檔案價值形態(tài)

檔案價值形態(tài)，就是指檔案價值的具體表現形式。研究檔案的價值形態(tài)，對于正確理解和把握檔案價值，完善檔案價值理論體系乃至科學地鑒定檔案的價值，具有重要的理論和實踐意義。

從不同的角度剖析和劃分，檔案價值具有不同的表現形式。本章對幾種主要的檔案價值形態(tài)加以分析和研究。

一、憑證價值和情報價值

根據檔案價值實現領域和效果的不同，可分為憑證價值和情報價值。

檔案是歷史的真憑實據，它的這種可資為憑的特性，構成了檔案的基本價值之一--憑證價值。

檔案的憑證價值，是檔案不同于和優(yōu)于其他各種資料的最基本的特點。檔案是確鑿的原始材料和歷史記錄，它可以成為查考、研究、爭辯和處理問題的依憑，認定法律權利、義務與責任的證據，以及政治斗爭、外交斗爭和教育人民的工具。第十二屆國際檔案理事會主席，原加拿大國家檔案館館長讓—皮埃爾*瓦洛認為：“檔案是契約文件、行動記錄和議事記錄，是已做或計劃要做的事，所體驗和表達的思想感情和社會重大爭論的可靠證明和根據。沒有這樣的檔案文件，就沒有什么家庭、社會和人群能夠理解和證明各種事實，并將之與虛構假設相區(qū)分。”

檔案所以有憑證價值，是由檔案形成過程及其結果的內容和形式特點決定的。首先，從檔案的內容看，它是從當時當事直接使用的文件轉化而來的，并非事后為使用而另行編制的，因此它客觀地記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據。正如恩格斯所說：“對于事態(tài)的真相，現在不可能提出文件來作證據。只有在事件本身成為歷史陳跡的時候，這些證據才會出現。” 作為歷史陳跡的檔案，具有無可置辯的證據作用。我國保存的歷史檔案雄辯地證明了自元朝以來中央政府一直對西藏實施了有效的管轄，西藏是中國領土不可分割的組成部分，從而駁斥和打擊了少數分裂分子和某些國家策劃的“西藏獨立”的陰謀活動。

其次，從檔案的形式特征看，文件上保留著真切的歷史標記。有些文件材料的全文，原是當事人的親筆手稿；不少文件上留有負責人和有關人員的親筆簽署或批示；很多文件上蓋有機關或個人的印信；還有一些是原來形象的照片、錄像和原聲的錄音。電子文件的形式特征有的可以存在于文件之中，如將手寫簽名嵌入文件；有的則以元數據的方式記錄下來，如文件起草者、修改者、發(fā)件人、收件人等。這些原始標記和原始數據成為檔案原始性、真實性的印記。據1981年3月《最高人民法院特別法庭關于審判林彪、江青反革命集團案主犯的情況報告》稱，法庭在調查中，“先后向被告人出示和宣讀了檔案、信件、日記、筆記、講話記錄和錄音等經過鑒定、驗證的原始書證和物證共651次。在審判庭上，江青抵賴罪行，而當法庭宣讀、展示有關文件和播放講話錄音后，被告不得不供認犯罪事實”。在馬克思和恩格斯的通訊中，談到獲取警官一批文件原件時認為：這是一種發(fā)現，比一切澳大利亞的金礦還更有價值，一切文件、宣誓書等? .構成一批卓越的辯護證件。毛澤東同志在修改中央起草的一份文件時，曾在一處專門增寫了一句話：“社會實踐是檢驗真理的惟一標準”。在修改《人的正確思想是從哪里來的？》一文時，最后又特別加上了“此外再無別的檢驗真理的辦法”。這些手跡清楚地表明了毛澤東同志對實踐的重視，以及他對馬克思主義認識論所作的科學論述。這對于解決真理標準問題的某些論爭，具有充分的說服力。

檔案是事實、知識和經驗的記錄，它的這種可靠的廣泛的可資參考的特征，構成了檔案的又一基本價值--情報價值。

檔案記錄了歷史活動的事實和經過，也記錄了‘人們在各種活動中的思維過程，所以它能給人以互有聯系的系統(tǒng)的廣泛的情報信息。檔案的這種情報價值，體現在不同層次的檔案集合體中：首先，體現在一個檔案館（室）以至國家檔案館網的檔案材料中，比如從有關第一個五年計劃至第六個五年計劃的大量檔案材料中，可以提供我國經濟和社會發(fā)展的歷史過程和反映許多規(guī)律性的信息；其次，也體現在一定數量文件的單元組合中，比如有關某一工作或案件的若干文卷，可以提供該事件始末的信息；再次，又體現在同一文件的不同稿本或同一稿化過程的詳細信息。原法國總統(tǒng)弗朗索瓦本的修改墨跡中，比如從某一份文件的歷次文稿中，可以提供討論研究與認識變化過程的詳細信息。原法國總統(tǒng)弗朗索瓦*密特朗高度評價檔案的這種情報價值，他說：“每個國家的檔案既保留了過去活動的蹤跡和走過的道路，又啟發(fā)和指導當今的現實生活。”

