檔案綜述法

一、檔案綜述的特點與種類

檔案綜述, 是從一定時期和一定數量的檔案中, 選取可供利用者參考利用的材料, 經過綜合加工編寫而成的具有概述性或報道性的一種檔案參考工具書。

(一) 檔案綜述的特點

檔案綜述不同于目錄、索引等一般的檢索工具, 它盡管也可以提供查找線索, 在一定程度上起到檢索檔案的作用, 但它沒有檢索標識, 不建立排檢項目, 不能直接提供檔案原始材料, 而是提供經過加工、組織了的檔案信息; 檔案綜述不同于檔案文摘,檔案文摘是對某一份檔案的信息內容的濃縮, 通過其著錄事項可以順利地查找到檔案原文, 而檔案綜述是對一定范圍的眾多檔案材料進行分析、研究、綜合加工編寫而成的系統材料, 它可以全面介紹某一全宗、某一專題、某一機構的檔案信息, 是大量檔案信息的集合體; 檔案綜述不同于匯編的檔案文集, 它提供的不是檔案原件的復制本或摘錄, 而是根據一定目的對有關檔案材料的內容進行加工而成的參考資料, 改變了檔案的原始面貌; 檔案綜述也不同于一般的文獻綜述, 一般的文獻綜述是作為獨立的論文或論著公開發表的, 對眾多文獻的觀點、材料或信息進行綜合性描述, 并一一注明其引文的科研成果, 其中往往表明了作者的見解, 具有較高的學術價值, 而檔案綜述忠實地記述了檔案的內容, 不能摻雜個人的觀點和看法, 一般只起提供素材的作用。

(二) 檔案綜述的種類

檔案綜述按其內容、形式和用途的不同, 分成兩大類: 一類是檔案指南, 又分全宗指南、專題指南、檔案館指南等。其特點是以某一全宗、某一專題或某一檔案館為單位, 綜合介紹和報道檔案內容與成分, 從某一側面或全面反映館藏情況, 從中可以很明顯地看出檔案整理體系, 間接地起到了檢索工具的作用; 另一類是檔案參考資料, 又分大事記、組織沿革、統計數字匯集、專題概要等。與檔案指南不同, 檔案參考資料不受檔案整理體系的限制, 對檔案信息內容進行了更深層次的加工和綜合, 通過它可以直接獲得系統的檔案信息, 在某種程度上可以代替原始檔案材料的作用, 擴大了檔案的利用范圍。

二、檔案綜述的結構及其編寫步驟

(一) 檔案綜述的結構

1 . 標題

標題反映了檔案綜述的類型及其主題內容, 如《中共北京市委全宗指南》、《中國第一歷史檔案館館藏檔案概述》、《舒蘭縣農業統計數字匯集》等。

2 . 序言

序言主要介紹撰寫綜述的目的、用途、綜述的主要內容以及所選檔案的范圍與概況等。

3 . 正文

這是檔案綜述的主體部分, 不同種類的檔案綜述有不同的內容及編排體例。

4 . 注解

對某些不易被人們了解的專門名詞、人物或史實作必要的解釋和補充說明。

5 . 材料出處

注明所用檔案材料的來源, 以便利用者在需要深入了解詳細情況時查找檔案原件。

6 . 輔助工具

索引、機關名稱簡稱表、代碼表等。

(二) 檔案綜述的編寫步驟

1 . 定題

根據檔案機構的任務、服務對象、利用要求以及館藏特點和狀況確定所要編寫的檔案綜述的主題和取材范圍。

2 . 選材

利用檢索工具, 查找與綜述主題有關的檔案材料, 必要時還可從有關書刊資料中收集、補充材料。材料收集齊全后, 要對它們進行細致的分析、研究和篩選, 選取那些典型、真實、準確的材料, 力求不遺漏重要材料。

