上海市檔案館 何品
一、綜述
在美國的檔案工作體系中，文件中心 (Records Center)是非常關鍵的中間環節。根據美國檔案界通行的文件“生命周期”(Life Cycle)理論，非現行的機關文件在“立卷”之后。并非馬上“歸檔”給檔案館，而是先移交文件中心代為保管，并提供利用，直至文件保管期滿以后，或移交檔案館永久保存，或在文件中心就地銷毀。由此觀之，文件中心所具備的功能并不是“中轉站”這?個名詞可以簡單概括的，文件中心所具備的承上啟下作用是美國政府機關文書檔案工作所不可或缺的。自從第一個文件中心在第二次世界大戰時期誕生以來，文件中心的功效在美國獲得了普遍的肯定，文件中心制度進而被不少國家所采納。這一事實說明文件中心確實有其生存空間和發展前景。由于美國的行政機關采用聯邦(中央)、地方(州、縣、市)兩級分立制度，因此聯邦政府有聯邦級文件中心，地方政府有地方級文件中心，各管?方，互不干預。目前，在美國國家檔案與文件局(NARA)管轄下的聯邦級文件中心共有15個，其中13個是地區性的，與設在全美各地的美國國家檔案館分館合署辦公，只有2個為全國性的，即位于圣路易斯國家人事文件中心，以及本文所要探討的對象??華盛頓國家文件中心(簡稱WNRC)。筆者曾往訪華盛頓國家文件中心，茲根據考查所得之見聞并結合一些相關資料，對該文件中心作一初步的分析介紹。
華盛頓國家文件中心成立于1950年代初，在行政上隸屬于美國國家檔案與文件局下的華盛頓特區文件服務司，歸口于該司下屬的現代文件項目部管理，但在業務上接受美國國家檔案館的指導。如果拿中國的行政機構來比對的話，華盛頓國家文件中心相當于一個處級單位。但是該文件中心和美國國家檔案與文件局其他下屬部門不同，它因為地理位置的緣故而相對獨立。華盛頓國家文件中心地處首都華盛頓東郊，離市中心大約有7英里遠，它所在的位置是馬里蘭州的一個名叫休特蘭的小鎮。休特蘭是除首都華盛頓以外另一個美國聯邦政府辦公機構較為集中的地方。華盛頓國家文件中心的辦公建筑只是一大片低矮的平房而已，與周圍的聯邦政府辦公機構建筑群相比毫不起眼，但這并不影響它的重要地位。
華盛頓國家文件中心不僅是全國性的聯邦文件中心，而且兼有地區性聯邦文件中心功能。因為有了華盛頓國家文件中心的存在，美國首都華盛頓及其周邊地區，包括馬里蘭、弗吉尼亞和西弗吉尼亞三州，就不用再設地區性的聯邦文件中心了。華盛頓國家文件中心占地面積約為789,000平方英尺。該文件中心專為下述對象提供文件保管和利用兩方面的服務：
(1)設在首都華盛頓的聯邦政府機關總部；
(2)設在馬里蘭、弗吉尼亞和西弗吉尼亞三州的聯邦政府分支機關；
(3)設在首都華盛頓的各級聯邦法院，即哥倫比亞特區⑴地方法院、美國申訴法院和美國上訴法院；
(4)派遣于世界各地的美國武裝部隊。
針對文件保管和利用兩大服務宗旨，華盛頓國家文件中心相應下設兩個主要的業務部門；移交與處理部⑵和參考服務部。以下就文件保管和文件利用兩方面分別進行闡述。
二、文件保管服務
在美國，機關部門為何要將“退役”文件交給文件中心保管呢?這是因為文件中心提供的文件保管服務，可以為機關部門節省大量的空間與金錢，同時可以提供更好的文件保管條件。據美國l990年代末的統計數字表明：在1立方英尺的相同空間內，文件中心可存儲的文件數量是機關部門辦公室的5倍。機關部門在其辦公室空間內，如果要存儲1立方英尺的文件，每年平均要花費23.10美元，而存儲在文件中心，則僅需1.59美元。這意味著，每1立方英尺文件在空間和設備方面的支出，每年就可節省政府和納稅人21.51美元。文件中心所發揮的功效由此可見?斑。
談及美國華盛頓國家文件中心的文件保管服務，首先必須強調指出：存儲于文件中心的文件，雖然已經失去效用，但其所有權依然屬于來源機關(或稱形成機關)，文件中心只是接受來源機關的委托，代為保管其文件而已，在沒有得到來源機關的書面授權之前，文件中心是不能對其保管的文件擅自進行處理的。
