檔案保管機構應該保存哪些檔案?這些檔案應該保存多長時間?怎樣才能充分發揮檔案的作用?這是每個檔案館(室)不可回避的問題。正確回答這些問題，既是我們職業的榮譽，也是我們的職責，而解答這些問題的基礎是對檔案價值形態的全面認識與把握。本文通過對檔案價值形態的探討，旨在建立一個檔案價值形態體系，通過立足不同角度對檔案價值形態的分析，為豐富、優化與開發利用檔案信息資源提供一定的參考。
一、檔案價值形態體系
檔案價值形態側重指檔案價值的外顯形式。如何科學地描述檔案的價值，是檔案價值理論的重要組成部分，也是有效進行檔案價值鑒定工作的依據。檔案價值形態與檔案價值表現的多元性有關，當人們從不同角度來認識這一問題時其表述形式會有所不同。例如人們評價檔案價值時常說的有保存價值、利用價值、證據價值、情報價值、經濟價值、文化價值、存史價值、史料價值、學術價值、文物價值等等。從邏輯分類角度看，這些概念間有的是平行關系、有的是從屬關系、有的是相交關系，因此建立一個科學而系統的檔案價值體系是人們認識檔案價值形態的一個重要體現。
按筆者的理解，檔案價值形態體系可做如下表述：
實現目的：現實利用價值、歷史研究價值；
實現范圍：第一價值、第二價值；
實現性質：證據價值、情報價值；
實現形態 ：利用價值、保存價值；
實現效果 ：社會文化價值、經濟效益價值。
上述分類是從五個方面對檔案價值形態的粗略分類，若再進行細分，其中有的分類層次均可成為其他分類層次的下位類，例如現實利用價值按實現范圍有第一價值與第二價值，其中每一價值形態又可分為證據價值與情報價值等。另外有些價值形態例如存史價值在一定程度上屬于證據價值；文物價值與文化價值也有所交叉，只是在觀察問題的角度上有所差異。由此亦可看出統一對檔案價值形態概念的認識是必要的。我們對檔案價值形態分類不完全是為分類而分類，其目的一是有利于全面認識檔案的價值，二是便于對檔案價值進行鑒定，三是為檔案信息資源的開發利用提供導向。
二、檔案各價值形態的體現
(一)按實現目的劃分：現實利用價值與歷史研究價值。
檔案的現實利用價值是指檔案被現實實踐活動利用所體現的證據與情報價值。現實利用價值產生的原因一是我國檔案中有部分現行文件，它們現實使用的使命尚未完成，依然對現實社會實踐活動具有行政、法律和依據效力。例如有效期內的公證、合同、計劃、法規等文件，按我國對檔案的定義這些文件只是承辦完畢，并非使用完畢。在科技檔案中的產品檔案對產品生產過程的作用，或科研檔案對正在推廣應用的科研項目的作用，以及先行歸檔的設備開箱文件對設備的安裝調試活動的作用也屬于這種情況，這些檔案對產品生產、項目推廣與設備安裝過程仍具有現行依據作用。二是檔案中的非現行文件，即歷史文件對社會實踐的現實利用價值，如果說前一種現實利用價值主要是出現在基層檔案機構的話，該種現實利用價值既發生在基層檔案機構，又發生在檔案館，這種利用價值形態主要是為解決現實問題而對檔案的利用。例如在草擬合同、計劃時對以前有關合同、計劃文件的查考利用；發生經濟糾紛時對原合同文件的查考利用；對建筑物、地上地下管線進行維修、改建時對原有基建檔案的利用等。
檔案的歷史研究價值是指在研究歷史中對檔案證據與情報價值的利用。盡管有的歷史研究是為了解決現實問題而進行的，但從利用檔案的目的看主要是為了研究事物發展變化的規律。例如為了研究自然現象發展變化的規律對氣象、水文、地震、天文檔案的利用，為研究專業、產品或生產發展的歷史對企業產品、設備檔案的利用，為研究本單位發展的沿革對有關政務檔案的利用等。檔案工作說到底是一項存史的工作，隨著時間的延伸，檔案具有的歷史研究價值將會越來越突出。檔案是一個巨大的歷史資料信息源，它在研究歷史中的價值目前還遠遠沒有得到應有的體現。
