文件是“國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄”。①文件包括公務文件和私人文件。文件具有現行效用，現行效用是文件本質屬性和文件功能的直接反映，是文件產生和運動的內在依據。如何全面認識和理解文件現行效用?文件現行效用的實現條件是什么?對這些基本問題的研究和探討，有助于正確地認識文件運動規律，合理有效地制作、使用和管理文件。
一、文件現行效用的概念和內涵
人們一般將文件現行效用單純理解為對文件收文者具有的某些作用，如指文件“對機構或個人行為產生的約束力、強制執行力和其他強制性影響”②，或指文件對收文對象所具有的現行執行效用。事實上，文件之所以對受文者具有某種作用，其內在原因是由于發文者與受文者之間存在著某種特定的關系，因此，必須從發文者和受文者兩個方面來認識文件的現行效用。筆者認為，文件先行效用是指文件對實現其制作和使用的直接目的所具有的作用，是發文者與受文者特定關系的體現。
對文件現行效用的內涵可以從三個方面來認識和理解。
(一)文件的現行效用是針對制作和使用文件的直接目的而言的
文件的產生依賴于一定的社會活動，任何文件的制作和使用都有其直接的目的，比如制定和發布一項“命令”是為了宣布某個重大的強制性措施；起草一份“請示”是就某個具體問題請求上級機關指示或批準；制訂“計劃”、“規劃”是為了使工作有序地開展；記“日記”是為了記錄個人思想與情感；簽訂“合同”是為了明確雙方的權利與義務，等等。歸納起來，其直接目的就是為了履行某項職責，處理某項事務，解決某個實際問題。文件的產生具有很強的針對性。“文件制作者根據自身、集體或社會的需要付諸行動，經過孕育、計劃，最終制作形成進行本次行動必需的工具??文件”。③“對文件而言,人們制作它的第一目的??既是為了表達制作人的思想意圖，也是為了讓文件的法定接受人或者理應接受該文件的人能夠精確地貫徹執行(或者理解)這種意圖(或者思想)”。④制作和使用文件的直接目的，是文件得以產生的最原始動機，而在實現這一直接目的的過程中文件所發揮的作用，就是文件的現行效用。
文件現行效用的核心在于作用的現行性和所具有的現行期。對于文件作用的現行性，在中外檔案學界已有諸多論述。普遍理解的現行文件“就是文件內容規定的任務尚在執行之中，或者文件內容要求達到的目標尚未達到，正在達到過程之中的文件。這些文件具有現行價值和第一價值”⑤。阿根廷檔案學家曼努埃爾?巴斯克斯認為“現行性就是一份文件為了完成或達到其為之形成的目標而具有的法律或行政的效力或力量”⑥。可見，完成或達到文件所要實現的直接目的既是文件產生和使用的原因，同時又賦予文件某種效力或力量，在此目的達到之前，文件將一直具有這種效力或力量。這是現行性的實質。是否具有現行性是相對于制作和使用文件的直接目的而言的，對實現這個直接目的發揮著作用，文件就具有現行效用，當這個直接目的已經實現或不復存在，文件的現行效用也隨之消失。
文件的現行效用具有現行期，現行期是文件發揮現行效用的時間。“現行期是文件用作指揮、命令、批準、允許和傳遞信息的工具，或從一般意義上說為完成其內容規定的任務或其為之而形成的目標而發揮作用的階段。”⑦只要文件還在完成其內容定的任務或直接目的的實現過程中，文件就處于現行期，就具有現行效用。無論這些文件保管于何處，無論它是否僅僅是完成了處理手續。
文件在實現現行效用的過程中或在失去現行效用以后，會因為其他主體的需要而呈現出其他價值形態，具有其他各種作用，如參考作用、憑證依據作用等，這些作用都是派生的作用，與文件的現行效用無關。
(二)文件現行效用體現著發文者與受文者的相互關系
