近年來，廣東省委辦公廳認(rèn)真貫徹落實(shí)《電子文件管理暫行辦法》及國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》等要求，按照“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”原則，開拓創(chuàng)新、多措并舉，以電子文件管理系統(tǒng)研發(fā)部署為突破口，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，著力打造廳機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)了檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、利用網(wǎng)絡(luò)化。2011年12月，國家檔案局授予廣東省委辦公廳“全國機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理與電子文件歸檔查詢系統(tǒng)建設(shè)示范單位”稱號(hào)。

    一、內(nèi)外合力，不斷創(chuàng)新工作機(jī)制

    為適應(yīng)信息化條件下檔案管理工作的新形勢(shì)、新挑戰(zhàn)，在認(rèn)真研究廳機(jī)關(guān)檔案信息化現(xiàn)狀和需求的基礎(chǔ)上，辦公廳以“收得進(jìn)、保得住、用得上、交得出”為目標(biāo)，整合內(nèi)部力量，借助高等院校科研隊(duì)伍外力，推進(jìn)電子文件管理系統(tǒng)的研發(fā)和應(yīng)用，提升檔案管理智能化水平。

    (一)健全工作機(jī)制。為加強(qiáng)協(xié)調(diào)，形成合力，辦公廳成立了電子檔案管理開發(fā)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，并組建了由省委辦公廳牽頭負(fù)責(zé)，省檔案局館配合支持，中山大學(xué)資訊管理學(xué)院和省委機(jī)要局有關(guān)技術(shù)團(tuán)隊(duì)通力協(xié)作的聯(lián)合攻關(guān)小組落實(shí)具體工作，形成了上下聯(lián)動(dòng)、左右銜接的工作格局，增強(qiáng)了工作的主動(dòng)性、針對(duì)性和實(shí)效性。

    (二)加強(qiáng)調(diào)研論證。為保障檔案信息化建設(shè)方案的科學(xué)、合理，辦公廳先后赴中辦秘書局和機(jī)要局、國家檔案局以及省內(nèi)有關(guān)單位，學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)的做法和經(jīng)驗(yàn)，注意聽取有關(guān)方面專家的意見建議，深入分析，科學(xué)謀劃，力爭在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)基礎(chǔ)上，尋求安全、實(shí)用、高效的電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案。

    (三)開展聯(lián)合攻關(guān)。廣東省委辦公廳積極與中山大學(xué)資訊管理學(xué)院合作，推進(jìn)廣東省科技計(jì)劃項(xiàng)目“基于OAIS參考模型的黨政機(jī)構(gòu)電子文件管理系統(tǒng)研發(fā)”和“黨政機(jī)構(gòu)電子文件安全保密技術(shù)”等應(yīng)用研究，努力創(chuàng)新黨政機(jī)構(gòu)電子文件管理理念，破解制約電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)難題，并做好理論成果與實(shí)踐應(yīng)用的轉(zhuǎn)化，為電子文件管理系統(tǒng)研發(fā)儲(chǔ)備相關(guān)技術(shù)。

    二、多措并舉，著力推進(jìn)基礎(chǔ)建設(shè)

    為保障檔案信息化建設(shè)的順利開展和成果的有效運(yùn)用，廣東省委辦公廳加大投入，完善制度，建設(shè)隊(duì)伍，不斷夯實(shí)檔案信息化基礎(chǔ)。

    (一)完善規(guī)章制度。按照檔案管理有關(guān)法律法規(guī)及信息化建設(shè)規(guī)劃要求，先后制定了《省委辦公廳機(jī)關(guān)文書電子檔案歸檔辦法》《電子文件管理系統(tǒng)歸檔操作指南》，修訂了《省委辦公廳檔案工作規(guī)范》等16項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)制度，明確規(guī)定電子文件歸檔的范圍、形式、步驟、要求等，為推進(jìn)紙質(zhì)和電子檔案“雙軌制”管理打下了良好基礎(chǔ)。

    (二)推進(jìn)軟件開發(fā)。在充分考慮現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)條件和技術(shù)儲(chǔ)備的基礎(chǔ)上，參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《版式電子文件長期保存格式需求》《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，在廣東省電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)應(yīng)用支撐平臺(tái)和安全認(rèn)證基礎(chǔ)設(shè)施上，研發(fā)部署電子文件管理系統(tǒng)，有效保障系統(tǒng)的兼容性、增強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性、突出利用的便捷性、實(shí)現(xiàn)格式的通用性。系統(tǒng)部署使用后，注意收集有關(guān)意見建議，根據(jù)應(yīng)用中出現(xiàn)的問題和反饋意見，按照國家檔案局新出臺(tái)的有關(guān)規(guī)定，組織力量深入分析、逐項(xiàng)攻關(guān)，不斷優(yōu)化完善系統(tǒng)功能，提升系統(tǒng)的整體效能。

