網絡環境對檔案信息資源開發的影響

 1 網絡環境的認識

(1 ) 網絡環境的概念

所謂網絡( Network ) 是通過互聯通道進行相互通信, 從而實現數據和服務共享的一些分布的、智能的計算機所組成的集合。這里的關鍵詞是“ 共享”, 是指對數據和服務進行的共享, 既涉及相互進行通信的數據和信息, 也涉及使用這些數據和信息的用戶。共享的思想是網絡的精髓, 沒有共享, 就不成為網絡。對于網絡環境( Network Environment ) , 我們可以從網絡的硬件和軟件或網絡的物質實體和精神實體兩方面作全面的了解。即網絡環境是指在電子計算機和通信技術相結合基礎上構建起來的寬帶、高速、綜合、廣域型數字式電信網絡。同時, 網絡環境還包括由于網絡的滲透、擴張而引起的國家信息政策、信息管理體制、信息系統組織、用戶信息行為和社會文化等方面的變化。網絡環境的產生是網絡化的結果, 網絡化是一種進程, 與之相應的網絡環境也應該是一種動態的發展的客觀事實。

(2 ) 信息網絡環境的特征

信息網絡的基本特征是信息交流的全球網絡化和信息開發利用的全程數字化。數字化信息資源不同于傳統的文獻資料, 主要有以下特點: 其一, 信息組織形式從順序的、線性的方式轉變為電子計算機的直接的網絡的組織方式; 其二, 信息存儲形式從單介質走向多媒體, 從模擬信號轉變為數字信號, 使信息的存儲、傳遞和查詢更加方便; 其三, 信息的傳播與利用主要是通過計算機網絡進行的。隨著計算機和網絡通信技術的進步, 人們將更多地從網上檢索、獲取信息, 通過網絡來共享全世界的信息資源。傳統的開發利用模式將向網絡化、數字化的信息資源開發管理、利用模式轉變。

這一突破性變革, 無論是對信息資源本身, 還是對信息資源開發利用的有關主體都提出了新的挑戰。

 2 網絡環境對檔案信息資源開發的影響

信息網絡是在信息飛速增長, 人們對信息的需求日益高漲的背景下, 現代高新技術的產物。信息網絡建設是檔案信息資源開發利用的外動力, 對傳統的檔案信息資源開發利用工作提出了嚴重的挑戰, 也為檔案部門實現信息資源共享提供了可能。

(1 ) 網絡環境為檔案信息資源開發利用提供了有利的工具和手段檔案信息資源開發, 從外延上就是發掘信息、開拓信息渠道、建立檔案信息庫、加速檔案信息流動; 從內涵上就是不斷重組和加工檔案信息, 最終提供利用。信息網絡集現代計算機技術、通信技術、多媒體技術與網絡技術于一體, 其強大的信息處理能力將極大加快檔案信息和檔案信息產品生產的速度; 其巨大的信息傳輸能力將極大加速檔案信息資源的交流與傳遞; 現代網絡技術將促使檔案信息源從館藏主體向網絡信息資源主體轉移, 它內吸外取, 實現全國乃至全球網絡互聯, 從而便捷地實現全球范圍內檔案信息資源共享。總之, 局域網、地區網和遠程網的建設已使整個世界連成一體, 為檔案信息資源開發利用提供了有利條件, 特別是因特網的高速發展, 為人類獲取社會信息資源開拓了廣闊的前景。

(2 ) 網絡環境改變了檔案信息資源利用的方式, 使利用對象發生了變化

網絡超越時空界限, 為異地提供利用創造了條件。千里之外萬里之遙, 通過聯網的計算機直接讀取信息, 縮短了行程, 方便了利用, 節省了時間; 與此同時, 網絡使社會化的信息資源共享成為可能。利用者不但是本地本國本行業, 而且是所有的有權用戶。換言之, 交了費, 上了網, 只要需要, 網上的信息都可以查, 可以用。

