電子文件管理原則
(一)全程管理原則
根據電子文件的特點和管理要求,必須建立一個完整的管理體系,對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行連貫、一致的管理。
(二)前端控制原則
對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合,把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在這一階段實現。
(三)真實性保障原則
要求文件內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理后保持不變。
(四)完整性保障原則
要求電子文件及其他形式的相關文件數量齊全;每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。
(五)可讀性保障原則
要求文件經過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、遷移等處理后能夠以人可以識讀、理解的方式輸出,并保持其內容的真實性。
(六)風險管理原則
通過對電子風險進行識別和評估,采用合理的技術、方法對電子文件風險加以防范和控制,以最小的成本獲得最大的電子文件安全保證。
(七)技術與管理手段結合原則
電子文件管理技術手段與管理措施需要密切配合:技術手段是確保電子文件真實、可靠的工具;嚴格的管理是保證技術措施可行與實現電子文件生命周期全過程控制的保障措施。