文件現行效用是文件對實現其制作和使用的直接目的所具有的作用，這個直接目的涉及文件發文者和受文者雙方，因此，文件現行效用體現了發文者與受文者的相互關系。
一方面，就全部文件而言，文件現行效用體現了發文者與受文者之間的有機聯系。發文者通過制作文件，將所要表達的意圖、所要實現的特定目的反映在文件中。受文者根據發文者所表達的意圖來履行相應的職責或處理特定事務，從而實現文件制作和使用目的。這樣發文者與受文者就因為同一個特定目的而聯系在一起。“制作”對應于發文者，“使用”對應于受文者，文件既有制作又必須加以使用才能實現其功能。因此，在文件現行效用的實現過程中，發文者與受文者，相互依存，不可分割，失去任何一方，或任何一方發生變化，文件的現行效用都會隨之消失或發生相應的變化。
另一方面，就具體文件而言，文件現行效用反映了發文者與受文者之間的特定關系。所謂“特定關系”，是指收發文雙方特有的一種對應關系，表現在發文者只能選擇A而不是B作為收文對象，受文者在特定時空范圍內必須實現C而不是D的意圖。發文者與受文者關系的特定性，決定了文件的現行效用也是特定的，比如A單位與B、C單位具有不同工作關系，因此A單位發給B單位和C單位的文件，其現行效用也必然具有不同的性質。
對公務文件來說，不同性質機關具有不同的職權范圍、不同的地位，彼此之間存在著不同的工作關系，為了履行機關間法定職責，滿足處理各種事務的需要，各機關之間相互行文，從而構成不同的行文關系。為了規范這種行文關系，黨政機關制定了行文規則，確定了不同類型的收發文機關的行文方向和行文方式。這種工作關系和行文關系，規定著文件現行效用的性質，也是文件現行效用得以充分實現的保證。
對私人文件來說，雖然收發文者之間關系不像公務文件有統一規范，但基本上也是特定的、約定俗成的。如信函、契約等，其現行效用都產生于收發文雙方。有些記錄性文件，其制作的直接目的是為了記載事務處理過程，或表達制作者的思想、意圖并且備忘，如家譜、日記等，其記載過程就是備忘過程，也是現行效用的發揮過程，記載完畢，文件直接目的達到，則現行效用消失。制作者是發文者，當制作者閱讀使用這些文件的時候，又成為受文者，具有雙重身份，因此現行效用雖然體現在某一個主體上，但仍在收發文者之間特定聯系的范疇之中。
(三)文件現行效用具有特定的時間和空間范圍
任何文件的現行效用都只在特定的時間、空間范圍內產生作用，超過這個時空范圍，文件現行效用就會喪失。文件在特定的時空范圍內，其現行效用的性質也是特定的，在新的時空環境下，即使文件內容、使命完全再現，即使文件再重新按照相同的軌道運行一遍，或稱檔案“回流”，重新進入現行期，其現行效用的性質也絕不同于以往。
所謂“特定的時間范圍”是指文件發揮現行效用的時間限度，即文件的有效期限。它包括文件生效時間即現行效用的時間起點和文件失效時間即現行效用的時間終點。文件生效時間可以是文件形成之日(文件上標注成文時間)，或是文件通過、批準之日(文件上標注法定討論通過時間或核準批示時間)，或者是文件公布之日(規范性文件大多如此)，或者是以文件自身規定的時間為生效時間(如國務院2000年8月24日發布了《國家行政機關公文處理辦法》，但在通知上卻規定該辦法從2001年1月1日起生效)，或者以文件送達規定受文者的時間為生效時間，等等。文件的失效時間有的在其形成時就已明確規定，如一些計劃、規劃性文件；有的被明確宣布失效或被新制定的相應文件所取代，如一些法規性文件；有的在其針對的活動開始或結束后自然失效，如會議通知、工作方案等。
所謂“特定的空間范圍”，是指文件發揮現行效用的空間領域，包括區域和機構。有的文件在全國范圍內有效，有的文件在某個地區或某個系統內有效，有的文件只在某個單位內有效。文件現行效用的空間范圍或由文件自身明確，或由法律、法規明確規定，或由文件內容針對對象的法定責任、義務、權利所及范圍不言自明或約定俗成。
