創新檔案工作服務機制，為黨和國家大局提供更好的服務，是新形勢下檔案部門的重要職責。為進一步創新檔案工作服務機制，做好檔案服務工作，筆者對漯河市史志檔案局、檔案館創新檔案工作服務機制情況進行了調查，近年來，漯河市史志檔案局、檔案館堅持與時俱進，以檔案事業發展為動力，以提供檔案為社會利用為中心，以創一流工作業績為目標，以全面提升檔案部門的競爭能力和服務水平為努力方向，不斷增強為市委和政府工作大局服務的自覺性，把大力開發檔案信息資源為各級領導決策服務、為各部門工作服務、為社會各界和人民群眾服務作為崇高職責，不斷更新服務觀念，改進服務作風，創新服務機制，完善服務功能，提高檔案服務的及時性、針對性和實效性，取得了明顯的工作成效。
一、檔案工作服務機制創新的舉措
（一）創新檔案征收方式，狠抓檔案信息資源建設。豐富的檔案信息資源是做好檔案服務工作的前提和條件，只有擁有門類齊全、內容豐富的檔案信息資源才有可能為社會提供優質高效的檔案信息服務。為了進一步豐富檔案信息資源，夯實檔案服務基礎，漯河市檔案館在做好正常的檔案接收工作的同時，積極探索，大膽采取了新的工作模式。一是采用公證、簽訂協議書等形式，征集珍貴檔案資料。有效地征收散存在社會上的珍貴檔案資料一直是檔案館面臨的一個難題，許多人不愿將珍貴的檔案資料交給檔案館，而檔案館又沒有足夠的征集經費購買，珍貴的檔案資料隨時面臨著散失的危險。鑒于此，漯河市檔案館適應市場經濟新形勢的需要，大膽采用公證、簽訂協議書等形式，征集到一批珍貴的檔案資料，實現了檔案征集方式的創新。二是大膽變革照片檔案的接收方式，主動出擊，積極參與全市重要會議、重大活動、重要事件的拍攝。檔案館館藏結構中，照片檔案數量相對較少，難以用這一直觀的方式為社會提供服務。如何從根本上保證照片檔案的齊全完整，形象地再現漯河的歷史，反映漯河改革發展的成就，一直是檔案館引以思考的一個重要問題，變被動接收為主動收集是從根本上解決照片檔案不齊全的重要舉措。為此，檔案館主動與市四大班子辦公室建立了聯系制度，將市四大班子的政務活動列入檔案館的日常拍攝任務之中。三是重視特殊事件檔案的收集。在非典流行時，檔案館攝影人員深入市中心醫院隔離病房，拍攝了醫護人員珍貴的工作流程照片，并在檔案館開展了歌頌抗非典英雄人物詩歌朗誦會和征文，將精心制作的影集送到戰斗在一線的醫護人員手中，表達檔案人員對醫護人員的敬意，并與漯河市防非典指揮部聯合發文，加強對防非典檔案的收集整理，并在檔案執法檢查中對防非典重點單位進行檢查，為防非典特殊檔案的順利進館打下了良好的基礎。禽流感暴發時期，檔案館也積極與有關單位結合，及時將防治禽流感的材料收集進館。四是開展名人書畫收藏活動。為了收集珍貴的名人字畫，漯河市檔案館與市委宣傳部、市文聯等單位聯合舉辦慶祝建國五十周年書畫展，并向省、市書畫名家發出了公開信和邀請函，同時在《漯河內陸特區報》上予以刊登。通過這種形式，收集到了一批珍貴的名人字畫，極大地豐富了檔案館館藏，為服務創新夯實了基礎，使提供服務手中有物。
     （二）創新檔案服務方式，狠抓檔案服務效果。為了更好地提供檔案為社會服務，漯河市檔案館不斷創新服務方式，圍繞市委和市政府中心工作搞好服務，追求良好的服務效果。一是以編輯出版工作為依托，挖掘檔案信息資源的潛在價值，讓檔案信息走向社會。利用館藏，大力開展檔案史料的編輯和研究。二是利用館藏檔案舉辦展覽。三是讓館藏檔案在漯河市對外宣傳方面發揮重要作用。四是成立檔案咨詢服務中心，不斷擴大服務領域和服務范圍。五是積極開展現行文件的閱覽服務。今年漯河市委辦公室、市政府辦公室聯合發出《關于開展現行文件閱覽服務工作的通知》，要求各單位向市檔案館報送現行文件，積極為社會提供服務。
