檔案信息資源的配置

檔案信息資源配置所解決的是檔案的收集和布局問題, 它直接關系到能否充分利用檔案信息資源, 發揮檔案館(室) 群體效益,以最小的投入獲得最多的社會效益和經濟效益。

 1 檔案信息資源建設的發展進程

(1 ) 館藏建設階段

檔案信息資源建設孕育于各館( 室) 自發的館藏建設及實踐中。各檔案館( 室) 在收集、利用等工作中, 以自然發展的方式去服務和滿足讀者的需要。

(2 ) 地區協作階段

隨著文件數量的增長和利用需求的日益多樣化。各館( 室) 之間開始有了協調與合作。包括編制聯合目錄, 協調收集范圍, 館際互借等, 形成了地區范圍的小規模配合, 大大提高了檔案利用的滿足程度。

(3 ) 國家布局階段

面對檔案數量的急劇增長和對檔案信息的廣泛、迫切需要, 國家通過各種手段, 如行政、經濟、技術手段等在全國范圍內統一規劃, 加強協調, 對國家檔案信息資源的收藏與分布進行宏觀控制,從而形成一種多層次、多功能的檔案信息資源保障體系。

(4 ) 國際協調階段

隨著計算機技術與現代通訊技術的飛速發展、網絡化在信息領域得以廣泛運用的這種大背景下, 各國檔案界也著手探討如何在全球范圍內對檔案信息資源進行合理布局和有效配置, 以實現檔案信息資源共享, 取得最大的社會效益和經濟效益。

從上述發展進程中, 我們可以看出檔案信息資源建設是館藏建設從微觀走向宏觀, 從局部納入整體的必然結果, 同時也是社會信息化的必然要求。合理布局和有效配置作為檔案信息資源保障系統的龍頭部分, 是傳遞子系統和利用子系統的前提和基礎。

 2 檔案信息資源有效配置的基本內容

檔案信息資源有效配置包括檔案信息在時間、空間和數量三個

方面的配置。

(1 ) 時間配置

所謂檔案信息資源的時間配置是指在不同的時態上對不同種類的檔案信息資源進行合理的時效分布。目前在我國現存的檔案館網中, 網點之間的時間配置只有中央一級能真正做到, 如第一歷史檔案館、第二歷史檔案館就分別收集保管明清檔案、民國檔案和建國后檔案。省市一級為避免館( 室) 機構的設置過多過濫, 時間配置一般在各網點之間進行, 即對館藏中不同歷史時期形成的檔案進行量的控制。

(2 ) 空間配置

空間配置是指檔案信息資源在不同地區、不同行業之間的分布, 實質上是在不同使用方向上的分配。由于檔案的形成機關具有一定的區域性和等級性, 檔案不可避免地帶有自然形成的區域性和等級性。因此, 對國家檔案信息資源進行布局和配置時就應該充分利用和遵從這種特點, 各網點以區域和等級為基礎, 收集保存本地區、本級的檔案, 減少不必要的重復和浪費。我國檔案信息資源的空間配置在網點之間, 具體表現為兩個方面的結合, 即綜合性檔案館以行政區劃來劃分, 專業檔案館則按行業系統來劃分。

(3 ) 數量配置

檔案信息資源的數量配置通常是與時間配置或空間配置相結合的, 即特定時間或特定空間內對檔案信息進行量的控制和協調, 這種數量配置既包括總量配置, 也包括個量配置。總量配置, 如一定時期內, 對國家全部檔案和檔案機構進行計劃、統計和控制工作。個量配置則是指各個網點機構之間, 對不同類型、不同時期以及不同保管期限的檔案進行控制和協調。

 3 影響檔案信息資源有效配置的主要因素

檔案信息資源的配置是十分復雜的, 因為資源的配置不僅僅是檔案信息本身的配置, 還包括與這些信息資源相配套的技術設備、人力、財力的配置。影響配置的因素是多方面的, 且各因素在影響的角度、程度上也不盡相同。概而言之, 這些因素主要包括在人文、經濟和技術三個方面中。