3 . 擬訂編寫提綱, 并作摘錄

根據所編綜述的類型以及作者思路, 擬訂編寫提綱, 形成檔案綜述的框架結構。并根據擬好的提綱從選好的材料中摘錄所需資料。

4 . 撰寫正文

根據編寫提綱, 依照不同種類檔案綜述的特點撰寫正文, 編寫時應準確地概括原始檔案材料的信息內容, 并按特定的體例加以編排。

5 . 修改審核

檔案綜述初稿寫出后, 應反復修改, 并復核檔案原件, 使之結構嚴密、文字精練、用材真實準確。

6 . 配置索引等檢索工具。

三、檔案指南

(一) 全宗指南

全宗指南是對一個全宗的檔案的形成歷史、內容范圍、成分、數量、價值等各個方面以文章敘述的形式所作的全面介紹。可分為組織全宗指南、個人全宗指南、聯合全宗指南等, 其中,組織全宗指南占絕大多數。

1 . 全宗指南的結構

全宗指南由立檔單位和全宗歷史概況、全宗內檔案內容和成分介紹、輔助工具三部分組成。

(1 ) 立檔單位和全宗歷史概況。介紹立檔單位和全宗的形成時間、經過、名稱、性質、演變情況; 全宗內檔案的來源、數量、所屬年度、進館時間、分類、完整程度、整理鑒定和被利用情況等。

(2 ) 全宗內檔案內容和成分介紹。主要介紹檔案來源( 責任者)、內容、形式( 種類、制成材料等)、形成時間、可靠程度、查考價值等。這是全宗指南的主體部分。

(3 ) 輔助工具。包括目次、機關簡稱表、人名索引、地名索引等。

2 . 編制方法

(1 ) 檔案館全宗數量很多, 價值各異, 不必為所有全宗編制指南, 而應根據全宗的特點和利用需要, 有選擇地為具有實際利用價值的、經過系統整理和編目的全宗編寫指南。

(2 ) 編寫時應全面收集有關該全宗的歷史材料以及說明檔案內容和成分的材料, 查閱各種檢索工具和檔案材料本身, 必要時還應找有關人員調查, 使全宗指南的敘述有根有據。

(3 ) 根據全宗內檔案材料的性質和特點, 在介紹的詳略程度上, 分別采取簡要介紹( 將各案卷綜合介紹) , 詳細介紹(將各案卷逐個介紹) , 重點與全面相結合介紹(一般案卷簡要介紹、重要案卷詳細介紹) 等形式, 將最有價值的檔案材料突出介紹出來, 以達到宣傳、報道的目的。

(4 ) 文字簡練, 條理清晰, 內容準確, 不摻雜個人觀點, 所引出處無誤。

(5 ) 盡可能提供檔案編號和出處, 適當配備輔助工具, 方便利用。

(二) 檔案館指南

檔案館指南是對一個檔案館的概況及其全部館藏以文章敘述方式所作的概略介紹。它是檔案館對其收藏和服務情況進行宣傳和報道的重要工具。

詳細的檔案館指南包括序言、檔案館概況、館藏檔案情況介紹、館藏資料情況介紹、索引、附錄等組成部分。

1 . 序言

說明檔案館指南的編寫目的、功用、結構體系、排列順序、使用方法、編制過程等。

2 . 檔案館概況

(1 ) 檔案館沿革。檔案館成立時間及發展歷史、歷任館長姓名、館內組織機構、建筑、設備、館址、電話號碼等。

(2 ) 館藏檔案概況。館藏檔案的特點、種類、范圍、數量、起止年度、來源、變化、整理、鑒定、保管利用情況。

(3 ) 檔案館服務方式及規章制度。開館時間、利用手續和所需證件, 借閱程序和方法, 制發檔案證明和復制本的規定, 查閱機密文件的審批手續, 收費標準等。

3 . 館藏檔案情況介紹

這是檔案館指南的主體部分, 是將館藏全宗按性質分為若干部分, 分章節進行系統介紹。

對全宗的介紹, 可分為兩種方式: 一是對一個全宗作單獨介紹; 二是對若干全宗作綜合介紹。采用哪種方式, 應依全宗性質、檔案材料的利用價值以及檔案的數量等因素而定。介紹的內容與全宗指南大體相同, 只是簡略一些。