有鑒于此，華盛頓國家文件中心對所接收的文件有著較為嚴格的要求。該文件中心接收的文件主要是文本文件，也有相當數量的非文本文件，包括縮微膠片、電子文件、音像文件等等。在接收前，該文件中心要求文件來源機關應做好下述幾項準備工作：對移交的文件進行仔細清理，只保留正式文本，將文件復本以及與文件無關的其他材料從案卷中去除；移交的文件必須分成系列，所謂系列，就是指“具有相同處理權限和相同處理期限的一批文件”，每一系列必須注明編號和保管期限；移交的文件為非現行文件，所謂“非現行文件”，美方定義為“不再為當前業務所需要的文件”，如果是合同文件，則所述合同必須已經完成，如果是案例文件，則所述案例必須已經結案。
對于軟磁盤、受到污損的文件以及不到一年就要被銷毀的文件，華盛頓國家文件中心一概不予接收。此外，通常不被該文件中心接收的文件類型還有：(1)沒有保管期限的文件(unscheuled records)。(2)不確定文件(contingent records)，指的是如何處理尚有待確定的文件。但如果是至關重要的文件或具有法律和財政權利的文件則可以除外；(3)超過保管期限不能被銷毀的文件，美方稱之為“凍結文件”(frzen records)；(4)混合文件系列(mixed records series)，亦即一個系列中混雜了具有不同處理權限的文件。對于上述限制，如果移交機關希望給予例外通融，則必須事先提交書面申請備審。
來源機關要將文件移交給華盛頓國家文件中心，還必須事先完成下述兩道工序：第一，將文件“打包”以便裝運。美國文書檔案工作部門所通用的文件容具為紙質文件盒。根據文件大小而選擇形制不同的文件盒，每一系列的文件需要至少一個文件盒，標準文件盒的尺寸為14.75英寸長*12英寸寬*9.5英寸高。第二，填妥一式二份《文件移交接收表》交給華盛頓國家文件中心審批。《文件移交接收表》是移交和接收雙方就文件保管與處理事務進行交涉往來的主要工作依據和法律憑證。在該表內，作為移交方的來源機關必須注明機關名稱、聯系地址、文件出處、處理權限、處理期限等諸項內容，但不能含有保密信息。每一系列的文件需要一張這樣的表格，同時在每?個文件盒上也要標示出相關信息。作為接收方的華盛頓國家文件中心批復后在lO天內將該表一份發還來源機關。來源機關收到批復后應在90天內(海外為120天內)將文件移交華盛頓國家文件中心，同時附上《文件移交接收表》一份。如果來源機關逾期未將文件送至華盛頓國家文件中心，那么雙方先前所完成的相關手續全部作廢，推倒重來。作為移交方，來源機關可以自行選擇運輸方式，或采用各種車輛或通過郵寄、快遞等其他運輸方式傳送；作為接收方，華盛頓國家文件中心也可為來源機關提供運輸車輛，便于裝載大批量的文件，當然這類服務是有償的，而且服務范圍只在首都華盛頓區域以內。
在華盛頓國家文件中心，文件保管服務項目包括接收、存儲、處置等一系列工作程序，由移交與處理部(原名接收與處理部)負責提供。該部門的具體職責是：與來源機關洽商文件移交手續：對接收的文件進行物理保管(即不得變更文件的載體與內容)；保管期滿后，將永久文件移交國家檔案館，并對臨時文件作最終處理(即銷毀)；為政府機關工作人員提供文件管理培訓。華盛頓國家文件中心的最大文件存儲量超過390萬大方英尺，目前的存儲量為350多萬立方英尺。該文件中心擁有20間庫房，每間庫房面積約為4萬平方英尺，均配有必要的監控系統和消防設備。
華盛頓國家文件中心因其保管的文件失效期短，機密性強，所以保密管理很嚴，一般不允許外人入內參觀，更不用說拍照留影了。不過，遠道而來的筆者有幸得以入內一窺，粗粗看來，感覺該文件中心的庫房就好像一座倉儲式大賣場，與印象中的我國檔案館庫房有所不同。由于文件中心存儲的都是剛剛退出流通領域的文件，產生時間并不久遠，沒有較高的保管要求，因此雖然華盛頓國家文件中心號稱要提供檔案館標準的保管條件，但是相對美國國家檔案館而言，其設施設備還是要差一些。值得注意的是，華盛頓國家文件中心的安全管理，不知是在設施上還是在制度上，似乎存在著一些問題。據了解該文件中心在2000年和2001年已各發生了一起火災，具體損失情況不詳，無論如何這對它的聲譽是不小的打擊。
