檔案職業(yè)的形態(tài)

形態(tài)是關于事物存在的方式,是事物的形狀或結構等的表現(xiàn)態(tài)勢。由于不同事物具有不同的存在方式,所以事物的形態(tài)是豐富多彩的。形態(tài)對于職業(yè)而言也是如此,幾乎有多少種職業(yè)就有多少種形態(tài)。但是,在職業(yè)存在的多種“態(tài)勢”中,真正能夠反映職業(yè)特征的,應當是職業(yè)的基本形態(tài)。在中國檔案職業(yè)中,這些基本形態(tài)主要包括職業(yè)主體、職業(yè)客體、職業(yè)技能和職業(yè)條件等構成要素。

２.１　檔案職業(yè)主體

在職業(yè)構成的要素中,人是職業(yè)的主體。一方面,人是職業(yè)的承擔者,離開了人,職業(yè)就不復存在。另一方面,職業(yè)服務于人,任何職業(yè)的設置都是人類實現(xiàn)自身利益的需要。在這里,職業(yè)從人出發(fā)又回歸于人,形成了一個循環(huán)運動。在職業(yè)形態(tài)中,人的年齡、性別、文化程度等,是職業(yè)形態(tài)的重要表現(xiàn)形式。

具體地說,職業(yè)活動的主體是指決定職業(yè)活動的行為主體,也就是符合勞動力要求的勞動者。實際工作中,未達勞動年齡和已經超過勞動年齡只要在體力、智力方面具備生產能力仍然參加社會勞動的人,都被視為勞動者,也都是職業(yè)活動主體。準確地說,職業(yè)活動主體是推動職業(yè)活動的人,如前所述,檔案職業(yè)以檔案為管理對象而形成職業(yè)活動。在檔案職業(yè)的構成中,職業(yè)主體,即檔案管理人員是基本和活躍的因素。檔案管理人員的狀況,在很大程度上決定了檔案職業(yè)的基本狀況和發(fā)展趨勢。因此,認識和研究檔案管理人員就成為檔案職業(yè)研究的重要內容。

２.１.１檔案管理人員的基本情況　從一般意義上講,檔案管理人員是以直接檔案管理為工作內容的專業(yè)人員。這些人員分布在檔案館、檔案室和檔案行政部門。根據中國國家檔案局的資料顯示,截止到２００２年年底,全國列入統(tǒng)計范圍的檔案部門共有專職檔案人員９１２０７人。其中,各級檔案行政管理部門１９８９３人;各級各類檔案館３６４９７人;省直以上機關、大型企業(yè)、地市級以上事業(yè)單位檔案室(處、科)３４８１７人。在這些檔案人員中,女性為５９６９５人,占總人數的６５．５％;５０歲以上的有１０３９２人,占總人數的１１．４％;３５~５０歲的有５２３５８人,占總人數的５７．４％;３５歲以下的有２８４５７人,占總人數的３１．２％。

在列入統(tǒng)計范圍的各級各類檔案部門現(xiàn)有專職人員中,博士研究生畢業(yè)的有３８人,占總人數的０．０４％;碩士研究生畢業(yè)的有３５９人,占總人數的０．３９％;研究生班畢業(yè)的有４６０人,占總人數的０．５％;雙學位畢業(yè)的有１５６人,占總人數的０．１７％;具有大學(含大專)文化程度的共有６３３３１人,占總人數的６９．４４％;具有中專及普通高中文化程度的共有２４３９０人,占總人數的２６．７４％;初中以下文化程度的共有２４７３人,占總人數的２．７１％。在這些檔案專職人員中,具有大專以上(含大專)檔案專業(yè)程度的有１６７６３人,占總人數的１８．４％;具有中專及職業(yè)高中檔案專業(yè)程度的有３３１１人,占總人數的３．６％;接受過在職培訓教育的有３５９５９人,占總人數３８．８％。

