隨著改革發(fā)展的深入，檔案工作面臨著越來越多的挑戰(zhàn)。檔案如何為經(jīng)濟社會發(fā)展服務，是當前檔案部門必須研究和解決的課題。欽州市檔案局（館）堅持從欽州的實際出發(fā)，把檔案查閱作為檔案工作為經(jīng)濟社會發(fā)展服務的切入點。致力于從夯實檔案查閱工作的基礎做起，狠抓十年，促進檔案查閱工作質的提高，實現(xiàn)三個轉變，躍上新的起點，為欽州的經(jīng)濟社會發(fā)展提供了良好的檔案服務。
一、正視問題，實施三大工程夯實檔案工作基礎
上個世紀五十年代起，大批的城市居民回鄉(xiāng)務農(nóng)，知識青年上山下鄉(xiāng)，廣闊的農(nóng)村成為火熱的天地。轟轟烈烈的年代過后，回鄉(xiāng)務工的城市居民和知青返城，經(jīng)過相關安置工作后，社會得到了穩(wěn)定和發(fā)展，但仍有一些人因特殊原因未能得到有效的安置。近年來，黨和政府對這些人員的安置做出了特殊的處置，規(guī)定下鄉(xiāng)居民如果沒有工作的可以憑檔案買養(yǎng)老保險并享受退休待遇，知識青年下鄉(xiāng)期間計算工齡。這樣，這些人能否享受到政府的安置政策，很大程度上把希望寄托在檔案查閱上。但歷史上留存的一些檔案存在諸多問題：有的收集不全，有的檔案是用圓珠筆填寫的，已褪色模糊，有的檔案已霉變和高溫使紙張變脆，不便使用，等等，難于提供完整的依據(jù)。甚至，五、六十年代的一些檔案資料基本找不到了。出現(xiàn)這些問題既有客觀原因，亦有主觀問題，客觀上，檔案管理方法太傳統(tǒng)，有多少進館檔案就管理多少；在主觀上來說，我們的檔案查閱方法和手段太落后了，長期處于手工操作，為查一份檔案，往往需去檔案館數(shù)次。
在檔案數(shù)字化前，檔案管理都是用手工來進行的，手工管理存在不少的缺陷。首先，手工錄入費時費力。檔案人員手工進行收集、整編、管理、提供單位利用等等方面用的都是手工管理，檔案人員的工作量相當大，同時效率也很低，費時費力。其次，二次利用不方便、利用率低。同時對檔案查閱利用相當麻煩，首先要登記，然后要在浩如煙海的檔案資料中查找，這個過程中不可避免的造成不必要的損壞，而且同一份檔案在同一時期只能由一個人借閱，別人只能等待此份檔案借閱完畢歸還后才能再借。 第三，檔案損壞、丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。完全依靠手工方式來收集檔案、借閱實體檔案不可避免的會造成許多重要檔案的丟失和損壞。由于歷史上欽州市檔案工作投入少，管理手段落后，業(yè)務工作一度居于全區(qū)后列，2007年全區(qū)檔案事業(yè)綜合評估中，欽州市本級位于全區(qū)14個地市級倒數(shù)第五位。為了盡快扭轉這種局面，欽州市檔案局（館）實施了三大工程，夯實檔案查閱工作的基礎。
一是新館建設工程。市檔案館新館建設自2008年3月開工建設，市政府先后投入近3000萬元，歷時四年，建成6600㎡的館舍，2012年底正式啟用。新館設計規(guī)范，布局合理，設施完善，設備先進，功能齊全，是國家新頒布《檔案館設計規(guī)范》全區(qū)第一個建成投入使用的地市級檔案館。2013年7月，經(jīng)國家檔案局專家組測評，市檔案館晉升為國家一級檔案館，成為2013年國家檔案局新頒發(fā)的《市、縣級國家綜合檔案館測評辦法》全國第一家晉升的國家一級檔案館。新館的建成啟用和國家一級檔案館的成功晉升，為我市檔案館查閱工作上檔次奠定了堅實的基礎。
二是市檔案館重點檔案搶救工程。自2006年以來，我市檔案館在自治區(qū)檔案局的重視和扶持下，先后獲得國家重點檔案搶救經(jīng)費和地方財政配套經(jīng)費近100萬元，市檔案館采取了復印、拍照、修裱、掃描等方式，對館藏所有破損、褪變的檔案進行了搶救、搶救率達100%，確保了館藏檔案的安全和完整，為市檔案館提供為經(jīng)濟社會優(yōu)質檔案服務創(chuàng)造了可靠的保證。
