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檔案信息資源開發的含義、意義及現狀

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-08-03 09:48:10    瀏覽次數:296    評論:0
導讀

檔案信息資源開發的含義、意義及現狀 1 檔案信息資源開發的含義檔案信息作為一種資源已成為共識, 開發檔案信息資源服務社會主義精神文明和物質文明的建設已成為檔案工作的一個中心課題。這是信息時代的要求, 也是檔案事業發展的必然結果。然而對檔案信息資源開發, 國內外有不同解釋。在國外, 主要有兩種見解: 前民主德國檔

檔案信息資源開發的含義意義及現狀  

1 檔案信息資源開發的含義

檔案信息作為一種資源已成為共識, 開發檔案信息資源服務社會主義精神文明和物質文明的建設已成為檔案工作的一個中心課題。這是信息時代的要求, 也是檔案事業發展的必然結果。然而對檔案信息資源開發, 國內外有不同解釋。在國外, 主要有兩種見解: 前民主德國檔案學者認為, 開發檔案信息資源就是“ 對檔案文件及其所含信息進行整理和編目”; 荷蘭檔案學者認為, “ 開發要以編制檢索工具為先決條件”, “ 開發還包括提供咨詢服務”, “ 促進檔案可利用也屬于開發的范疇”。在我國, 先后出現了五種有代表性的觀點: 其一, “所謂開發檔案信息資源, 就是要廣泛地、主動地、迅速地、準確地以多種形式、多種渠道提供高質量的、系統的檔案信息” , 對此可以有兩種理解, 即廣義上理解為: 從收集、整理、保管到利用, 都是開發; 狹義上理解為只是包括編目、索引等。其二, 開發“ 是指開發檔案這一信息載體中所包含的內容”, “ 盡量把有利用價值的信息挖掘出來”, 它“包括信息的收集、整理、貯存、檢索、傳輸等一系列工作內容” 。其三, 開發“ 是對檔案承載的信息進行采集、加工、存儲和輸出的整個過程”, 是一個關鍵性的工作系統, 它“ 由檔案信息加工和檔案信息輸出兩部分工作構成,在兩部分下又分若干工作環節” 。其四, 開發“是指盡可能地挖掘潛在的檔案信息, 以滿足利用需要的不同于一般檔案工作環節的、高層次的、有特殊意義的勞動過程” 。其五, 開發“ 就是檔案部門將蘊藏于檔案中的各種信息挖掘出來, 并通過利用者對其利用進而實現檔案的全部價值的過程” 。

從上述各種觀點看, 在開發的對象( 客體) 和任務與目的的認識上基本一致, 但對開發的主體則有不同的認識。關于開發工作的具體內容, 各持論者意見分歧較大, 主要有兩種意見: 一種認為開發包括檔案業務工作的許多環節( 收集、整理、編目、鑒定、編研、利用等) ; 另一種認為開發包括檔案信息加工和輸出兩部分(即編目、編研和提供利用、咨詢服務等) 。還有一種意見認為:“開發屬于檔案利用工作系統”, 開發是“提供利用工作向更高層次的發展和演變”。這些認識和說法大都把開發與利用工作混為一談。

開發檔案信息資源就是要在維護黨和國家根本利益的前提下,將潛在的檔案信息盡可能地挖掘出來、傳遞出去, 發揮其應有的作用。具體地講, 檔案信息資源開發是指對檔案信息進行加工、整理并將蘊藏于檔案中有價值的、適應社會發展需要的各種知識、信息挖掘出來, 最大限度地為廣大利用者所利用, 以提高檔案信息利用效率的一種知識信息整序和傳遞過程。或者說, 是對檔案承載的信息進行采集、加工、存儲和輸出的整個過程, 是將檔案承載的信息由靜態激活為動態, 為利用者所接收的過程, 是實現檔案價值, 充分發揮檔案信息作用, 為社會實踐活動服務的關鍵性的工作系統。

檔案信息資源開發就是將靜態的檔案信息經過采集、加工、存儲進而轉換成動態的信息, 最快和最大限度地為利用者所利用的過程。

這一概念可以從以下幾個方面理解:

