檔案的作用

檔案是人類文明的伴生物。在人類漫長的文明史中，無論各個國家的政權性質如何，發達程度如何，都無一例外地在日積月累地形成和保存檔案，并將其流傳后世。之所以如此，是因為檔案具有獨特的、其他事物不可替代的作用。檔案具有廣泛的社會作用，隨著社會和人們認識的發展，檔案作用還在不斷得以發掘，目前比較集中和主要地表現在行政、業務、文化、法律、教育等幾個方面。

一、行政作用

檔案是各級各類機構、社會組織行使職能、從事管理活動的真實記錄，這些記錄對于該機構、地區乃至國家工作人員察往知來，保持政策、體制、秩序、工作方法的連續性、有效性，以及決策的科學性具有不可或缺、無可替代的憑證和參考作用，這種作用可以稱為資治作用或行政作用。

明代內閣大學士邱濬奏議建“皇史宬”檔案庫的上疏，認為：“經籍圖書者乃萬年百世之事”，“今世賴之以知古，后世賴之以知今者也”，應“立為案卷，永遠存照”（《明實錄》第 函，《考宗弘治實錄》卷 。謝倫伯格認為，檔案是一個政府借以完成其工作的基本行政工具，它是政府機構賴以建立的基礎。這是因為檔案中包含機關、企事業單位行使職能的法律依據，處理事物的結果，重要事實的記錄和大量的工作經驗，各級機構需要借助于這些依據和經驗去制定政策、處理社會、法律以及組織、程序等方面的問題。沒有這些記錄，任何機構都難以保證其決策、管理上的連續性和科學性。要在日常工作中避免主觀唯心主義，堅持實事求是，就不能離開對以往工作活動的記錄和查考。大到制定黨和國家的方針政策，小到處理每一件具體事務，都應該有理有據，而這個“據”就是既定政策和事物的本來面貌，它在很大程度上來自檔案。機關領導和業務工作人員，在熟悉情況、總結經驗、制定計劃、研究案例、處理問題時，常常需要從檔案中查考先前的記載，從中得到了依據和重要的參考信息，保證工作的順利進行。例如，黨的十一屆三中全會上通過的《關于黨內若干歷史問題的決議》就是在大量利用檔案的基礎上寫成的。在機關、企事業單位的決策和管理活動中，通過對檔案的利用和分析，有助于對現實工作和未來發展作出準確的判斷，實現對人、財、物、信息等資源的有效管理，從而達到優化資源配置的目的。如北京城建檔案館為北京的城市建設和規劃提供了大量原始材料，為建設具有民族傳統和時代精神的新北京作出了重要貢獻。相反，有的地方由于“無案可查”，常常貽誤工作，由盲目而導致錯誤的決斷，給政治活動、行政管理和經濟工作帶來被動和損失。無數事實證明，檔案是行政工作的工具之一，充分發揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

二、業務作用

檔案作為歷史的記錄，就其宏觀而言，縱觀古今許多歷史階段，橫穿自然和社會的各個領域。就其微觀而言，它記述了人們改造客觀世界和主觀世界的實踐過程，涉及了生產經營、金融貿易、工程設計、教育衛生、文學藝術、軍事外交等諸多方面。檔案在每一個業務領域中都發揮了重要的憑證和參考作用，成為業務活動的信息支持和保障。

檔案記載了各行各業運營、發展的有關情況、成果、經驗和教訓，是以往業務活動的記錄和繼續開展業務活動的條件。這是因為：第一，人類的生產、經營等各種業務活動與行政管理一樣都是一個連續的過程，是以部分地繼承前人的成果、經驗為條件的。沒有這種連續和繼承，社會生產力就難以發展，各項業務就失去了根基。因此，在各項業務活動中經常需要查閱以往的記錄作為繼續工作的依據。第二，在業務活動中利用前人的記錄常常需要精確的記錄，這是人腦記憶和口頭傳達難以滿足的。有時由于缺少一個數據或數據不準確，就會妨礙業務活動的正常進行。而各種專門業務檔案中除了以文字表達的定性記錄外，還有大量以數字表達的定量記錄（如統計數據、會計報表等）和以圖形、圖像表達的記錄（如設計圖紙、勘測圖、觀測圖等），這些記錄是業務活動中須臾不可離開的基礎和條件。例如，會計檔案是編制國家和地方預算，編制單位預算和財務收支計劃的重要依據，是各項經濟查證的可靠的書面證明；訴訟檔案是各類案件審結和再審、復審的可靠憑證；商標檔案是確定商標專用權、開展商標評審工作，監督產品質量，查處商標侵權行為，以及進行商標咨詢工作的基本依據。