(二)按實現范圍劃分：第一價值與第二價值
把檔案價值形態分為第一價值與第二價值，是沿用了美國檔案學家T．R．謝倫伯格的文件雙重價值論。按謝倫伯格所述“公共文件的第一價值是對政府本身而言的，它是政府的行政管理、法律和行政工作所需要的，是政府在完成其活動中所使用的基本工具。它包括了財政或法律義務的證據，為了保護政府，必須對這種證據進行保管。”“公共文件的第二價值是對政府所服務的公民而言的。它包括了關于土地、公民身份、養老金、醫療和福利服務的權利，以及許多其他權力的證據。”“公共文件保存在檔案機構的首要原因是由于它們的學術研究價值。這些文件是研究一個國家的政府、社會、政治和經濟發展的基礎。”①
由上述可知，檔案的第一價值是指其對形成單位的原始價值，第二價值是指其對社會、公民的社會價值。鑒于我國的檔案概念與美國有所差異，基層企事業單位、各級國家機關內的文件歸檔后即作為檔案加以保存，不像美國只把經鑒定進檔案館保存的文件才能稱為檔案，所以我國的檔案同時具有第一價值與第二價值兩種價值形態。
對形成單位而言，檔案的第一價值是首位的，這也是各單位開展檔案工作的直接目的和首要動力。各機關團體、企事業單位在文件辦理或處理完畢后，對有保存價值的文件加以歸檔保存，主要是為本單位后續社會實踐活動提供證據與情報作用。例如，檔案是本單位行政工作的查考憑據、科技生產活動的依據、解決經濟糾紛的憑證，等等。
檔案在基層單位保存一定時期后，按進館范圍規定部分檔案需要進檔案館保存。處于檔案館階段的檔案主要面向社會提供利用，即表現為第二價值。例如可以成為社會編史修志的依據、科技生產活動的參考、學術研究的資料、弘揚民族優秀文化的教材等。據我國1994年統計，各級各類檔案館利用分布情況為：編史修志24．2％、工作查考28．4％、科學研究3.1％、經濟建設19．2％。
檔案對學術研究與文化建設的貢獻主要是能提供翔實的史料和可靠的證據，它比一般資料更具有真實感。檔案作為第一手材料，它真實記錄了事物發展的過程、社會事實或現象，無論是在社會科學或自然科學研究中，都是不可多得的史料。例如氣象檔案、天文檔案等是進行自然現象發展變化規律研究必不可缺少的資料。規律應該在歷史中尋找，總結歷史經驗需以史為鑒，如果不以檔案為依據，要認識自然現象與社會變化的規律是不可能的。
(三)按實現性質劃分：證據價值與情報價值。
在前述檔案的現實利用價值與歷史研究價值、檔案第一價值與第二價值中，就作用性質均可分為證據價值與情報價值兩個方面。檔案的證據價值是檔案最基本的價值，也是檔案區別于其他文獻的最重要的特征，人們之所以要保存檔案就是為了保存證據。檔案的證據價值是檔案的本質屬性所決定的。從內容特征看，檔案是社會實踐活動的歷史記錄，由文件的原始記錄性決定了檔案是社會實踐活動過程的真實反映，當人們回溯歷史時，它是第一手的材料。從形式特征看，檔案的制成材料、形成時間等都帶有歷史的痕跡，其特有的紙張、字跡、簽署、印鑒等都帶有特定的歷史標志，具有濃重的歷史感和真實感。正是由上述特征所決定，使檔案的證據作用是獨一無二的，也是舉世公認的。
