在新世紀來臨之時，英國的檔案工作出現(xiàn)了一些新的變化，一方面，檔案利用工作呈現(xiàn)良好的發(fā)展態(tài)勢，公眾利用檔案的興趣與日俱增，高科技手段拓展了檔案的利用范圍，檔案機構(gòu)致力于為殘障人士提供更便捷的服務(wù)，檔案工作被列入政府日常工作議事日程；另一方面，以縮微膠卷或其他復(fù)制手段代替檔案原件提供利用和異地保存使檔案保管工作獲得了新的進展，一些提供資金的組織逐漸意識到保存檔案的重要性，檔案館獲得資金不再困難重重。然而，檔案工作的發(fā)展并不均衡，英國一些小型檔案機構(gòu)的保管和利用狀況不容樂觀，傳統(tǒng)載體的文件材料和電子文檔的保存都面臨嚴重的問題。在21世紀，檔案館需要通過更多的合作和交流，盡可能地為公眾利用檔案提供便利。
本文是刊載于英國《檔案工作者協(xié)會雜志》2005年第2期上的一篇論文，作者海倫?弗德介紹了進入新世紀后英國檔案機構(gòu)在檔案利用和保管方面的一些新舉措，通過對一些現(xiàn)象的分析，為我們提供了英國檔案工作者關(guān)于檔案利用和保管的新觀點。
編  者
勿庸置疑，21世紀的檔案工作還存在著諸多變化和不確定因素。僅僅在10年前，檔案提供利用的方法還是很明確的：想要利用檔案的人必須親自到檔案的保存地，提出利用申請，然后登記查閱。檔案部門的工作人員則應(yīng)當指導(dǎo)讀者如何使用相關(guān)設(shè)備，并在需要時提供幫助。保管工作的指導(dǎo)原則也是明確的，唯一的要求就是保存好各種載體的檔案。
那么，現(xiàn)在又有哪些變化呢？最意義深遠的改變在于有更多社會各界的人士來利用檔案，不分年齡，不分派別，也不分健康人和殘疾人。公眾熱衷于家族歷史研究，這使得更多人有利用檔案的需求。檔案機構(gòu)由于人權(quán)和信息自由法案的實施開始成為社會關(guān)注的熱點。地方史和國家歷史研究的逐漸復(fù)蘇。這些都是檔案利用工作發(fā)展的動力。不僅如此，隨著檔案工作深入到教育和社會文化傳承等領(lǐng)域，檔案館已經(jīng)被人們認為是社會變遷的一個重要推進因素。
為了滿足社會各界利用檔案的需求，很多檔案館都提供文件的網(wǎng)上查閱，這樣，利用者即使不來檔案館，也可以方便地利用檔案。以縮微膠卷或者其他復(fù)制手段提供利用，可以拓展國內(nèi)外利用檔案資料的潛在讀者群。若不是英國檔案工作者在網(wǎng)上提供文件的電子版本，其他國家的利用者可能認為這些文件已經(jīng)湮滅在時間的長河中，無法查找了。對于遠程利用檔案，久經(jīng)實踐的縮微技術(shù)確實是一大進步。然而現(xiàn)在安坐家中就可以利用電子版本的文件進行研究，相比檔案的縮微手段又是一個巨大的飛躍。
不僅是信息的傳遞方式發(fā)生了改變，檔案實體的查閱工作也有了變化。2004年英國禁止歧視殘障人士的法案生效后，各公共檔案館為殘障人士提供的閱檔服務(wù)有了極大改善。英國各公共檔案館、圖書館和博物館都感受到這一立法的壓力，盡管目前的狀況還有些欠缺，但是這些公共機構(gòu)都在盡可能地為殘障人士提供便利，讓他們可以像健康人一樣使用各種設(shè)施。有些檔案館還與英國國家皇家盲人研究所（Royal National Institute for the Blind）合作，專門為檔案工作人員開設(shè)了“關(guān)于檔案館、圖書館、博物館如何為視力不便人士服務(wù)”的培訓。經(jīng)過培訓后，一些地方檔案館已經(jīng)擴大了縮微膠卷閱讀機的閱讀屏幕、提供放大設(shè)備或者將一些資料改錄為錄音磁帶。對于聽力有障礙的讀者，有些檔案館在閱檔室、報告廳和公共會議室安裝了音頻環(huán)繞設(shè)備。這一措施受到了很多老年閱檔者的好評。必要時，公共會議或講座中也會配備專業(yè)的手語翻譯。