在各項業務活動中形成的檔案不僅可以維持業務活動的正常進行，有時還可以產生明顯的社會效益和經濟效益。中國第一歷史檔案館所藏明清時期的水文檔案為建設長江三峽水利樞紐工程和治理黃河、海河提供了重要的依據和參考。浙江省建筑設計院利用茅以升同志保存下來的錢塘江大橋檔案，掌握了該橋附近地下水文情況，節約了15萬元鉆探費，加快了設計速度。在1991年居庸關及古長城遺址的修復工程、1999年天安城遺址的修復工程、 門廣場修整工程中，檔案都為工程的設計和施工提供了重要依據，而且節約了大量的設計施工資金。又如，在生產開發領域中，充分利用檔案可以節省大量資源，對于節約勞動支付和避免重復勞動，對于企事業單位挖潛、革新、改造，取得經濟效益都具有重要作用。僅據上海、天津檔案部門不完全統計，1994年通過開發利用檔案創造的直接和間接經濟效益就分別達4.3億元和6.2億元。

三、文化作用

檔案的文化作用主要是指檔案是人類所創造的一種寶貴的精神文化財富，以及對于人類社會文化的積累、傳播、發展與進步所發揮的各種功能。檔案與文化緊密相連，檔案是人類文明的產物、是歷史文化遺產中必不可少的組成部分。社會文化的發展是具有歷史連續性的，社會物質生產發展的連續性是文化發展歷史連續性的基礎，而檔案的存在和發展是文化發展連續性的重要條件之一。

檔案是民族文化的集中體現。檔案是一個民族、一個國家歷史的真實記錄，內容廣泛而豐富，既包括朝政國法、軍事經濟，也含有風土民情、自然景觀，在某種意義上檔案是民族文化的“根”和民族文化心理的情感寄托。越是民族的越是世界的，各民族文化的精華成為世界文化寶庫的源泉。我國藝術研究院音樂研究所珍藏的“中國傳統音樂聲音檔案”，第一歷史檔案館珍藏的“清代內閣檔案件檔案，已經先后被批準為世界級記憶遺產，并列入世界記憶工程名錄。

檔案是歷史文化的積累。檔案中記錄了人類的思想和活動的成果，這些知識和經驗使得人類社會走向文明。檔案與人類文化活動同生同在，是人類文化活動的伴生物與副產品。美國著名民族學家摩爾根認為，人類是通過經驗知識的緩慢積累，才從蒙昧社會上升到文明社會的。社會的發展、科學的進步都是建立在一定的文化積累基礎之上的，而檔案正是人類社會綿延不斷的文化的重要載體形式。

檔案是歷史文化傳承的手段。檔案中凝聚了歷史經驗，蘊涵著社會和事物的發展規律，檔案的保存和流傳實質是人類文化的延續。這種文化傳承有時借助于檔案本身的流傳，有時則以檔案作為歷史研究和其他學科研究的第一手資料轉載于其他著述和學術成果之中。在歷史研究中，史學研究人員常借檔案記載了解歷史事件的來龍去脈、前因后果、內外關系，以把握歷史發展的規律。我國的許多史學名著，如《史記》、《漢書》等都是利用檔案才寫成的。胡繩所著的《鴉片戰爭到五四運動》一書，也是在對大量檔案史料和其他文獻資料深入研究的基礎上完成的，據統計，該書直接引用的檔案史料就達843處之多。根據中央檔案館珍藏檔案制作的電視片《紅旗飄飄--中國共產黨歷史上的今天》是中國共產黨80年歷史的全面生動的展現。該劇分365集，用一年時間在全國30個省、自治區、直轄市的80多家電視臺播出，收看的觀眾約達1.7億人，在社會上引起了極大的反響，對于弘揚主旋律，傳播先進文化具有顯著的效果。

檔案是文化創新的基礎。這不僅表現在人們可以從檔案中吸取歷史文化的精髓，作用于社會意識形態，形成新的文化價值判斷，也表現為人類可以在借鑒已有文化成果的基礎上創造新的文化。如一些檔案具有較高的文學藝術價值，可供欣賞和收藏；一些檔案資料為文藝作品的創作提供了生動可信的素材和生活原型，被直接或間接引用到作品中。如北京京劇院在創作京劇《風雨同仁堂》時，就利用了大量的檔案，同仁堂和其他許多老字號的原始檔案資料都成為編劇、導演構思劇本的基礎。

四、法律作用

檔案的法律作用是指檔案在解決爭端、處理案件等活動中所發揮的證據作用。法律作用是檔案憑證價值的集中體現。從檔案的形成來看，它是當時、當地、當事人在業務活動中形成的原始記錄，真實性、可靠性強，是令人信服的真憑實據。