２．１．２檔案管理人員的狀況分析　從總體上看,我國檔案管理人員狀況呈現(xiàn)出以下特點:

(１)數量不多。我國列入統(tǒng)計范圍的專職檔案人員尚不足１０萬人(只有９１２０７人)。這在我國龐大的人口基數中可以忽略不計。如果按照我國國務院新聞辦公室?中國的就業(yè)狀況和政策?白皮書所公布的勞動力人口作為統(tǒng)計基數的話,截止到２００３年底,我國從業(yè)人口為７４４３２萬人,檔案從業(yè)人員僅占０．０００１２２５３％。如果按照?中華人民共和國職業(yè)分類大典?的分類體系,檔案從業(yè)人員中的“各級檔案行政管理部門”為國家公務員;“事業(yè)單位”的檔案管理人員,從嚴格意義上講也應當隨其單位的性質劃分類別。這樣,真正屬于檔案職業(yè)的從業(yè)人員只有“各級各類檔案館”的３６４９７人。和這一職業(yè)相近的全國各級各類圖書館有２６９６個,少于檔案館數量的３９７８個,但共有從業(yè)人員４８４９８人。如果僅僅從從業(yè)人員的數量看,檔案職業(yè)應當屬于人數較少的職業(yè)之一,這種職業(yè)很難構成對社會產生重大影響的支柱“產業(yè)”。

(２)年齡適中。按照我國規(guī)定勞動者的勞動年齡范圍:男子一般為１６~６０周歲,女子為１６~５５周歲,女工為５０周歲,從事井下、高空、高溫和特別繁重體力勞動或其他有害身體健康的工種的工人,最高年齡男子為５５周歲,女子為４５周歲。在我國列入統(tǒng)計范圍的檔案部門共有專職檔案人員中,５０歲(含５０歲)以下的人員占從業(yè)總人數的８８．６％。其中,３５~５０歲的有５２３５８人,占總人數的５７．４％;３５歲以下的有２８４５７人,占總人數的３１．２％。由此可見,我國檔案職業(yè)隊伍是一個年齡適中的群體,是一支年輕而具有活力的隊伍。在這一群體中,年輕人占了很大的比重:一方面,這說明從業(yè)者具有較強的可塑性,易于接受新生事物,有較大的發(fā)展空間。另一方面,也可以說明這一群體的成長經歷并不長,從某種程度上說,還缺乏一定的職業(yè)穩(wěn)定性。

(３)性別比例明顯。在我國列入統(tǒng)計范圍的檔案部門共有專職檔案人員中,女性為５９６９５人,占總人數的６５．５％。這在一方面說明社會通過檔案職業(yè)為女性提供了廣闊的就業(yè)空間,體現(xiàn)了我國政府所一貫倡導的保障婦女合法就業(yè)權利的精神;而在另一方面,也充分說明了檔案職業(yè)確實存在符合女性就業(yè)的某些特征,以及滿足女性擇業(yè)需求的客觀條件。檔案職業(yè)正是在這種“特征”與“條件”的交互作用中,成為一種性別比例明顯的職業(yè)。

(４)專業(yè)化程度較低。在我國列入統(tǒng)計范圍的檔案部門共有專職檔案人員中,受過正規(guī)檔案專業(yè)教育(大專以上)的人員,僅占總人數的１８．４％,具有中高級專業(yè)技術職務的人員占已評定專業(yè)技術職務人員總數的１２．６１％。而在圖書館業(yè),這一比例為３．１％。

這可以說明三方面的問題。其一,在檔案管理工作的從業(yè)人員中,有相當多的人員的職業(yè)確定性是在進入這個職業(yè)之后形成的,檔案管理從業(yè)人員可以通過實際的管理活動和在職培訓的形式,獲得其賴以生存的職業(yè)技能。其二,檔案職業(yè)領域對其從業(yè)人員的專業(yè)水平并沒有嚴格的要求,這種專業(yè)水平可能來自人們某種自然技能(如聽、說、讀、寫)的合理延伸,也可以通過傳統(tǒng)的“師徒相承”而非專業(yè)教育的方式獲得。其三,前兩項原因必然造成檔案職業(yè)中具有專業(yè)技術職務的人員比例較低,而這將導致這一職業(yè)缺乏吸引具有較高專業(yè)水準人員進入的優(yōu)勢。

