做好檔案利用效果的收集與宣傳，服務(wù)社會(huì)各層

      正如“書到用時(shí)方恨少”一樣，檔案只有在現(xiàn)實(shí)生活中發(fā)揮其作用時(shí)，人們（特別是檔案利用者）才能認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值。為了使社會(huì)上更多的人們了解檔案及其檔案工作；宛城區(qū)檔案館加強(qiáng)了對(duì)檔案利用效果的收集與宣傳。
    1、收集與宣傳檔案利用效果的重要性
所謂檔案利用效果，就是人們?cè)谵k理某些事情時(shí)遇到了難以說清的問題，為了解決這些問題，人們來檔案館尋找相關(guān)依據(jù)，找到后經(jīng)過復(fù)印、蓋章，使這些問題得到了圓滿解決。把這些情況清楚明白地整理出來的文字材料即成為檔案利用效果，它是檔案工作重要性的具體表現(xiàn)。
盡管社會(huì)上的人們對(duì)“檔案”一詞并不陌生，但大多數(shù)指的都是人事檔案，而對(duì)檔案館保存的檔案內(nèi)容并不了解，要想改變這一局面，最重要的問題就是做好檔案利用效果的宣傳工作。這是因?yàn)闄n案的現(xiàn)實(shí)作用，是通過檔案利用效果反映出來的，與各部門和人民群眾的切實(shí)利益密切相關(guān)，所以對(duì)檔案利用效果進(jìn)行宣傳，最能引起人們對(duì)檔案館的關(guān)注。

    2、檔案利用效果的收集
主要是在檔案館收集，人們來查檔案時(shí)，接待人員應(yīng)問清楚查檔案的原因及目的等，并做好利用效果的記錄，對(duì)于比較典型的事件，可留下查檔者的聯(lián)系方法，以便了解檔案提供利用后產(chǎn)生的社會(huì)作用。這是檔案利用效果收集的主要來源。其次是在檔案室收集。
    3、利用效果的匯編
將收集來的各種利用效果進(jìn)行分類，然后編上件號(hào)、裝訂成冊(cè)。收集典型的檔案利用效果越多，內(nèi)容越豐富，宣傳的效果就越好。
    例1、征地批復(fù)助宛城電信成功上市
    省電信局準(zhǔn)備讓所屬公司上市經(jīng)營，但上市前需要所屬的各個(gè)分公司進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估，為此,宛城郊區(qū)分公司于2月2日派人來我館查閱南陽縣郵電、電信局的所有征地批復(fù)，經(jīng)過認(rèn)真的查找、篩選后共復(fù)印3近二十畝的征地批復(fù)，為公司上市提供了依據(jù)。現(xiàn)河南省通信公司南陽宛城郊區(qū)分公司的網(wǎng)通已于11月16日在新加坡、香港上市。
    例2、一份編制文件，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了依據(jù)
    2004年為教育隊(duì)伍建設(shè)年，為此，區(qū)委、政府準(zhǔn)備在即將召開的教師人員定編、核編會(huì)議中討論落實(shí)我區(qū)成人教育工作人員隊(duì)伍編制額數(shù),但需以前的編制文件做依據(jù)，為此，區(qū)教體局成教室2月23日派袁延峰來我館查閱相關(guān)文件,最后在教育局永久117號(hào)卷中查到了宛縣編字[1987]44號(hào)文件，編委同意成立“工農(nóng)教研室”的通知，為解決區(qū)教育人事制度改革中定編、核編問題，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了依據(jù)。
    例3、檔案為汽車過戶提供依據(jù)
    紅泥灣教辦室的一輛小汽車準(zhǔn)備賣掉，但由于當(dāng)時(shí)的手續(xù)是紅泥灣鄉(xiāng)教辦室，94年撤縣設(shè)區(qū)時(shí)紅泥灣鄉(xiāng)改為紅泥灣鎮(zhèn)，現(xiàn)在汽車過戶時(shí)因鄉(xiāng)、鎮(zhèn)名稱不一，無法辦理過戶手續(xù)，為此，紅泥灣教辦室于11月26日派人來我館查閱檔案,后在紅泥灣永久547號(hào)卷中找到了撤鄉(xiāng)建鎮(zhèn)的通知，又在撤縣設(shè)區(qū)工作概要中找到了撤縣設(shè)區(qū)的相關(guān)內(nèi)容，為辦理汽車過戶手續(xù)提供了依據(jù)。
    4、對(duì)檔案利用效果進(jìn)行宣傳
    ①將裝訂成冊(cè)的利用效果發(fā)給有關(guān)部門參閱
    ②向報(bào)刊投稿
    ③通過廣播或電視進(jìn)行宣傳
    ④有目的的向社會(huì)上部分人員散發(fā)
    總之，只要重視檔案利用效果的收集與宣傳，就可以使人們充分了解檔案的價(jià)值，喚起人們的檔案意識(shí)，提高人們珍視檔案的責(zé)任感，從而支持檔案工作，促進(jìn)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，繼而更好地為社會(huì)各界服務(wù)。