一、檔案積存原因
近年來，我們在指導檔案業(yè)務(wù)時，發(fā)現(xiàn)很多單位未整理的積存檔案達二十多年，有的成立以來，根本就沒有整理過檔案，有的雖然裝訂在一起了，但組卷根本沒有類別可言，價值混亂不堪，重復文件比檔案還多，之所以出現(xiàn)這些問題，我認為有以下幾個原因：
(一)法制不健全。不整理檔案、積存不移交《檔案法》沒有明確責任，約束力不強，無法查處。
(二)縣上檔案業(yè)務(wù)指導監(jiān)督力量薄弱。我縣檔案局2002年定編8人(其一名虛設(shè))，負責檔案館5萬卷館藏和接收及行政事務(wù)的3人，負責全縣村以上600多個立檔單位檔案業(yè)務(wù)指導監(jiān)督的僅有4人，即是把8名干部全部拉出去，也有點力不從心。
(三)過去接收范圍所限造成指導偏廢。縣檔案館過去規(guī)定只注重接收機關(guān)、國營事業(yè)單位、國營企業(yè)的檔案指導，而對不上交的集體企業(yè)、民營、個私企業(yè)、小單位及邊遠的區(qū)鄉(xiāng)檔案很少問津，致使檔案業(yè)務(wù)荒廢，形成大量積存檔案。八十年代后期，為豐富館藏，重新確定了接收范圍，情況才有好轉(zhuǎn)，但發(fā)展失衡。
(四)部分單位領(lǐng)導不了解檔案工作，造成不夠重視，形成積存與己沒有利害沖突，與單位沒有緊要關(guān)系，不影響大局，對檔案整理根本不安排過問，只注重抓經(jīng)濟和本單位業(yè)務(wù)。
(五)檔案干部隊伍整體素質(zhì)較差，其表現(xiàn)有：
1、文書人員不認為整理檔案是自己的工作職責，多數(shù)都是以公文處理和給領(lǐng)導做秘書工作為主。
2、有些雖然明確了文書人員的檔案職責，但由于很多單位人員緊，兼職過多，根本沒有時間整理檔案。
3、文檔工作繁瑣，看不出成績，多數(shù)認為和勤雜工一樣，地位低下，個人實際問題得不到很好解決。因此，怕麻煩不愿整理檔案，甚至花錢雇人整理也在所不惜。
4、文檔人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，絕大多數(shù)都未經(jīng)過檔案專業(yè)培訓，有的單位怕花錢費時不參加培訓，縣上培訓大多也是以會代訓，時間短，理論技術(shù)消化殘缺不全，造成不會整理。
5、文檔人員更換頻繁不穩(wěn)定。多數(shù)只干二、三年，檔案業(yè)務(wù)技術(shù)還未掌握就要走人。
6、文檔人員更換不辦理檔案交接。更換人員人們只重視財務(wù)移交，對檔案多數(shù)認為沒有什么利害關(guān)系，辦移交反添麻煩，不如不交，或只交柜子，不清點檔案，造成一任接一任的檔案積存。
二、檔案積存的危害
檔案積存不僅是一種工作失誤，對今后各項工作和群眾利用檔案還有很大的危害。從我縣撤銷機構(gòu)的檔案來看，危害程度難以估量，主要表現(xiàn)有：
1、檔案積存造成整個全宗檔案殘缺不全，無法彌補。一是缺少單項工作檔案，如黨組織材料、統(tǒng)計報表、各專業(yè)、武、婦、工、團檔案；二是缺少會議材料、對口上級文件、基建、聲像、電子、榮譽檔案；三是缺雙重領(lǐng)導行政關(guān)系歸本級機構(gòu)的檔案；四是缺財務(wù)、人事檔案。這些檔案往往都是檔案分散管理造成的，時間一長，人一換，檔案也就隨之流失了。
2、檔案積存造成保管不善、檔案受損。由于積存檔案年限多、量大、未鑒定，往往都是打捆放在雜物室，無保護措施，有的潮濕霉變，有的蟲蛀鼠咬，不知道的人當作廢紙買掉燒掉。造成無法挽回的損失。
