檔案信息資源開發(fā)利用的途徑和方法

一、檔案信息資源開發(fā)利用的基本途徑

檔案信息資源開發(fā)利用的途徑是指檔案館（室）滿足檔案用戶需求的基本工作形式。按開發(fā)利用工作的對象劃分，可分為提供檔案原件、提供檔案副本或復(fù)制品、提供檔案信息加工品等途徑；按開發(fā)利用工作的渠道劃分，可分為檔案信息查閱服務(wù)、政府信息公開查閱服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)利用、檔案資料編研出版、檔案展覽和社會宣傳教育等途徑。

二、檔案信息資源開發(fā)利用的基本方法

檔案信息資源開發(fā)利用的方法是檔案部門為滿足檔案用戶需求所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。目前常用的開發(fā)利用方法主要有檔案借閱、檔案開放、檔案公布、檔案展覽、檔案編研等。

三、檔案借閱

檔案借閱是檔案館（室）通過提供檔案為直接利用者服務(wù)的一種檔案信息資源開發(fā)利用的方法，包括檔案閱覽、檔案復(fù)制、檔案外借、檔案證明、檔案咨詢等具體形式。

（一）檔案閱覽

檔案閱覽是指檔案館（室）根據(jù)利用者的查檔需求，在閱覽室提供相應(yīng)的檔案資料的一項工作，這是檔案館（室）最基本、最常用的一種檔案信息資源開發(fā)利用方法。

閱覽室是指檔案館、檔案室內(nèi)供利用者閱覽檔案的專門場所。一般來說，檔案室應(yīng)設(shè)單獨閱覽室，檔案館應(yīng)設(shè)開放閱覽室和內(nèi)部閱覽室，并視情況設(shè)置縮微膠片閱覽室、音像閱覽室、機讀閱覽室等。

檔案館（室）必須依照《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《外國組織和個人利用我國檔案試行辦法》以及其他法律法規(guī)明確檔案查閱利用條件和手續(xù)，并依法開展提供檔案查閱利用服務(wù)。

（二）檔案外借

檔案外借是為滿足某些特殊的利用需求，檔案館（室）暫時將檔案借出館（室）外使用的一種檔案信息資源開發(fā)利用方法。檔案一般不外借。

（三）檔案證明

檔案證明是指依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。出具檔案證明要以引述或節(jié)錄檔案原文為主要編寫方法，保證內(nèi)容的準(zhǔn)確、真實、客觀。

（四）檔案咨詢

檔案咨詢是指檔案館、檔案室答復(fù)利用者詢問、指導(dǎo)和幫助其利用的活動。按利用者提出的問題劃分，檔案咨詢可分為指導(dǎo)性咨詢、文獻專題咨詢、專項事實或數(shù)據(jù)的咨詢等三種主要類型。

（五）檔案利用統(tǒng)計分析

檔案利用統(tǒng)計分析就是運用各種科學(xué)方法，對經(jīng)過整理的反映檔案利用情況的統(tǒng)計資料進行周密的分析研究，根據(jù)具體的數(shù)量關(guān)系，探討檔案利用工作的特點，揭示檔案利用工作的發(fā)展規(guī)律和存在的問題，提出解決問題的辦法，做出科學(xué)的預(yù)測和結(jié)論。

四、檔案開放

檔案開放是檔案館將達到一定期限、無需控制使用的檔案向社會公開提供利用的活動?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定：國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會開放。經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類的檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年。

《浙江省國家檔案館管理辦法》規(guī)定，國家檔案館的下列館藏檔案，應(yīng)當(dāng)向社會開放，涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私以及按國家規(guī)定不宜開放的除外：1. 建國以前形成的檔案；2. 建國以后形成的檔案，時間已滿30年的；3. 屬于政府信息公開范圍的檔案；4. 經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動形成的檔案；5. 重大活動檔案，進館滿6個月的。

開放檔案意義重大，為積極穩(wěn)妥推進這項工作，需要按照國家有關(guān)規(guī)定，認真做好開放鑒定工作和開放前的準(zhǔn)備工作，其中特別要依照《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制范圍的暫行規(guī)定》要求，在權(quán)限內(nèi)做好館藏檔案的解密和劃分控制范圍的工作。

五、檔案公布

檔案公布是指將檔案或檔案的特定內(nèi)容通過某種形式首次公布于眾。

檔案公布有嚴(yán)格的審批程序和審批權(quán)限。《檔案法》規(guī)定，屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機關(guān)公布；集體所有的和個人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布；對于單位和個人寄存在國家檔案館的檔案，由寄存者決定是否公布。

《檔案法》規(guī)定檔案公布的形式主要有七種：通過報紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發(fā)表；通過電臺、電視臺播放；通過公眾計算機信息網(wǎng)絡(luò)傳播；在公開場合宣讀、播放；出版發(fā)行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編；公開出售、散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件；展覽、公開陳列檔案或者其復(fù)制件。