的過程，不但是檔案館（室）人員和各部門兼職檔案人員共同參與的一項管理，也涉及單位的各級負責人和業務人員。由于歸檔材料具有來源分散、種類多、載體多，歸檔工作具有環節多，以及部門歸檔的數量和各門類檔案的收集整理存在難度差異等特點，從文件的形成到歸檔，客觀上、主觀上都存在著復雜和多方面的質量因素。目前我國尚沒有專門針對部門歸檔管理的量化標準，一些行業的檔案管理考評標準，如《企業檔案工作目標管理考核標準》、《科技事業單位檔案管理升級考核標準》等，對文件形成和檔案整理的質量，以及收集齊全完整、歸檔時間等也有一些規定，但缺少全面、系統的歸檔管理標準指標。因此，筆者認為，全面質量管理理念下的網絡化、定量化歸檔管理標準和指標，必須遵循歸檔管理的工作流程和內在規律，涵蓋歸檔各項管理細節的質量、時間、數量、難度、行為等特征的全方位的質量控制和評價。其歸檔標準應層次化，可以細化和量化到每一項歸檔要求，如歸檔范圍、歸檔時間、歸檔人、歸檔文件的質量、案卷整理的質量、歸檔數量、歸檔難度等，組成一個權責分明、相互協作的質量管理評價標準。

       3.定量化——部門歸檔管理監控評價的手段

       部門歸檔的定量化管理，即歸檔管理標準的各項技術指標計算方法的制定，是體現量化管理的合理性、科學性的關鍵，必須運用現代先進的科學方法，如統計學、現代綜合評價方法和數學等原理，將歸檔管理的標準進行科學量化，以適應網絡化、標準化管理要求。因此，歸檔管理的定量化是實行網絡化、標準化歸檔管理的核心內容，是實現質量管理的重要手段。

       質量就是“一組固有特性、滿足要求的程度”。現代質量管理學強調“數據是質量管理的基礎”，定量化在管理應用方面，包含了統計學、最優化方法、信息模型和計算機模擬等內容，以用于改進管理決策的制定。顯然，傳統檔案管理學少有與定量化相結合的研究，雖然在1989年企業檔案管理升級考評標準中，已有歸檔率、完整率、準確率3個歸檔定量指標，但仍然缺少科學系統的歸檔定量化方面的研究。由于歸檔管理質量控制的過程，決定了歸檔管理各類標準內容存在不同的重要程度，也決定了歸檔管理各類指標分數應按權重設計才具有合理性。權重分數的設計可以有多種科學的計算方法，如通過層次分析法（AHP）、問卷調查統計法、專家認定法等相結合，全面分析權重分數的合理性，予以確定各項評價指標的分數。在確定各項歸檔管理指標的權重分數的基礎上，還需全面具體地分析各項指標內容的內在規律和特點，結合本單位的歸檔工作實際，構建歸檔管理量化指標相應的數學計算公式。使從文件形成到歸檔過程的每一個環節的優劣程度，以數量化的形式，一目了然，起到檔案館（室）對部門歸檔的系統控制和全程管理。

       （作者單位：華南農業大學檔案館  510642）