文件被華盛頓國家文件中心接收入庫以后，都會有一個較為固定的存放位置，移交與處理部在《文件移交接收表》上注明該文件存放位置后將該表發還來源機關留存，如果文件存放位置發生了變動，則文件中心會及時將新的存放位置告知來源機關。文件接收入庫以后，其相關信息還將被輸入文件中心的自動化數據庫中，直至保管期滿。文件在華盛頓國家文件中心的保管期限，由來源機關確定，一般少則數年，多則十數年。保管期滿后，存儲在華盛頓國家文件中心的文件通常有三種最終處理方式：(1)永久文件，經來源機關批準，華盛頓國家文件中心將按期移交給美國國家檔案館永久保存，同時移交、批準、接收三方必須填具一式三份的協議書。此文件將記錄文件法定監管權的變更并開列移交條款，三方各執一份作為憑據。由華盛頓國家文件中心保管的文件，唯有經國家檔案館接收進館，才最終成為檔案。(2)臨時文件，將在華盛頓國家文件中心被按期銷毀，文件中心在銷毀日90天前將書面通知送達來源機關，在此期間如果來源機關并無異議，則文件將被按期銷毀，如果來源機關希望繼續保存，則必須提交一份書面證明，注明其特殊需要(如審計、法律或其他方面的原因)以及預計繼續保存多長時間。(3)不確定文件，文件中心將一年一度向來源機關發放一份針對不確定文件的評估表，如果文件可以被銷毀，來源機關必須在該評估資上簽字并交還文件中心，批準文件中心進行處理，如果文件不能被銷毀，來源機關也必須在該評估表上簽字并交還文件中心，并注明一個新的評估日期，這也就是表示延期保存。如果在90天內沒有得到答復，華盛頓國家文件中心則將把該文件返還給來源機關。
據華盛頓國家文件中心的工作人員介紹，該文件中心是美國國家檔案館接收永久文件的主要渠道，每年有20％的文件移交給國家檔案館永久保存，這個數字在各聯邦文件中心里是最高的，其他文件中心只有2％。另據統計，國家檔案館每年接收進館的文字檔案有85％來自華盛頓國家文件中心。由此可見，華盛頓國家文件中心保管的文件是美國國家檔案館館藏檔案的最重要來源。
除了從事上述業務外，移交與處理部還負責文書檔案工作培訓項目。針對美國聯邦政府機關從事文書檔案工作的人員，華盛頓國家文件中心定期提供的技術培訓項目有兩個，一個名為“使用華盛頓國家文件中心的文件服務”，為期3小時，免費，內容是學習如何使用華盛頓國家文件中心提供的軟件系統，通過互聯網了解該文件中心提供的文件保管與利用兩大服務的具體內容、工作流程，以便于開展相應的業務往來：另一個名為“基本文件操作”，為期兩天，收費，內容是教授一些在機關辦公室對文件進行有效管理的方式方法。
三、文件利用服務
美國的檔案館在開放利用工作方面一直是做得較為出色的，美國國家檔案與文件局甚至聲稱要提供與商務領域最佳者相匹敵的服務質量。華盛頓國家文件中心在對外服務方面繼承了這一良好傳統，但也有自己的特點。其下設的參考服務部的職責就是為聯邦政府機關和社會公眾提供文件咨詢服務，包括檢索、調卷、送卷、歸卷、重新立卷、合并立卷等內容。華盛頓國家文件中心所藏的大多數文件因為所有權仍屬于來源機關，因此利用權自然也歸其掌握。換而言之，該文件中心在文件開放利用方面的首要服務對象是來源機關。來源機關以外的其他部門或個人，如有興趣查閱文件，則必須先提交書面申請，在獲得來源機關的批準后，文件中心才能為其提供利用服務。但是，該文件中心所藏的華盛頓地區各級聯邦法院業已結案的民刑事案例記錄，則是對公眾開放的，不受上述限制。
為了更好地對客戶提供咨詢服務，該文件中中心采用并推廣?套名為“中心信息處理系統”(CIPS)的應用軟件。安裝了這套應用軟件的政府機關如果需要文件中心提供文件信息咨詢，可以通過互聯網(嚴格意義上講應為廣域網)與該文件中心聯系，這是移交方與接收方之間最為便捷有效的溝通方式。如果不使用CIPS軟件，查詢者則需填具一份書面申請，送交參考服務部。對于每一個咨詢要求，參考服務部一般在24小時以內給予答復。如果需要調閱案卷，只要通過電話與該部門取得聯系，待案卷調出后，即可自行取回使用。如果有緊急調卷要求的話，還可以采用傳真或通過文件中心專設的熱線電話告知該部門。文件調閱使用完畢后。必須按原樣歸還，不得更換文件盒，也不能將文件重新立卷，以免給文件中心的日常管理帶來不便。