檔案的情報價值又稱為參考價值。在我國檔案工作史上檔案工作者與社會往往比較重視檔案的證據價值，對其情報價值有所忽視。在發揮檔案作用中，有些本屬情報價值的，人們也一概稱為憑證作用，掩蓋了檔案的情報價值，人們在利用檔案時并非都在利用它的證據作用，在相當多的場合實際是利用其情報價值。對這兩種價值形態可以從實現性質上做一區分：事物的歷史紀錄對他事物的參考作用為情報價值，原事物對其歷史紀錄的回溯性利用為證據價值。例如上海寶鋼在建設總廠礦石堆場基地時。按日方設計需打砂樁16萬根，其間上海有關專家提供了1959?1962年上鋼三廠在龍華黃浦江畔堆放鋼渣的檔案資料，其100噸／平方米的壓強負荷大大超過寶鋼場地，但并沒有壓垮地質而引起滑動破壞。上海港務局也及時提供了1964年實測的“鋼渣山圖”，充分證實了上海有關專家提供的情況。后經中日雙方專家研究，確定砂樁由16萬根減至10．9萬根，一舉節約投資4000萬元。檔案在這一決策中的作用實際就是情報作用。檔案作為一種情報源，有關信息在決策中的作用是不可忽視的。
(四)按實現形態：保存價值與利用價值
檔案利用價值與保存價值在概念上有一定的交叉，在檔案沒有得到現實利用之前，保存價值中蘊含有對未來利用價值的預期。這里作如此區分，前者側重指檔案在被利用中體現出的價值，后者側重指檔案存在本身所體現的價值。保存檔案最終目的是為了利用，但反之不一定成立，不能說沒有被利用的檔案就沒有價值，保存歷史證據本身就是檔案的價值所在，它把歷史上的瞬間化為永恒，大大延伸了人的記憶功能。美國檔案學家希拉里?詹金遜曾說過：“當文件終止它的現行實用時，對它們進行適當的保存應當被看作是全國關心的一個重要目標，因為它們，只有它們才能給我們的現行管理以可靠的指導。因此，歷史證據的保管既不應當看作是一種奢侈，也不應看作是什么僅僅滿足學術的需要，而應看作是國家的需要。”
(五)按實現效果：社會文化價值與經濟效益價值
無論是在檔案的現實利用中，還是在發揮檔案的證據與情報價值中，在一定條件下利用檔案均能產生一定的經濟效益，這種效益不是體現在創造新的物質財富上，而是體現在節省投資，減少損失和信息增值上。但在對包括文書檔案在內的多數檔案的利用效果，檔案的價值形態更多的是體現在社會文化價值上。檔案的社會文化性在于它作為一種歷史記錄，記錄了一個單位，地區或國家的制度，觀念，意識及其沿革，表現了其生產力水平、價值觀念、入文精神、風俗習慣等。檔案的社會文化價值體現在通過開發利用檔案信息能弘揚民族優秀文化，培養民族精神，能在“兩個文明”建設中起到導向、凝聚和輻射的作用。在市場經濟與經濟全球化的背景下，我們應當充分發揮檔案文化在發展社會生產力，培養民族精神中的凝聚力和向心力作用。
三、檔案價值形態對檔案工作的規定與制約作用
正確認識和把握檔案的價值形態，對推動檔案工作的健康發展具有先導和規定作用。例如：
在檔案信息資源建設上，基層檔案機構與檔案館應首先從檔案第一或第二價值出發認真研究檔案信息資源的分布與構成，從不同側面預期價值實現的目的，性質，效果，進而科學確定文件歸檔范圍與檔案進館范圍，有效解決檔案機構應該保存哪些文件的問題并合理確定其保存期限。當前我國基層檔案機構在檔案信息資源建設中存在的一個突出問題是保存檔案數量過多，多數檔案保管期限過長。據荷文1998年撰文介紹，美國“企業檔案館保存檔案占文件總量的比例沒有超過6％的”，而我國企業檔案工作長期以來存在過于追求“全”的傾向，保存的檔案數量面廣量大且保管期限太長。從檔案館情況看，存在的一個突出問題是面窄量大且館藏臃腫，表現為進館范圍較窄，屬于進館對象單位的檔案大量進館，而社會上大量有價值的檔案卻沒有進館。產生上述問題的原因除了體制問題外，根本原因還是人們對檔案價值形態的把握不夠，從中挑選不出真正有檔案價值的文件或檔案。