檔案和報紙、雜志、書籍、文章等等，都可作為情報資料來參考，其情報價值和參考作用各有所長。而檔案作為一種情報資源，其主要特點在于它的原始性和可靠性。比如，太平天國領袖洪秀全所發(fā)布的詔書，這一原件對說明和研究太平天國的有關問題，比其他一些非原始的間接材料當然更加可靠。恩格斯在談論俄國沙皇政府的對外政策時說：波蘭起義者繳獲康斯坦丁大公在華沙的一批外交檔案，是揭露沙皇政府力圖分裂和統(tǒng)治西歐各國的那些陰謀的歷史的主要資料之一，至少是最可靠的資料。我國歷史學家沈兼士先生稱譽檔案是“未摻過水的史料”。又如，中國是世界上保存地震記錄最早、連續(xù)積累最多的國家。這些大量的原始資料，為我國研究地震的規(guī)律性和提高地震預報水平提供了可靠的基礎。中國的許多有關地震的情報資料，對世界也有重要的貢獻。在許多工作中，檔案是寶貴的資料，甚至是不可缺少的參考依據。在日常行政業(yè)務工作、科學研究、生產活動以及政治和軍事活動中，沒有或者不去查考檔案材料的非但不利于開展工作，有時甚至釀成差錯。

由于檔案是歷史的憑證和原始的情報材料，所以人們把檔案稱做真實的歷史記錄。這是從大量的實踐中得出的理性認識。同時還應該指出，對檔案的真實性和可靠性，應該辯證地理解。

一方面，因為檔案是由在歷史上執(zhí)行特有任務時，作為表達工具所使用的文件轉化來的，所以檔案信息在反映歷史活動的客觀過程方面是真實的；在反映史實內容方面，一般也比其他資料較為可靠。另一方面，由于生成檔案時特定的歷史背景、檔案形成者認識的局限或其他原因，檔案所記述的信息內容有的是真實的，也有的是不真實的或不完全真實的。這種情況在民國時期及其以前的檔案中時有發(fā)生，在新中國成立以后的檔案中也有所表現，特別是在十年動亂期間，檔案內容失真的情況更非個別現象。但是，即使檔案內容有虛假部分以至完全違背事實，它還是反映了當時的歷史情況，反映了檔案形成者的認識水平和本來的意圖，留下了當事人行為的痕跡。就此而言，檔案仍不失為其形成者活動的真實的歷史記錄。

因此，檔案工作者和檔案利用者應該以辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點對待檔案。既不能毫無分析地一律信用，又不能因為某些檔案內容有問題，就簡單地視為無用和有害，甚至魯莽地付之一炬，人為地造成一段“歷史空白”。也不可把有錯誤內容的歷史檔案，隨意“改造”成為反映現實觀點的檔案，這樣勢必破壞檔案的真實性，降低其利用價值。對于內容失實的檔案，必要時應以卷內備考表或其他形式另外加以說明。在日常管理中，特別是在提供利用方面應審慎從事，適當加以控制，同時應加強咨詢工作，以合理地發(fā)揮檔案的作用。

董必武在《題贈檔案工作》一詞中寫道：“典謨誥，寶之無佚”；“只字片言，亦所珍惜”。“創(chuàng)業(yè)擴基，前軌可跡”；“察往知來，視茲故帙”寓意深長，對我們認識檔案的價值是很有教益的。

二、現實價值和長遠價值

根據檔案價值實現時間的不同，可分為現實價值和長遠價值。

檔案的現實價值又可以稱為現行價值，是指檔案對現實的社會實踐活動所具有的有用性。檔案現實價值的主體包括檔案形成單位和其他單位，社會實踐活動包括生產建設、行政管理、文化藝術、外交軍事、科學研究等等。檔案的長遠價值，是指檔案價值的時效性可以擴展到遙遠的未來，在相當長的時間中能夠滿足社會各方面利用者需要的性質。無論是現實價值還是長遠價值，都包括憑證價值和情報價值兩種不同形態(tài)。對于具體的檔案而言，有的具有現實價值與長遠價值的統(tǒng)一性，有的則側重于或僅有其中的某一方面。如有些檔案只在現實工作中具有行政有效性和法律憑證性，時過境遷就會失效；有些檔案現實作用并不顯著，卻可能在未來成為重要的史料。