同時，社會也吸收了各種新型元素，對文化遺產(chǎn)這一概念給予新的界定。這個變化也影響著英國的檔案館、圖書館和博物館等文化機構(gòu)，潛移默化地決定了這些機構(gòu)接觸社會人士和收集材料的方向。多年前，英國的博物館就開始留意一些少數(shù)民族，開展一些與移民文化傳統(tǒng)相關(guān)的活動，注意收集那些從世界各地移民到英國的人們形成的手工藝品，也鼓勵這些手工技術(shù)在他們各自的文化小環(huán)境中蓬勃發(fā)展。如今，英國的檔案館也開始著手這樣的工作，如開設(shè)“英國黑人歷史研究”這樣的課題，課題研究使檔案界意識到，除了傳統(tǒng)白人的資料以外，還應(yīng)當注意收集和積累其他人的材料，以保存整個國家完整的歷史記錄。英國的一些檔案館還組織了各種活動吸引不同社區(qū)的人們，激發(fā)他們對檔案工作的興趣，這樣的努力不僅使參與的各方都受益，也促進了整個歐洲大陸、甚至更廣范圍的社區(qū)檔案館的發(fā)展。例如在貝爾法斯特這樣經(jīng)常發(fā)生沖突的地區(qū)，社區(qū)檔案館通過展示那些記載著歷史真實的文件，使各執(zhí)一詞的沖突雙方開始正視那段歷史，也使那些在沖突中成長、卻對實際引起爭執(zhí)和沖突的原因知之甚少的年青一代從中獲益匪淺。幾年前，在意大利北部的蒂羅爾地區(qū)舉辦了一次展覽。展覽以照片、回憶錄和文件的形式展現(xiàn)了這一地區(qū)連綿不斷的戰(zhàn)爭。展覽主辦方特意邀請了一些了解當時情況的人士來講述歷史，讓下一代可以了解當時的真實狀況，也希望通過這樣的活動可以翻開新的歷史篇章。這次展覽引發(fā)了一場大討論，觸及了許多重要議題，檔案館在此間發(fā)揮了積極作用。
英國檔案界的教育培訓以前主要集中于歷史方面，現(xiàn)在也開始開設(shè)一些基礎(chǔ)課程。這些基礎(chǔ)課程為那些有被社會淘汰危機的人（不管他們處于哪個年齡段）提供了一種非正規(guī)的學習渠道，以一種不那么令人生畏的學習方法，幫助他們提升工作能力，甚至激發(fā)了他們的學習興趣。有些檔案館把工作做得更細致。他們組織工作人員與有學習困難的人們一同工作，例如用口述歷史把老一輩的記憶都記錄下來。以上各種活動利用不同的主題吸引不同的人群參與，激發(fā)公眾對檔案工作的興趣，這對于參與的雙方都是新的探索，可以激勵新的創(chuàng)意，由此也拉近了公眾與檔案館的距離。
通過增加工作人員、宣傳先進經(jīng)驗和開展指導(dǎo)項目，使公眾更愿意接近博物館、圖書館和檔案館這些文化機構(gòu)，這樣的想法已經(jīng)在英國一些地方議會中獲得認同。現(xiàn)在博物館、圖書館和檔案館已經(jīng)組成聯(lián)合，發(fā)展成為社會資源庫的一部分。這些文化機構(gòu)經(jīng)常是政府政策宣傳的渠道，也是當?shù)卣l(fā)布動議和籌集資金最基礎(chǔ)的支持者和推動者。在英格蘭和威爾士的九個地區(qū)，檔案利用工作在檔案發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)了重要地位。