檔案業務培訓是檔案工作的一個重要組成部分，在整個檔案管理中有著舉足輕重的作用。集中體現在機關單位文檔人員管理檔案諸多環節中實際應用其業務技能和一個機關、一個地區檔案管理整體水平的反映。因此大力培養高素質的檔案專業人才，提高機關單位文檔人員業務技能，就成為檔案部門業務工作的一項重要內容。特別是隨著檔案信息化建設的不斷發展和知識經濟時代的到來，各行各業對檔案信息資源的需求是越來越大，對檔案管理的要求愈來愈高的情況下，機關檔案科學化、規范化管理就顯而易見了。正是基于這一考慮，我們在培訓文檔人員的過程中，采取了比較切合實際的培訓方法，取得了較好培訓實效。結合工作實際，筆者認為檔案業務培訓工作需重點做好以下五個方面：

一、把握時代特點 轉變培訓觀念

檔案工作必須伴隨著國家整個事業的發展而發展，這就是與時俱進的觀念。我們深刻地感到，檔案工作進入了一個不斷改革、不斷求新、不斷求變的時代。在這種前提下，檔案業務培訓工作需要有一個與蓬勃發展的現代化事業相匹配的發展。首先應把著眼點放在整個檔案事業建設和實現檔案管理現代化大局中去考慮，擺在檔案事業改革和新世紀發展中去考慮，要思考檔案業務培訓創新的方式、方法，探索業務培訓實效性方面的新思路。其次要面向未來，面向當前，尋求業務培訓新途徑。對一些重大問題、重要工作的培訓作前瞻性探討，以提高文檔人員業務水平和操作技能為出發點，加強和注重培訓的針對性和實效性，開創業務培訓的有效方法，形成自己獨特的培訓方式，從而把檔案業務培訓工作不斷推向新境界。

在這一方面，我局近年來以本縣機關單位檔案管理實際出發，在充分調研和摸底的基礎上，針對鄉鎮、機關單位相當一部分文檔人員變動頻繁、業務生疏，且文件積存量大的實情，有效地開展了以歸檔文件整理規則》新標準和《整理檔案立卷歸檔》業務知識的培訓班，收到前所未有的效果。主要做法：一是采取了以集中人員、條塊結合、實地培訓、實際操作的能動開發式培訓。在內容上力求專題單一，具有針對性，避免長篇大文、照本宣讀、空洞乏味的講課形式；在方法上要求自己動手，邊干邊學，多練勤練、加深記憶；在培訓時間上做到緊湊有序，緊扣程序，一般安排 3-5天，保證每個文檔人員聽得懂、學得會，既增長了理論知識，又鍛煉了實踐能力。通過培訓方式上的創新，使經過培訓的文檔人員不但對業務理論知識有了更深的理解，而且較快的掌握了文件整理和立卷歸檔的程序和技術要領。

二、更新培訓教材 調整培訓內容

理論是實踐的指南。要使檔案業務培訓的教材保持對實際工作的指導，必須發展和更新教材。只有緊跟時代聯系實際才能保持它的生機和活力，才能在培訓中發揮出應有的作用。眾所周知， 由于檔案工作具有較強的操作性和實踐性特點，檔案業務培訓工作不僅涉及到新規則、新標準、新方法的推廣應用，而且涉及到機關單位檔案管理的調整與提高。

為此，我局在2002年初依據國家檔案局、陜西省則]檔文件理實施細則》等法規文件，組織人員重新編印了《檔案行業新標準》和《檔案收集與整理技術》兩本實用教材。內容涉及檔案工作基本術語、機關公文處理、歸檔文件整理規則、電子文件y]檔與檔案管理方法、基本建設項目檔案管理和照片檔案管理辦法等標準規定。同時，我局還根據文檔人員在整理文件、檔案中對保管期限難以確定的實際困難，按照鄉鎮黨委、政府，縣級機關單位等序列編制了可能發生的文件保管期限表，并對歸檔文件的整理方法、步驟進行了詳細說明；對立卷歸檔文件整理的收集、步驟、重點，歸檔與不歸檔范圍，逐步逐項進行詳細列舉。通過對教材的更新和充實，使這兩本教材在培訓中起到了理論指導實踐，疑難解答、學習參考的作用，成為文檔人員的良師益友。

三、創新培訓方式提高培訓實效方式的變革取決于觀念的更新。從這個意義上講，全新的觀念應適應時代的需要，如何創新培訓方式，我認為要根據實際情況和需要，也就是文檔人員的整體業務水平和綜合素質來確定。但一個不爭的事實是文檔人員需不斷地再學習，再提高，而這種學習與提高在很大程度上有賴于我們檔案業務人員的指導和培訓，而指導和培訓需要新的觀念久新的思維，新的方式，第一，在培訓方式上要由封閉式教材灌輸向多種途徑，多種形式，靈活運用的開放式轉變；是以提高文檔人員綜合素質和履行職責能力的根本的轉變，是以業務知識和理論的自我內化與運用、潛能的持續開發為基礎的施以有計劃靈活高效的培訓過程的轉變。第二，在培訓實踐中要貫穿形式多樣、生動有味的培訓風格，一是對傳統的方式加以完善改進，實行以操作為主，研究交流等形式調動培訓與學習雙方的自主能動性，形成教學互動、多種方式結合的新模式；二是大力推進開放培訓，既一方面使文檔人員參觀學習吸取新做法、好經驗，一方面形成結合理論知識自己動手、操作整理的獨立工作能力。三是在文檔人員全面理解的基礎上活學活用，乘熱打鐵。講解上要簡明扼要，通俗易懂；重點重講，次要略講。降馬以此來培養和激活文檔人員對做好檔案工作尤其是檔案整理工作的信心和能力。

