全面認(rèn)識(shí)以下電子文件管理的重要意義是我們啟動(dòng)或加強(qiáng)這項(xiàng)管理工作的前提。

1、有利于提高機(jī)關(guān)辦公效率和質(zhì)量

公文是機(jī)關(guān)工作的工具和紐帶，也代表了機(jī)關(guān)管理的水平和形象。提高了機(jī)關(guān)公文管理水平，有利于促進(jìn)機(jī)關(guān)工作的規(guī)范化、科學(xué)化、高效化。電子文件具有存儲(chǔ)密集、攜帶方便；制作簡(jiǎn)便、處理靈活；檢索快捷、傳播迅速；多元集成、生動(dòng)直觀等優(yōu)勢(shì)。借助這優(yōu)勢(shì)，我們可以在鍵盤(pán)上寫(xiě)稿、在屏幕上閱稿、在網(wǎng)絡(luò)上收發(fā)和查詢(xún)文件，從根本上克服紙質(zhì)文件的制作難、查詢(xún)難、傳遞難的問(wèn)題，使辦公手段發(fā)生質(zhì)的飛躍。

2、有利于提高檔案管理水平

檔案是社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)紀(jì)錄。它能讓歷史凝固、讓信息沉淀、讓記憶說(shuō)話、讓知識(shí)傳承。沒(méi)有檔案，各行各業(yè)就難以持續(xù)發(fā)展，甚至連生存都將成問(wèn)題。由于檔案是從文件轉(zhuǎn)換過(guò)來(lái)的，今天的文件是明天的檔案，今天的檔案是昨天的文件，它們之間是不可分割的。因此，國(guó)內(nèi)外經(jīng)驗(yàn)表明，電子檔案工作必須強(qiáng)調(diào)前端控制，即從文件制作、傳遞、收集時(shí)就加強(qiáng)質(zhì)量控制，以確保歸檔電子文件的價(jià)值。電子文件的任何質(zhì)量隱患，如內(nèi)容不真實(shí)、格式不規(guī)范等問(wèn)題，將會(huì)給檔案工作帶來(lái)難以彌補(bǔ)的損失。

3、有利于信息資源的開(kāi)發(fā)和利用

優(yōu)質(zhì)的信息資源是政府和企業(yè)管理的基礎(chǔ)，決策的前提和為

社會(huì)服務(wù)的依據(jù)。離開(kāi)信息資源，各項(xiàng)工作將成為“無(wú)源之水，無(wú)本之木”。電子文件具有紙質(zhì)文件難以比擬的優(yōu)越性，理應(yīng)成為現(xiàn)代社會(huì)的優(yōu)質(zhì)戰(zhàn)略資源。然而，由于這一項(xiàng)新事物還沒(méi)有被人們廣泛認(rèn)識(shí)，至今仍然是社會(huì)信息化的薄弱環(huán)節(jié)。加強(qiáng)電子文件的科學(xué)管理，就能為信息資源的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造條件，由此帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

4、有利于社會(huì)信息安全

安全是信息化的命脈，安全出問(wèn)題，信息化工作將前功盡棄。由于電子文件天生就有的載體、信息、特別是生存環(huán)境的不穩(wěn)定性，使其很容易被刪除、篡改、偽造、泄密，造成災(zāi)難性后果。而且人類(lèi)對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴(lài)性越強(qiáng)，其帶來(lái)的社會(huì)危害就越大。加強(qiáng)電子文件管理，應(yīng)當(dāng)成為信息化安全，乃至社會(huì)安全的一項(xiàng)重要內(nèi)容。