在檔案價值鑒定上，正確認識和把握檔案價值形態是開展檔案價值鑒定工作的基礎。上述檔案信息資源建設中的部分問題亦屬檔案價值鑒定范圍，這里所講的價值主要指檔案的存毀鑒定。由于檔案種類的多樣性和檔案價值的多元性，不同類型檔案在不同時期具有不同的價值形態。例如同樣是產品檔案，在投產階段其價值形態主要表現為現實利用價值，具體可體現為證據價值，經濟效益價值等，當產品被淘汰停產后若有繼續保存價值，則側重體現為歷史研究價值、情報價值、文化價值等。由此說明在鑒定不同時期不同類型的檔案是否具有價值及其具有何種價值時，應采用具體問題具體分析的態度，此時，我們只有把握住了檔案的價值形態，才能具體分析檔案的價值所在。實際部門在評判檔案價值中有兩種傾向值得注意，一是在觀念或潛意識中往往用檔案是否有經濟效益價值、是否被現實利用或被利用頻率來作為評價檔案價值的依據。在館(庫)藏檔案中有些年代久遠的檔案，遠不如具有現實性的檔案那樣被經常利用，其中有的確已失去保管價值，但其中也確有部分檔案仍具有相當的情報價值或文化價值，應當把這些記錄有代表性的事件、人物，事實的檔案挑選出來予以保存，不能以一時是否被利用來決定檔案的存毀。二是鑒定中往往采取“一刀切”的識判方法去評價檔案可能具有的不同價值形態。我國檔案種類繁多，檔案鑒定過程復雜，不同地區、不同鑒定環節對不同種類、不同年代檔案進行不同價值形態鑒定時，應采用不同的鑒定要求。以檔案的情報價值為例，隨著時間的延伸，當檔案對原事物的證據價值逐漸減弱時，其情報價值可能會逐漸突出。當評價檔案是否具有情報價值時，要求鑒定者應具有更廣闊的視角和更豐富的知識．正如國際檔案發展委員會主席莫里斯?瑞杰在《現代檔案的篩選與鑒定》一文中所說：“對鑒定者采說，需要具有與鑒定中各個文件實體有關主題的知識，每個人必須在寬主題領域(諸如外交、軍事、工業、商業、農業、勞動等)成為專家，在那個領域里具有基本的關于研究方法、需求、發展趨向等的專業知識，以及在特定題目中的專長，以便能夠在看得到的將來，以其可能用于該領域研究為出發點去評價文件的價值。”①
在檔案信息資源開發利用上，正確認識與把握檔案的價值形態對開發利用工作具有向導作用。首先以檔案的社會文化價值為例，檔案部門應當改變以往過多關注檔案的現實利用價值與經濟效益價值的傾向，加大弘揚檔案社會文化價值的力度。當前我們黨和國家比以往任何時候都更加重視文化的作用，認為當今世界各國之間以經濟力、科技力、軍事力、民族凝聚力為主要內容的綜合國力競爭日益激烈，而文化是廣泛滲透于上述力量之中的。一個國家和民族沒有文化優勢，就無法擁有未來。文化作為一種力量不僅表現為技術與知識，還表現為理想和信仰，只有擁有堅定信仰的民族才有強大的凝聚力，而文化正是塑造民族信仰的強大支柱。檔案文化作為文化的一部分，在這一背景下，如果我們還停留在追求檔案的經濟價值上，而忽視檔案的社會文化價值，將會失卻自我發展的歷史機遇，甚至會犯下歷史性的錯誤。再以檔案的情報價值為例，檔案是一種重要情報源，人們利用檔案相當多的情況下體現為情報價值的利用。所謂情報是指傳遞過程中具有利用價值的知識、數據、消息和事實，其基本屬性是知識性、傳遞性與價值性。按檔案與情報的關系，情報是上位概念，檔案是一種情報源，我們把檔案中有利用價值的知識傳遞出去，對于用戶就能產生情報效應。大力增強檔案情報價值的認識，對促進檔案信息資源開發利用具有重要指導意義，一是有利于增強檔案部門的信息意識，把工作的中心放在活化檔案信息上，變靜態信息為動態信息，促進檔案情息的流動與傳遞；二是有利于把情報工作的理論與方法引進到檔案利用領域，情報工作的理論、方法、手段較檔案工作發達，這一引進有利于提升檔案部門開發檔案信息資源的能力。檔案的價值形態是多元化，實現檔案價值的途徑也應是多樣的，例如檔案既然具有情報價值與社會文化價值形態，欲實現其價值就應該按照情報工作與文化工作的方法、規律來運作。因此，當論述到檔案價值形態時，不能只想到它對檔案價值鑒定的作用，它對檔案信息資源的開發利用同樣具有導向作用。