綜上所述，對文件現行效用的認識應包括三個方面：第一，文件的現行效用是文件對實現其制作和使用的直接目的所具有的作用，當文件的直接目的達到，其現行效用隨之消失；第二，文件現行效用的實現涉及收發文雙方，文件有制作方，即發文者，有使用方，即受文者，文件的現行效用是在收發文雙方的特定關系中得以實現的，對制作者而言，表現為傳遞、控制功能，對受文者而言，則表現為憑證、依據功能；第三，文件的現行效用是在特定的時空范圍內實現的。
二、文件現行效用的實現條件
文件現行效用的實現條件是文件實現其制作和使用的直接目的所需具備的條件。現行效用的實現條件包括以下幾個方面：
(一)發文者條件
1、發文者身份必須合法。就公務文件而言，發文者具備法定作者身份是文件具有現行效用的根本保證。公務文件必須是由法定作者制成和發布。所謂法定作者，是指依法成立并能以自己的名義行使職權和承擔義務的組織，包括各級各類國家機關，依法成立的各種社會組織、企事業單位等。發文者身份的合法性使其制發的文件在職責范圍內具有權威性，對受文者具有強制力、約束力或影響力，這是文件法定效力的體現，這一效力受到法律的保護。就私人文件而言，任何個人都有權形成表達個人意圖的文件，但若是涉及法定義務或責任的私人文件，其作者身份必須得到法律確認，如遺囑、契約、合同等等，以保證文件的有效性。
2、文件內容必須準確、清楚。制作和使用文件的直接目的是為了表達作者的思想意圖，或讓受文者理解、實施、執行這一意圖，文件內容準確、清楚“是為了確保行政主體表現于外部的意思決定與其內在的意志的一致性”。⑧若文件內容不準確、不清楚，則發文者的意圖不能準確表達，受文者也無法準確執行、實施，這必將導致制作和使用文件的直接目的無法達到或無法全部達到，從而影響文件現行效用的實現。
3、文件的體式和生效程序必須規范。就公務文件而言，一方面，“為保證文件的有效性與便于處理，各系統及有關主管部門對文件的體式都有規定，例如：我國黨政機關通用公文一般采用應用文體，格式分別按《條例》和《辦法》的規定排布；各單位形成的某些專門文件的內容表述與格式則由專門業務的主管部門統一規定；單位內部處理某些工作時經常會形成規定文種外的文件，這些文件格式較靈活”⑨。另一方面，公務文件需履行特定的生效程序才能產生現行效用，《國家行政機關公文處理辦法》規定了公務文件制發和處理的一般程序，即發文辦理包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序，收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。除此以外，有的文件須經過必要的會商、會簽；有些公文須經過法定正式會議批準(或表決通過)；有的須上報獲得批準才能生效。私人文件的體式往往是約定俗成的，它們大多有著社會意義上的規范性。
(二)受文者條件
1、必須能夠準確、完整地理解文件內容，通過文件內容準確把握發文者意圖。
2、必須按發文要求執行、實施發文者意圖。文件必須在實際使用過程中才能發揮現行效用，文件直接目的能否實現、在多大程度上實現，與受文者能否順利實施文件內容密切相關。若受文者在其工作或活動中不能正確執行、實施發文者意圖，文件現行效用就很難實現或完全實現，即使制作再精良，也無濟于事，因此，制作和使用文件對一份文件的現行效用的實現來說，是不可或缺的兩個條件。
(三)文件及時、安全、準確地傳遞
文件現行效用的實現過程實際上是文件在發文者與受文者之間的運動過程。聯系發文者與受文者的紐帶是文件的傳遞，它既是文件現行效用實現的途徑，又是文件現行效用實現的過程，因此確保文件傳遞的及時、安全、準確是文件實現現行效用的必備條件。
