檔案數(shù)字化建設(shè)是當前檔案部門的一項基礎(chǔ)性工作，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路。河池市宜州區(qū)檔案館一直把加強檔案數(shù)字化建設(shè)作為一項重要工作抓實抓好，從2015年開始，開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，截止2017年10月底，共完成全文數(shù)字化紙質(zhì)檔案累計377.1萬頁，基本完成館藏檔案數(shù)字化（紀委案件檔案和“文革處遺”檔案除外）。建立了檔案數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)，所有數(shù)字化成果均已掛接到檔案管理系統(tǒng)中，大大提高了檔案利用的工作效率，受到社會公眾好評。我們的主要做法是:
一、爭取領(lǐng)導重視，為檔案數(shù)字化建設(shè)夯實基礎(chǔ)
近年來，我們主動匯報，積極爭取自治區(qū)、河池市檔案局、宜州區(qū)委、區(qū)政府對檔案工作的支持。同時，積極與相關(guān)部門溝通，加強協(xié)作，及時將檔案信息化工作納入全市信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、規(guī)劃全市檔案信息化建設(shè)工作。共投入資金100多萬元，用于檔案館軟硬件設(shè)施的提檔升級。相繼添置了服務器、網(wǎng)絡(luò)版軟件、計算機、復印機、掃描儀、防磁柜等相關(guān)數(shù)碼設(shè)備，極大的改善了我局的數(shù)字化硬件設(shè)施，促進了我局檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。2015年來，市財政每年安排一定經(jīng)費用于檔案館規(guī)范化建設(shè)，累計投入210萬元用于檔案數(shù)字化項目，為全市檔案數(shù)字化建設(shè)夯實基礎(chǔ)。
二、加強過程監(jiān)管，確保檔案信息安全
檔案數(shù)字化有一套工作流程和多個加工環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標與規(guī)范要求，全國各級檔案館館藏檔案數(shù)字化工作絕大多數(shù)采取數(shù)字外包形式開展。因此，選擇一家有檔案意識、懂檔案業(yè)務的外包公司來進行數(shù)字化工作顯得尤為重要。三年來，我局根據(jù)項目量的多少，通過競爭性談判和公開招標的方式選擇外包公司，并嚴格對外包公司的監(jiān)管。一是項目前期準備完善。在外包公司進場前做了大量準備工作：公司人員、電腦、掃描儀等設(shè)備到位的同時，我們制定了嚴格的《檔案數(shù)字化加工工作流程規(guī)范》《檔案數(shù)字化處理保密制度》《現(xiàn)場管理制度》《異常情況處理流程》等相關(guān)管理制度；對外包公司進駐加工現(xiàn)場的工作人員進行了專題培訓；對工作場所安裝監(jiān)控及錄像設(shè)施，全方位實時監(jiān)控；與外包公司簽訂保密協(xié)議，要求外包公司在招聘員工時認真進行身份審查，并與所有員工簽訂保密協(xié)議，提高員工安全意識。確保檔案安全無損、信息無泄密。二是項目過程中嚴格管理并加強指導。做好檔案進出庫登記，掃描過程中時時督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。同時，通過日常督導落實工作現(xiàn)場紀律，落實數(shù)據(jù)的安全保障，保證項目的安全、正常開展。三是項目設(shè)置多重驗收。我們設(shè)置了外包公司自檢、檔案局項目管理員平時抽檢、驗收小組項目期末抽檢三重驗收環(huán)節(jié)，每個驗收環(huán)節(jié)的各項指標均達到了規(guī)定的標準，該項目方通過驗收，才與外包公司簽訂驗收合同，保證了檔案數(shù)字化的質(zhì)量。
三、分步實施，確保數(shù)字化工作如期完成
檔案的最終目的就是提供利用服務，因此，數(shù)字化工作一開始，我們就突出工作重點，有計劃、有步驟地對重要全宗和利用頻繁的民生檔案開展全文數(shù)字化掃描。優(yōu)先安排婚姻登記檔案、收養(yǎng)檔案進行全文數(shù)字化。特別是婚姻檔案，我們實行當年接收，優(yōu)先安排數(shù)字化。截止2017年10月底，累計完成377.1萬頁的全文數(shù)字化掃描工作。這些完成的全文數(shù)字化檔案全部能在檔案管理軟件中檢索，大大提高了檔案查閱的速度與效率，受到廣大查檔利用者的好評。便捷高效的檔案數(shù)字化資源在方便群眾的同時也為我市經(jīng)濟建設(shè)、編史、修志、落實政策、機關(guān)查考、調(diào)解糾紛、核實工齡、工作調(diào)動、戶口遷移、復退伍軍人安置、房產(chǎn)登記、學術(shù)研究等方面提供了大量翔實的第一手資料，解決了大量的問題。
四、加強培訓，確保數(shù)字化成果高效利用
檔案數(shù)字化加工的主要目的是方便利用和保護原件，熟練掌握檔案管理系統(tǒng)軟件的應用和基本維護工作是提供利用的基礎(chǔ)。重視信息化人才培養(yǎng)，提高工作人員的信息技能，是檔案數(shù)字化建設(shè)的迫切任務，因此我們加大了對檔案人員計算機技能及信息化水平的培訓力度，要求管理人員掌握能熟練運用管理系統(tǒng)開展工作。多次安排人員參加河池市、自治區(qū)檔案局舉辦的數(shù)字化業(yè)務培訓班，2016年，分管的副局長和項目管理人員到自治區(qū)檔案局跟班學習檔案數(shù)字化工作。全局檔案人員信息化技能水平大大提高。通過館內(nèi)局域網(wǎng)和電子查閱平臺，為廣大干部群眾提供檔案查閱便利，極大地提高了檔案的查全率和查準率。
五、存在問題
回顧近三年來我局檔案數(shù)字化工作，雖然取得了一定成績，但仍有很多不足，主要表現(xiàn)在：
一是今后檔案數(shù)字化工作的模式。經(jīng)過三年的努力，我局采用數(shù)字外包形式對館藏106個全宗紙質(zhì)檔案基本完成數(shù)字化（紀委案件檔案和“文革處遺”檔案除外）。市財政每年根據(jù)情況撥給一定經(jīng)費用于檔案數(shù)字化項目。按照我區(qū)到期檔案移交進館情況，2017年接收約3700多卷18萬頁，且每年以8%左右館藏量遞增。數(shù)量不大，外包公司大多不愿承接項目（宜州沒有具備檔案數(shù)字化能力的公司）。根據(jù)保密規(guī)定，涉密檔案不能外包。以區(qū)檔案局現(xiàn)有的人力、物力、財力難以完成此項工作。因此，今后每年進館的檔案數(shù)字化工作將成為一大難題。
二是檔案局（館）人員不足，且年齡老化。檔案信息化作為新增的業(yè)務科目，自治區(qū)檔案局增加了信息化工作處，河池市檔案局2013年設(shè)置了信息化工作科，并增加2名參公編制人員，負責建立檔案目錄中心；對館藏檔案進行全文掃描，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，管理局域網(wǎng)。宜州區(qū)檔案局現(xiàn)有人員編制7人，實有9人，平均年齡50歲，3名主任科員，缺乏信息專業(yè)技術(shù)人才。
六、應對措施
加快人才培養(yǎng)和引進。事業(yè)的發(fā)展，人才是關(guān)鍵。一是借助外力，大力引進信息化方面的專業(yè)人才，從事數(shù)字化加工、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)庫建設(shè)與運行等項工作；二是挖掘潛力，加大現(xiàn)有檔案專業(yè)人員的數(shù)字化培訓力度；三是通過政府購買服務，完成信息化工作。