對公眾而言，利用華盛頓國家文件中心所藏的文件，程序要相對復雜一些。如果要查閱法院案例記錄，需要完成下列步驟：首先，與有關法院取得聯系，獲取有關的案例信息，內容包括案卷號、案卷名、文件盒號、文件中心接收序列號、文件中心存放位置(編號)等；然后，與文件中心參考服務部取得聯系，將上述信息連同利用者個人姓名、聯系電話及預定閱卷時間告知閱覽室(必須提前至少24小時告知)，閱覽室經過核查，確認該案卷存在并可以提供利用，將及時通知利用者按預定時間前來查閱。調出的文件一般可以連續使用三天，在這之后文件則將歸還案卷，利用者就得重新向閱覽室申請閱卷。如果要拷貝文件的話，每頁收費0.50美元，可以用現金、支票、匯票、信用卡中的任何一種支付。文件中心還可以為拷貝的法院文件出具證明書，每一張證明書收費10美元。
作為移交文件的法定監管人，來源機關控制著移交文件的利用權。如果要查閱聯邦政府機關文件，利用者首先必須向文件來源機關提交申請書，獲得其批準后，將該申請書連同批準書至少在來訪前一天送交文件中心參考服務部。來源機關出具的批準書同樣必須包含案卷名、文件盒號、文件中心接收序列號、文件中心存放位置(編號)等內容，如果涉及機密文件，則還要來源機關出具相關解密證明。華盛頓國家文件中心所藏的機關文件都有案卷目錄，由參考服務部掌握，利用者還可以查閱解密的《文件移交接收表》以及文件盒目錄。《文件移交接收表》是可以復制的，每頁同樣收費0.50美元，但是，如果要復制聯邦政府機關文件，收費就與法院文件有所區別了，一般為三種方式(1)你可以使用自助式讀卡復印機，每頁收費0.10美元，但需要買一張預付費卡。卡內的金額最低僅1美元，但也只夠印10頁而已。卡內如有余款在文件中心用不完，還可以在國家檔案館的閱覽室繼續使用，但是卡內的錢卻無法退還。(2)如果自己復印的話，你也可以直接付費給閱覽室的服務人員，每頁也是0.10美元。(3)文件中心的工作人員可以為你代勞，但是收費就飆升至每頁0.50美元。美國的勞動力成本之高，由此可見?斑。
華盛頓國家文件中心雖然地處郊區，但交通還算方便，附近有一條地鐵和數條公交線路，自行驅車前來的訪問者還可以在文件中心免費泊車。該文件中心的內部工作時間為每周一至周五，上午8時至下午4時半；對外開放時間則為每周一至周五，上午8時至下午4時；周末及國家節假日閉館。每一來訪者進入文件中心時，都必須在門廳接受安全檢查、簽下大名并出示帶有照片的個人身份證明，食物和飲料一概不得帶入閱覽室。在門廳，文件中心還經常定期布置一些主題展覽。在閱覽室，文件中心并不為利用者提供電腦，但備有一些電源供其自帶便攜式電腦使用。
四、一點啟示
作為美國文件中心體系的代表，華盛頓國家文件中心的作用與功能已如上述。對于中國檔案界而言，是否需要引入文件中心體系，是否應該借鑒文件中心的運作模式，直至目前仍有不小的爭議，這些爭議往往糾纏于學術理論問題，而很少從工作實踐角度出發。就筆者的觀點而言，傾向于積極地評價文件中心對中國檔案事業的功效，主張因事而設。文件中心的設立，在文件保管方面，便于文件的集中管理，可以大大減少眾多機關單位和企事業部門為保管日益增多的文件而在空間與費用兩方面承受的越來越大的壓力；在文件利用方面，則在為文件來源機關提供咨詢服務的同時，也便于向廣大社會公眾開放。
為了順應發展潮流，滿足社會需求，筆者感到有必要借鑒美國在文件中心方面的實踐經驗。這就是筆者撰寫此文的初衷。
注釋：
[1]哥倫比亞特區是美國首都華盛頓所處的行政區劃，通常合稱為華盛頓特區。
[2]原名接收與處理部(Accession and Disposal Branch)。這里的“移交”(transfer)有兩層合義，即(1)文件來源機關將失效文件移交華盛頓國家文件中心保管，(2)華盛頓國家文件中心將永久文件移交國家檔案館收藏，而“處理”(disposition)實際上就是“銷毀”(destroy)意思的合蓄表達。現名比原名無疑更強調了文件“移交”的意義。
[3]Guide to Washington National Records Center Services、National Archives andRecords Administration，1998, p1．
（牛角摘自《新上海檔案》2004年第3期）