（三）創新檔案服務渠道，狠抓文明示范窗口建設。提供檔案信息服務是社會服務的一個重要方面，為了提升服務水平，漯河市檔案館將提供檔案信息服務納入到整個社會服務體系中去驗證，以得到社會對檔案服務的認可。為此，積極開展省、市文明單位和“市文明示范窗口”、“巾幗文明示范崗”創建活動。一是創造優美環境，為利用者提供舒適的利用場所。在市領導和財政部門的重視支持下，對辦公樓及檔案館進行了全面整修，尤其是對檔案館閱覽室進行了重點裝修，配備了計算機、空調、飲水機、閱覽桌等設備，使利用環境優美舒適。二是創優良作風，通過檔案館提供利用這個窗口，展示檔案干部良好的精神風貌。不斷加強干部的思想作風建設，市檔案館將“團結、奮進、求實、創新”的漯河市檔案館精神制作成大字懸掛在閱覽室，要求全體人員以此規范自己的言行。實行黨員掛牌上崗制度，增強黨員的宗旨意識，發揮黨員的先鋒模范作用。三是創優質服務，努力讓利用者滿意。其一要求接待查檔人員使用文明用語，態度和藹、舉止得體。其二是為利用者著想，開展咨詢服務，使利用者直接通過咨詢獲取所需的信息，節省其利用檢索工具或查找檔案原件所花費的時間。此外，市檔案館還制作了《市檔案館監督評議卡》、《市檔案館征收檔案聯系卡》、《市檔案館上門服務卡》及《市檔案館簡介》等，擺放在閱覽桌上，以加強與利用者的溝通與交流。要求接待人員在檔案咨詢服務過程中隨時調查了解利用者的需求特點、利用要求等，以便對檔案信息的利用進行預測、研究，進而改進檔案信息服務工作。其三是開展跟蹤服務和定向服務，要求接待查檔人員時時關注檔案需求信息，把視野擴大到社會各方面，主動了解和研究社會各界不同利用者對檔案信息的需求情況，對利用檔案信息比較集中的部門和單位有針對性地開展重點服務，從而提高檔案服務水平，取得了良好的服務效果。
（四）創新檔案管理手段，狠抓檔案信息化建設。以提高檔案利用率為目標，分階段、有步驟地采用新的檔案信息服務模式。一是樹立新的檔案信息服務理念，強化改革創新、主動服務的意識，不斷擴大服務范圍，拓寬服務領域，力求面向社會各行各業和每一個公民，最大限度地開發利用檔案信息資源，實現檔案信息服務的社會化。二是加強檔案信息化建設，將檔案信息化納入到社會信息化體系中去。其一，市檔案館制訂了《漯河市檔案館檔案信息化建設方案》，有目標、分步驟地開展檔案的信息化建設。其二，加大投入，建立局域網。先后購置計算機13臺、刻錄機1臺、照片噴墨打印機1臺、掃描儀3臺及集線器、UPS等設備，建起了館內局域網。三是與其他部門計算機專家聯合成立“計算機技術在檔案館的實際應用”課題小組，開展計算機技術在檔案館中的實際應用研究。四是加強檔案數據庫建設。市檔案館按照不同歷史時期，不同載體的檔案情況，對檔案進行重新組織、加工。
二、檔案服務機制創新的成效