檔案館還與更大范圍的組織和機構(gòu)??比如學校、公共組織、旅游開發(fā)部門和商界合作，加強服務(wù)，為市民提供接觸文化遺產(chǎn)的機會。這樣的例子很多，比如與其他研究機構(gòu)共同主辦如何申請基金的研討會，或者為缺乏技術(shù)支持的小型組織提供如何建立網(wǎng)站的指導(dǎo)。以上做法在有些地區(qū)已經(jīng)試行。這些方法可以充分利用有限的資源，也宣傳了先進的工作方法和經(jīng)驗，更是檔案館與他人開放交流的好時機。
科技的發(fā)展還使檔案的分類編目工作獲得了重大進展。公共機構(gòu)若想使文件上網(wǎng)提供利用，必須提供檢索的途徑。這一要求使得最近上網(wǎng)的目錄和索引數(shù)量猛增，已經(jīng)達到了前所未有的規(guī)模。這也確實是今后的發(fā)展趨勢。2004年的調(diào)查報告顯示，很多機構(gòu)還無法滿足讀者的需求。盡管已經(jīng)有了一些創(chuàng)新舉措，但是各大小檔案館還是沒能徹底解決這個問題。從1993年起，英國檔案界就開展了一系列面向檔案工作者和在倫敦工作的大學研究者的介紹會。當時的會議已經(jīng)涉及到如果能夠提供具體檔案存址的目錄信息，就能夠進一步做好文件提供利用的工作。它不但可以減少檔案工作人員搬動裝具的時間，節(jié)約讀者查找資料的時間，也避免了頻繁查閱檔案對檔案原件造成的損壞。開展這項工作耗費了十幾年時間，現(xiàn)代科學技術(shù)為此提供了空前支持。這在上個世紀90年代中期還是難以想象的。有了利用網(wǎng)上資料的便利，現(xiàn)在的讀者到圖書館和檔案館查找資料時都可以事先準備，能夠準確地找到所需信息的保存地點，了解各個機構(gòu)的不同開放時間，通過查閱目錄確認需要的信息是否可以開放利用。在很多大型機構(gòu)中，有些文件材料還可以通過網(wǎng)上預(yù)約登記，以方便讀者到達后可以直接閱覽。
檔案利用工作在各個層面上都發(fā)生了變革。盡管整個發(fā)展格局可能還參差不齊，但是創(chuàng)新的方法和思路帶動著后進者，也推動著新的資金調(diào)控方式。保管工作是否也如此呢？大家曾經(jīng)都認為，總有一天，檔案館可以把所有類型的文件材料，包括紙張、羊皮紙、電子文件、照片、電影膠卷和各種音像資料，全部都保存下來。這個想法雖然美妙，但事實上實現(xiàn)的可能性非常小。21世紀的保管者意識到他們既需要懂行的專家，也要與對文件保管有全局觀念的管理者協(xié)作，同時還要參與和利用工作相關(guān)的討論，比如是應(yīng)該用縮微膠卷等其他復(fù)制品提供利用，還是滿足讀者的要求提供原件利用。更廣泛的合作也勢在必行。英國國家檔案館（the National Archives）已經(jīng)和大英圖書館（the BritishLibrary）達成約定，共同創(chuàng)辦一個實驗室進行研究。同時，這兩個機構(gòu)還在尋找更專業(yè)的研究機構(gòu)作為合作伙伴，希望文件資料能夠提供更長遠、更廣泛的利用。從更廣闊的保管領(lǐng)域來看，另外一個保管工作合作的新發(fā)展，是建立一個涉及各個領(lǐng)域的保管研究機構(gòu)。經(jīng)過反復(fù)的討論和研究，最終將各個不同領(lǐng)域的保管專家召集到一起，建立這樣一個機構(gòu)：這個代表了整個保管專業(yè)的機構(gòu)，主要由五大保管組織籌集資金，提供專家，為這個機構(gòu)的會員以及公眾提供保管方面的專業(yè)服務(wù)。這個機構(gòu)的宗旨是，通過強強聯(lián)合，為各種保管人員提供與跨文化領(lǐng)域?qū)＜覍υ挼臋C會，作為一個促進宣傳保管工作的主體，這個機構(gòu)在宣傳倡導(dǎo)保管工作上的優(yōu)勢非常明顯，此外，它還可以為保護文化遺產(chǎn)的跨國界、跨地區(qū)流動提供切實保障。