要保證文件傳遞的及時、安全、準確，一是應盡量減少收發文機關傳遞過程中一些不必要的環節和手續，選擇最快捷有效的傳遞方式，簡化傳遞過程，減少信息失真的可能性。二是要科學、合理地確定其文件的運行軌道，我國黨政系統制定了文件的行文規則，對行文權限、行文方向和行文方式乃至一些特殊的文件的傳遞都進行了規范，以保證文件傳遞的準確性。三是在文件的具體傳遞過程中，要防止傳遞不到位現象(如錯送、漏送等)，不丟失和損壞文件，秘密文件應通過機要傳遞渠道或加密傳輸，在計算機網絡傳遞過程中更要防止信息的丟失和變形。
綜上所述，文件現行效用的實現條件包括發文者、受文者和文件傳遞三個方面。從發文者制發文件，通過有效地傳遞，到受文者接收和使用文件，構成了文件實現其現行效用的一個完整的運動過程，三者互相聯系、互相作用，是文件現行效用實現必不可少的要素。
注釋：
①《檔案工作術語》(DA／T1?2000)。
②曹潤芳主編：《文件寫作與處理》，中國經濟出版社，1998年版，第12頁。
③何嘉蓀、金更達、葉鷹：《文件運動理論模型初探??文件運動理論研究之二》，《檔案學通訊》，2004年1月版，第19?20頁。
④何嘉蓀：《論現行文件的第一價值和第二價值》。《檔案學通訊》，2003年1月版，第85頁。
⑤何嘉蓀、傅榮校：《文件運動規律研究??從新角度審視檔案學理論》，北京，中國檔案出版社，1999年版，第228?229頁。
⑥何寶梅：《對文件和檔案本質屬性的再認識??與王恩漢先生商榷》，《檔案學》，2002年4月版，第6頁。
⑦何嘉蓀、傅榮校：《文件運動規律研究??從新角度審視檔案學理論》，中國檔案出版社，1999年版，第88頁。
⑧王紹俠：《從行政法角度比較電子公文與紙質公文的生效要件》，《檔案學通訊》，2002年5月版，第48頁。
⑨周玲主編：《文件管理》，上海社會科學院出版社，2002年版，第6?7頁。
（郭紅解、李軍摘自《檔案學通訊》2004年第5期）
一、文件現行效用的概念和內涵
人們一般將文件現行效用單純理解為對文件收文者具有的某些作用，如指文件“對機構或個人行為產生的約束力、強制執行力和其他強制性影響”②，或指文件對收文對象所具有的現行執行效用。事實上，文件之所以對受文者具有某種作用，其內在原因是由于發文者與受文者之間存在著某種特定的關系，因此，必須從發文者和受文者兩個方面來認識文件的現行效用。筆者認為，文件先行效用是指文件對實現其制作和使用的直接目的所具有的作用，是發文者與受文者特定關系的體現。
對文件現行效用的內涵可以從三個方面來認識和理解。
(一)文件的現行效用是針對制作和使用文件的直接目的而言的
文件的產生依賴于一定的社會活動，任何文件的制作和使用都有其直接的目的，比如制定和發布一項“命令”是為了宣布某個重大的強制性措施；起草一份“請示”是就某個具體問題請求上級機關指示或批準；制訂“計劃”、“規劃”是為了使工作有序地開展；記“日記”是為了記錄個人思想與情感；簽訂“合同”是為了明確雙方的權利與義務，等等。歸納起來，其直接目的就是為了履行某項職責，處理某項事務，解決某個實際問題。文件的產生具有很強的針對性。“文件制作者根據自身、集體或社會的需要付諸行動，經過孕育、計劃，最終制作形成進行本次行動必需的工具??文件”。③“對文件而言,人們制作它的第一目的??既是為了表達制作人的思想意圖，也是為了讓文件的法定接受人或者理應接受該文件的人能夠精確地貫徹執行(或者理解)這種意圖(或者思想)”。④制作和使用文件的直接目的，是文件得以產生的最原始動機，而在實現這一直接目的的過程中文件所發揮的作用，就是文件的現行效用。