(1 ) 人文因素

一切社會活動最終都是人的實踐活動, 作為活動中主體因素的人總是起著至關重要的作用。影響檔案信息資源有效配置的人文因素主要包括兩方面: 一是活動主體檔案管理者及其所創造的管理環境。科學的管理體制是進行信息資源有效配置不可缺少的手段。檔案信息資源的科學管理就是運用現代化管理方法來研究檔案信息資源在社會實踐活動中被利用的規律, 對檔案信息資源配置過程中的種種矛盾進行統籌規劃和組織協調, 以求得最優化的經濟效益和社會效益, 同時還在充分掌握檔案信息資源形成和利用規律的基礎上, 加強檔案信息資源的整體化建設, 并通過橫向聯合加強館(室) 聯系, 建立起全國性或區域性的檔案信息資源管理網絡, 并充分發揮整體優勢, 實現檔案信息資源共享, 從而減少不必要的內耗, 提高配置效率。二是檔案利用者的情況。利用者的職業狀況決定了他們對某一檔案信息資源的需求程度和使用能力的不同, 這種不同必然會反映到利用效果實現程度的不同。利用者受教育的程度也決定了他們在表達需求上的差異。因此在檔案信息資源配置過程中應加強對檔案利用者和檔案工作者的管理和服務, 注重體現對他們應有的人文關懷。

(2 ) 經濟因素

資源配置的主要手段之一就是市場。但是由于檔案部門不是社會財富的直接創造者, 因此受市場機制的影響較其他信息資源要小。但這并不等于檔案信息資源的配置完全不受市場機制的作用影響。檔案的種類和范圍十分廣泛, 其中有些部分如科技檔案是可以進入信息市場的, 并通過市場和價格體系實現科技檔案信息資源的最適度配置。

(3 ) 技術條件

影響檔案信息資源有效配置的技術因素主要有兩方面: 一是現代網絡化技術。網絡化是檔案信息資源實現共享的必要條件和物質基礎, 也是它的最終發展目標。而檔案信息資源的有效配置與共享是一個問題的兩個方面。隨著電子計算機和通訊技術在檔案部門的廣泛運用, 各種數據高密度的存儲和遠距離傳輸, 使檔案事業發生了深刻的變化。二是檔案信息轉移技術。同書本式圖書館應與電子圖書館、數字圖書館與虛擬圖書館并存一樣, 傳統的檔案館之間的傳統合作也將繼續存在。以網絡技術為基礎的共享網絡并不能解決檔案部門內的一切問題, 不能完全替代傳統的服務。所以在拓展共享網絡, 縮減傳統合作的同時, 應保持一定的傳統檔案機構之間的合作。在檔案管理中, 信息轉移技術正是為適應傳統傳遞方式對非網絡信息進行載體轉移的一種手段, 常用的方法有靜電復印技術、縮微復制技術、光盤技術三種。檔案信息轉移技術利用專門的設備將檔案信息從一個載體轉移到另一個載體上, 既便于檔案的保護,又便于檔案信息的傳遞交流和利用, 從而更有利于人們對非網絡檔案信息資源的布局和配置。

 4 檔案館網布局

所謂檔案館網布局是指反映不同級別、不同類型的檔案館的設置分布格局。檔案館網布局和檔案進館流向是國家檔案資源配置的中心問題。一個適應社會主義市場經濟體制、布局科學合理的檔案館網絡, 是實現國家檔案資源存儲合理化、管理科學化、利用社會化的基礎和條件。

在現行的檔案館網絡中, 主要有兩種類型的檔案館, 即綜合性檔案館和專業性檔案館。綜合性檔案館指館藏檔案來源于機關或單位, 檔案內容涉及政治、經濟、軍事、科學、文化等各方面的檔案館。專業性檔案館指專門收藏某一方面、某一專業或某種特殊載體檔案的檔案館。隨著社會主義市場經濟體制的建立和檔案事業的發展, 我國現行的檔案館網布局還要進行某些改革和調整, 其主要任務是協調綜合、專業兩類檔案館的職能和布局, 控制檔案室檔案的進館流向, 以實現國家檔案資源的合理配置, 便于對檔案資源的管理和利用。

根據《全國檔案館設置原則和布局方案》, 全國檔案館的總體布局由各級國家綜合檔案館、各級國家專門檔案館、部門檔案館、企事業單位檔案館組成。各級、各類檔案館既分工明確, 又相互協調, 共同組成一個有機的檔案館網絡整體, 為檔案信息資源的開發利用提供豐富的信息資源。