電子文件的生存環境離不開計算機技術。由于計算機的編碼因素、硬件因素、壓縮因素、加密因素，特別是軟件類型的層出不窮，版本的經常升級，都可能造成電子文件無法打開或打開后無法識別。

    解決此問題的辦法主要有兩個：一是保存現有各種型號和版本的軟件，以備日后打開各種類型的文件，這種方法顯然非常煩瑣。二是控制電子文件的格式，即盡量采用通用格式保存電子文件。我國目前主要采用這種方法。

電子文件存儲格式種類繁多，每種格式都有各自的優缺點，哪些格式適宜做通用格式呢？需要從以下幾個標準進行綜合分析：

一是確保真實，即具有較強的防偽保真功能。

二是節約容量，即在保障文件質量的前提下，追求存儲容量最小化。

三是長期可讀，即具有較強的通用性，便于轉換數據格式，受軟硬件環境限制較小，數據遷移過程也相對簡單。

四是廣泛兼容，即軟件系統采用通用標準，技術開放，兼容性強。

五是簡便實用，即操作簡單，用戶界面清晰，人機交互良好，有較全面系統的幫助和提醒功能。

六是安全保障，即具有安全加密、數字印章、元數據管理、抗病毒等功能。

    根據上述要求，我國歸檔電子文件管理標準已經對電子文件存儲的通用格式做了統一規定，如字處理文件可采用PDF、RTF、TXT、XML格式。如果電子文件在制作時是非通用格式，在存儲時必須將其轉換為通用格式。