（一）豐富了檔案信息資源，夯實了檔案服務基礎。一是一批珍貴的檔案資料征集進館。中國歷史文獻研究會理事、許慎研究會副會長頓嵩元教授是許慎學研究的專家，他一生不置家產，將平生積蓄全部購買了文史書籍。當得知其有捐書意向時，漯河市檔案館通過及時、耐心、細致的工作，使頓教授終于同意將所藏圖書資料共15924 卷、4532 冊及部分珍貴名人字畫捐贈給漯河市檔案館。在捐贈方式上，與頓教授簽訂了捐贈協議書，明確了雙方應履行的責任和義務，并到漯河市公證處進行了公證，此舉在漯河歷史上尚屬首例。為此，舉行了隆重的捐贈儀式，并抓住這一機會，在《中國檔案報》、《中國檔案》、《檔案管理》、《漯河內陸特區報》、《漯河電視報》、漯河市有線電視臺等新聞媒體相繼對頓教授的事跡進行了全方位的宣傳報道，從而擴大了影響，為社會各界和公民向檔案館捐贈珍貴檔案資料確立了良好的導向。原市政協副主席、著名教育家周祖訓在生前也將珍藏的圖書、資料書畫2837冊（幅）及294人的書信檔案1644封捐贈給漯河市檔案館。二是豐富了照片檔案內容，改善了館藏結構，擴大了檔案館的知名度。通過拍攝工作的主動參與，真實地定格了漯河的歷史瞬間，記錄了國家、省、市級領導在漯河工作、活動的詳細情況。特別是近年來，漯河市的改革和發展取得令人矚目的工作績效，引起了上級領導的高度重視，來漯河視察、指導的中央和省級領導越來越多，活動的規格和要求也越來越高。市檔案館主動適應這一形勢的變化，認真搞好拍攝和服務，受到市領導的高度重視和一致好評。一次，一位中央領導來漯河視察時，沒有安排漯河記者采訪，為了使這一活動的情況得以真實留存，市委秘書長多次向省委請示，最后，將省新聞記者換下一位，讓市檔案館負責拍攝的同志參加了這次拍攝活動。由此可見市領導對照片拍攝工作的重視，也反映了市檔案館在照片拍攝方面所取得的不菲成績和良好的社會認知程度。 2002年始，市財政已將5萬元拍攝經費納入年度財政預算，專門用于照片檔案的拍攝。僅2006年，添置照片檔案設備      萬元。三是防非典等特種檔案接收進館。防治非典工作開展以來，市、縣（區）史志檔案局按照省非典防治領導小組辦公室、省檔案局《關于做好防治非典型肺炎工作文件材料收集歸檔工作的通知》精神，及早著手，提前介入，采取有效措施，確保防治非典文件材料的完整與安全。先后多次派出業務指導人員，主動上門服務，跟蹤指導防治非典指揮部及其成員單位及時收集、整理防治非典時期形成的文件材料，并將防治非典材料的收集、整理工作納入檔案執法檢查內容，重點指導檢查。防治非典工作中形成的文件材料全部移交市檔案館； 
  （二）服務方式多樣，為全市中心工作服務效果顯著。一是編研成果豐碩。我們利用館藏，大力開展檔案史料的編輯和研究，先后編輯出版了《漯河市大事記》、《漯河內陸特區風采錄》、《漯河市志》、《漯河年鑒》、《中國共產黨漯河歷史紀事》、《共鑄輝煌——漯河市改革開放先進模范人物紀事》、《館藏珍品薈萃》等，以此宣傳漯河改革開放所取得的巨大成就，宣傳漯河各條戰線涌現出來的先進模范人物，二是檔案工作在對外宣傳、招商引資及精神文明建設等方面發揮了重要作用。2002年6月，漯河市第四次黨代會即將召開之際，市檔案館又及時修訂完善了《漯河市黨代會簡介》（1955—1998），送至市領導及大會籌備組，供領導了解漯河市歷次黨代會情況。三是積極提供照片，為市里的中心工作服務。2001年，為慶祝建黨80周年，我們為市委組織部、市委統戰部提供大量照片，先后出版了畫冊《崛起的希望》、《漯河統戰名人》等。1999年，漯河市準備參加河南省舉辦的《建國五十周年成就展》，我們及時提供館藏照片，使漯河市得以順利參展，所提供的照片反映了漯河市改革開放以來的建設成就，藝術視角獨特，內容豐富。其中一幅《漯河新貌》大長片獲一等獎。四是檔案展覽效果顯著。