第一, 它的開發對象是館藏檔案中隱含的信息。這里的館藏檔案是集中了的, 經過加工整序的, 處于日常保管狀態下的檔案。這需要實體管理提供相應的保障。當然, 這也是檔案信息資源開發區別于其他開發的根本標志。

第二, 它的開發任務是對靜態的檔案信息進行加工、處理和相應的信息輸出, 直接滿足利用者的需要。

第三, 它的開發性質表現為一種高層次的智力勞動過程。

第四, 檔案信息資源開發系統的整體功能是縮短檔案信息的傳遞時間, 廣泛、迅速、準確地將檔案信息傳遞給利用者, 從而最大限度地發揮檔案信息的經濟效益和社會效益。

 2 檔案信息資源開發的意義

(1 ) 開發檔案信息資源是社會體制改革的需要

無論是政治體制還是科學技術體制的改革, 其根本目的就是要解放生產力。檔案作為研究過去、開發未來的主要依據顯得特別重要。這就要求檔案工作不能只停留在過去的收集、整理、保管、借閱等一般性工作上, 而是要通過館藏檔案運用現代化管理手段進行深加工, 變成能夠迅速、準確地提供社會利用的信息資源, 以保證改革的健康深入進行, 推動社會各項事業的持續快速發展。

(2 ) 開發檔案信息資源是檔案事業發展的需要

21 世紀是信息時代, 檔案事業要跟上時代潮流, 要在社會發展和進步中有所作為, 必須重視檔案信息資源的開發利用, 加大對檔案信息資源的開發力度, 激活檔案, 充分發揮檔案的價值。只有“活化” 的檔案, 才能轉化為物質形態的生產力。檔案信息資源的開發就是推動生產力發展的一種催化劑, 檔案事業的活力也就充分顯示出來了。

(3 ) 開發檔案信息資源是提高經濟效益, 更好地為經濟建設服務的需要

檔案是生產建設的重要依據, 反映了各行各業生產建設活動的狀況, 能為以經濟建設為中心的現代化建設提供決策和參考信息,對制定經濟計劃, 檢查和總結生產狀況, 推廣先進的生產技術和管理經驗, 以及防止自然災害, 起著十分重要的作用。因此, 充分利用檔案, 開發檔案信息資源, 對加強經濟管理, 促進生產建設的發展, 提高經濟效益具有重要意義。

(4 ) 開發檔案信息資源是加強社會主義精神文明建設的需要檔案作為各項歷史活動的記錄, 翔實地記錄了一個國家、一個民族、一個地區歷史的曲折歷程和自強不息的奮斗足跡, 記錄了新中國社會主義革命和建設所取得的巨大成就, 記錄了改革開放以來建設有中國特色社會主義事業取得的豐碩成果。檔案部門從檔案文件中挖掘出的具有宣傳價值的史料, 可以幫助人們特別是青少年了解中華民族的悠久歷史和燦爛文化, 可以使他們了解歷史軌跡, 掌握時代發展的脈搏, 可以使他們自覺宣傳黨的光輝歷史和英雄人物事跡, 進行革命傳統、愛國主義、集體主義和社會主義教育。

 3 檔案信息資源開發利用的現狀

(1 ) 新中國成立以來檔案信息資源開發利用工作成績顯著

1949 年新中國成立以來, 尤其是自黨的十一屆三中全會以來, 我國不僅建立起全國規模的檔案事業, 而且包括檔案信息資源開發利用在內的各個方面都取得了舉世矚目的成就。這些成就主要表現在以下幾個方面:

① 形成了檔案信息資源開發利用的基礎。我國檔案事業管理體制的基本結構包括國家各級檔案行政管理機關, 國家各專業主管部門, 檔案業務管理機關和國家各級各類檔案館、檔案室。這些行政管理機關或業務管理機關在各級政府領導下, 統一地、分級分專業地掌握全國及本地區、本系統的檔案事務, 為檔案事業的發展提供了可靠的政策和組織保證, 促進了檔案工作的全面發展。在組織、指導檔案理論與技術的研究方面, 在參加檔案工作的國際會議和國際活動方面, 在組織檔案的宣傳和出版工作及各級檔案機構設置、人員編制、人才培養、崗位培訓、加強館庫建設、資金投入、加強館( ) 業務建設和豐富館藏等各個方面都取得了明顯的進步。特別值得提出的是, 根據我國檔案事業管理體制, 從中央到地方已經分層建立起綜合性檔案館、專業性檔案館或部門檔案館, 企事業檔案館也正處在發展之中, 基本上形成了國家各級各類檔案館網絡系統。所有這些都是開發利用檔案信息資源的重要基礎。

