水利工程檔案管理工作淺析
水利建設工程檔案是在水利工程建設活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文字材料,是對工程檢查、維護、管理、使用的依據和憑證。它能夠全面反映工程建設、竣工驗收情況的真實記錄寫照,也是全面鑒定工程質量、后期運行過程發生事故查明原因追究事故者責任的重要依據,對工程質量起著監督和驗證作用。因此,認真做好水利工程檔案管理工作非常重要。
1 水利工程檔案在水利工作中起著重要的作用
工程檔案管理工作具有很強的重要性:一是水利工程建設產生的檔案材料種類多,形式多樣,如文字、圖紙、聲像等,具有分散性,產生于多個部門、單位與個人;同時具有聯系性,如設計變更、預算編制,往往都是為了完整地說明一個事件,是圍繞著水利建設這一專業活動先后形成的不可分割的整體部分。二是水利工程檔案產生于整個水利基本建設全過程,是從項目提出、可行性研究、設計、招投標文件、施工、質檢、監理、試運行到竣工驗收等過程中形成的,其檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據,必須將其納入工程質量程序,并要與工程進度同步,確保資料完整性、準確性、系統性。三是水利工程作為工程建設活動的真實記錄,產生的大量科技、施工、管理文件材料和圖紙等各種類別、各種載體的檔案材料,經過收集、整理、歸檔后將形成有價值的系統信息資源。它能為工程的運行、管理、維護及日后的改擴建提供依據,也為其他工程的建設提供重要的參考價值。
2 要求全面提高案卷質量,推進檔案管理工作規范化、標準化、科學化
要建立檔案管理網絡,加強對檔案工作的集中統一管理是水利工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。因此,提高案卷質量的具體措施:一成立檔案領導小組,統一協調檔案管理工作,統一管理制度并成立檔案室,設立專職檔案員,積極落實“防盜、防火光、防塵、防蟲害、防潮、防高溫、防有害氣體”的八防措施。在各業務部門指定專業技術人員擔任兼職檔案員,形成檔案管理的網絡化管理,由主管檔案的領導全面負責檔案室工作。二是設計使用檔案信息管理軟件,將輸入的數字檔案信息進行分類排列和編目,實現檔案的數字化、信息化管理體系,信息組織與管理的有序化。三建立健全檔案管理的各種規章制度,修訂崗位責任制度,建章立制。檔案管理人員始終堅決執行國家檔案管理工作法律法規,建立健全工程管理制度,明確管理體制和工作程序,指定完善?檔案管理辦法??工程竣工資料整理歸檔管理辦法? ?檔案歸檔制度? ?檔案利用制度? ?檔案庫房管理制度??檔案統計制度??檔案保密制度??檔案鑒定銷毀制度? ?檔案管理人員崗位責任制?等有關制度,通過這些制度的建立確保檔案資料在保管期間完整、齊全、系統、科學。這些制度的建立和不斷完善,為今后檔案管理工作奠定了堅實的基礎,為工程建設發揮重要作用。四是建立科學的歸檔制度,歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查,在內容方面檢查歸檔的文件是否齊全、完整,無論是在工程各階段還是單位內的各個部門,都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失,不丟失,做到職責分明,提高檔案管理質量。
3 做好水利工程檔案、增強檔案管理工作服務的意識
水利工程檔案是一項復雜、細致而瑣碎的工作,要求檔案管理人員愛崗敬業,增強服務意識,規范檔案管理行為,使檔案管理工作在水利工程建設中發揮更大的利用效率。一是重視檔案人才的培養,促進檔案管理工作再上新臺階,樹立全員檔案意識,抓好檔案的收集、保管、利用三個關鍵環節。因為工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解,因此大量的檔案產生于他們手里,他們也是以后利用擋案的主體,所以要建立完整、準確、系統的檔案,必須增強全體參戰人員的檔案意識,一起參與檔案的收集。