檔案信息資源開發的措施

檔案信息資源的開發原則告訴我們, 要想使開發檔案信息資源產生更好的效益, 檔案信息部門尤其是各級各類檔案館( 室) 必須采取各種有力的措施和切實可行的辦法, 不同檔案館( 室) 還必須結合自身館( 室) 藏特點, 不斷挖掘和總結出各自的開發措施和辦法。

1 各類檔案館的開發措施

(1 ) 綜合檔案館的開發措施

隨著市場經濟的發展, 綜合檔案館的服務范圍越來越寬闊, 社會對綜合檔案館的要求也越來越高。總結已有的經驗, 綜合檔案館的開發措施主要集中表現在拓寬服務途徑、優化館藏、優化檢索手段、優化開發程序等四個方面。

① 拓寬服務途徑。根據檔案服務系統工作的基本要求, 從已經形成和開始擴展的服務方式來看, 綜合檔案館拓寬服務途徑應包括: 接收進館前的指導服務; 接收進館前的整理編目服務; 對檔案部門專用物資組織代銷服務; 接收檔案管理和代管檔案服務; 加工整理與安全保管服務; 鑒定與銷毀服務; 保密與調密服務; 統計服務; 編制檢索工具服務; 目錄交流服務; 調卷服務; 送卷服務; 復制服務; 展覽服務; 開架服務; 編纂出版服務; 報刊公布服務; 參與編史修志; 參與文藝創作或為繁榮文化生活服務; 國際交流服務等。

總之, 綜合檔案館的服務項目繁多, 所有這些服務項目構成了一個有機聯系的整體, 至于具體到某一綜合檔案館在某一時期內應開展哪些項目的服務, 必須從實際出發, 可以有所側重, 同時盡可能地兼容多項, 實行多目標服務。

② 優化館藏。優化館藏是優化綜合檔案館開發檔案信息資源這一服務工程的基本措施, 它的內容是由綜合檔案館的性質、任務和范圍來決定的, 包括:

第一, 確定進館界限。就是根據不同級別、不同類型的綜合館來劃定接收或集中檔案進館的范圍。任何一級或任何一個綜合檔案館都不是孤立存在的, 既有縱向聯合的綜合檔案館, 又有橫向聯合的專業檔案館, 如果界限不分清, 分工不明確, 就不可能發揮各自的優勢, 不可能突出各自的館藏重點, 同時也就不可避免地會陷入各自為政、各行其是的無政府狀態, 在這種情況下, 既無法保持各檔案館檔案的完整, 又不能真正體現各自的館藏特色。同時, 確定進館界與綜合檔案館的合理布局密切相關。

第二, 館藏檔案數量充足。不論哪一級綜合檔案館, 都必須根據其收集與集中的范圍, 將所屬部門或所屬單位應進館的檔案及時接收進館, 同時按照檔案的形成周期定期定向地不斷進行接收工作, 使應該進館的檔案都能如期進館, 這樣才能保證在分管范圍內館藏檔案數量充足。

第三, 館藏質量優良。館藏質量是優化館藏的核心內容。收集接收進館的檔案除殘缺不全的歷史檔案無法達到完整齊全的要求外, 凡現行機關檔案都必須做到完整齊全, 價值鑒定準確, 載體與字跡材料保持良好狀態, 整理編目科學化、規范化、標準化。其中, 完整程度和整理編目質量又是優化館藏的關鍵。無數事實證明, 只有在優質的基礎上追求更多的數量, 做到質量與數量的統一, 才能真正達到優化館藏的目的。

第四, 體現館藏特色。各級綜合檔案館的館藏盡管在某些方面難免有相同之處, 但不能你有我也有, 你無我也無, 按照同一模式、千篇一律的內容來規劃自己的館藏, 必須根據各自的接收與進館的范圍, 以及所處的特定環境, 來確定不同的館藏方式和館藏內容, 以體現各自的館藏特色。