通過縮微或其他復(fù)制手段提供利用的方法可以在擴大利用的同時，減輕對檔案原件的損壞，其對于保管工作的益處是不言而喻的。人們對家族發(fā)展史的興趣，使他們有利用各種資料的需求，并且希望相關(guān)機構(gòu)能夠提供復(fù)制件。這種需求始于上個世紀60年代，那時“后期圣徒教堂”（the Church of Latter DaySaints）就開始提供縮微膠卷的服務(wù)，一直到現(xiàn)在，人們對各種早期統(tǒng)計資料的興趣以及各種家譜網(wǎng)站的數(shù)量還在激增。與現(xiàn)在政府將大量資料數(shù)據(jù)上網(wǎng)提供查詢的方法相比，當初把整個教區(qū)的登記材料縮微成膠卷的做法已經(jīng)非常過時了。現(xiàn)實狀況的這些變化促使資金的分配方式發(fā)生了改變。檔案館成功獲得新項目的資助已經(jīng)不再困難重重，各個檔案館將文件縮微或者數(shù)字化處理的能力也大大提升了。目前在這方面獲得的資金水平，即使在20年前也是難以想象的。有了充分的資金支持，專家們可以設(shè)想出最合適的保管方案，并且把這些設(shè)想付諸實施。現(xiàn)在有很多可以提供資金的團體為檔案、圖書和各種保管人員拓寬眼界提供了可能，使他們開始考慮跨專業(yè)的合作項目，因為讀者的最終目的就是要找到需要的資料，他們并不在乎信息的來源。這些資助團體把管理專業(yè)的專家引入了檔案發(fā)展項目，幫助檔案工作者和保管員成功完成預(yù)定目標，也使政府和出資者都能夠了解檔案人員所從事的工作。這樣一個互動的過程可以使參與的各方增進了解。如果各方面的觀念可以互相理解，溝通也會更容易，那么檔案界發(fā)展的曙光將近在眼前。檔案界需要這樣的相互理解，這樣才能讓他人意識到檔案工作的重要性。這種需求也使保管和利用工作更緊密地聯(lián)系在一起。
文件復(fù)制或者數(shù)字化處理，使低利用率文件的異地儲存第一次真正成為可能，數(shù)字化的形式還可以使一份文件存于不同的機構(gòu)，方便利用。以前，文件異地保存只是作為節(jié)約資金的權(quán)宜之計，有很多對自己的庫存資料小心保護的單位并不愿意實行，但是現(xiàn)在這種做法已經(jīng)比較普遍了。更經(jīng)濟的異地存放庫房，必須能夠符合英國國家標準。這個方法可以幫助解決原先庫房堆積成山，既不利于文件保護，也無法提供利用的窘境。19世紀檔案工作的趨勢是將文件收集到一起，便于保管，而21世紀檔案工作的趨勢是把文件分散保管，以降低保管成本。使用安全的地下庫房來保存文件和檔案已成為一種常規(guī)做法。不少知名的圖書館、檔案館還有文件中心都采用這種方法，既可以完善地保管好文件，也不削弱利用的功能。總之，與外界的商業(yè)機構(gòu)協(xié)作，充分地利用原先空置的場地，可以使雙方都受益。