檔案業務培訓多少年來一直沿用以會代訓，會訓結合的方式，這種方式在一定時期內為檔案工作發展做出了不可磨滅的貢獻，也培養了一代又一代基層文檔人員。但隨著社會的發展，這種方法在培訓實效上已不能夠完全適應新時期、新階段、新任務和各方面對文檔人員素質的要求，因此必須以人為本，加以調整和創新，使文檔人員盡快學會并掌握新標準、新方法。為了達到這一目的，我們針對不同的培訓對象采取了不同方式：1、在培訓鄉鎮文檔人員時，要求自帶2 年未整理文件(一年用于立卷g]檔的整理方法，一年用于歸檔文件的整理方法)，在我局業務指導人員的安排下各自整理，統一指導，并在技術要領講解的基礎上直接現場培訓，自己動手整理檔案、出成果的方法。這樣做一是有利于培訓和鍛煉文檔人員的操作能力，加深對整理檔案技術程序的印象，又出實際培訓效果；二是有利于鄉鎮文檔人員集中學習，互相交流、相互取長補短，也為我們了解各鄉鎮檔案管理情況和文檔人員業務能力提供了機會。2、對機關單位文檔人員的培訓，我們主要以集中講解、個別指導、分組操作的方法，在培訓內容上側重以歸檔文件整理的應用；在方式上以講解和示范為主； 示范就是以一年的文件整理為樣板，主要在分類、劃定保管期限、排到等重要環節上的重復操作練習，文檔人員如有疑難問題和不懂的可及時提問，現場解答指導。3、對系統文檔人員的培訓，系統培訓就是以各大職能部門及下屬單位的文檔人員為對象，可在系統內某個檔案工作基礎好的單位進行試點，成功后以點帶面現場培訓。由于系統文檔人員畢竟少也可走出去，觀示范、看樣板、開闊視野，增強緊迫感、方法是以主管部門和試點單位文檔人員為主，在做好示范的前提下進行系統的培訓。這樣就能較快地推動整個系統內檔案管理工作快速提高。通過以上培訓方式使我們近年來的業務培訓工作，在實效上有了質的飛躍，產生了有效的實際工作動力。據我局在今年4月檔案執法大檢查 中了解和統計，經過培訓的文檔人員中有85％以上能獨立完成歸檔文件的整理工作，同時在現行文件管理和對積累文件的整理中也比以前更加規范。

四、抓好質量評估，做好調查監督培訓是一種手段，不是目的。那么，如何評價檔案業務培訓質量的高低，這是一件難度較高的工作。因為機關單位文檔人員是經常變化的，流動的，也可能今后剛培訓過，明天就調整和調離了文檔崗位，因此，我認為檔案業務培訓質量評估只能在文檔人員相對穩定的情況下進行并考察以下因素：一是培訓內容是否體現檔案管理中的熱點、難點侮舌廠產嚴二是培訓方式是否以專題解決實際問題為主。三是培訓中是否理論聯系實際，是否有針對性，是否能使文檔人員聽懂、學會并能較快地轉化為整理實踐，是否能解答文檔人員所需要解決的問題。四是業務培訓是否形式靈活，是否能根據不同的培訓對象采取不同的培訓方法。五是文檔人員對培訓的滿意率是在80％以上。同時，還要建立相應的文檔人員反饋制度，文檔人員培訓結束回單位后，檔案業務部門應對學習和培訓情況進行調查了解，主要了解培訓后文檔人員適應工作和實際操作情況，以便不斷改進業務培訓，不斷提高培質量。

五、探索培訓特點，提高培訓水平

檔案業務培訓是一項經常性工作，要不斷提高培訓質量，就必須開展檔案業務培訓的科學研究，用正確、科學的理論方式、方法去指導培訓工作。探討和摸索新形勢下基層檔案工作變化的特點，要緊跟時代發展的步伐，緊緊圍繞中心工作開展行之有效的培訓。其一，要適度調整檔案業務培訓工作的思路，要從為機關工作服務，為中心工作服務的大局出發，每年作出適應新形勢、新任務、新要求的培訓計劃。其二，要根據不同時期檔案工作的新要求，新標準制定培訓內容。其三，檔案業務人員必須隨時關注檔案教育培訓領域出現新理論、新觀點、新知識、新技能。只要緊跟變化，才能在檔案業務培訓工作中有所作為。