注釋：
彼得?瓦爾納主編《現代檔案與文件管理必讀》檔案出版社1992年版， 第276頁。
②同上，第277頁。
③同上，第271頁。
（郭紅解、李軍摘自《檔案學》2004年第3期）
一、檔案價值形態體系
檔案價值形態側重指檔案價值的外顯形式。如何科學地描述檔案的價值，是檔案價值理論的重要組成部分，也是有效進行檔案價值鑒定工作的依據。檔案價值形態與檔案價值表現的多元性有關，當人們從不同角度來認識這一問題時其表述形式會有所不同。例如人們評價檔案價值時常說的有保存價值、利用價值、證據價值、情報價值、經濟價值、文化價值、存史價值、史料價值、學術價值、文物價值等等。從邏輯分類角度看，這些概念間有的是平行關系、有的是從屬關系、有的是相交關系，因此建立一個科學而系統的檔案價值體系是人們認識檔案價值形態的一個重要體現。
按筆者的理解，檔案價值形態體系可做如下表述：
實現目的：現實利用價值、歷史研究價值；
實現范圍：第一價值、第二價值；
實現性質：證據價值、情報價值；
實現形態 ：利用價值、保存價值；
實現效果 ：社會文化價值、經濟效益價值。
上述分類是從五個方面對檔案價值形態的粗略分類，若再進行細分，其中有的分類層次均可成為其他分類層次的下位類，例如現實利用價值按實現范圍有第一價值與第二價值，其中每一價值形態又可分為證據價值與情報價值等。另外有些價值形態例如存史價值在一定程度上屬于證據價值；文物價值與文化價值也有所交叉，只是在觀察問題的角度上有所差異。由此亦可看出統一對檔案價值形態概念的認識是必要的。我們對檔案價值形態分類不完全是為分類而分類，其目的一是有利于全面認識檔案的價值，二是便于對檔案價值進行鑒定，三是為檔案信息資源的開發利用提供導向。
二、檔案各價值形態的體現
(一)按實現目的劃分：現實利用價值與歷史研究價值。
檔案的現實利用價值是指檔案被現實實踐活動利用所體現的證據與情報價值。現實利用價值產生的原因一是我國檔案中有部分現行文件，它們現實使用的使命尚未完成，依然對現實社會實踐活動具有行政、法律和依據效力。例如有效期內的公證、合同、計劃、法規等文件，按我國對檔案的定義這些文件只是承辦完畢，并非使用完畢。在科技檔案中的產品檔案對產品生產過程的作用，或科研檔案對正在推廣應用的科研項目的作用，以及先行歸檔的設備開箱文件對設備的安裝調試活動的作用也屬于這種情況，這些檔案對產品生產、項目推廣與設備安裝過程仍具有現行依據作用。二是檔案中的非現行文件，即歷史文件對社會實踐的現實利用價值，如果說前一種現實利用價值主要是出現在基層檔案機構的話，該種現實利用價值既發生在基層檔案機構，又發生在檔案館，這種利用價值形態主要是為解決現實問題而對檔案的利用。例如在草擬合同、計劃時對以前有關合同、計劃文件的查考利用；發生經濟糾紛時對原合同文件的查考利用；對建筑物、地上地下管線進行維修、改建時對原有基建檔案的利用等。
檔案的歷史研究價值是指在研究歷史中對檔案證據與情報價值的利用。盡管有的歷史研究是為了解決現實問題而進行的，但從利用檔案的目的看主要是為了研究事物發展變化的規律。例如為了研究自然現象發展變化的規律對氣象、水文、地震、天文檔案的利用，為研究專業、產品或生產發展的歷史對企業產品、設備檔案的利用，為研究本單位發展的沿革對有關政務檔案的利用等。檔案工作說到底是一項存史的工作，隨著時間的延伸，檔案具有的歷史研究價值將會越來越突出。檔案是一個巨大的歷史資料信息源，它在研究歷史中的價值目前還遠遠沒有得到應有的體現。
(二)按實現范圍劃分：第一價值與第二價值