在英國和其他國家都有與人權(quán)和信息自由法案類似的規(guī)定，這些規(guī)定對檔案部門為公眾提供數(shù)字化文件起著推進作用，同時也減輕了原件利用的壓力。在滿足公眾獲得信息權(quán)利的同時，檔案部門無法確定一個人翻閱數(shù)千份文件原件時，其中的有毒有害物質(zhì)對人體到底有怎樣的損害，但是這對于推進利用工作肯定有著負面影響。而有些機構(gòu)和組織出于自身的政治考慮，早就把他們收集到的信息和資料直接在網(wǎng)上公開，保證公眾的方便利用。這樣，檔案的保管也可以間接受益。
總的來說，目前檔案界的發(fā)展呈現(xiàn)良好的態(tài)勢，能夠募集更多資金開展大型項目，在優(yōu)化檔案保存狀況的同時，能吸引更多讀者來利用。但是整個檔案界的良莠差距也越來越大。有一些檔案機構(gòu)發(fā)展迅速，然而也有一些機構(gòu)的生存狀況并未好轉(zhuǎn)，甚至有少數(shù)機構(gòu)的情況還不如20年前。有些人可能錯誤地以為一些先進單位的作業(yè)水平可以代表整個檔案業(yè)界的標準。然而還有不少地方檔案館，特別是位于偏遠地區(qū)的地方檔案機構(gòu)是處于掙扎求生的狀態(tài)。有很多檔案館面臨著人員缺乏、庫房不足和政策不支持的困境。他們的生存已岌岌可危，更談何發(fā)展。一些大型研究單位下屬檔案機構(gòu)的發(fā)展狀況遠不如中央和地方政府所屬的檔案機構(gòu)。而且，為公眾提供利用只是一些檔案館職責的一部分，他們面臨著人力、物力資源匱乏等種種難題，連保障基本的保管和利用工作的發(fā)展也很困難。一些大學檔案館、博物館檔案館、企業(yè)檔案館（特別是一些小型企業(yè)）、志愿者組織的檔案館和專業(yè)研究機構(gòu)的檔案館都在呼吁需要更多的資金，以處理堆積如山、尚未編目的文件，還要改善不能完全達標的庫房條件。本文所列舉的還只是其中的一小部分。他們所面臨的生存大戰(zhàn)還要延續(xù)，然而他們和先進單位之間的差距已經(jīng)無情地擴大了。這些機構(gòu)的發(fā)展需要高層的支持，讓大家都能意識到他們的重要性，內(nèi)外共同協(xié)力才有可能幫助他們挽回逐漸流失的讀者群。現(xiàn)在的閱檔者已經(jīng)習慣了各種大機構(gòu)的服務(wù)方式，希望其他檔案機構(gòu)也能夠提供同樣高質(zhì)量的服務(wù)。人權(quán)和信息自由法案對各種檔案機構(gòu)提出了更高的要求，也增加了落后者的生存壓力。有些檔案館還只能提供館內(nèi)的紙質(zhì)目錄索引，有固定的開館時間，也沒有能力建立自己的網(wǎng)站。他們甚至無力開展向各種機構(gòu)申請資金的活動，如果能夠獲得足夠資助，他們也有機會扭轉(zhuǎn)劣勢，開始一些必要的現(xiàn)代化建設(shè)。
另一個不足之處是各個機構(gòu)和組織之間電子文件管理和數(shù)字化載體保護措施還存在很大的差異。很多數(shù)字化保管工作的管理機構(gòu)曾經(jīng)多次呼吁要注意這個問題。由于現(xiàn)代的電子存儲設(shè)備非常脆弱易損，如果不是從文件生命周期的產(chǎn)生階段就采取積極的保護措施，那么有一些資料數(shù)據(jù)存在被損毀或者無法再讀取的危機，未來的利用工作也面臨著竭澤而漁的險境。目前的調(diào)查顯示，從整個檔案界來說，電子文件保存狀況的差距很明顯。這個調(diào)查只是針對英國中央和地方政府機構(gòu)保存電子文件的措施，但是為了保障將來的利用工作，保存電子資料數(shù)據(jù)和保存紙質(zhì)文件工作應(yīng)該同樣得到重視。