三是完善查閱設施工程。新館建成后，安排檔案查閱室129㎡，分設服務咨詢區(qū)、目錄存放區(qū)、現(xiàn)行文件存放區(qū)、電腦查閱區(qū)、人工查閱區(qū)，區(qū)域分工明確又便于管理。同時配備了電腦、打印機、復印件和查閱桌椅，在查閱人數(shù)集中時段，最多配置了九臺電腦，真正把查閱服務工作做細、做實、做好，為做好檔案查閱工作提供了必不可少的前提條件。
二、三步施治，實現(xiàn)檔案查閱三個轉變
檔案查閱工作的根本要求在于為查閱者提供及時、準確、全面的服務。十年來，欽州市檔案局（館）針對本館查閱工作存在的實際問題，分三步施治，促進查閱工作實現(xiàn)三個轉變。
第一步，目錄輸入，實現(xiàn)查閱檔案目錄從純手工向在電腦中查詢的轉變。為了優(yōu)化手工查詢，2006年欽州市檔案局（館）實施目錄輸入工作，同年即錄入10萬多條，2007年，館藏級目錄已錄入完成50多萬條，到2017年，檔案館的目錄錄入已達到近百萬條，最大程度上滿足了電腦查檔的需求。近年來，欽州市檔案局（館）加強錄入人員培訓，確保數(shù)據(jù)采集質量關。在數(shù)據(jù)采集過程中，根據(jù)自治區(qū)檔案局頒發(fā)檔案目錄數(shù)據(jù)采集報送工作的標準和要求，組織相關人員學習，抓好落實，數(shù)據(jù)不符合自治區(qū)檔案局要求的，一律重錄，保證數(shù)據(jù)的質量。在這種高要求下，欽州市檔案館逐步建立和完善檔案檢索目錄體系，全部檔案的案卷級、文件級目錄均有手工檢索和機檢目錄兩個方法。目前，市檔案館已編有案卷級手檢目錄894本，錄入案卷級機檢目錄42834條，文件級手檢目錄1776本，錄入文件級機檢目錄64181條。手工檢索目錄和機檢目錄的完善為建立電子檢索系統(tǒng)、開展檔案編研、開放檔案鑒定、提供檔案利用服務提供了方便，是檔案查閱工作的有效辦法。
第二步，館藏檔案數(shù)字化，實現(xiàn)查檔從手工查找紙質實體檔案向電腦存檔全文查閱的轉變。2010年欽州市檔案館對館藏檔案實行全文錄入，實施文本錄入工程。2013年，市政府決定把市檔案館館藏檔案數(shù)字化納入財政預算安排，每年52.5萬元，四年完成，預算經(jīng)費達到210多萬元。到2016年館藏檔案數(shù)字化51030卷又11738件，實現(xiàn)了原有館藏檔案全部錄入，新進館檔案逐步錄入的要求，同時，從2006年開始，市檔案館開展了檔案數(shù)據(jù)庫的建設工作。目前，已建立了館藏檔案案卷級、文件級、館藏資料目錄的數(shù)據(jù)庫，并建立了照片檔案、錄音、錄像檔案數(shù)據(jù)庫和紙質檔案全文數(shù)據(jù)庫。館藏檔案數(shù)字化以后，查檔完全可以利用電腦，除了密級檔案外，可全部在電腦中查到，查閱者可以在電腦中通過關鍵詞查詢到全部開放的檔案。這是檔案查閱工作的一次重大改革，是檔案查閱提速的成功的路子。
第三步，到期檔案和專業(yè)民生進館，實現(xiàn)檔案服務從單一的文書檔案向提供多領域的服務轉變。2012年起欽州市檔案局（館）實施文檔進庫工程，2013年，市委辦、市政府辦下發(fā)《欽州市市直單位2013—2015年檔案接收進館方案》（欽辦函[2013]34號），市政府召開了市直單位檔案移交進館動員會，明確了接收的單位、接收的范圍、接收檔案的質量要求、檔案接收的時間安排等，要求這次集中接收檔案進館工作從2013年開始，至2015年底結束，根據(jù)市直各單位檔案整理情況和檔案數(shù)量多少分三批進行，每年一批，2016年以后，進入常規(guī)接收階段。