把檔案價值形態分為第一價值與第二價值，是沿用了美國檔案學家T．R．謝倫伯格的文件雙重價值論。按謝倫伯格所述“公共文件的第一價值是對政府本身而言的，它是政府的行政管理、法律和行政工作所需要的，是政府在完成其活動中所使用的基本工具。它包括了財政或法律義務的證據，為了保護政府，必須對這種證據進行保管。”“公共文件的第二價值是對政府所服務的公民而言的。它包括了關于土地、公民身份、養老金、醫療和福利服務的權利，以及許多其他權力的證據。”“公共文件保存在檔案機構的首要原因是由于它們的學術研究價值。這些文件是研究一個國家的政府、社會、政治和經濟發展的基礎。”①
由上述可知，檔案的第一價值是指其對形成單位的原始價值，第二價值是指其對社會、公民的社會價值。鑒于我國的檔案概念與美國有所差異，基層企事業單位、各級國家機關內的文件歸檔后即作為檔案加以保存，不像美國只把經鑒定進檔案館保存的文件才能稱為檔案，所以我國的檔案同時具有第一價值與第二價值兩種價值形態。
對形成單位而言，檔案的第一價值是首位的，這也是各單位開展檔案工作的直接目的和首要動力。各機關團體、企事業單位在文件辦理或處理完畢后，對有保存價值的文件加以歸檔保存，主要是為本單位后續社會實踐活動提供證據與情報作用。例如，檔案是本單位行政工作的查考憑據、科技生產活動的依據、解決經濟糾紛的憑證，等等。
檔案在基層單位保存一定時期后，按進館范圍規定部分檔案需要進檔案館保存。處于檔案館階段的檔案主要面向社會提供利用，即表現為第二價值。例如可以成為社會編史修志的依據、科技生產活動的參考、學術研究的資料、弘揚民族優秀文化的教材等。據我國1994年統計，各級各類檔案館利用分布情況為：編史修志24．2％、工作查考28．4％、科學研究3.1％、經濟建設19．2％。
檔案對學術研究與文化建設的貢獻主要是能提供翔實的史料和可靠的證據，它比一般資料更具有真實感。檔案作為第一手材料，它真實記錄了事物發展的過程、社會事實或現象，無論是在社會科學或自然科學研究中，都是不可多得的史料。例如氣象檔案、天文檔案等是進行自然現象發展變化規律研究必不可缺少的資料。規律應該在歷史中尋找，總結歷史經驗需以史為鑒，如果不以檔案為依據，要認識自然現象與社會變化的規律是不可能的。
(三)按實現性質劃分：證據價值與情報價值。
在前述檔案的現實利用價值與歷史研究價值、檔案第一價值與第二價值中，就作用性質均可分為證據價值與情報價值兩個方面。檔案的證據價值是檔案最基本的價值，也是檔案區別于其他文獻的最重要的特征，人們之所以要保存檔案就是為了保存證據。檔案的證據價值是檔案的本質屬性所決定的。從內容特征看，檔案是社會實踐活動的歷史記錄，由文件的原始記錄性決定了檔案是社會實踐活動過程的真實反映，當人們回溯歷史時，它是第一手的材料。從形式特征看，檔案的制成材料、形成時間等都帶有歷史的痕跡，其特有的紙張、字跡、簽署、印鑒等都帶有特定的歷史標志，具有濃重的歷史感和真實感。正是由上述特征所決定，使檔案的證據作用是獨一無二的，也是舉世公認的。
檔案的情報價值又稱為參考價值。在我國檔案工作史上檔案工作者與社會往往比較重視檔案的證據價值，對其情報價值有所忽視。在發揮檔案作用中，有些本屬情報價值的，人們也一概稱為憑證作用，掩蓋了檔案的情報價值，人們在利用檔案時并非都在利用它的證據作用，在相當多的場合實際是利用其情報價值。對這兩種價值形態可以從實現性質上做一區分：事物的歷史紀錄對他事物的參考作用為情報價值，原事物對其歷史紀錄的回溯性利用為證據價值。例如上海寶鋼在建設總廠礦石堆場基地時。按日方設計需打砂樁16萬根，其間上海有關專家提供了1959?1962年上鋼三廠在龍華黃浦江畔堆放鋼渣的檔案資料，其100噸／平方米的壓強負荷大大超過寶鋼場地，但并沒有壓垮地質而引起滑動破壞。上海港務局也及時提供了1964年實測的“鋼渣山圖”，充分證實了上海有關專家提供的情況。后經中日雙方專家研究，確定砂樁由16萬根減至10．9萬根，一舉節約投資4000萬元。檔案在這一決策中的作用實際就是情報作用。檔案作為一種情報源，有關信息在決策中的作用是不可忽視的。