關于檔案的現實價值和長遠價值的思想，在黨和國家早期檔案工作實踐中就已經被體現出來了。

1931年，黨中央起草了一個《文件處置辦法》，周恩來同志在這個文件上親筆批示：“試辦下，看可否便當。”這個文件的最后寫到：“如可能，當然最理想的是每種二份，一份在閱，一份入庫，備交將來（我們天下）之黨史委員會。”建國以后，周總理一再強調：檔案和檔案工作要“為今天，也為未來服務”。周總理的思想實際上涉及兩個方面：一是保存檔案的根本目的是為了利用檔案；二是強調檔案不僅要為今天利用，而且要為未來服務。為今天利用就是實現檔案的現實價值，為未來服務指的就是檔案的長遠價值。

對檔案的現實價值比較容易認識和把握，因為檔案價值的主體--利用者及其需求是現實的，檔案可以滿足這些需求的屬性比較容易判斷；而全面、準確地認識和把握檔案的長遠價值則難度較大，因為人們難以準確預測和估量未來的利用者對現今檔案的利用需求，更難以判斷哪些檔案可以滿足那些無法準確預測的未來需求。因此，國內外一些檔案學者反對以預測利用者需求為前提確定檔案的長遠價值，主張用檔案所反映的機構職能活動的重要程度判定其有用性，認為記錄機構主要職能活動的檔案可以反映該機構的主要歷史面貌，不僅可以與現實的需求構成檔案現實價值，也易于滿足未來利用者的檔案需求，從而構成檔案的長遠價值。認識檔案現實價值和長遠價值的聯系和區(qū)別，有利于我們全面把握檔案的價值，不以一時或短期的利用率論價值，樹立為為子孫后代保存檔案財富，保留社會記憶的歷史責任感。

三、第一價值和第二價值

根據檔案價值主體的不同，可分為第一價值和第二價值。

文件的雙重價值學說是由美國著名檔案學家謝倫伯格提出來的，他認為，文件的第一價值是文件對其形成機關的價值，它是文件的原始價值，包括行政管理價值、法律價值、財務價值和執(zhí)行價值；文件的第二價值是文件對其他機關和個人利用者的價值，又稱從屬價值或檔案價值，包括證據價值和情報價值。謝倫伯格在這里使用的是“大文件”概念，包括文件從生成到永久保存或銷毀的整個生命周期。我國將這一理論用于研究檔案價值，提出了檔案的雙重價值說。所謂檔案的第一價值，是指檔案對于其形成者所具有的價值，其價值主體是檔案形成者；第二價值，是指檔案對社會即除檔案形成者之外的其他利用者所具有的價值，其價值主體是非檔案形成者。第一價值和第二價值的劃分體現了檔案具有對機關的作用和對社會的作用的雙重性及過渡性。在我國，第一價值的實現一般是在檔案室階段，而第二價值的實現主要是在檔案館階段。據此，我國《機關檔案工作條例》和《檔案館工作通則》規(guī)定：省以上機關應將永久保存的檔案在本機關保存10年左右， 向有案在本機關保存 關檔案館移交。劃分第一價值和第二價值，有助于我們把握檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性，做到檔案既為其形成單位服務，又能為社會廣大利用者利用，發(fā)揮檔案的社會效益。

不同種類的檔案由第一價值向第二價值的過渡具有不同的特點，例如，科技檔案價值的時效性很強，第一價值向第二價值的轉化時間往往比文書檔案要短；由于科技檔案一般不向國家綜合性檔案館移交，實現其第二價值的任務也由檔案室（或企業(yè)、事業(yè)檔案館）承擔；科技檔案第二價值實現過程中大多數會伴隨一些經濟行為（如科技檔案信息的有償轉讓等），而不像文書檔案第二價值的實現具有較為明顯的公益性，等等。關注不同種類檔案由第一價值向第二價值轉化的差異性有助于完善檔案價值理論，把握檔案價值主體的轉化時機和轉化方式，充分發(fā)揮檔案的作用，為科學技術進步、社會全面發(fā)展服務。