1999 年9月，為迎接國慶50周年和漯河市建市51周年，我們與市文聯、市城建委等單位聯合舉辦《周懷——漯河城市風光攝影展》，充分利用照片這一最直觀的形式，激發漯河人民熱愛家鄉的美好情感。共展出作品86幅，全面反映了漯河市的人情風貌、自然景觀。這次影展先后在市區三個地方展出，參觀人數達萬余人，取得了意想不到的宣傳效果。五是我們積極利用館藏檔案信息資源，為漯河市對外宣傳工作提供優質服務。2001年，漯河市在香港《大公報》上發表漯河專版，缺少一幅壓題照片——《漯河鳥瞰圖》，正在市領導為此事犯愁時，我們及時提供了市檔案館拍攝的《漯河新貌》，為市里的對外宣傳解決了難題。 《漯河內陸特區報》、《中國河南》、《河南日報》、《中國檔案報》等報刊雜志也刊登了我們提供的多幅照片，較好地宣傳了漯河。此外，我們注意利用重要客人視察漯河的機會，大力宣傳漯河取得的成就。在重要客人離開漯河前，我們連夜將照片趕制成精美紀念冊，請市領導代表漯河作為禮物贈送給客人，加深了客人對漯河的印象，起到了宣傳漯河的良好效果，并為檔案部門贏得了良好的聲譽。檔案部門主動超前的服務意識和優質高效的服務效果，加深了領導對檔案工作重要性的認識和了解，提高了對檔案工作的重視和支持程度。漯河市委、市政府的主要領導多次稱贊市檔案館用小照片作出了大文章。六是檔案咨詢服務初見成效。我們注冊成立了市檔案咨詢服務中心，開展檔案干部培訓、檔案整理、檔案用品經銷、檔案管理軟件推廣、打印復印等多項業務，取得了較好的社會效益和經濟效益。
（三）拓寬了檔案服務渠道，良好的服務形象得以確立。漯河市檔案館先后獲得市文明委頒發的“文明示范窗口”、市婦聯頒發的“巾幗文明示范崗”稱號，良好的服務形象得以確立。一是服務場所環境優美。二是服務作風得到廣泛好評。特別是今年4月份以來，漯河市檔案館黨支部結合開展保持共產黨員先進性教育活動，在服務窗口實行黨員掛牌上崗制度，為利用者提供優質服務，接受利用者監督，獲得社會各界的廣泛好評。三是服務質量和水平明顯提高。通過一系列的措施，檔案館無論是服務質量還是水平都上了一個新的臺階。
（四）檔案信息化建設初見成效，檔案服務效率有所提高。漯河市檔案館積極開展檔案信息化建設研究，通過開展計算機技術在檔案館中的實際應用課題研究，加深了認識，該課題研究成果獲“河南省檔案科技進步成果獎一等獎”，《檔案掃描、刻錄、檢索實踐探索》在省檔案學會檔案現代化管理學術研討會上交流。《圖像掃描技術的局限性》獲省第五次檔案學優秀成果二等獎。《檔案信息化納入社會信息化建設的思考》在中國檔案學會學術交流會上交流；初步建立起檔案數據庫，包括兩個方面內容：全文檔案數據庫和目錄數據庫。全文數據庫主要是對館藏重點檔案全文進行數字化處理，并把檔案全文信息輸入數據庫，通過檢索直接查找到所需的全部檔案信息。全文數據庫中建立了全文文本數據庫和全文圖像數據庫，通過鍵盤或圖像采集設備將檔案的內容錄入數據庫，目前，共掃描錄入檔案十幾萬頁，刻錄光盤60多盤。目錄數據庫則把館藏重點檔案的案卷目錄、卷內目錄輸入數據庫，實現案卷目錄的自動化管理，以提高案卷目錄管理質量、檢索速度和查準率。另外，還將市委、市政府等重點全宗的著錄卡片內容輸入計算機，建立了機檢系統，提高了為社會提供檔案服務的效率。
近年，漯河市史志檔案局、檔案館雖然在創新檔案服務機制方面作了一些有益的嘗試，但距離社會對檔案信息資源的利用需求還存在很大的差距。在當前新形勢下，要努力探索、創新適應社會需求的新的檔案工作服務機制，尤其是要緊緊圍繞市委、市政府中心工作搞好檔案服務，取得更加明顯的服務成效。