２.２　檔案職業(yè)客體

所謂職業(yè)活動客體,是職業(yè)賴以生存的對象,是職業(yè)活動主體的相對物,是構成職業(yè)活動的基本要素。實際上,職業(yè)客體是指特定職業(yè)所擁有的物質資源。這種物質資源的多寡和優(yōu)劣,在很大程度上決定著職業(yè)主體的行為狀況,決定著職業(yè)的社會地位及其聲望。沒有職業(yè)活動客體,就不會發(fā)生職業(yè)行為,職業(yè)活動主體也就喪失了主體地位。因此,一種職業(yè)使用什么樣的原材料,加工制造哪些產品,這是構成職業(yè)形態(tài)的又一重要依據。

２.２.１檔案職業(yè)客體的狀況　檔案職業(yè)的客體是檔案。作為一種人類社會活動的產物,檔案一直以來都是檔案學術界多有涉及的話題。據權威資料顯示,在２０世紀８０年代檔案學十個較為突出的研究成果中, “關于檔案的起源、本質、價值問題”的研究位居其首,而且是“熱門研究課題之一”。

實際上,檔案作為一種人類社會活動的產物,作為一種貫穿歷史、現(xiàn)實和未來的概念,具有十分豐富的內涵,可以引發(fā)人們許多想象。然而,不論我國學者討論問題的方式和角度存在多大的差異,都無法否認檔案作為一種客觀事物而存在的結果,也無法回避檔案作為一種歷史記錄的客觀現(xiàn)實。實際上,從一般意義上講,我國現(xiàn)存檔案的主要部分,是由文件“轉化”而來的。這種轉化中,包含了包括檔案管理人員在內的、大量的“職業(yè)投入”。當檔案形成之后,檔案管理人員要通過特定的方式將其妥善保存并加以開發(fā)利用。因此,檔案就成為檔案職業(yè)十分確定的物質客體。

根據中國國家檔案局的資料顯示,截止到２００２年,全國各級各類檔案館館藏檔案共計１９１３６１２５６卷。全國各級各類檔案室保存檔案共計１５３５８８９１２卷。作為檔案職業(yè)的客體———檔案,無論從總體上看,還是從成分上去分析,都構成了巨大的社會資源。正是這種社會資源的存在,從根本上“造就”了檔案職業(yè)。當然,檔案職業(yè)發(fā)展還有待于對這些資源的開發(fā),即通過資源的“產品”形態(tài)實現(xiàn)與社會的“有效溝通”。

２.２.２檔案職業(yè)的“產品”形態(tài)　產品是職業(yè)活動的最終成果形態(tài)。在人類生產、生活的各個領域,沒有什么能比產品更具有權威性。產品可以滿足人類生存、享受和發(fā)展的需要;產品可以促使人們不斷地更新觀念、意識、知識和技能;產品是新技術產生的直接動力。因此,產品總是具有發(fā)明和創(chuàng)造的色彩。一個新產品的問世,往往直接改變著某一職業(yè)形態(tài),而不同的產品常常來自不同的職業(yè)領域,并反映著該領域特定的職業(yè)形態(tài)。因此,檔案職業(yè)的生存與發(fā)展,也將取決于提供滿足社會需求的“產品”,而社會需求則是形成職業(yè)產品的最終動力。

如上所述,作為檔案職業(yè)客體的檔案,并不完全是檔案職業(yè)的“產品”。實際上,檔案主要是在非檔案職業(yè)領域中形成的、由檔案職業(yè)進行“貯存”和“轉換”的原料。這種職業(yè)客體最終要以能夠滿足社會需要的職業(yè)產品的形式,體現(xiàn)該職業(yè)的社會價值。