    (三)夯實(shí)硬件設(shè)施。根據(jù)涉密信息系統(tǒng)和涉密信息設(shè)備的有關(guān)保密管理規(guī)定，廣東省委辦公廳將檔案信息化建設(shè)納入全廳信息化工作之中統(tǒng)籌考慮，安排專項(xiàng)資金保障必需的硬件設(shè)施。配備了電子文件管理服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和磁盤陣列；新增檔案管理系統(tǒng)專用涉密計(jì)算機(jī)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工掃描儀、防磁柜等設(shè)備，有效保障了檔案信息化的開展。

    (四)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。廣東省委辦公廳選派業(yè)務(wù)骨干參加省檔案局館舉辦的檔案信息化管理培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)信息化建設(shè)方面的專業(yè)知識(shí)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。建立各局辦處室兼職電子文件檔案員制度，明確分管責(zé)任人和兼職檔案員的職責(zé)。定期舉辦電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)班，向全廳干部介紹電子文件管理系統(tǒng)功能，演示電子文件歸檔、查詢、借閱等操作流程，使檔案信息化工作融入各單位的日常工作當(dāng)中。

    三、整合資源，有效發(fā)揮檔案資政功能

    在推動(dòng)電子文件信息資源的共享和整合利用方面，結(jié)合廣東省委辦公廳涉密檔案較多的實(shí)際，堅(jiān)持保密安全與方便使用相結(jié)合的原則，在加強(qiáng)電子文件安全管理的同時(shí)，積極推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化利用。

    (一)豐富檔案數(shù)字資源。建立可信網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行系統(tǒng)，包括可信的接入終端、可信的連續(xù)傳遞、可信的接入邊界、可信的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等，確保廣東省委辦公廳電子文件管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)(OA系統(tǒng))保持技術(shù)體系的一致性，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)間的互聯(lián)互通，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件能夠直接收錄到電子文件管理系統(tǒng)中。2010年以來的電子文件已全部實(shí)現(xiàn)在線實(shí)時(shí)歸檔，及時(shí)豐富了檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，組織專門力量對(duì)2005年至2009年的2萬余件紙質(zhì)檔案進(jìn)行了全文掃描，并加載到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之中。

    (二)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理。廣東省委辦公廳電子文件管理系統(tǒng)集成了檔案收集、著錄、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、查詢、移交、銷毀、發(fā)布等功能，實(shí)現(xiàn)了檔案全宗管理、目錄管理和文件級(jí)電子文件的全面管理。為了維護(hù)電子文件長期保存的真實(shí)、完整、有效，廣東省委辦公廳引入標(biāo)簽封裝和安全認(rèn)證技術(shù)，對(duì)封裝在電子文件中的加密信息、時(shí)間戳等進(jìn)行檢驗(yàn)、核實(shí)，并采用身份認(rèn)證、訪問控制、責(zé)任認(rèn)定等手段，對(duì)電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處理等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)控，避免了電子文件在傳輸、存儲(chǔ)過程中被非法篡改、調(diào)換。采用雙機(jī)熱備技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)不因系統(tǒng)故障而丟失，實(shí)現(xiàn)電子文件的安全有效管理。

    (三)設(shè)計(jì)多種查詢方式。廣東省委辦公廳電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)了綜合查詢、全文檢索和關(guān)聯(lián)查詢3種檢索方式，以滿足不同的檢索需求，實(shí)現(xiàn)電子文件的準(zhǔn)確定位和快速調(diào)用。經(jīng)所在處室主要負(fù)責(zé)同志批準(zhǔn)，廳內(nèi)有關(guān)處室的兼職電子文件檔案員可通過電子文件管理系統(tǒng)客戶端，查詢授權(quán)范圍內(nèi)的電子文件資料。此外，還開通了網(wǎng)上借閱服務(wù)，檔案借閱人可提交網(wǎng)上申請(qǐng)，經(jīng)審批授權(quán)后，可以查閱相應(yīng)的電子文件。同時(shí)，對(duì)兼職檔案員、查詢申請(qǐng)人、電子文件利用人的查詢使用行為提出要求。

    (四)規(guī)范查詢使用權(quán)限。制定《省委辦公廳電子文件查詢使用管理辦法(試行)》，對(duì)電子文件的查詢權(quán)限、范圍、選項(xiàng)設(shè)置、要求和管理作出規(guī)定，要求在保密安全風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，開展電子文件查詢。加強(qiáng)對(duì)查詢范圍的限定，根據(jù)電子文件的可知悉范圍、內(nèi)容的重要性和敏感性，在歸檔時(shí)設(shè)置合適的查詢選項(xiàng)和共享范圍。加強(qiáng)查詢管理，電子文件管理系統(tǒng)自動(dòng)記錄查詢操作過程，檔案管理部門定期對(duì)兼職檔案員查詢電子文件的操作進(jìn)行審核和督察。

    原載于《中國檔案報(bào)》2013年11月18日 總第2535期 第一版