一、綜述
在美國的檔案工作體系中，文件中心 (Records Center)是非常關鍵的中間環節。根據美國檔案界通行的文件“生命周期”(Life Cycle)理論，非現行的機關文件在“立卷”之后。并非馬上“歸檔”給檔案館，而是先移交文件中心代為保管，并提供利用，直至文件保管期滿以后，或移交檔案館永久保存，或在文件中心就地銷毀。由此觀之，文件中心所具備的功能并不是“中轉站”這?個名詞可以簡單概括的，文件中心所具備的承上啟下作用是美國政府機關文書檔案工作所不可或缺的。自從第一個文件中心在第二次世界大戰時期誕生以來，文件中心的功效在美國獲得了普遍的肯定，文件中心制度進而被不少國家所采納。這一事實說明文件中心確實有其生存空間和發展前景。由于美國的行政機關采用聯邦(中央)、地方(州、縣、市)兩級分立制度，因此聯邦政府有聯邦級文件中心，地方政府有地方級文件中心，各管?方，互不干預。目前，在美國國家檔案與文件局(NARA)管轄下的聯邦級文件中心共有15個，其中13個是地區性的，與設在全美各地的美國國家檔案館分館合署辦公，只有2個為全國性的，即位于圣路易斯國家人事文件中心，以及本文所要探討的對象??華盛頓國家文件中心(簡稱WNRC)。筆者曾往訪華盛頓國家文件中心，茲根據考查所得之見聞并結合一些相關資料，對該文件中心作一初步的分析介紹。
華盛頓國家文件中心成立于1950年代初，在行政上隸屬于美國國家檔案與文件局下的華盛頓特區文件服務司，歸口于該司下屬的現代文件項目部管理，但在業務上接受美國國家檔案館的指導。如果拿中國的行政機構來比對的話，華盛頓國家文件中心相當于一個處級單位。但是該文件中心和美國國家檔案與文件局其他下屬部門不同，它因為地理位置的緣故而相對獨立。華盛頓國家文件中心地處首都華盛頓東郊，離市中心大約有7英里遠，它所在的位置是馬里蘭州的一個名叫休特蘭的小鎮。休特蘭是除首都華盛頓以外另一個美國聯邦政府辦公機構較為集中的地方。華盛頓國家文件中心的辦公建筑只是一大片低矮的平房而已，與周圍的聯邦政府辦公機構建筑群相比毫不起眼，但這并不影響它的重要地位。
華盛頓國家文件中心不僅是全國性的聯邦文件中心，而且兼有地區性聯邦文件中心功能。因為有了華盛頓國家文件中心的存在，美國首都華盛頓及其周邊地區，包括馬里蘭、弗吉尼亞和西弗吉尼亞三州，就不用再設地區性的聯邦文件中心了。華盛頓國家文件中心占地面積約為789,000平方英尺。該文件中心專為下述對象提供文件保管和利用兩方面的服務：
(1)設在首都華盛頓的聯邦政府機關總部；
(2)設在馬里蘭、弗吉尼亞和西弗吉尼亞三州的聯邦政府分支機關；
(3)設在首都華盛頓的各級聯邦法院，即哥倫比亞特區⑴地方法院、美國申訴法院和美國上訴法院；
(4)派遣于世界各地的美國武裝部隊。
針對文件保管和利用兩大服務宗旨，華盛頓國家文件中心相應下設兩個主要的業務部門；移交與處理部⑵和參考服務部。以下就文件保管和文件利用兩方面分別進行闡述。
二、文件保管服務
在美國，機關部門為何要將“退役”文件交給文件中心保管呢?這是因為文件中心提供的文件保管服務，可以為機關部門節省大量的空間與金錢，同時可以提供更好的文件保管條件。據美國l990年代末的統計數字表明：在1立方英尺的相同空間內，文件中心可存儲的文件數量是機關部門辦公室的5倍。機關部門在其辦公室空間內，如果要存儲1立方英尺的文件，每年平均要花費23.10美元，而存儲在文件中心，則僅需1.59美元。這意味著，每1立方英尺文件在空間和設備方面的支出，每年就可節省政府和納稅人21.51美元。文件中心所發揮的功效由此可見?斑。
談及美國華盛頓國家文件中心的文件保管服務，首先必須強調指出：存儲于文件中心的文件，雖然已經失去效用，但其所有權依然屬于來源機關(或稱形成機關)，文件中心只是接受來源機關的委托，代為保管其文件而已，在沒有得到來源機關的書面授權之前，文件中心是不能對其保管的文件擅自進行處理的。