③ 優化檢索手段。所謂優化檢索手段, 實質上就是優化檔案檢索工具, 以檔案檢索工具具備存儲檔案信息豐富, 檢索檔案信息迅速、準確、方便、實用為衡量其優化的標志。優化檢索手段, 必須要求將手工檢索方式逐步過渡到電子計算機檢索, 將館藏檔案有計劃、有步驟地按機檢要求經過著錄和標引, 并按規定順序排列成數據庫, 使用電子計算機等存儲在磁帶、磁盤、磁鼓以及縮微膠卷和膠片中, 形成檔案自動化檢索系統。在開發利用檔案信息資源時,運用電子計算機, 按分類途徑、主題途徑, 或按全宗構成者、責任者、年代、地區等各種途徑, 向利用者提供檔案查找信息, 開展檔案檢索服務。運用機檢手段, 可以建立區域性和全國性的檢索網絡, 進而還可以發展成國際聯機檢索, 從而高效能和大范圍地開展檢索服務。在尚無條件實施機檢的綜合檔案館, 也必須優化手工檢索系統, 使手工檢索現代化和標準化, 一方面為提高檢索效率盡職, 另一方面為實施機檢手段創造條件, 逐步做到手工檢索與機械檢索結合進行, 最后在條件成熟時以機檢取代手工檢索。

④ 優化開發程序。所謂優化開發程序, 主要是指在一定時期內對于確立開發目標、建立開發組織、開展開發分析、制定開發方案、實施開發計劃、總結開發經驗等一般程序, 不僅在思想上要給予足夠的重視, 而且在人力、物力上要保證這些工作程序的順利進行和互相銜接、協調運轉。

(2 ) 專業性檔案館的開發措施

專業性檔案館與綜合性檔案館之間的根本區別在于分管檔案的范圍不同。專業檔案館的檔案, 往往是以縱向為主, 來源于一個專業系統的各個單位。其檔案的內容, 往往又是記述和反映一個特殊專業的性質。由于社會發展、社會分工愈來愈細, 社會的各行各業日趨復雜化, 這就決定了專業檔案館的種類繁多, 而且每一個專業檔案館, 一般隸屬于國家一個專業主管部門領導, 同時又接受國家檔案局領導或各級檔案行政機關領導。由于專業性檔案館在檔案內容、服務范圍和服務對象上與綜合性檔案館相比有著明顯的不同,這就要求各級各類專業檔案館, 在開發利用檔案信息資源上, 除采取一般措施外, 還必須根據自身特點, 利用自己的優勢, 采取各種行之有效的措施, 以充分開發利用專業檔案信息資源, 為社會主義現代化事業服務。

① 開放型開發。所謂開放型開發, 就是指專業檔案館要根據《中華人民共和國檔案法》和國家的有關規定, 逐步擴大專業檔案的開放范圍, 乃至向全社會開放, 充分開發專業檔案信息, 面向社會, 為全社會公眾服務。專業性檔案館, 就其檔案內容或性質而言, 涉及到政治、軍事、外交、司法、經濟、科學、技術、文化、藝術等諸多方面。不可否認, 外交、軍事、公安、高科技、涉外經濟等方面的專業檔案館, 其檔案是黨和國家的重要機密, 在開發與利用時, 必須嚴格按保密制度的規定進行。但是, 也應該充分看到, 許多專業檔案館的檔案, 尤其是涉及到經濟、科學、技術、文化、藝術方面的專業檔案, 與國家經濟建設、科學研究、技術開發、社會生活的關系十分密切, 相對地說, 這些專業檔案機密程度比較低, 有的甚至沒有什么機要性質, 按照檔案法第19 條規定,向社會開放的期限可以少于30 年。