不論是像普利茅斯市那樣，在全市15個公共查閱點的計算機上提供文件閱覽，還是更方便地在公共圖書館的網(wǎng)站上公布文件，有很多地方政府覺得文件提供利用要比保存文件數(shù)據(jù)本身容易。檔案工作者、文件管理者和保護、保管專家們是不是都已經(jīng)全力以赴地保障整個管理機制都運行正常？那些在檔案工作某一方面處于落后地位的組織和機構(gòu)是否在其他方面也完全沒有優(yōu)勢？如果要求他們做到全面提高，是否要求過分了？答案是，盡管他們自身可能已經(jīng)非常努力了，但是要幫助后進者提高是一件非常困難的事。他們需要更多實際的支持才有可能慢慢地發(fā)展起來。這些機構(gòu)面對著大量積壓的檔案，不但需要加大對檔案工作的宣傳，還要為管理者提供服務(wù)，應(yīng)對人權(quán)和信息自由法案提出的對檔案機構(gòu)的要求，更要兼顧電子文件和數(shù)字化載體的管理和保護，要求他們同時在各個方面齊頭并進是完全不可能的。
總的說來，只要那些目前處于落后地位的機構(gòu)和組織能夠得到幫助，及時趕上形勢的發(fā)展，那么21世紀的檔案利用和保管工作發(fā)展還是大有希望。作者在本文的題目上選擇了“利用和保管工作”這樣的排列順序，是經(jīng)過反復(fù)思考，刻意有別于通常“保管和利用工作”的表達習慣。這并不是由于保管和利用工作的實際邏輯關(guān)系發(fā)生了轉(zhuǎn)變，----保管工作還是應(yīng)該先于利用工作，并且為利用工作提供支持，----只是不斷發(fā)展的利用工作拓寬了保管的工作范圍，也對保管工作提出了更高的要求。檔案館本館和網(wǎng)上利用工作的發(fā)展要求保管部門提供的目錄能夠準確地揭示文件的信息和精確存址，以求能夠快速準確地滿足利用者需求。以前人們認為，翻閱大量檔案資料可以從中獲得重大發(fā)現(xiàn)。能夠得到這樣結(jié)果固然令人高興，但是實際情況往往是耗費了大量的時間之后，才沮喪地發(fā)現(xiàn)翻閱過的資料都不需要。在查閱檔案材料中損失的時間和精力是難以計算的。同時，更完善地分類編目，有利于對文件的精確定位，這對于做好保管工作也會有益。應(yīng)該意識到檔案工作對于維護人權(quán)、發(fā)展教育、推動終生學習以及社會發(fā)展具有很多潛能。檔案館還要加大宣傳力度，通過縮微膠卷等各種復(fù)制手段為公眾提供更廣泛的利用服務(wù)。目前，能夠找到更多提供資金的組織，可以制作質(zhì)量上乘的復(fù)制件，使縮微和數(shù)字化手段標準化，與其他文化機構(gòu)發(fā)展和檔案相關(guān)的合作項目，這些都可以幫助檔案館減少原件利用，使得檔案異地保存成為可能。所以，利用工作也同時推進著保管工作的發(fā)展。然而，要讓落后者趕上先進者的發(fā)展步伐并不容易，他們之間的差距非但沒有縮小，反而在不斷加劇。目前的形勢對于落后者來說不容樂觀，是不是應(yīng)該建立起一個機制，將業(yè)內(nèi)的專家分流到各個單位，或者推動地方政府為跨機構(gòu)合作牽線搭橋？盡管每個機構(gòu)的發(fā)展都需要更多資金，但這不是解決問題的唯一方法，在其他各個方面還有很多工作要做。我們期待著21世紀的檔案利用和保管工作能夠出現(xiàn)一個各方平衡發(fā)展的良好局面，這樣才能讓未來的利用者享用所有的信息資源。
（曹勝梅編譯，戴志強、毛國平審定）