檔案中包含著一些涉及國家秘密的文件資料、科技成果、經濟數據等，所以在檔案工作中，要對檔案保密工作給予充分的重視。
　　提供檔案利用是檔案工作服務于社會的直接手段，它是兼承檔案工作內外關系的一個重要環節。《檔案法》明確提出：“為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，制定本法。”可見檔案利用在檔案工作中占有突出地位。但是，制定《檔案法》的目的之一還在于“有效地保護檔案”，《檔案法》中提到的保護檔案，應該包括維護檔案實體的安全和保護檔案信息的安全兩個方面，后者主要是為了防止檔案的失密泄密。
　　一、必須加強檔案利用的監督力度
　　目前檔案利用呈現不斷增長的趨勢，我們應對檔案信息安全的保護引起足夠的重視，加強利用中的監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施。
　　加強檔案的利用監督能有效地發現、制止并糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：
　　１、完善制度建設。我國目前的《檔案法》對機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構保存的尚未向檔案館移交的檔案信息的開放規范處于約束無力的狀態，公民利用機關檔案室的檔案沒有明確的法律規定。這種狀況一定程度上造成了機關對自己所保存的檔案信息利用的隨意性、壟斷性，可能使不應當公開的信息因利益驅動而過早流失于社會，致使對整個國家的檔案事業會造成不利的輿論環境，也容易助長官僚作風乃至腐敗行為的發生。因此，在目前《檔案法》對機關、團體、企事業單位檔案機構檔案利用規定尚未健全的情況下，這些部門自身更要完善檔案利用中的制度建設，根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。
　　2、執行監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強涉密檔案重點監護。有條件的可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好涉密檔案利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀涉密檔案檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

3、隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。因此，要通過各種方式，加強檔案管理干部隊伍的素質教育，提高檔案保密的工作能力。
　　二、必須加強檔案管理人員的保密意識
　　檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全，因此必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識。增強檔案管理人員的法制意識和保密意識至關重要。檔案管理人員的特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點，他們對檔案信息的保護負有比一般工作人員更為重大的責任，檔案保密工作好與壞，素質是關鍵，要有嚴謹的工作作風，特別是在檔案利用過程中，不僅要做到手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經常接觸到檔案中涉及的一些未開放的信息（包括國家機密、商業秘密及個人隱私等），這些信息隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就可能就泄露了一些未公開的信息，所以檔案人員無論在什么場合，都應把保守檔案信息的安全作為自己神圣的職責和應盡的義務。在檔案工作中，要對檔案保密工作給予充分重視。《檔案法》規定：“保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規的規定辦理。”“禁止出賣屬于國家所有的檔案。”這些規定一方面體現出檔案保密工作的重要性，另一方面明確了檔案管理人員要有很強的檔案保密意識，在工作中嚴格執行國家保密法律規定。增強保密意識，檔案人員除了熟悉檔案法律法規的同時，還應參照保守國家秘密法的各項規定，應用于檔案工作實際，通過對相關法律法規地深入學習，不僅有利于實現檔案保密工作的法制化建設，也有助于完善和促進整個檔案法規體系的建設。
　　三、必須加強對檔案保密工作的宣傳
　　在從事檔案管理和利用過程中，目前的檔案法制宣傳工作還有待于進一步加強，這是檔案行政部門應該高度注意重視的一個問題。加強保密工作的宣傳是加強檔案保密建設的客觀要求，能讓檔案利用者受到教育，知曉檔案法規，明確法律責任與違法行為界限等，就可以少犯法、不犯法。我國的檔案法制建設，除了取決于自身系統要素外，在很大程度上還受著社會環境的影響。《檔案法》《保密法》的頒布已將近二十幾年了，但就目前的實際情況來看，這部法律在實際工作中產生的影響力還很有限。產生這種現象的根源，一是宣傳不到位，二是執行力度不夠。有些地方、有些領域缺乏檔案法制觀念現象依然存在，甚至形成了一定范圍內的“盲點”、“盲區”，一些利用者對《檔案法》《保密法》聞所未聞。筆者在實踐中碰到，檔案利用者很多情況下不出示（不帶）有效證件，有些單位派工作人員查檔不帶介紹信；有些利用者認為檔案記錄與事實有出入，要求檔案管理員更改檔案記錄。有些利用者甚至認為檔案中記錄了和自己有關的事，本人完全有權利查閱而不必經過管理部門同意等等。這些并非個別現象，在這樣的環境因素下，要讓檔案利用者履行檔案信息的保密義務難度是相當大的。從近年的各類檔案工作實例中可以看到，各地區出現的因檔案利用引發的糾紛也有增多趨勢，多數情況下是因為工作人員在檔案利用過程中，未向利用者解釋相關注意事項，使利用者將還沒有經檔案管理部門公布的檔案信息擅自公開或者在利用后將其從檔案中摘抄的一些內容在其著述中以自己的語言表述出來。

四、正確處理好檔案保密與利用的關系
　　保守國家機密是每個公民應盡的義務，公民在享受公共檔案信息的知情權、使用權的同時，依法履行對秘密信息的保密是責無旁貸的義務，在實際檔案利用過程中，如何處理好二者的關系，是檔案利用活動中最關鍵、也是處理把握難度最大的一個問題，同時也是一個法律問題。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。
　 　檔案利用和保密的關系，應特別注意解決好。國家保存檔案的目的，是為提供檔案給社會各界使用，但在開展利用工作時，要堅持保密原則。在實際工作中，對什么檔案要保密，什么檔案不保密，保密期限的長短等具體問題要妥善處理。既要反對“利用危險，保密保險”的不正確觀點，也要澄清歷史檔案“無密可保”的錯誤思想，把利用與保密全理結合。同時，還要加強對檔案法制的深入學習與輿論宣傳，充分發揮檔案的價值。