文件現行效用的核心在于作用的現行性和所具有的現行期。對于文件作用的現行性，在中外檔案學界已有諸多論述。普遍理解的現行文件“就是文件內容規定的任務尚在執行之中，或者文件內容要求達到的目標尚未達到，正在達到過程之中的文件。這些文件具有現行價值和第一價值”⑤。阿根廷檔案學家曼努埃爾?巴斯克斯認為“現行性就是一份文件為了完成或達到其為之形成的目標而具有的法律或行政的效力或力量”⑥。可見，完成或達到文件所要實現的直接目的既是文件產生和使用的原因，同時又賦予文件某種效力或力量，在此目的達到之前，文件將一直具有這種效力或力量。這是現行性的實質。是否具有現行性是相對于制作和使用文件的直接目的而言的，對實現這個直接目的發揮著作用，文件就具有現行效用，當這個直接目的已經實現或不復存在，文件的現行效用也隨之消失。
文件的現行效用具有現行期，現行期是文件發揮現行效用的時間。“現行期是文件用作指揮、命令、批準、允許和傳遞信息的工具，或從一般意義上說為完成其內容規定的任務或其為之而形成的目標而發揮作用的階段。”⑦只要文件還在完成其內容定的任務或直接目的的實現過程中，文件就處于現行期，就具有現行效用。無論這些文件保管于何處，無論它是否僅僅是完成了處理手續。
文件在實現現行效用的過程中或在失去現行效用以后，會因為其他主體的需要而呈現出其他價值形態，具有其他各種作用，如參考作用、憑證依據作用等，這些作用都是派生的作用，與文件的現行效用無關。
(二)文件現行效用體現著發文者與受文者的相互關系
文件現行效用是文件對實現其制作和使用的直接目的所具有的作用，這個直接目的涉及文件發文者和受文者雙方，因此，文件現行效用體現了發文者與受文者的相互關系。
一方面，就全部文件而言，文件現行效用體現了發文者與受文者之間的有機聯系。發文者通過制作文件，將所要表達的意圖、所要實現的特定目的反映在文件中。受文者根據發文者所表達的意圖來履行相應的職責或處理特定事務，從而實現文件制作和使用目的。這樣發文者與受文者就因為同一個特定目的而聯系在一起。“制作”對應于發文者，“使用”對應于受文者，文件既有制作又必須加以使用才能實現其功能。因此，在文件現行效用的實現過程中，發文者與受文者，相互依存，不可分割，失去任何一方，或任何一方發生變化，文件的現行效用都會隨之消失或發生相應的變化。
另一方面，就具體文件而言，文件現行效用反映了發文者與受文者之間的特定關系。所謂“特定關系”，是指收發文雙方特有的一種對應關系，表現在發文者只能選擇A而不是B作為收文對象，受文者在特定時空范圍內必須實現C而不是D的意圖。發文者與受文者關系的特定性，決定了文件的現行效用也是特定的，比如A單位與B、C單位具有不同工作關系，因此A單位發給B單位和C單位的文件，其現行效用也必然具有不同的性質。
對公務文件來說，不同性質機關具有不同的職權范圍、不同的地位，彼此之間存在著不同的工作關系，為了履行機關間法定職責，滿足處理各種事務的需要，各機關之間相互行文，從而構成不同的行文關系。為了規范這種行文關系，黨政機關制定了行文規則，確定了不同類型的收發文機關的行文方向和行文方式。這種工作關系和行文關系，規定著文件現行效用的性質，也是文件現行效用得以充分實現的保證。
對私人文件來說，雖然收發文者之間關系不像公務文件有統一規范，但基本上也是特定的、約定俗成的。如信函、契約等，其現行效用都產生于收發文雙方。有些記錄性文件，其制作的直接目的是為了記載事務處理過程，或表達制作者的思想、意圖并且備忘，如家譜、日記等，其記載過程就是備忘過程，也是現行效用的發揮過程，記載完畢，文件直接目的達到，則現行效用消失。制作者是發文者，當制作者閱讀使用這些文件的時候，又成為受文者，具有雙重身份，因此現行效用雖然體現在某一個主體上，但仍在收發文者之間特定聯系的范疇之中。