專業檔案館應當積極地采取開放型措施, 以充分地開發專業檔案信息資源, 逐步實現社會公眾對專業檔案信息共享。具體要求是: 第一, 更新觀念, 增強開放意識; 第二, 處理好控制與開放的關系, 不斷擴大檔案開放的范圍; 第三, 對開放的檔案, 實行開放式的管理方法?？傊?/span>, 專業性檔案館, 要為開發利用和開放檔案信息創造一切有利條件, 更好地為經濟建設、科學研究、技術開發和市場競爭服務。

② 網絡型開發。專業檔案館是專業檔案資料儲存、利用、服務的中心。開發專業檔案信息是專業檔案館的基本任務之一。專業檔案館的服務范圍和對象, 主要是全國本專業系統各個單位及其本專業的專家學者、科技人員、藝術工作者和普通公民。而建立檢索工具體系, 又是開發專業檔案信息的關鍵。因此, 專業檔案館應根據本專業檔案的性質和利用特點, 建立檢索工具體系。在建立和完善手工檢索工具的基礎上, 進一步建立計算機檢索系統, 并逐步向聯機化、網絡化過渡, 為廣大利用者利用一個地區以至全國不同數據庫中的專業檔案信息服務。

建立以計算機為主體的檔案檢索系統, 可以做到檔案信息一次輸入, 多樣化輸出。這種系統, 對內能為檔案管理人員進行各種編目、統計、庫房管理、借閱管理等服務, 以改善勞動條件, 提高工作效率, 加強科學管理; 對外能為利用者完成多種單途徑檢索、組合檢索及逐件篩選檢索服務, 并能根據利用者的需要, 自動進行分類目錄、主題目錄、專題目錄等檢索工具的編制, 而且能在終端上顯示或打印出來, 同時又能夠為逐步實現聯機檢索打下基礎。各級各類專業檔案館的檔案信息, 如果能逐步實現聯機檢索, 就能更充分地開發專業檔案信息資源, 達到利用者對不同專業檔案館中數據庫檔案信息共享的目的。

③ 智能型開發。專業檔案館的檔案信息專業性強、利用面廣,因而那種單純地接待查閱、提供復制件或出具檔案證明的被動服務方式, 已經難以滿足各個方面利用者的需求。專業檔案館人員必須走出館門, 深入生產、科研第一線, 了解需要, 掌握市場信息動態, 以便在開發中體現針對性、系統性和實用性。

從各級各類專業檔案館開發經驗中可以看出, 專業檔案館應把重點放在智能型開發上。所謂智能型開發, 就是指專業檔案館對專業館藏檔案實體經過加工整理后所進行的高層次和具有深度的檔案信息資源的開發過程。開展智能型開發, 一方面是進行三次性文獻開發, 即通過對檔案文獻的加工、整理, 編出檔案參考資料, 為利用者提供比較系統而精練的檔案信息; 另一方面是進行更深層次的開發, 即對館藏檔案信息進行分析、研究后而撰寫出與館藏檔案資料有關的文章與著作, 為社會各部門直接提供全面而系統的知識,并為科學決策、工程設計、產品更新、影片攝制、技術開發、文藝創作等方面提供定題參考服務。

④ 技術型開發。所謂技術型開發, 主要是指有計劃、有步驟地運用各種現代化技術設備和手段來開發專業檔案信息資源, 具體地表現在如下幾個方面: 第一, 電子計算機、光盤技術以及現代通信技術的應用, 將改變專業檔案館傳統的手工操作技術, 極大地提高檔案信息的傳遞效率; 第二, 電腦打印技術、靜電復印技術、聲像技術、縮微技術的應用, 將大大地方便利用者, 從而提高專業檔案信息的利用率; 第三, 應用電子計算機, 建立計算機檢索體系, 并實現計算機聯網檢索服務, 有利于檔案利用者全面系統利用所需要的檔案信息, 充分發揮檔案信息的社會效益和經濟效益。總之, 實行技術型開發, 是專業檔案館開發檔案信息的一項長期措施, 決非權宜之計, 同時在實行技術型開發上, 各個專業檔案館都必須量力而行。

