電子文件的存儲載體一般有磁盤、磁帶、光盤。其中光盤具有存儲容量大、運行速度快、存儲穩定性較好、只讀光盤防刪改等優點。由此，目前光盤是存儲電子文件的較佳載體。為了方便管理和查找利用，對于脫機保存的電子文件需要按一定的規則組合到同一光盤中，簡稱“組盤”。常用VCD光盤可存儲640M字節，DVD光盤容量可達VCD光盤的7-30倍，由于DVD光盤容量大且技術和標準日趨成熟，因此，電子文件的脫機保存應當采用只讀的DVD光盤，即DVD-R。

    雖然組盤和傳統的紙質文件組卷在概念和方法上有很大的區別，但是也應當從保持文件的自然聯系和方便管理利用出發，遵循一些基本規則：一是將同一保管期限的文件組合，以便于按不同期限定期拷貝光盤，以延長電子文件的保管壽命；二是將同一密級的文件組合，以便于保密管理；三是將同一部門的文件組合，以便于查找利用和復制。四是將同一檔案類別、同一工程項目、同一設備項目的文件盡量存儲在同一光盤上，以方便利用。五是按規范著錄規則建立盤內文件目錄，并將電子文件與相關條目建立鏈接關系，以便查找目錄時立即能調閱相應的電子文件。六是如果盤內有非通用格式的電子文件，應當將相應的運行軟件一并存入該盤內，以便電子文件的打開和閱讀。

    盤內文件的組合也應當采用文件夾管理方式，文件夾的設置規范可根據以上組盤原則由各單位自行設定。