有鑒于此，華盛頓國家文件中心對所接收的文件有著較為嚴格的要求。該文件中心接收的文件主要是文本文件，也有相當數量的非文本文件，包括縮微膠片、電子文件、音像文件等等。在接收前，該文件中心要求文件來源機關應做好下述幾項準備工作：對移交的文件進行仔細清理，只保留正式文本，將文件復本以及與文件無關的其他材料從案卷中去除；移交的文件必須分成系列，所謂系列，就是指“具有相同處理權限和相同處理期限的一批文件”，每一系列必須注明編號和保管期限；移交的文件為非現行文件，所謂“非現行文件”，美方定義為“不再為當前業務所需要的文件”，如果是合同文件，則所述合同必須已經完成，如果是案例文件，則所述案例必須已經結案。
對于軟磁盤、受到污損的文件以及不到一年就要被銷毀的文件，華盛頓國家文件中心一概不予接收。此外，通常不被該文件中心接收的文件類型還有：(1)沒有保管期限的文件(unscheuled records)。(2)不確定文件(contingent records)，指的是如何處理尚有待確定的文件。但如果是至關重要的文件或具有法律和財政權利的文件則可以除外；(3)超過保管期限不能被銷毀的文件，美方稱之為“凍結文件”(frzen records)；(4)混合文件系列(mixed records series)，亦即一個系列中混雜了具有不同處理權限的文件。對于上述限制，如果移交機關希望給予例外通融，則必須事先提交書面申請備審。
來源機關要將文件移交給華盛頓國家文件中心，還必須事先完成下述兩道工序：第一，將文件“打包”以便裝運。美國文書檔案工作部門所通用的文件容具為紙質文件盒。根據文件大小而選擇形制不同的文件盒，每一系列的文件需要至少一個文件盒，標準文件盒的尺寸為14.75英寸長*12英寸寬*9.5英寸高。第二，填妥一式二份《文件移交接收表》交給華盛頓國家文件中心審批。《文件移交接收表》是移交和接收雙方就文件保管與處理事務進行交涉往來的主要工作依據和法律憑證。在該表內，作為移交方的來源機關必須注明機關名稱、聯系地址、文件出處、處理權限、處理期限等諸項內容，但不能含有保密信息。每一系列的文件需要一張這樣的表格，同時在每?個文件盒上也要標示出相關信息。作為接收方的華盛頓國家文件中心批復后在lO天內將該表一份發還來源機關。來源機關收到批復后應在90天內(海外為120天內)將文件移交華盛頓國家文件中心，同時附上《文件移交接收表》一份。如果來源機關逾期未將文件送至華盛頓國家文件中心，那么雙方先前所完成的相關手續全部作廢，推倒重來。作為移交方，來源機關可以自行選擇運輸方式，或采用各種車輛或通過郵寄、快遞等其他運輸方式傳送；作為接收方，華盛頓國家文件中心也可為來源機關提供運輸車輛，便于裝載大批量的文件，當然這類服務是有償的，而且服務范圍只在首都華盛頓區域以內。
在華盛頓國家文件中心，文件保管服務項目包括接收、存儲、處置等一系列工作程序，由移交與處理部(原名接收與處理部)負責提供。該部門的具體職責是：與來源機關洽商文件移交手續：對接收的文件進行物理保管(即不得變更文件的載體與內容)；保管期滿后，將永久文件移交國家檔案館，并對臨時文件作最終處理(即銷毀)；為政府機關工作人員提供文件管理培訓。華盛頓國家文件中心的最大文件存儲量超過390萬大方英尺，目前的存儲量為350多萬立方英尺。該文件中心擁有20間庫房，每間庫房面積約為4萬平方英尺，均配有必要的監控系統和消防設備。
華盛頓國家文件中心因其保管的文件失效期短，機密性強，所以保密管理很嚴，一般不允許外人入內參觀，更不用說拍照留影了。不過，遠道而來的筆者有幸得以入內一窺，粗粗看來，感覺該文件中心的庫房就好像一座倉儲式大賣場，與印象中的我國檔案館庫房有所不同。由于文件中心存儲的都是剛剛退出流通領域的文件，產生時間并不久遠，沒有較高的保管要求，因此雖然華盛頓國家文件中心號稱要提供檔案館標準的保管條件，但是相對美國國家檔案館而言，其設施設備還是要差一些。值得注意的是，華盛頓國家文件中心的安全管理，不知是在設施上還是在制度上，似乎存在著一些問題。據了解該文件中心在2000年和2001年已各發生了一起火災，具體損失情況不詳，無論如何這對它的聲譽是不小的打擊。
