一是唯一。如果有兩個電子文件重名，在數據庫調用該文件時就會發生混亂。因此，在同一文件夾中的電子文件不允許重名。如果重名，則后存盤的電子文件會將前存盤文件覆蓋。

二是直觀。直觀的命名能夠簡要地概括文件的內容，是查找文件的重要線索，也便于調用。

三是簡潔。命名不宜過長，過長難以辨認，且計算機軟件會自動拒絕。另外命名中不能夾帶有些標點符號，如“/<>?”。

四是參照。命名要便于與同樣內容的紙質文件建立相互參照關系，以便實行“雙套制”管理模式，實現電子和紙質文件的互通互連。