⑤ 轉換型開發。在各級各類專業檔案館中, 有相當一部分屬于科技性專業檔案館, 如地質、測繪、氣象、交通、機械、航天、城建等專業檔案館就是如此。隨著社會主義市場經濟的發展, 技術商品化和技術市場日益興起, 這就為科技性專業檔案館開發專業檔案信息資源向產業化發展, 開辟了一條新的途徑。實現轉換型開發, 就成為專業檔案館開發的一種有效措施。所謂轉換型開發, 就是指專業檔案館自身或者配合科技部門, 將專業檔案信息投入技術交易市場, 使一些可供轉讓的科技成果或先進工藝轉讓給利用者,直接轉換為生產力。專業檔案館實現科技檔案信息轉換型開發, 還要配合高新技術產業開發, 而高新技術要形成產業, 必須要建立科技信息、技術市場、專利轉讓等科技服務體系, 這些都是與專業檔案館科技檔案信息轉換型開發密不可分的。

 2 各類檔案室的開發措施

(1 ) 機關檔案室的開發措施

機關檔案室是黨政機關統一管理本單位檔案的專門機構, 主要為本機關領導決策和業務工作服務, 也為國家檔案館積累重要檔案, 并為國家各項工作服務的部門。機關檔案室的室藏, 一般以文書檔案為主, 而且具有過渡性和機要性的特點。為了充分地開發利用檔案信息資源, 機關檔案室應該采取的具體措施是:

① 抓信息存儲, 建設高質量的檔案信息庫。要開發檔案信息,首先要抓好室藏檔案信息的輸入與存儲工作。因為, 增加檔案信息的存儲量, 確保檔案信息的質量, 是建設檔案信息庫的物質基礎。

檔案信息, 離不開檔案實體。因此, 抓好檔案信息的存儲, 實質上就是要抓好檔案室的基礎工作。

為此, 機關檔案室在抓好檔案信息輸入與存儲的過程中, 要做好幾項具體工作: 一是要監督和指導機關文書部門做好各種文件材料的歸檔工作, 以確保檔案信息量。機關檔案室指導和監督機關文書部門必須嚴格按照《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的要求, 將本機關各個部門應當歸檔的文件材料全部完整地收集起來,不僅要把記述和反映機關主要職能活動歷史面貌的文書檔案、科技檔案、專門檔案收集集中起來, 而且要把那些與本機關檔案有關的資料作為檔案的補充內容加以收集, 做到機關檔案室的室藏檔案門類齊全、結構完整、內容豐富。二是要監督和指導文書人員做好歸檔文件材料的整理立卷工作, 以確保檔案信息的質量。機關檔案室檔案實體的基本保管單位是案卷, 文書部門立卷質量的高低, 直接影響檔案室檔案質量和檔案信息的開發。為此, 機關檔案室工作人員必須具體地指導和監督文書人員, 對歸檔文件材料進行初步鑒定, 科學分類, 并按立卷的原則和方法進行組卷, 確保案卷的質量, 使整理的案卷既便于保管、移交, 又便于開發利用。但是, 必須注意, 為了各司其責, 檔案人員不宜包辦文書部門的立卷工作。

② 抓文獻加工, 直接或間接地開發檔案信息。機關檔案室的室藏檔案, 基本上是一種原始的歷史文獻信息, 同時, 檔案信息資源是處于靜態之中的。要開發檔案信息資源, 就必須使其處于動態之中, 才能發揮它的使用價值。為此, 機關檔案室要對檔案文獻進行加工、分析、研究、綜合, 達到直接或間接地開發檔案信息資源的目的。第一, 是向利用者直接提供一次性文獻, 即檔案原件。這是機關檔案室的一種傳統服務方式, 而且從機關工作的實際情況來看, 也是一種經常的、必不可少的服務方式。第二, 是向利用者提供二次文獻。即檔案原始信息進行分析、加工、整理之后, 綜合而成的檔案信息的二次性文獻。通過它向利用者進行報道, 并為利用者及時準確查找系統的一次文獻線索。機關檔案室開發二次文獻,主要是通過對檔案文獻的著錄和標引把分散而無組織的一次文獻加工整理成集中系統的二次文獻, 即組織成各種目錄與簡介、專題資料等。第三, 是向利用者直接地提供三次性文獻, 即檔案參考資料。這是機關檔案室開發檔案信息資源的更高一級形式。機關檔案室編撰的檔案參考資料主要有: 大事記、組織機構沿革、基礎數字匯編、專題概要、會議情況簡介等。