3、檔案積存遇突發(fā)事件，安全必然受到威脅。我縣是個水災(zāi)多發(fā)區(qū)，又有冬季明火取暖的習慣，隨時都有可能發(fā)生惡性事件，像這種情況，檔案量大的搶救無重點，只能是搶多少算多少，很容易造成全部損毀。
4、檔案積存造成無法利用。檔案積存不整理，給后來工作增添了許多麻煩，找一個檔案，尤如大海撈針，費時費力不說，最大的是影響了正常的工作，缺損檔案還會使歷史斷代經(jīng)濟受損，如基建圖紙流失，無法加層，維修無法辦理產(chǎn)權(quán)手續(xù)，另行測勘，又需花錢費時。
5、檔案積存使后來人整理望而生畏無法移交，檔案積存是新手最頭疼的事。責任心強的，想整理，但耗資需人，力不從心；無責任心的認為，前面的人可以不整理，我也不整理，造成積存惡性循環(huán)，越積越多，無法向縣檔案館移交。
三、檔案積存的對策
檔案積存是我們面臨和一個嚴峻現(xiàn)時，也是一個必須根除的問題，如何做好這項工作，筆者認為必須采取以下對策：
1、要完善檔案法規(guī)。應(yīng)將不整理檔案，不妥善保管檔案，不移交檔案的責任列入法律、行政處罰和紀律檢查條款中，這樣才能有據(jù)可依，查處有為，《檔案法》已經(jīng)修改，配套法規(guī)應(yīng)盡快制訂頒布，地方法規(guī)、紀律規(guī)定也應(yīng)逐步制訂實施。
2、要加大執(zhí)法和宣傳力度。一是縣委、人大、政府、司法部門、紀律監(jiān)督部門要抓好違法違紀查處工作；二是檔案部門應(yīng)自上而下形成一種監(jiān)督機制，賦予查處職能，切實履行職責；三是要動用一切輿論工具，采取一切手段，給違法案件爆光，觸醒全社會的檔案意識；四是要做到有法必依、違法必究、執(zhí)法必嚴，真正實現(xiàn)依法治檔。
3、要加強檔案工作的領(lǐng)導。加強領(lǐng)導就是要明確各級各單位分管領(lǐng)導，經(jīng)常檢查和過問。各系統(tǒng)主管部門鄉(xiāng)鎮(zhèn)不僅要做本部門的檔案工作，還要經(jīng)常督促檢查所屬立檔單位的檔案工作；要列入單位工作計劃，要有長遠目標和短期任務(wù)；要列入年度工作任務(wù)和安全生產(chǎn)責任考核內(nèi)容；要建立健全檔案機構(gòu)，配齊文檔人員；要建立健全檔案整理、保管、移交各項制度；解決好檔案工作所需經(jīng)費、物資、人力、時間等問題；關(guān)心解決文檔人員切身利益，激發(fā)他們的工作熱情和動力。
4、要加強檔案干部隊伍建設(shè)。首先，應(yīng)按事業(yè)所需增加配齊檔案干部，縣級檔案局(館)增加人員應(yīng)考慮館內(nèi)本身業(yè)務(wù)和局外指導的業(yè)務(wù)量等因素，各單位配人應(yīng)選擇責任心強的同志，并盡量穩(wěn)定。第二，應(yīng)增加檔案教育投入，國家正規(guī)大專院校應(yīng)加大檔案專業(yè)的招生培養(yǎng)計劃，同時應(yīng)多辦些電大、函大、業(yè)余大學，擴大檔案專業(yè)自學考試范圍，并適時舉辦各種檔案培訓班，各單位應(yīng)鼓勵文檔人員參加深層次深造，提高檔案干部的專業(yè)技術(shù)水平。
5、要加強檔案整理監(jiān)督指導。縣委、人大、政府要將檔案整理職責明確規(guī)定納入各單位文書或檔案工作職責，經(jīng)常監(jiān)督檢查，縣檔案局要妥善安排部署，采取一切有效手段，突擊指導整理積存檔案，監(jiān)督指導所有立檔單位，做到上年檔案第二年整理，并形成一種自覺制度。同時，各單位變換文檔干部要上報檔案局備案，應(yīng)接受縣檔案部門的監(jiān)督，未將檔案整理并辦理完交接手續(xù)的，不得離開原崗位，要防止形成新的檔案積存。