在這四年中，每年都能接收20多個單位移交的檔案，共接收了13794卷又89275件紙質檔案。同時，利用2013年晉升國家一級館的契機，接收各方面的專業(yè)民生檔案，例如公積金貸款檔案、廉租住房檔案、征地拆遷項目檔案、職工養(yǎng)老保險檔案、工傷認定檔案、涉外婚姻檔案等，民生檔案系統(tǒng)建成。民生檔案同時納入檔案管理體系，按照統(tǒng)一的工作制度和業(yè)務標準開展檔案管理工作。在此基礎上，切實抓好市委、市政府重大活動和突發(fā)事件檔案及時進館，開展政務信息查閱工作。對重大活動的檔案采取跟蹤服務，及時整理進館，如《欽州市慶祝廣西壯族自治區(qū)成立50周年活動》檔案等等。對同級市委、政府工作部門現(xiàn)行文件進行收集、整理，開展查詢服務。這樣，市檔案館提供的檔案服務內容更全面、更系統(tǒng)、更有實用性，更具有生命力，為檔案查閱工作注入了不竭的源泉。
三、立足“三服務”，把用好檔案作為查閱工作的出發(fā)點
為經(jīng)濟社會服務、為機關單位服務、為人民群眾服務是檔案工作的根本要求，也是檔案查閱工作的立足點和出發(fā)點。市檔案局（館）提出了“管檔就是為了更好用檔”的理念，以幫助檔案人長期以來對“管好檔案、守住檔案是檔案人的天職”的認識有更豐富的理解，并且從實際工作中得到落實。首先，為經(jīng)濟建設服務上表現(xiàn)為主動。市檔案館近年來利用館藏檔案整理出《欽州市招商引資文件匯編》、《欽州市市直國有土地劃撥、征用、出讓文件匯編》、《廣西欽州保稅港區(qū)開發(fā)建設概況和文件匯編（一）、（二）》、《欽州市水庫建設檔案資料選輯》等等，積極主動為經(jīng)濟建設提供相應的檔案服務。同時，按要求開放到期檔案。所有這些都體現(xiàn)了檔案為經(jīng)濟社會服務的具體行動。其次，為機關單位服務上表現(xiàn)為方便。特別是在單位編志、編史方面，檔案查閱工作更是提供了更便捷的服務。市檔案館真正成了市直單位的檔案館，成為市直單位決策不可缺少的的參考資料來源。最后，為社會服務上表現(xiàn)為解決一些事關切身利益的難題。近年來，查閱工作最突出的一點是幫助一些因人事檔案缺失無法正常辦理退休手續(xù)的人員，給予了及時的查檔服務，維護了其切身利益，如羅某在廣西國營前衛(wèi)農(nóng)場工作，現(xiàn)已到了退休年齡，她在辦理退休手續(xù)時發(fā)現(xiàn)，其人事檔案中缺少當年下鄉(xiāng)的記錄，因此無法確認她的那段工齡，來到欽州市檔案館查找相關資料，也是抱著試試看的心態(tài)。工作人員通過計算機檢索很快地查到了他們當年的下鄉(xiāng)資料、知青名冊，并為他們提供了復印件證明，使他們在短短的幾分鐘辦成了原以為要搭上老半天的事，對檔案館現(xiàn)代化管理及高效率的工作節(jié)奏贊嘆不已。
一個小小的檔案利用例子表明，館藏檔案數(shù)字化后，使用檔案軟件進行統(tǒng)一管理，檔案管理的各個環(huán)節(jié)效率都會大大提升，比如群眾要查詢一份招工合同，用手工查詢出來給群眾，和用檔案軟件查詢出來打印后給群眾，工作效率那是一個在天上，一個在地下。用檔案軟件后，查閱檔案需要排隊等候的現(xiàn)象就不復存在了。而使用檔案軟件后，數(shù)據(jù)可以備份，而且還可以備份多個，丟失和損壞就是不可能發(fā)生的事情了。
欽州市檔案館查閱工作，十年時光，初施三步整治，帶來三個轉變，業(yè)務工作躍上新的臺階，得到了自治區(qū)檔案局的充分肯定，2012—2016年的全區(qū)檔案館年度考評中，連續(xù)6年榮獲優(yōu)秀檔次，且2012—2015年連續(xù)5年全區(qū)排名均在第一。可見，檔案查閱工作大有可為，檔案工作前程似錦。
