數字檔案編研開發的途徑和方法

數字檔案編研開發是前無古人的開拓性工作，而且是大的系統工程，選擇科學、可行的途徑和方法，并進行嚴格的組織實施非常重要。

１從理論上進行科學性研究，探索解決問題的途徑

（１）建立新的文件集合。案卷是全宗內檔案分類的產物，應該是關于某一問題的文件集合。但是，如果案卷作為最底層、最小的類目單元，不具有文件集合的屬性，僅僅是文件的保管單位，那么就可以追根溯源，查找并確定一個適宜的上位類目，將其作為新的文件集合。這個集合應該具有以下特征：一是關于某一問題的文件全部，主題鮮明，具有唯一性。二是具有雙重的結構要素———文件和案卷，文件是其內容要素，歸屬關系是唯一的；案卷是其形式要素，歸屬關系可能是多元的。三是具有進行統計、分析等開發利用的價值和屬性。四是不影響、不破壞原有的檔案結構。五是以網絡利用者為用戶，選擇確定著錄語言。

（２）選定新的著錄項目。對結構型數據而言，著錄項是開發利用信息資源的重要途徑和手段。對于新的文件集合，必須進行新的著錄。而且，要根據資源開發和網絡利用的需要和要求，選擇確定著錄項目。選定工作應該掌握以下基本原則：一要根據檔案本身的特性選擇著錄范圍和著錄項目，盡可能不要有遺漏，寧可稍細，不可略粗；二是著錄項要能夠反映職能工作的本質和特征；三是要有前瞻性和戰略思考；四要進行多方面的研究和論證，保證質量和效益。

（３）開發新的編研平臺。通過計算機技術，完全可以實現檔案案卷信息、多媒體信息及不同部門之間信息的集合與資源共享。實現方法則是要建立一個新型的編研平臺。在這一平臺上，編研人員可以方便地查找到所需的案卷、照片、編研材料及多媒體資料等，確定其歸屬并完成編輯工作，實現數字檔案、編研材料和資料信息的編研開發一體化。

這就是說，要改革目前檔案信息體系的結構，在案卷目錄之上增加一個層次的信息———暫稱為“編研集”，作為文件集合、信息著錄和一體化編研、利用的平臺，使傳統的文書檔案一級信息集合制（案卷）變為二級信息集合制（案卷和編研集），使二級目錄制（案卷目錄和卷內文件目錄）變為三級目錄制（增加編研集目錄）。從理論上講，這一改革符合檔案管理的基本原則，也能夠實現對數字檔案資源的開發和挖掘，是一條可行的途徑。

２從技術上進行可行性研究，探索解決問題的方法

目前，計算機目錄檢索技術已成為繼關系型數據庫技術之后的又一信息存儲與管理技術。它以樹狀結構組織數據，以查詢效率為目標，提供網絡數據的分布存儲、統一管理和快速檢索。應該說，目錄檢索技術正是我們進行數字檔案編研開發的理想工具，關鍵是要開發建設一個安全可靠、實用便捷的應用管理軟件。這需要做好以下方面的工作：一要把數字檔案編研工作納入機關電子政務建設的總體規劃之中，統一部署、統籌開發，保證質量和效益；二是檔案編研人員要同計算機人員密切配合，做好應用軟件的功能設計和數據結構設計等工作，并參與系統開發；三要統一檔案與資料的數據庫結構，使兩者能夠融為一體；四要注重提高計算機自動著錄的質量和水平，使大規模的系統編研開發成為可能。

３進行編研開發過程的組織管理研究，以保證質量、提高效率

數字檔案的編研開發是檔案數字化以后的又一項大的基礎建設工程。一是工作量大，不僅涉及幾十年的檔案，而且涉及資料，還涉及相關部門之間的關系和工作協調。二是工作難度大，涉及傳統的檔案鑒定、整理、著錄和編研等多環節的工作，工作模式和要求也不同于以往，要在實踐中探索、總結和提高。三是質量要求高，數字檔案編研開發實質上是對數字信息資源的一次系統整合，如果質量沒有保證，整個編研開發工作就會失去價值。因此，要做好以下方面的工作：一要搭好班子，要有熟悉我黨對外工作歷史和老檔案情況、掌握工作規則和應用軟件的人員共同組成工作班子，齊心協力開展工作。二要進行試點，要針對不同歷史時期和不同整理規則的檔案進行工作試點，取得經驗。三要制訂規范，要在試點的基礎上制訂詳細、明確的工作規范，以保證編研開發的一致性。四要進行質量檢查，要按人、按年度進行抽查，抽查比例不應低于５％，抽查合格率應該≥９５％。這是紙質檔案數字化的技術要求，編研開發的質量應該在此基礎上提高一步。

國家檔案局制訂的《檔案事業發展“十一五”規劃》明確提出，要優化檔案信息資源的結構，加強多層次共享平臺的建設。我們要抓住機關電子政務建設的重要發展機遇，把數字檔案編研工作開展起來，使政黨外交檔案編研工作的整體水平再上新臺階。