③ 抓信息保密與解密, 從有限開發到充分開發檔案信息資源。由于機關檔案室的室藏檔案的機要性和過渡性, 機關檔案室在開發檔案信息資源時, 一定要處理好保守機密與開發利用的關系, 決不能顧此失彼, 以免對黨的工作帶來不可彌補的損失。然而, 檔案的機密性是有時間性的。因為, 過了一定的時期, 檔案的機密性將會逐漸降低, 乃至于消失。為此, 機關檔案室通過抓保密與抓解密,正確處理保密與開發之間的關系, 也是開發檔案信息資源的重要措施之一。

(2 ) 綜合檔案室的開發措施

綜合檔案室, 是企業、事業單位集中統一管理單位的各類檔案 , 主要為本單位領導科學決策、行政管理、生產管理、經營管理、科研管理、技術管理服務的綜合檔案部門。綜合檔案室的室藏檔案, 具有綜合性與多功能性的特點。因此, 應采取各種措施來開發檔案信息為本單位的各項工作服務。

① 轉變觀念、參與競爭、服務競爭。社會主義建設的全面發展, 要求檔案部門廣泛、大量儲備和迅速、系統提供檔案信息為其服務。企業、事業單位的檔案部門如何適應這個新形勢, 在改革開放中求生存、求發展呢? 首要的問題是檔案人員要進一步解放思想, 更新觀念, 轉變腦筋, 以跟上時代發展的步伐。當前, 檔案人員在思想認識上的差距, 集中表現在安于現狀, 墨守成規, 經濟意識淡薄, 競爭意識不強, 缺乏積極主動精神。由于思想上受傳統觀念的束縛, 在開發上措施無力, 在服務上總是處于被動狀態, 更不是迅速、主動、系統地提供檔案信息服務。要開發檔案信息, 首先要轉變觀念, 樹立新觀念如開放觀念、競爭觀念、時間觀念、效益觀念等。也就是說, 綜合檔案室工作要按照社會主義市場經濟規律辦事, 參與競爭、服務競爭, 結合開發檔案信息為生產、工作和科研服務。

② 建立集成系統, 增強綜合開發功能。檔案是開發檔案信息的物質基礎。綜合檔案室是一個現行機關或單位全部檔案的集中管理基地。因此, 綜合檔案室一定要把本單位形成的各種門類、各種載體的檔案集中統一地管理起來, 否則就難以發揮綜合檔案室的綜合開發功能。而要增強綜合開發功能, 就必須從本單位的各個領域、不同側面, 即全方位、多角度、多層次地收集檔案, 實行一體化管理。綜合檔案室, 只有從收集檔案環節入手, 廣泛大量地收集各種信息, 建立完整的檔案信息集成系統, 才能更有效地綜合開發檔案信息為本單位的生產、工作、科研和管理服務。