特別是項目建設初期,遵循項目建設和檔案形成的規律,對項目檔案的工作進行統籌規劃,早抓收集、在安全保管的基礎上,加大對檔案的開發和利用力度,加強對水利工程建設單位檔案工作的監督和指導,二是各級檔案行政主管部門要加強對工程部門的監督,負責指導管理工作的人員應當定期深入施工現場,對施工單位、監理單位工作進行檢查指導的同時,適時宣傳檔案的法律法規,突出強調檔案專項驗收的重要性和嚴肅性,指出專項驗收結果直接影響到工程總竣工驗收。按照水利部水辦【2005】480號文件?關于印發水利工程建設項目檔案管理規定的通知?文件精神規定,要求監理單位切實履行自己的職責,加強對竣工資料的監督和審查,確保工程檔案的完整和準確。三是從工程開始就確定進行文字材料的收集、整理,嚴格執行水利行業制定的“三參加”“四同步”的規定?!?/span>三參加”“四同步”管理是國家和水利部為加強科技檔案工作早就明確規定的。“三參加”是指檔案部門參加科研課題與設計項目(布置工作)的有關會議;參加項目的評審、鑒定、驗收活動;參加設備開箱等工作。 “四同步”是指下達計劃任務時,要同時提出文件材料的歸檔要求;檢查項目進度時,要同時檢查文件材料的形成情況;評審、鑒定成果和工程驗收時,要同時驗收項目檔案材料的完整、準確、系統情況;上報登記和獎勵科技成果及科技人員提職考核時,檔案部門要同時出具專題歸檔情況證明材料。 “三參加” “四同步”的根本目的就是要加強檔案的收集工作,把住各個關鍵環節,確保科技檔案能夠完整、準確、系統地收集到檔案部門,以便日后為工程各項工作提供更好的服務。四對檔案管理工作中存在的問題早發現及時向分管檔案的領導匯報并能得到及時有效地解決。五是在人力、物力、和財力上對檔案工作大力支持,采取請進來送出去的辦法參加各種培訓,聘請檔案管理專家進行具體指導,使檔案管理人員的業務水平不斷提高,檔案管理設施必須滿足檔案工作的需要。
4 科學規范、明確歸檔分類
根據水利工程的實際情況,應制定?歸檔管理辦法?,建立工程檔案管理大綱,對不同載體、不同形式的檔案進行劃分,把工程檔案劃分為一級類目和二級類目,其中一級類目保括:文書類(W)、工程類(G)、財會類(C)、運行管理類(Y)、聲像類(S)。二級類目:文書類檔案設黨群和行政管理;工程類檔案設前期工作、工程管理施工文件、監理文件、竣工驗收文件;財會類檔案分為會計憑證、會計賬薄、會計報表等其它;運行類檔案設用水申請協議、各種運行記錄;聲像類檔案設照片、錄音錄像、實物、其他。檔案類別的劃分完全符合歸檔管理的需要。
5 檔案的歸檔及保管期限
凡是反映工程建設各項工作業務管理活動中形成的文件、薄冊、圖表、獎牌證書、錄音錄像、照片等歷史紀錄,具有考察利用價值的均屬歸檔范圍。歸檔范圍:一是文書檔案包括上級機關來文、本單位發文及其他單位往來文件。二是工程檔案包括建設項目立項開始直至竣工驗收過程中形成的全部記錄。三是財會檔案包括憑證、帳薄、報表等會計核算方面的資料。四是聲像檔案包括單位各項業務管理活動中形成的照片、錄音、錄像、獎旗、獎杯、證書等實物性資料。這些資料的保管期限凡是反映單位主要職能活動和基本歷史面貌的,對企業、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案可永久保管。一般工作活動、在較長時期內對企業工作有考察利用價值的檔案或在較短時間內有參考利用價值的檔案列為保管。歸檔要求是歸檔的文件材料必須齊全完整、規范、圖像清晰、便于長期保管,同時整理好的資料各部門應及時向檔案室移交。
6 檔案的管理體系
按照?中華人民共和國檔案法?規定,對檔案工作實行統一管理,統一領導的原則,對各部門、各屬單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。
7 開展檔案達標創標工作
工程檔案資料需要集中精力認真做好資料的歸檔整理工作,依照相關文件精神,各業務部門積極配合,嚴格按照檔案工作達標要求,認真做好檔案收集歸檔整理上架、編目利用等管理工作,科學規范的確立歸檔,統一保管,創建達標活動,為領導決策和各業務部門服務更上一個臺階。