(四)按實現形態：保存價值與利用價值
檔案利用價值與保存價值在概念上有一定的交叉，在檔案沒有得到現實利用之前，保存價值中蘊含有對未來利用價值的預期。這里作如此區分，前者側重指檔案在被利用中體現出的價值，后者側重指檔案存在本身所體現的價值。保存檔案最終目的是為了利用，但反之不一定成立，不能說沒有被利用的檔案就沒有價值，保存歷史證據本身就是檔案的價值所在，它把歷史上的瞬間化為永恒，大大延伸了人的記憶功能。美國檔案學家希拉里?詹金遜曾說過：“當文件終止它的現行實用時，對它們進行適當的保存應當被看作是全國關心的一個重要目標，因為它們，只有它們才能給我們的現行管理以可靠的指導。因此，歷史證據的保管既不應當看作是一種奢侈，也不應看作是什么僅僅滿足學術的需要，而應看作是國家的需要。”
(五)按實現效果：社會文化價值與經濟效益價值
無論是在檔案的現實利用中，還是在發揮檔案的證據與情報價值中，在一定條件下利用檔案均能產生一定的經濟效益，這種效益不是體現在創造新的物質財富上，而是體現在節省投資，減少損失和信息增值上。但在對包括文書檔案在內的多數檔案的利用效果，檔案的價值形態更多的是體現在社會文化價值上。檔案的社會文化性在于它作為一種歷史記錄，記錄了一個單位，地區或國家的制度，觀念，意識及其沿革，表現了其生產力水平、價值觀念、入文精神、風俗習慣等。檔案的社會文化價值體現在通過開發利用檔案信息能弘揚民族優秀文化，培養民族精神，能在“兩個文明”建設中起到導向、凝聚和輻射的作用。在市場經濟與經濟全球化的背景下，我們應當充分發揮檔案文化在發展社會生產力，培養民族精神中的凝聚力和向心力作用。
三、檔案價值形態對檔案工作的規定與制約作用
正確認識和把握檔案的價值形態，對推動檔案工作的健康發展具有先導和規定作用。例如：
在檔案信息資源建設上，基層檔案機構與檔案館應首先從檔案第一或第二價值出發認真研究檔案信息資源的分布與構成，從不同側面預期價值實現的目的，性質，效果，進而科學確定文件歸檔范圍與檔案進館范圍，有效解決檔案機構應該保存哪些文件的問題并合理確定其保存期限。當前我國基層檔案機構在檔案信息資源建設中存在的一個突出問題是保存檔案數量過多，多數檔案保管期限過長。據荷文1998年撰文介紹，美國“企業檔案館保存檔案占文件總量的比例沒有超過6％的”，而我國企業檔案工作長期以來存在過于追求“全”的傾向，保存的檔案數量面廣量大且保管期限太長。從檔案館情況看，存在的一個突出問題是面窄量大且館藏臃腫，表現為進館范圍較窄，屬于進館對象單位的檔案大量進館，而社會上大量有價值的檔案卻沒有進館。產生上述問題的原因除了體制問題外，根本原因還是人們對檔案價值形態的把握不夠，從中挑選不出真正有檔案價值的文件或檔案。
在檔案價值鑒定上，正確認識和把握檔案價值形態是開展檔案價值鑒定工作的基礎。上述檔案信息資源建設中的部分問題亦屬檔案價值鑒定范圍，這里所講的價值主要指檔案的存毀鑒定。由于檔案種類的多樣性和檔案價值的多元性，不同類型檔案在不同時期具有不同的價值形態。例如同樣是產品檔案，在投產階段其價值形態主要表現為現實利用價值，具體可體現為證據價值，經濟效益價值等，當產品被淘汰停產后若有繼續保存價值，則側重體現為歷史研究價值、情報價值、文化價值等。