一方面，在政治斗爭、軍事斗爭、經濟斗爭、外交斗爭，解決領土爭端等方面，檔案的法律作用表現得十分突出。為此，從古至今，各國政府都把檔案作為一種斗爭的武器。在奴隸社會、資本主義社會中，統治階級把檔案看做是“插入鞘中的劍”，“社會的甲胄”。在我國大量的檔案中，記載著國內外不同時期和各個方面的活動以及我國人民進行革命斗爭的情況和有關的歷史事實。例如，近幾年來，日本右翼勢力日漸猖狂，不斷否認自己的侵略行徑。1994年，遼寧省檔案館發現了一組記載南京大屠殺情況的日文檔案，這些日本侵略者自己形成的檔案還歷史以本來面目，可以說是鐵證如山。南京市檔案館館藏中的崇善堂埋尸檔案、南京偽政府檔案等幾份原始檔案記錄，完全可以作為法律證據，將日本侵略者推上歷史的審判臺。根據中外檔案館的有關史料、國際軍事法庭和中國軍事法庭對此案的審判記錄、參戰日軍官方和私人留下的罪行證據以及當年西方目擊者提供的證言材料和幸存者的血淚控訴編輯出版發行的《侵華日軍南京大屠殺》光盤，將日本軍國主義關于“南京大屠殺是虛構的”的瘋狂叫囂駁得體無完膚，并使人們更加認清了侵略者的本質。

另一方面，檔案在維護國家、集體、個人合法權益方面的法律作用也十分突出。因為在檔案中有關立法性質的文件規定了各種社會關系、國家關系、經濟關系和政治關系的組成；契約、合同、協議、單據等社會團體、個人之間交往中形成的文件，記載了各方承擔的政治、經濟、勞務等方面的權利和義務。當在這些問題上發生疑問、爭執、糾紛時，檔案最能夠說明權益的歸屬，具有無可辯駁的證據作用。在我們的日常生活中，檔案作為法律憑證維護正當合法權益的例子也不勝枚舉。如檔案在解決房地產糾紛，證實個人學歷、經歷等方面都發揮了很大的作用，據鐵道部11個鐵路局16個鐵路分局和30條鐵路線的統計，從1983年至1987年利用地方檔案作為原始憑證，解決與地方之間土地產權糾紛，僅為鐵路建設避免重復征用土地一項，就減少費用9.74億元。再以知識產權為例，我國自1980年6月加入世界知識產權組織以來，為了與國際知識產權保護標準接軌，制定了一系列保護知識產權的法律，為保護知識產權提供了法律保證。同時我國有關部門還收集、保存了與各類知識產權相關的準確、系統、完整的檔案，比如：商標檔案、技術合同檔案、著作檔案、專利檔案等，從而為解決知識產權糾紛，維護知識產權人的合法權益提供可靠證據，亦即事實性依據。據有關資料統計，1986年至1993年，全國人民法院共受理知識產權糾紛案3505件， 其中著作權案1168件；專利權案1783件；商標權案554件。這些案件都是通過利用檔案取得證據而最終審結的。

五、教育作用

古人立檔有直接或間接的目的，一方面反映了中央集權制的封建政權在政治方面的需要，另一方面也是所謂文化--文治教化的需要。教育，指的是按照一定的社會要求，對受教育者的身心施以影響的一種有目的的、有計劃的活動。除了學校教育外，人們還要有意無意地接受家庭教育和社會教育，其中，社會教育是終身教育。在社會教育的諸多素材中，檔案以其獨特的歷史性、直觀性和原始性，成為宣傳教育的重要材料。

檔案是一種重要的教育資源，它以第一手原始材料見長，翔實地記錄了人們創造歷史的曲折歷程和奮斗足跡，形象生動地反映了社會生活的方方面面，其真實性不容置疑，因而具有不可抗拒的說服力和感染力，如果能夠得到有效的開發，“就能在發展民族心理的過程中，在促進人們了解其自身發展及其與外部世界的聯系方面，發揮無法估量的作用” 檔案的教育作用可以通過多種形式表現出來。據有關資料記載，1950年，在法國巴黎舉行的第一屆國際檔案大會的議題名為“檔案與學校”。同年，“法國國家檔案館設立了教育處。1952年起，法國各省檔案機構也相繼設立這樣的部門。它們為學校的歷史教學提供示范性服務。到1969年，在96個省中，已有50個省建立了教育處，每周平均為700名學生提供2至6個課時，在某些省份接待人數高達20000人次”。近些年來，有些國家還以檔案作為編寫教科書的主要素材，在墨西哥，到檔案館參觀的中小學生說：“老師說，我們教科書上的故事都來自這里，我們是來印證一下。”可見，檔案憑借其豐富多彩的內容已經將觸角伸向了幼兒園、中小學等教育機構，檔案的教育作用得到了最為直接的體現。

在我國，檔案的教育作用大多通過展覽的形式發揮出來。外國檔案學家米歇爾迪香指出：檔案利用“在未來影響新的研究者利用檔案方面，將日益作出重要貢獻” 。利用檔案舉辦展覽、開展演講報告等多項宣傳教育活動，可以突破各種限制，盡可能地擴大受眾面，讓更多的人了解真相、接受歷史教育。尤其對于我國的社會主義精神文明建設而言，各級國家檔案館完全可以利用自身的館藏，通過舉辦各種類型的展覽，成為愛國主義（或青少年）教育基地。例如，北京市檔案館近幾年來多次舉辦各種展覽，以翔實、生動的檔案講述北京的歷史和發展，貼近百姓生活，僅1998年就接待參觀者14.38萬人次，取得了很好的教育效果。