文件被華盛頓國家文件中心接收入庫以后，都會有一個較為固定的存放位置，移交與處理部在《文件移交接收表》上注明該文件存放位置后將該表發還來源機關留存，如果文件存放位置發生了變動，則文件中心會及時將新的存放位置告知來源機關。文件接收入庫以后，其相關信息還將被輸入文件中心的自動化數據庫中，直至保管期滿。文件在華盛頓國家文件中心的保管期限，由來源機關確定，一般少則數年，多則十數年。保管期滿后，存儲在華盛頓國家文件中心的文件通常有三種最終處理方式：(1)永久文件，經來源機關批準，華盛頓國家文件中心將按期移交給美國國家檔案館永久保存，同時移交、批準、接收三方必須填具一式三份的協議書。此文件將記錄文件法定監管權的變更并開列移交條款，三方各執一份作為憑據。由華盛頓國家文件中心保管的文件，唯有經國家檔案館接收進館，才最終成為檔案。(2)臨時文件，將在華盛頓國家文件中心被按期銷毀，文件中心在銷毀日90天前將書面通知送達來源機關，在此期間如果來源機關并無異議，則文件將被按期銷毀，如果來源機關希望繼續保存，則必須提交一份書面證明，注明其特殊需要(如審計、法律或其他方面的原因)以及預計繼續保存多長時間。(3)不確定文件，文件中心將一年一度向來源機關發放一份針對不確定文件的評估表，如果文件可以被銷毀，來源機關必須在該評估資上簽字并交還文件中心，批準文件中心進行處理，如果文件不能被銷毀，來源機關也必須在該評估表上簽字并交還文件中心，并注明一個新的評估日期，這也就是表示延期保存。如果在90天內沒有得到答復，華盛頓國家文件中心則將把該文件返還給來源機關。
據華盛頓國家文件中心的工作人員介紹，該文件中心是美國國家檔案館接收永久文件的主要渠道，每年有20％的文件移交給國家檔案館永久保存，這個數字在各聯邦文件中心里是最高的，其他文件中心只有2％。另據統計，國家檔案館每年接收進館的文字檔案有85％來自華盛頓國家文件中心。由此可見，華盛頓國家文件中心保管的文件是美國國家檔案館館藏檔案的最重要來源。
除了從事上述業務外，移交與處理部還負責文書檔案工作培訓項目。針對美國聯邦政府機關從事文書檔案工作的人員，華盛頓國家文件中心定期提供的技術培訓項目有兩個，一個名為“使用華盛頓國家文件中心的文件服務”，為期3小時，免費，內容是學習如何使用華盛頓國家文件中心提供的軟件系統，通過互聯網了解該文件中心提供的文件保管與利用兩大服務的具體內容、工作流程，以便于開展相應的業務往來：另一個名為“基本文件操作”，為期兩天，收費，內容是教授一些在機關辦公室對文件進行有效管理的方式方法。
三、文件利用服務
美國的檔案館在開放利用工作方面一直是做得較為出色的，美國國家檔案與文件局甚至聲稱要提供與商務領域最佳者相匹敵的服務質量。華盛頓國家文件中心在對外服務方面繼承了這一良好傳統，但也有自己的特點。其下設的參考服務部的職責就是為聯邦政府機關和社會公眾提供文件咨詢服務，包括檢索、調卷、送卷、歸卷、重新立卷、合并立卷等內容。華盛頓國家文件中心所藏的大多數文件因為所有權仍屬于來源機關，因此利用權自然也歸其掌握。換而言之，該文件中心在文件開放利用方面的首要服務對象是來源機關。來源機關以外的其他部門或個人，如有興趣查閱文件，則必須先提交書面申請，在獲得來源機關的批準后，文件中心才能為其提供利用服務。但是，該文件中心所藏的華盛頓地區各級聯邦法院業已結案的民刑事案例記錄，則是對公眾開放的，不受上述限制。
為了更好地對客戶提供咨詢服務，該文件中中心采用并推廣?套名為“中心信息處理系統”(CIPS)的應用軟件。安裝了這套應用軟件的政府機關如果需要文件中心提供文件信息咨詢，可以通過互聯網(嚴格意義上講應為廣域網)與該文件中心聯系，這是移交方與接收方之間最為便捷有效的溝通方式。如果不使用CIPS軟件，查詢者則需填具一份書面申請，送交參考服務部。對于每一個咨詢要求，參考服務部一般在24小時以內給予答復。如果需要調閱案卷，只要通過電話與該部門取得聯系，待案卷調出后，即可自行取回使用。如果有緊急調卷要求的話，還可以采用傳真或通過文件中心專設的熱線電話告知該部門。文件調閱使用完畢后。必須按原樣歸還，不得更換文件盒，也不能將文件重新立卷，以免給文件中心的日常管理帶來不便。