(三)文件現行效用具有特定的時間和空間范圍
任何文件的現行效用都只在特定的時間、空間范圍內產生作用，超過這個時空范圍，文件現行效用就會喪失。文件在特定的時空范圍內，其現行效用的性質也是特定的，在新的時空環境下，即使文件內容、使命完全再現，即使文件再重新按照相同的軌道運行一遍，或稱檔案“回流”，重新進入現行期，其現行效用的性質也絕不同于以往。
所謂“特定的時間范圍”是指文件發揮現行效用的時間限度，即文件的有效期限。它包括文件生效時間即現行效用的時間起點和文件失效時間即現行效用的時間終點。文件生效時間可以是文件形成之日(文件上標注成文時間)，或是文件通過、批準之日(文件上標注法定討論通過時間或核準批示時間)，或者是文件公布之日(規范性文件大多如此)，或者是以文件自身規定的時間為生效時間(如國務院2000年8月24日發布了《國家行政機關公文處理辦法》，但在通知上卻規定該辦法從2001年1月1日起生效)，或者以文件送達規定受文者的時間為生效時間，等等。文件的失效時間有的在其形成時就已明確規定，如一些計劃、規劃性文件；有的被明確宣布失效或被新制定的相應文件所取代，如一些法規性文件；有的在其針對的活動開始或結束后自然失效，如會議通知、工作方案等。
所謂“特定的空間范圍”，是指文件發揮現行效用的空間領域，包括區域和機構。有的文件在全國范圍內有效，有的文件在某個地區或某個系統內有效，有的文件只在某個單位內有效。文件現行效用的空間范圍或由文件自身明確，或由法律、法規明確規定，或由文件內容針對對象的法定責任、義務、權利所及范圍不言自明或約定俗成。
綜上所述，對文件現行效用的認識應包括三個方面：第一，文件的現行效用是文件對實現其制作和使用的直接目的所具有的作用，當文件的直接目的達到，其現行效用隨之消失；第二，文件現行效用的實現涉及收發文雙方，文件有制作方，即發文者，有使用方，即受文者，文件的現行效用是在收發文雙方的特定關系中得以實現的，對制作者而言，表現為傳遞、控制功能，對受文者而言，則表現為憑證、依據功能；第三，文件的現行效用是在特定的時空范圍內實現的。
二、文件現行效用的實現條件
文件現行效用的實現條件是文件實現其制作和使用的直接目的所需具備的條件。現行效用的實現條件包括以下幾個方面：
(一)發文者條件
1、發文者身份必須合法。就公務文件而言，發文者具備法定作者身份是文件具有現行效用的根本保證。公務文件必須是由法定作者制成和發布。所謂法定作者，是指依法成立并能以自己的名義行使職權和承擔義務的組織，包括各級各類國家機關，依法成立的各種社會組織、企事業單位等。發文者身份的合法性使其制發的文件在職責范圍內具有權威性，對受文者具有強制力、約束力或影響力，這是文件法定效力的體現，這一效力受到法律的保護。就私人文件而言，任何個人都有權形成表達個人意圖的文件，但若是涉及法定義務或責任的私人文件，其作者身份必須得到法律確認，如遺囑、契約、合同等等，以保證文件的有效性。
2、文件內容必須準確、清楚。制作和使用文件的直接目的是為了表達作者的思想意圖，或讓受文者理解、實施、執行這一意圖，文件內容準確、清楚“是為了確保行政主體表現于外部的意思決定與其內在的意志的一致性”。⑧若文件內容不準確、不清楚，則發文者的意圖不能準確表達，受文者也無法準確執行、實施，這必將導致制作和使用文件的直接目的無法達到或無法全部達到，從而影響文件現行效用的實現。