檔案館指南不必對每個全宗一一介紹, 可只重點介紹比較重要的全宗, 不太重要的只在序言中作概括交代即可。在介紹全宗內檔案情況時, 對反映立檔單位基本職能和主要工作活動的檔案要作詳細介紹; 對具有全國意義的重大事件、知名人物和具有地方特色的檔案要作突出介紹; 一般檔案作概略介紹即可; 涉及黨和國家機密的檔案不予介紹。

4 . 館藏資料情況介紹

各檔案館都收藏有一定數量的館藏資料, 它可以補充檔案之不足, 可在檔案館指南中專辟一章作介紹。內容包括館藏資料的來源、種類、數量、分類、整理及檢索工具等。

5 . 索引

索引是檔案館指南的輔助工具, 可給利用者使用指南提供方便。一般包括人名索引、地名索引、機關名索引、主題索引等,可以是綜合索引, 也可以是專門索引。

6 . 附錄

包括本館檢索工具一覽表及其使用說明, 館藏全宗目錄, 利用檔案的規章制度等。

(三) 專題指南

專題指南是以文章敘述的方式, 按一定專題對檔案機構收藏的有關該專題的全部檔案材料所作的綜合介紹。專題指南在選題選材上與專題目錄相同, 在檔案內容成分的介紹方式上類似全宗指南。

專題指南一般由序言、目次、檔案材料內容簡介、索引、附錄等部分組成, 其中, 檔案材料內容介紹是專題指南的主體部分。該部分的寫作, 要求按專題的具體情況分若干章節, 以簡練、準確的文字, 系統介紹本專題有哪些方面的材料, 這些材料反映或涉及哪些主要問題、重大事件、重要人物及其時間、地點, 有何利用價值, 并指明檔案材料的種類、數量、可靠程度、起止日期、全宗名稱等。對幾個檔案機構合編的專題指南, 還應注明檔案的收藏處所。

四、檔案參考資料

(一) 大事記

大事記是按時間順序簡要記載一定歷史時期發生的重大事件的一種參考材料。大事記可以揭示重要事件和活動的發生、發展過程, 可以提供了解某一事件的歷史梗概, 便于研究史實的演變及其規律性, 對實際工作和歷史研究的查考都很有價值。它能幫助回憶過去的工作, 了解本地區、本單位工作活動的歷史發展狀況, 便于總結、研究工作時參考, 對研究國家和地方歷史、編修方志等都是很重要的參考材料。

1. 大事記的種類

大事記的種類包括:

(1 ) 機關工作大事記。記述機關在一定時期內的重要活動;

(2 ) 國家或地區大事記。記載全國或地區在一定時期內的重大事件;

(3 ) 專題大事記。按一定專題記載國家或一定地區、機關在一定時期內某一方面的重大事件, 如《浙江省1919—1963 年行政區劃大事記》;

(4 ) 個人生平大事記。記載某些重要人物生平重要活動, 通常稱年譜, 如《孫中山生平活動》。

2. 大事記的編寫形式

大事記的編寫形式多為條列式的文字敘述, 也可采用表格式。通常一條一事, 包括大事涉及的時間、地點、人物、數據、發展過程、因果關系等, 須用簡練的文字表達出來。其編排方法有三:

(1 ) 將大事按時間順序排。

(2 ) 先分時期, 將每一時期內的大事歸納為幾個問題分別記述。

(3 ) 先分幾個大問題, 在每個大問題下再分時期記述大事。

3. 大事記的內容

大事記的內容由大事時間、大事記述兩部分組成。

(1 ) 大事時間。一般要求記載準確的日期, 按大事發生的時間順序寫明年、月、日, 有時須寫明時、分、秒。對某些歷史事件除寫明公元年號外, 應同時標明當時的朝代年號。

如果檔案中沒注明時間或時間不確切的, 應加考證。

(2 ) 大事記述。為大事記的主要組成部分。要求選擇反映事物本質的事件, 并照顧事件之間的聯系, 形成一有機體系, 通過許多重大歷史事件的記述, 展示歷史發展的概貌和規律。