(3 ) 網絡環境打破了傳統的檔案整理方法, 使公文、檔案、資源一體化速度加快在網絡環境下, 文件與檔案資料的區分變得不再明顯, 傳統意義上的立卷、歸檔方式要經受考驗, 大量的文件、檔案、資料將實現快速存檔, 目前所遵循的鑒定、整理、立卷等工作規范也將隨之產生變化。

檔案信息的快速上網, 為社會提供信息資源, 特別是為決策層提供信息, 其社會效益和經濟效益將明顯展示出來, 檔案信息的決策支持作用將更加顯著和重要。

 3 檔案信息資源開發利用面臨的新的挑戰與課題

(1 ) 檔案信息的提供方式要與網絡信息服務的特點相適應

網絡化的信息服務在服務范圍、服務對象、服務過程、服務內容、服務質量分別呈現出社會化、個人化、一體化、集成化、精品化的特點與發展趨勢。服務社會化不僅指服務范圍是整個社會人群, 服務的內容涉及社會生活的方方面面, 還表明網絡環境下的信息服務具備規模性、產業化特點, 信息服務業已經成為信息產業的重要組成部分。服務個人化是指現化代信息技術已經具備滿足個人化信息需求的能力, YA HOO 、PointCAST、《今日美國》均已推出個人化的網絡新聞, 網絡傳遞的快捷使信息服務的針對性更高。

服務過程一體化克服了傳統信息服務咨詢、檢索、提供利用的時間空間限制, 利用信息網絡的協作共建, 使利用者可以實現直接在網上查詢信息目錄、全文瀏覽、數據文件下載。集成化服務指在網絡條件下, 可以通過多媒體技術滿足用戶對信息需求多樣化的要求,并保證網絡信息資源的全面性、整體性。網絡信息服務在質量上體現出精品化趨勢, 網絡經營者越來越意識到規模效應已不再是吸引利用者上網的最主要原因, 用戶關心的是如何能直接、迅速、準確地找到所需信息, 并保障有效利用。因此, 網絡信息服務應視提高信息的可獲得性及信息含量作為提高服務質量水平的關鍵。

檔案信息資源開發對利用者而言, 有兩個評價指標: 信息的可獲知能力和信息的可獲得能力。信息的可獲知能力是指用戶對信息的存在與否、信息存在地點的知曉能力。具體到檔案信息, 即指它的檢索體系、檢索途徑、目錄開發程度與二次文獻網絡化的水平。檔案信息的可獲知能力取決于獲知途徑的多少與網絡化水平的高低。信息的可獲得能力是指提供可利用信息的整體水平。它專指用戶直接利用信息內容的程度, 因此, 其水平高低既取決于檔案收藏的整體保障能力(館藏數量、質量、結構) , 又取決于實際獲得信息的途徑。

檔案信息網絡利用服務, 不僅要做到信息的可獲得性, 而且要提高信息的可獲得性。目前, 檔案信息在公共網絡上的服務方式主要以館藏介紹、目錄查詢為主。館藏檔案全文上網, 實現檔案信息的網絡利用在國內的檔案館網站上還未見到。而作為保存有大量珍貴檔案歷史文獻的美國國會圖書館, 卻利用網絡技術, 把其館藏大事材料轉換成了容易下載的記錄、圖像、文本。這說明我國目前檔案信息網絡服務還停留在可獲得性服務階段, 通過揭示檔案信息的外部特征為檔案信息內容與利用者之間搭起溝通的橋梁。這與網絡信息服務的總體特征以及利用者利用過程的“ 就近、省力” 原則還存在明顯差距。因此, 檔案信息網絡開發利用的重點是普及信息可獲得性, 盡快實現檔案信息全文上網為利用者充分共享。