對公眾而言，利用華盛頓國家文件中心所藏的文件，程序要相對復雜一些。如果要查閱法院案例記錄，需要完成下列步驟：首先，與有關法院取得聯系，獲取有關的案例信息，內容包括案卷號、案卷名、文件盒號、文件中心接收序列號、文件中心存放位置(編號)等；然后，與文件中心參考服務部取得聯系，將上述信息連同利用者個人姓名、聯系電話及預定閱卷時間告知閱覽室(必須提前至少24小時告知)，閱覽室經過核查，確認該案卷存在并可以提供利用，將及時通知利用者按預定時間前來查閱。調出的文件一般可以連續使用三天，在這之后文件則將歸還案卷，利用者就得重新向閱覽室申請閱卷。如果要拷貝文件的話，每頁收費0.50美元，可以用現金、支票、匯票、信用卡中的任何一種支付。文件中心還可以為拷貝的法院文件出具證明書，每一張證明書收費10美元。
作為移交文件的法定監管人，來源機關控制著移交文件的利用權。如果要查閱聯邦政府機關文件，利用者首先必須向文件來源機關提交申請書，獲得其批準后，將該申請書連同批準書至少在來訪前一天送交文件中心參考服務部。來源機關出具的批準書同樣必須包含案卷名、文件盒號、文件中心接收序列號、文件中心存放位置(編號)等內容，如果涉及機密文件，則還要來源機關出具相關解密證明。華盛頓國家文件中心所藏的機關文件都有案卷目錄，由參考服務部掌握，利用者還可以查閱解密的《文件移交接收表》以及文件盒目錄。《文件移交接收表》是可以復制的，每頁同樣收費0.50美元，但是，如果要復制聯邦政府機關文件，收費就與法院文件有所區別了，一般為三種方式(1)你可以使用自助式讀卡復印機，每頁收費0.10美元，但需要買一張預付費卡。卡內的金額最低僅1美元，但也只夠印10頁而已。卡內如有余款在文件中心用不完，還可以在國家檔案館的閱覽室繼續使用，但是卡內的錢卻無法退還。(2)如果自己復印的話，你也可以直接付費給閱覽室的服務人員，每頁也是0.10美元。(3)文件中心的工作人員可以為你代勞，但是收費就飆升至每頁0.50美元。美國的勞動力成本之高，由此可見?斑。
華盛頓國家文件中心雖然地處郊區，但交通還算方便，附近有一條地鐵和數條公交線路，自行驅車前來的訪問者還可以在文件中心免費泊車。該文件中心的內部工作時間為每周一至周五，上午8時至下午4時半；對外開放時間則為每周一至周五，上午8時至下午4時；周末及國家節假日閉館。每一來訪者進入文件中心時，都必須在門廳接受安全檢查、簽下大名并出示帶有照片的個人身份證明，食物和飲料一概不得帶入閱覽室。在門廳，文件中心還經常定期布置一些主題展覽。在閱覽室，文件中心并不為利用者提供電腦，但備有一些電源供其自帶便攜式電腦使用。
四、一點啟示
作為美國文件中心體系的代表，華盛頓國家文件中心的作用與功能已如上述。對于中國檔案界而言，是否需要引入文件中心體系，是否應該借鑒文件中心的運作模式，直至目前仍有不小的爭議，這些爭議往往糾纏于學術理論問題，而很少從工作實踐角度出發。就筆者的觀點而言，傾向于積極地評價文件中心對中國檔案事業的功效，主張因事而設。文件中心的設立，在文件保管方面，便于文件的集中管理，可以大大減少眾多機關單位和企事業部門為保管日益增多的文件而在空間與費用兩方面承受的越來越大的壓力；在文件利用方面，則在為文件來源機關提供咨詢服務的同時，也便于向廣大社會公眾開放。
為了順應發展潮流，滿足社會需求，筆者感到有必要借鑒美國在文件中心方面的實踐經驗。這就是筆者撰寫此文的初衷。
注釋：
[1]哥倫比亞特區是美國首都華盛頓所處的行政區劃，通常合稱為華盛頓特區。
[2]原名接收與處理部(Accession and Disposal Branch)。這里的“移交”(transfer)有兩層合義，即(1)文件來源機關將失效文件移交華盛頓國家文件中心保管，(2)華盛頓國家文件中心將永久文件移交國家檔案館收藏，而“處理”(disposition)實際上就是“銷毀”(destroy)意思的合蓄表達。現名比原名無疑更強調了文件“移交”的意義。
[3]Guide to Washington National Records Center Services、National Archives andRecords Administration，1998, p1．
（牛角摘自《新上海檔案》2004年第3期）