由此說明在鑒定不同時期不同類型的檔案是否具有價值及其具有何種價值時，應采用具體問題具體分析的態度，此時，我們只有把握住了檔案的價值形態，才能具體分析檔案的價值所在。實際部門在評判檔案價值中有兩種傾向值得注意，一是在觀念或潛意識中往往用檔案是否有經濟效益價值、是否被現實利用或被利用頻率來作為評價檔案價值的依據。在館(庫)藏檔案中有些年代久遠的檔案，遠不如具有現實性的檔案那樣被經常利用，其中有的確已失去保管價值，但其中也確有部分檔案仍具有相當的情報價值或文化價值，應當把這些記錄有代表性的事件、人物，事實的檔案挑選出來予以保存，不能以一時是否被利用來決定檔案的存毀。二是鑒定中往往采取“一刀切”的識判方法去評價檔案可能具有的不同價值形態。我國檔案種類繁多，檔案鑒定過程復雜，不同地區、不同鑒定環節對不同種類、不同年代檔案進行不同價值形態鑒定時，應采用不同的鑒定要求。以檔案的情報價值為例，隨著時間的延伸，當檔案對原事物的證據價值逐漸減弱時，其情報價值可能會逐漸突出。當評價檔案是否具有情報價值時，要求鑒定者應具有更廣闊的視角和更豐富的知識．正如國際檔案發展委員會主席莫里斯?瑞杰在《現代檔案的篩選與鑒定》一文中所說：“對鑒定者采說，需要具有與鑒定中各個文件實體有關主題的知識，每個人必須在寬主題領域(諸如外交、軍事、工業、商業、農業、勞動等)成為專家，在那個領域里具有基本的關于研究方法、需求、發展趨向等的專業知識，以及在特定題目中的專長，以便能夠在看得到的將來，以其可能用于該領域研究為出發點去評價文件的價值。”①
在檔案信息資源開發利用上，正確認識與把握檔案的價值形態對開發利用工作具有向導作用。首先以檔案的社會文化價值為例，檔案部門應當改變以往過多關注檔案的現實利用價值與經濟效益價值的傾向，加大弘揚檔案社會文化價值的力度。當前我們黨和國家比以往任何時候都更加重視文化的作用，認為當今世界各國之間以經濟力、科技力、軍事力、民族凝聚力為主要內容的綜合國力競爭日益激烈，而文化是廣泛滲透于上述力量之中的。一個國家和民族沒有文化優勢，就無法擁有未來。文化作為一種力量不僅表現為技術與知識，還表現為理想和信仰，只有擁有堅定信仰的民族才有強大的凝聚力，而文化正是塑造民族信仰的強大支柱。檔案文化作為文化的一部分，在這一背景下，如果我們還停留在追求檔案的經濟價值上，而忽視檔案的社會文化價值，將會失卻自我發展的歷史機遇，甚至會犯下歷史性的錯誤。再以檔案的情報價值為例，檔案是一種重要情報源，人們利用檔案相當多的情況下體現為情報價值的利用。所謂情報是指傳遞過程中具有利用價值的知識、數據、消息和事實，其基本屬性是知識性、傳遞性與價值性。按檔案與情報的關系，情報是上位概念，檔案是一種情報源，我們把檔案中有利用價值的知識傳遞出去，對于用戶就能產生情報效應。大力增強檔案情報價值的認識，對促進檔案信息資源開發利用具有重要指導意義，一是有利于增強檔案部門的信息意識，把工作的中心放在活化檔案信息上，變靜態信息為動態信息，促進檔案情息的流動與傳遞；二是有利于把情報工作的理論與方法引進到檔案利用領域，情報工作的理論、方法、手段較檔案工作發達，這一引進有利于提升檔案部門開發檔案信息資源的能力。檔案的價值形態是多元化，實現檔案價值的途徑也應是多樣的，例如檔案既然具有情報價值與社會文化價值形態，欲實現其價值就應該按照情報工作與文化工作的方法、規律來運作。因此，當論述到檔案價值形態時，不能只想到它對檔案價值鑒定的作用，它對檔案信息資源的開發利用同樣具有導向作用。
注釋：
彼得?瓦爾納主編《現代檔案與文件管理必讀》檔案出版社1992年版， 第276頁。
②同上，第277頁。
③同上，第271頁。
（郭紅解、李軍摘自《檔案學》2004年第3期）