3、文件的體式和生效程序必須規范。就公務文件而言，一方面，“為保證文件的有效性與便于處理，各系統及有關主管部門對文件的體式都有規定，例如：我國黨政機關通用公文一般采用應用文體，格式分別按《條例》和《辦法》的規定排布；各單位形成的某些專門文件的內容表述與格式則由專門業務的主管部門統一規定；單位內部處理某些工作時經常會形成規定文種外的文件，這些文件格式較靈活”⑨。另一方面，公務文件需履行特定的生效程序才能產生現行效用，《國家行政機關公文處理辦法》規定了公務文件制發和處理的一般程序，即發文辦理包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序，收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。除此以外，有的文件須經過必要的會商、會簽；有些公文須經過法定正式會議批準(或表決通過)；有的須上報獲得批準才能生效。私人文件的體式往往是約定俗成的，它們大多有著社會意義上的規范性。
(二)受文者條件
1、必須能夠準確、完整地理解文件內容，通過文件內容準確把握發文者意圖。
2、必須按發文要求執行、實施發文者意圖。文件必須在實際使用過程中才能發揮現行效用，文件直接目的能否實現、在多大程度上實現，與受文者能否順利實施文件內容密切相關。若受文者在其工作或活動中不能正確執行、實施發文者意圖，文件現行效用就很難實現或完全實現，即使制作再精良，也無濟于事，因此，制作和使用文件對一份文件的現行效用的實現來說，是不可或缺的兩個條件。
(三)文件及時、安全、準確地傳遞
文件現行效用的實現過程實際上是文件在發文者與受文者之間的運動過程。聯系發文者與受文者的紐帶是文件的傳遞，它既是文件現行效用實現的途徑，又是文件現行效用實現的過程，因此確保文件傳遞的及時、安全、準確是文件實現現行效用的必備條件。
要保證文件傳遞的及時、安全、準確，一是應盡量減少收發文機關傳遞過程中一些不必要的環節和手續，選擇最快捷有效的傳遞方式，簡化傳遞過程，減少信息失真的可能性。二是要科學、合理地確定其文件的運行軌道，我國黨政系統制定了文件的行文規則，對行文權限、行文方向和行文方式乃至一些特殊的文件的傳遞都進行了規范，以保證文件傳遞的準確性。三是在文件的具體傳遞過程中，要防止傳遞不到位現象(如錯送、漏送等)，不丟失和損壞文件，秘密文件應通過機要傳遞渠道或加密傳輸，在計算機網絡傳遞過程中更要防止信息的丟失和變形。
綜上所述，文件現行效用的實現條件包括發文者、受文者和文件傳遞三個方面。從發文者制發文件，通過有效地傳遞，到受文者接收和使用文件，構成了文件實現其現行效用的一個完整的運動過程，三者互相聯系、互相作用，是文件現行效用實現必不可少的要素。
注釋：
①《檔案工作術語》(DA／T1?2000)。
②曹潤芳主編：《文件寫作與處理》，中國經濟出版社，1998年版，第12頁。
③何嘉蓀、金更達、葉鷹：《文件運動理論模型初探??文件運動理論研究之二》，《檔案學通訊》，2004年1月版，第19?20頁。
④何嘉蓀：《論現行文件的第一價值和第二價值》。《檔案學通訊》，2003年1月版，第85頁。
⑤何嘉蓀、傅榮校：《文件運動規律研究??從新角度審視檔案學理論》，北京，中國檔案出版社，1999年版，第228?229頁。
⑥何寶梅：《對文件和檔案本質屬性的再認識??與王恩漢先生商榷》，《檔案學》，2002年4月版，第6頁。
⑦何嘉蓀、傅榮校：《文件運動規律研究??從新角度審視檔案學理論》，中國檔案出版社，1999年版，第88頁。
⑧王紹俠：《從行政法角度比較電子公文與紙質公文的生效要件》，《檔案學通訊》，2002年5月版，第48頁。
⑨周玲主編：《文件管理》，上海社會科學院出版社，2002年版，第6?7頁。
（郭紅解、李軍摘自《檔案學通訊》2004年第5期）