② 確立了檔案信息資源開發利用的方針政策。1980 5 ,國家檔案局為使檔案信息更好地為社會服務, 提出了“ 開放歷史檔案” 的方針; 1984 9 , 鄧小平同志題詞“ 開發信息資源、服務四化建設”, 檔案界以此為契機, 把大力開發利用檔案信息, 為社會提供服務作為檔案工作的一項重要任務來抓; 1985 , 國家檔案局召開全國檔案館工作會議, 提出“ 解放思想、加快步伐、積極創造條件, 開放一切應該開放的歷史檔案, 使開放歷史檔案工作向深度和廣度發展, 大力開發檔案信息資源, 為社會主義各項建設事業服務” 的檔案工作的指導思想和方針; 1987 , 我國頒布檔案法, 明確規定: 國家檔案館保管的檔案, 一般應當自形成之日起滿30 年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限可少于30 年。從此, 開發利用檔案上升到了執法、守法的高度。

③ 促進了檔案信息資源開發利用活動的日趨活躍。

第一, 從檔案基礎工作完善看, 各級各類檔案館( ) 不但完備了檔案目錄體系, 而且規范和完善了檔案檢索工具體系, 建立了地區性目錄中心, 使檔案信息資源處在一個有序的待用狀態, 為檔案信息資源的共享奠定了基礎。

第二, 從開發成果的取得看, 各級各類檔案館( ) 基本上都編輯出版了檔案館指南、全宗介紹、史料匯輯和文件匯集等大量的開發性文獻。僅中國第一歷史檔案館在19791995 年就出版史料約 166 , 399 265 萬字, 為國家各項建設和科研事業提供了詳實可靠的原始資料。

第三, 從接待利用者人次看, 據統計, 早在1991 , 全國各級各類檔案館共接待利用檔案資料者即達到8 993 367 人次。其中, 國家綜合檔案館接待利用者為2 926 823 人次, 占總利用人次的32. 5% ; 同年, 機關檔案室接待利用檔案信息資料者共達到13 218 102人次, 其中企業檔案室接待9 060 510 人次, 占總利用人次的68. 5%

第四, 從利用檔案、資料的數量看, 1991 , 各級各類檔案館提供利用檔案總數為1 357 701 卷、件次, 提供利用資料總數為1 872 284 冊次。

第五, 從利用的目的內容看, 各級各類綜合檔案館為編史修志提供檔案占利用總數的45. 6% , 為工作查考和經濟建設提供檔案分別占利用總數的26. 6%14. 4%

④ 取得了明顯的社會效益和經濟效益。各級各類檔案館通過各種形式開發檔案信息資源, 為社會各方面提供利用, 使檔案信息資源在社會各項事業中發揮了重大作用, 取得了顯著的社會效益和經濟效益。檔案在落實政策、平反冤假錯案方面, 根據歷史事實開展思想教育方面, 利用檔案繁榮文藝創作、解決行政管理問題、編史修志和學術研究等方面所取得的效益是無法估算的。

各種專門檔案、科技檔案等在社會各項建設事業中為提高經濟效益所發揮的作用是巨大的。據有關部門對沈陽市291 戶大型工業企業統計, 1991 110 月開發利用檔案信息資源創經濟效益1 939. 83萬元; 萊蕪鋼鐵總廠僅1990 年利用檔案創造經濟效益1 000余萬元; 內蒙第一機床廠僅產品更新換代就利用檔案497 107, 直接經濟效益363 550 , 他們向友好國家提供援助, 利用檔案328 998, 獲軟件費1 950 萬元; 上海市在20 世紀80 年代前期, 僅利用科技檔案信息就為國家節約和增產5. 6 億多萬元。據有關部門不完全統計, “七五” 期間, 我國開發利用檔案信息資源直接創造經濟效益以及節約資金達20 億元以上。