具體地講,檔案職業(yè)產品主要是以以下幾種形式滿足社會需要的。

(１)檔案的開放

檔案的開放是將經過檔案職業(yè)人員整理和編目的檔案,直接提供給利用者的檔案職業(yè)產品形式。由于檔案具有原始的記錄屬性,就使得“檔案的開放”成為檔案職業(yè)與社會溝通的主要內容。“檔案的開放”這個指標也許是具有中國特色的,由于種種眾所周知的原因,我國檔案館中所藏檔案的基礎情況不理想,無法以原始狀態(tài)的面目提供給公眾。據中國第一歷史檔案館統(tǒng)計,將館藏檔案全部整理到文件級,以目前的常規(guī)處理速度需要１００年。因此,“開放檔案數量”這一指標就包含著大量的檔案職業(yè)工作付出:整理、編目、鑒定、修復以及對珍貴部分進行縮微或數字化處理等。

(２)檔案資料的出版

檔案資料的出版是將經過檔案職業(yè)人員系統(tǒng)整理和編輯的檔案,以出版物的形式向社會傳播的檔案職業(yè)產品形式。為了解決“檔案文獻的浩繁、蕪雜和副本的有限性與人們利用要求的專題性、科學性和廣泛性的矛盾”,就使得“檔案資料的出版”成為檔案職業(yè)的重要職業(yè)產品。

(３)檔案的展覽

檔案的展覽就是根據館藏檔案的情況,結合公眾對檔案利用的需求,主要利用館藏檔案和資料,以不同形式的展覽將檔案和檔案中反映的內容介紹給社會。這種形式受眾廣泛,是充分發(fā)揮檔案的社會教育功能,擴大檔案的社會利用,吸引公眾關注檔案的較好形式。中國的檔案界在近些年開始重視這一形式,大部分的省以上檔案館都設有常年的館藏檔案展,另外每年都有一些新的專題展覽面市。

此外,制作以檔案為主要內容的專題片、設置網站公布檔案資料也越來越成為檔案職業(yè)產品的基本內容。

毋庸置疑,檔案就是檔案職業(yè)的工作對象,檔案職業(yè)工作者正是通過對檔案的收集、整理、保存和提供利用而得以存在的。隨著社會的發(fā)展和檔案職業(yè)領域從業(yè)人員水平的提高,檔案的管理方式會越來越現(xiàn)代化,檔案職業(yè)領域為社會提供“檔案產品”的形式也會越來越豐富多彩。

２.３　檔案職業(yè)的條件

所'A3皗謂職業(yè)條件,是指職業(yè)活動得以進行的基本物質條件。它包括４個方面的內容。(１)職業(yè)資源。比如森林、土地、動植物區(qū)域分布等就是決定職業(yè)形成的最原始因素。沒有森林的地方,不可能有伐木工這一職業(yè),沒有礦藏的地方,自然不會出現(xiàn)冶煉工等相關職業(yè),職業(yè)活動自然也就無從談起。職業(yè)活動受職業(yè)資源的限制,職業(yè)資源也就成了職業(yè)活動的必備條件。(２)職業(yè)活動工具。包括機械工具、運輸工具、觀察測量計算工具、各種物件器具,以及語言、文字、圖表、信息等各種軟工具,一定的職業(yè)活動需要有一定的職業(yè)手段。沒有相應的職業(yè)活動工具,職業(yè)活動主體與客體就無法對接,職業(yè)活動也就無法啟動。(３)職業(yè)活動空間。包括廠房、道路、河流、倉庫、田間等職業(yè)活動場所都屬于職業(yè)活動空間,職業(yè)活動空間條件的質量,對具體的職業(yè)活動有重大影響。職業(yè)空間安全衛(wèi)生設施的改善,就是為職業(yè)實踐創(chuàng)造的有利條件。(４)職業(yè)活動時間。職業(yè)活動是在一定的時間內進行的。我國規(guī)定的８小時工作制,就是從時間上為職業(yè)活動提供的條件。總之,職業(yè)活動條件是職業(yè)活動的重要橋梁和手段,缺少必要的職業(yè)活動條件,其他職業(yè)活動因素只能是個別要素,尚構不成職業(yè)活動整體。