(2 ) 檔案信息進入公共網絡的安全問題

Internet 作為一個開放的平臺, 對檔案信息的安全、可靠性構成了威脅。當前網絡環境下, 影響檔案信息安全的最主要因素有三: 操作系統因素、硬件設備因素、網絡黑客因素。操作系統是計算機運行最基本的要求。目前應用最廣泛的Windows 操作系統的安全性遭到眾多質疑, 其安全性難以保證。檔案信息全文上網的實現, 首先要解決操作系統的安全性問題。有識之士認識到發展我國自主的操作系統已是當務之急。硬件設備對檔案信息安全的影響主要來自其核心CPU 芯片的安全性。我國使用的計算機其CPU 芯片主要由因特爾公司生產。1999 年1 月, 因特爾公司宣布為了增強網上電子商務的安全, 將在奔騰Ⅲ處理器中設置用以識別用戶身份的序列碼。但是, 序列碼卻給別人提供了窺探自己機內信息的可乘之機, 對含有保密性質的檔案信息的安全性影響極大。我國信息產業部就英特爾公司奔騰Ⅲ處理器序列號問題提出的意見之一就是, “安裝了奔騰Ⅲ 處理器的PC 機政府不得直接連互聯網。各級政府機關, 包括關鍵部門和行業如電信、銀行、軍事和其他要害部門, 購買裝有奔騰Ⅲ處理器的計算機時, 必須把序列號關閉”。網絡黑客是指那些編寫網上傳播病毒和攻擊特定網站的人。他們的破壞行為借助網絡的傳播, 對檔案信息資源的安全危害范圍擴大。一方面, 各種電腦病毒的大規模破壞已是時有發生, 存儲在聯網的計算機中的重要檔案信息會因病毒的侵襲而嚴重損毀; 另一方面, 無孔不入的黑客也讓檔案部門對檔案信息上網畏縮不前。

網絡環境對檔案信息安全的威脅的確存在, 但是檔案工作者應迎難而上。網絡環境下, 檔案保護工作要從信息、網絡的特點著手, 與計算機工作人員共同探索保護網上信息資源安全、可靠的問題。目前, 美國國家檔案館的電子文件中心已在Internet 上開通主頁, 用戶可從網上檢索到電子文件中心的電子文件。但是檢索電子文件信息要受到美國信息自由法案的約束, 對有違信息自由法案的檢索, 在檢索過程中就會被檢索機扣留, 以維護國家安全和公民的隱私權。

(3 ) 檔案信息資源共建工作依賴計算機網絡管理

檔案部門在實施資源共建共享時, 不能單憑一個館的力量, 要相關單位協作協調, 依靠群體的人、財、物優勢才能順利進行。我國檔案網絡化管理的推行已經有從中央到地方完整的檔案館體系作為實體基礎, 在此基礎上進行網絡管理, 可以克服目前檔案部門現代化工作中各自為政、自成體系的局面。為解決因追求收藏檔案全宗的完整齊全而引起的各館間檔案原件的歸屬權糾紛, 各館多采取利用副本或檔案復制件的做法, 在網絡檔案信息共建過程中, 將通過各檔案部門間的協作, 建立網上共享檔案信息形式的“ 虛擬檔案館”, 實現網上檔案信息體系的齊全完整。

在檔案網絡建設中, 標準化是共建共享的技術前提。檔案信息資源共享的系列標準包括信息加工標準、信息記錄標準、信息檢索標準、信息處理和控制標準等。檔案資源共建將在這些標準的制約下, 以統一、規范的形式實現網上信息交流。檔案信息網絡管理的數據庫建立, 要在統一的標準模式下進行。在檔案管理中, 數據庫管理系統主要應具有數據操作、數據庫操作、檢索、打印、統計功能及其他方便用戶的功能。檔案機讀目錄數據庫的標準化和規范化是檔案信息共享的“瓶頸” 問題。美國檔案界研制成功并使用的MARC AMC (機讀目錄檔案和手稿控制) 系統, 為檔案目錄的標準化問題提供了解決的方案。在檔案信息資源共享的數據庫建設中, 發展我國自己的MARC 系統勢在必行。