1、歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性;如不兼容,應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作,原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦拭載體清除后重復(fù)使用,不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置;
2、對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗,抽樣率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施;
3、對磁性載體上的歸檔電子文件,應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年;
4、檔案保管部門應(yīng)定期將檢驗結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》。