③ 利用綜合優勢, 進行多層次開發。綜合檔案室, 應當抓住綜合管理本單位全部檔案信息資源這個整體優勢, 進行多層次開發, 實行超前、多樣、高效的服務。綜合檔案室最基本層次的檔案信息開發, 就是根據企業、事業單位管理科學化現代化的需要, 為各門類檔案編制一些最基本的、最實用的檢索工具。在一般層次開發的基礎上, 根據本單位各項工作的需要, 進行檔案信息的深層次開發。具體說來, 主要可以從三個方面來開展: 一是根據客觀需要, 編寫針對性強, 具有綜合性、實用性的數據資料和企業、事業單位年鑒、專業史、科技發展史及其他專題資料。二是根據技術商品化和外向型經濟發展的需要, 通過對室藏檔案信息進行綜合分析研究, 將本單位可供轉讓的技術成果和先進工藝用見解、概要、摘編等二次文獻形式報道出去, 促使技術成果轉讓和推動技術出口,使本單位取得最佳的經濟效益。三是根據需要和可能, 參與經濟和科研活動, 進行內外信息的綜合分析研究, 寫出有現實參考價值的論著資料, 為本單位領導和各有關方面的管理人員在進行生產、經營或科研決策時, 提供參考依據。

④ 加強領導和增加投入。綜合檔案室作為一個單位的服務部門, 往往容易被單位領導忽視。然而綜合檔案室的工作涉及到本單位的各個部門, 尤其是要綜合開發檔案信息資源為本單位的工作、生產和科研服務, 沒有領導的高度重視與支持是非常困難的。要進行高層次檔案信息的開發利用工作, 除了要有高質量的檔案人才之外, 還必須逐步采用現代化手段管理、傳遞檔案信息。這就要求投入資金添置設備和增加必要的編制經費等。所有這些問題的解決,都有賴于單位領導的重視和支持, 都應有適當的投入。

(3 ) 科技檔案室的開發措施

科技檔案室是管理本單位形成的科技檔案與科技資料的檔案部門, 它主要為本單位生產、科研和基本建設服務, 同時在確保國家科學技術機密的前提下, 組織開展科技情報交流, 對外實行有償服務, 為技術轉讓、開發技術市場提供科技檔案信息服務。其開發措施有:

① 內部系統開發?？萍紮n案室開發檔案信息, 主要是為本單位的生產、科研和基本建設服務, 因此其開發應該以內部系統開發為主, 結合對外開發。因為, 在本單位的產品更新、技術改造、科研立項的過程中, 既離不開利用某些零散的或單項的檔案信息, 更少不了利用一些成套的、系統的綜合檔案信息。所以, 科技檔案室應發揮占有全部科技檔案信息的優勢, 通過對科技檔案信息的分析、比較、篩選、綜合, 編寫一些文摘、簡介和分析、預測材料,力爭用簡潔的圖像、符號、數據、文字, 把系統信息的內容簡明地表達出來, 供本單位領導或主管工程技術人員吸收并應用到生產經營和科技開發的決策中去。

② 參與市場開發。所謂參與市場開發, 就是指科技檔案室將科技檔案信息直接投入技術市場, 使其轉化為商品, 取得一定的經濟效益?？萍紮n案室在嚴守國家科技機密的前提下, 可以將科技檔案資料中蘊藏的可供轉讓的科技成果與先進工藝挖掘出來, 進行信息的編輯、加工、綜合之后, 直接地投入科學技術市場, 使科學技術盡快轉化為生產力, 以取得經濟效益。

③ 制定合理的信息開發政策。科技檔案室要參與科技市場,積極組織技術成果轉讓, 就必須研究和制定一些相應的政策, 才能有效地開發和利用科技檔案信息并為經濟建設和發展市場經濟服務。最基本的是要在國家有關政策的指導下, 制定科技檔案信息進入技術市場的范圍和要求, 制定科技成果轉讓費標準、中介收費標準, 還要處理好科技保密、知識產權與檔案信息開發利用的關系。

除上述機關檔案室、綜合檔案室、科技檔案室所采取的各項開發措施之外, 還有專門檔案室、聯合檔案室和一些小型企業事業單位監管檔案的部門, 都應將檔案信息資源的形成、積累和開發利用納入領導和管理工作的議事日程, 都必須根據當前和長遠的需要,采取各種有效措施進行各種形式的開發利用, 使檔案信息資源在發展市場經濟的過程中發揮應有的作用。