應選用確屬重大事件的材料, 避免事無巨細地羅列材料和片面摘取割裂材料。

一般來說, 凡是涉及全面性的事件、重要活動、典型事件、對工作和歷史發展有重要影響的事件等, 都應列為大事。在具體選擇和確定大事時, 要把握一定的時期范圍, 事件的特點及其相互關系。編寫大事記時, 檔案是材料的主要來源, 必要時可輔以報刊、資料、調查訪問材料等, 以擴大取材范圍。

(二) 組織沿革

組織沿革是系統記載機關、地區或專業系統的組織機構、體制、人員編制等變化情況的一種參考資料。

1. 組織沿革的內容

組織沿革的內容包括: 地區概況、行政區劃、建制變更、機構名稱改變、地址遷移、成立或合并及撤銷時間、職權范圍、隸屬關系、性質和任務、領導任免、編制的擴大與縮小、內部組織機構設置與變化等。

2. 組織沿革的作用

組織沿革的作用在于: 便于查考和研究本地區、本機關、本系統的機構和人員發展變化情況, 為研究國家機關史、地方史、革命史、專業史提供必要的參考資料, 為檔案機構編寫立檔單位歷史考證、全宗指南等提供系統材料, 對檔案整理、鑒定、利用工作都有一定的參考作用。

3. 組織沿革的類型

(1 ) 機關組織沿革。記載一機關單位的工作、發展及其內部組織機構和人員演變情況;

(2 ) 地區組織沿革。記載一地區內( 省、市、縣等) 所屬黨、政、群各級組織的設置和發展變化情況;

(3 ) 專業系統組織沿革。記載一專業系統( 工、商、文、教、衛生系統等) 所屬組織的設置和變化情況。

4. 組織沿革的體例和形式

可采用文字敘述或圖表形式, 也可圖文并用。其編排方法包括下列三種:

(1 ) 編年法。即將材料按年度分開, 逐年列出機構設置與人員任免情況, 適用于組織機構時常變化的單位。

(2 ) 系列法。以組織機構為主線, 將每個機構及其主要領導成員的變化作為一個系列來編寫。這種方法能較清楚地反映一單位的整個組織體系和每一機構及其主要領導成員變化的歷史線索, 適用于機構較穩定的單位。

(3 ) 階段法。根據單位本身的重大變革, 劃分為若干階段,在每一階段內劃分為若干系列進行編寫。這種編排體例能較完整地反映單位內部機構、人員編制、領導成員及主要職能、隸屬關系的沿襲和變革的歷史線索, 能系統反映各階段內的組織沿革,符合各單位階段性發展特點。

(三) 專題概要與統計數字匯集

1. 專題概要

專題概要是按照某一專題, 記述和反映某一方面工作、生產情況或其他社會現象、自然現象概況的一種檔案綜述。

專題概要的專題范圍及其內容沒有統一規定, 可以靈活掌握, 其作用是向利用者集中提供某一方面工作、生產或其他方面的系統材料。

2. 統計數字匯集

統計數字匯集又稱基礎數字匯集、基本情況統計等, 是以數字形式反映一定地區或某一方面的基本情況的參考資料。它可以綜合原有的各種統計結果, 根據一定的需要將分散的統計數字集中起來, 匯集成系統的材料提供利用。

(1 ) 統計數字匯集的特點

統計數字匯集的特點是內容集中, 簡單明了, 形式靈活, 利用方便。

(2 ) 統計數字匯集的作用

統計數字匯集是掌握情況、研究問題、總結經驗的重要參考材料, 其系統的數據成為制定計劃、指導工作的依據和參考, 可充當展覽、報告會等宣傳教育的典型材料, 也是一種寶貴的歷史資料。

(3 ) 統計數字匯集的種類

① 綜合性的統計數字匯集: 記載和反映某一地區、系統、機關單位全面情況的數字匯集。其包羅范圍很廣, 如土地面積、人口、工農業產量、文化教育設施等。

② 專題性的統計數字匯集: 記載反映某一方面基本情況的數字匯集, 如《舒蘭縣農業基礎數字匯編》。其專題范圍可大可小。

(4 ) 統計數字匯集的編制要求

統計數字匯集所用的材料、數據須準確可靠。