(2 ) 我國檔案信息資源開發利用中存在的問題

① 認識不足、重視不夠、社會檔案意識淡薄。當今世界, 已經將信息同能源、材料并列為三大資源, 然而, 在我國不少人對檔案作為一種重要的信息資源認識不足, 對檔案信息的依賴程度不高, 對檔案信息資源的開發利用并不了解, 靠拍腦袋決策; 重視廣告而不重視利用檔案信息的現象越來越普遍; 在普通人的生活中,更沒有達到像需要空氣那樣需要檔案信息的程度, 社會的檔案意識尚未普遍形成。

正因為如此, 檔案館作為一個重要的社會信息機構, 其利用工作還沒有引起社會各界足夠的重視, 這就必然影響對檔案開發利用工作的整體需求; 同時, 一個圍繞利用者需求的信息服務系統還沒有普遍在檔案館內建立起來, 檔案館的開發利用工作無論從人力、財力、物力的投入, 還是各項制度的建立健全及利用的效果等方面都存在一些薄弱環節。

② 檔案管理體制不完全適應開發利用的要求。主要表現在兩個方面: 第一, 館際關系不順。目前, 全國地市級以上的城市一般都設有四種不同性質、互不聯系的檔案館, 即市( 或省) 級綜合性檔案館, 歸地方黨委和政府領導; 市城建檔案館, 歸市建委領導;專業檔案館, 歸各直屬主管部門領導; 企事業檔案館, 歸各企事業領導。由于領導不統一, 館際間沒有形成一個檔案信息交流與服務中心, 各自為戰, 一定程度上影響了館際間業務工作的協調開展。

第二, 有些單位檔案機構設置不健全。按檔案法規定, 一個單位的檔案工作, 可以設立專門機構, 也可以設專( ) 職人員。有些機關規模大, 內部機構多, 也只在辦公室內設檔案員; 有的系統主管機關, 檔案室也設在辦公室內。這兩種情況都難以獨立開展檔案專業管理和承擔所屬機構檔案工作的監督、指導, 不利于檔案工作的全面展開, 尤其不利于檔案信息資源的開發利用。

③ 開發利用服務的手段落后, 提供利用的層次較低。檔案館作為傳遞檔案信息的主渠道, 其提供檔案信息的方式單一, 透明度低。檔案開放十幾年來, 檔案館的服務方式沒有根本性的變化,“你來我查” 的館內閱覽服務仍是主要形式, 檔案信息的提供仍以“內向” 為主, 基礎工作如編目等雖然做得不少, 但還沒有很好地與利用有機地結合起來, 檢索工具種類少, 標引質量差, 且一般都是內部使用, 或利用者上門使用, 沒有通過一定形式在較大范圍內予以公布交流, 因而使用范圍較窄, 功能較差。除此之外, 多數檔案館( ) 的編研工作沒有提到突出地位, 檔案部門提供的檔案信息仍然存在分散、凌亂、缺乏系統性的問題, 經過系統加工的公開出版發行的檔案信息產品數量極其有限, 還不能更多地將檔案信息轉變為圖書形式在社會廣為傳播, 或者較多地通過報刊、廣播、電視等媒介向社會主動地輸出和傳遞檔案信息。

④ 開發利用人才嚴重不足, 理論研究滯后。檔案信息資源的開發利用工作屬于檔案館( ) 高層次的業務工作, 對工作人員的水平、素質、能力有一定高度的要求, 否則難以適應這一工作。目前, 各館( ) 的開發利用人才嚴重不足, 工作人員大多應付日常基礎工作, 開發層次不夠深, 開發項目單一等問題亟待解決。另外, 隨著開發利用實踐的不斷開展, 其理論研究遠遠落后于開發利用實際。加強開發利用理論的研究, 用理論指導實踐并在實踐中進一步完善和發展, 形成開發利用工作的良性循環也是當務之急。造成上述問題的原因是多方面的, 既有檔案部門業務建設、管理體制、人員素質等主觀原因, 也有資金、技術、人才投入不足,社會檔案意識淡薄等客觀原因。要走出低谷, 改變現狀, 首先必須從檔案部門內部建設入手, 挖掘內部潛力, 同時, 也需要整個社會的關懷和支持。


 
(文/小編)
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