具體到檔案職業(yè)而言,作為職業(yè)資源的檔案已經在上文中進行了闡述;其職業(yè)活動的時間也是由國家規(guī)定的,對于檔案職業(yè)來說,職業(yè)活動時間并無特殊意義。因此,檔案職業(yè)條件的基本問題就是檔案職業(yè)活動的空間狀況和技術設備狀況,主要包括檔案庫房、檔案裝具和檔案技術設備等。

檔案職業(yè)的條件是檔案職業(yè)基本構成因素。作為一項從事信息資源開發(fā)與利用的職業(yè),檔案職業(yè)的技術條件和技術手段在一定程度上決定著檔案職業(yè)的發(fā)展。

２.４　檔案職業(yè)活動技能

在職業(yè)構成的基本要素中,職業(yè)的主體和職業(yè)的客體是通過職業(yè)的技能實現(xiàn)結合的。不同的檔案原材料具有不同的性能和用途,不同的檔案產品需要不同的設備和工藝,而所有這些又要靠掌握了特定技能的人來處理和運用。因此,職業(yè)的技能是聯(lián)系職業(yè)主體與職業(yè)客體的紐帶。

檔案職業(yè)技能主要是通過檔案管理活動的業(yè)務內容及其知識水平得以體現(xiàn)的。就檔案管理活動的業(yè)務內容而言,主要包括檔案管理活動的基本程序和檔案管理活動的基本方法。雖然檔案管理活動的基本程序和基本方法最終服務于檔案職業(yè)產品,但它們同樣具有自身的特色。作為一種技術指標、操作規(guī)程和操作方式,檔案管理活動的業(yè)務內容是職業(yè)形態(tài)的直觀表現(xiàn)形式。

檔案管理作為一種職業(yè)的過程,其基本形態(tài)表現(xiàn)為檔案職業(yè)活動的基本程序。所謂程序是指事物運動過程中必須遵循的前后相連的、體現(xiàn)出事物運動規(guī)律的、穩(wěn)定的步驟系列。檔案管理職業(yè)活動的基本程序,是指為實現(xiàn)檔案職業(yè)的功能目標而對各業(yè)務環(huán)節(jié)所作的有序安排。具體包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等６項內容,通稱為６個環(huán)節(jié)。隨著檔案管理活動的不斷發(fā)展,檔案管理活動的業(yè)務內容也在不斷地變化和補充。近年來,檔案的檢索、編研等已經發(fā)展成獨立的工作內容。

２.４.１檔案的收集　各種社會組織和個人在工作和活動中形成的文件,往往是分散的,范圍廣、數量大;而社會組織對檔案的利用需求卻往往是相對集中和專一的。為了解決文件形成后的分散狀態(tài)和利用要求集中的矛盾,就需要把分散在各機關單位和個人手中的檔案,以及散失在國外的歷史檔案,經過挑選,按照一定規(guī)定,有計劃地集中到有關的檔案室和檔案館,實行集中統(tǒng)一管理。

２.４.２檔案的整理　收集起來的檔案,數量很大,成分復雜,其中有的是數量龐大的零散文件,有的雖然經過文書部門組卷,但仍然處于相對零亂的狀態(tài)。然而,檔案的日常管理和社會的實際利用,則需要系統(tǒng)化、條理化的檔案。為了解決檔案的零亂狀況與系統(tǒng)管理及查找利用的矛盾,就要對檔案進行分類、組卷、排列和編目,使之系統(tǒng)化起來。

２.４.３檔案的鑒定　隨著社會的發(fā)展和各項實踐活動的進行,新的檔案不斷產生,數量日益增多。由于檔案的保存價值有時間長短之分,檔案保存了一定時間后,有些檔案失去了保存價值,有些檔案仍需繼續(xù)保存,有用和無用混雜一起,玉石不分;另一方面,由于人們認識水平的局限性和社會活動的復雜性等原因,使某些檔案的內容所反映的情況不大符合客觀實際,造成了真假不分。而人們需要保管和利用的,是那些有價值的檔案。為了解決檔案變得龐雜和利用需要精煉、真實的矛盾,就u56762  必須對檔案進行審查和鑒別工作,“去粗取精”“去偽存真”,剔除失去價值的檔案,使有價值的檔案得到更好地保管和利用。

２.４.４檔案的保管　由于自然的和社會的各種因素,檔案始終處于漸進性的自毀過程中,甚至可能遭受到水、火、地震、戰(zhàn)爭等破壞,所以檔案的壽命是有限的。而社會的利用則要求我們把檔案長久地保管下去,為維護國家歷史真實面貌服務。為了解決檔案不斷損毀與長遠利用的矛盾,必須采取各種保護措施防止和延緩檔案遭受損毀,盡量延長檔案的壽命,保證檔案的安全。

２.４.５檔案的檢索　檔案數量龐大,內容繁多,通常是根據它的自然形成規(guī)律,按照基本的體系整理和存放的,而社會利用檔案則是具體的、特定的和多種多樣的。解決龐大的、基本的整理體系與具體的、特定的利用需要之間矛盾的需要,推動人們從不同角度,采用各種方法來揭示檔案的內容和成分,編制各種檢索工具。

２.４.６檔案的提供利用　檔案職業(yè)活動的目的是為了提供檔案為社會服務。而收集、整理、鑒定、保管、檢索等工作,只是為提供利用奠定基礎,創(chuàng)造提供利用的可能性。為了使可能性變成現(xiàn)實性,滿足社會上利用檔案的各種各樣需求,就要通過各種方式介紹和實際地提供檔案為利用者服務,溝通檔案職業(yè)與社會的聯(lián)系。

２.４.７檔案的編研　人們到檔案館(室)利用檔案,受到了利用地點和范圍的限制,影響了檔案作用的充分發(fā)揮。為了做到主動的、系統(tǒng)的服務,就需要編輯公布出版檔案史料,在更大的范圍內發(fā)揮檔案的作用。

２.４.８檔案的統(tǒng)計　要實現(xiàn)檔案的科學管理,充分發(fā)揮檔案的作用,還需要對檔案及其有關情況進行全面調查了解,做到胸中有數。這就必須對檔案工作的各個環(huán)節(jié)及有關情況,進行定量觀察統(tǒng)計和分析研究。

所謂檔案管理活動的基本方法,就是為了完成檔案管理活動的業(yè)務內容而采取的一系列措施和手段的總和。在具體檔案職業(yè)活動中,上述檔案管理內容都可以具體表現(xiàn)為一定的方法和手段。檔案職業(yè)管理過程中的方法、手段的集合,就形成了檔案職業(yè)技能的指標體系。

總 之,中國檔案職業(yè)活動是由其基本形態(tài)構成的客觀實在。檔案職業(yè)之所以是一種確定的職業(yè)活動,從根本上講,就是因為它具備了職業(yè)活動的基本要素。這些要素,共同構成了檔案職業(yè)的基本形態(tài),決定著檔案職業(yè)的發(fā)展狀況。因此,分析和研究職業(yè)應當從職業(yè)的構成和要素開始,離開了對包括職業(yè)活動的主體、職業(yè)活動的客體、職業(yè)活動的條件在內的職業(yè)構成要素的分析,檔案職業(yè)研究就無從談起。