外國檔案立法的基本原則

雖然各國的檔案法規體系、類型不盡相同, 但他們在立法時都要遵循其基本原則: 保護檔案財富原則, 檔案集中管理原則, 檔案機構獨立性原則和檔案開放與利用原則。

1 保護檔案財富原則

保護檔案財富原則, 其實質就是要維護檔案的完整與安全。檔案作為一種財富, 從古至今, 都被各國所重視。這是各國檔案立法的宗旨及主要內容, 眾多法規的建立都是以此為目的的。須知, 擁有豐富的檔案財富是我們的前提, 只有以大量的檔案財富作基礎,我們才可能開展其他的研究與工作。而要有效地保護檔案財富, 維護其完整與安全就是至關重要的。

這種保護檔案財富的理論被提升到法律的高度, 就成了各國檔案立法的一個重要基本原則。正如《示范檔案法草案》所指出的:“ 本法的宗旨是: 國家歷史檔案遺產必須置于政府的保護之下。”《土耳其共和國國家檔案條例》規定, “ 檔案文件和準備歸案的文件應作為國家財產予以保存, 任何有害的行為均按國家財產保管法給予懲處”, “ 移交給國家檔案館的文件都是國家的財產, 不得以任何借口轉為私人所有”, “ 不能以任何借口被輸出國外”。

2 檔案集中管理原則

這種思想古已有之, 如前所述, 古埃及人把有關天文的檔案和有關宗教的檔案分開來集中保管, 并且把這些檔案都集中于愛德夫神廟, 埃及人的這種做法就體現了檔案集中管理的思想。

但我們應該注意到, 無論是奴隸制時期還是封建制時期, 集中管理的思想只體現在地點上, 如神廟、寺院、各種檔案館等。到了近代, 集中管理原則才有了更廣的含義, 即對整個檔案事業的集中統一管理。這樣, 檔案集中管理就不僅是檔案立法的基本原則之一, 還是國家檔案事業管理的基本原則, 這不能不稱為一大進步。最早體現這一廣義含義的是法國, 1794 年的法國檔案法明確規定,中央國家檔案館對各地區國家檔案館實行指導和監督。這樣就使集中管理原則不僅有歷史上延續下來的最初含義, 而且包含了檔案事業集中管理的內容, 使對檔案本身的集中管理發展到了對整個檔案事業的集中管理。

值得注意的是, 在各個國家普遍接受這種思想時, 我們應當看到, 由于社會制度的不同或國家政治體制的不同, 各國對集中管理的原則的遵循與實施是有差異的。如英國, 它的檔案管理體制屬于明顯的分散式類型, 這是由它的政治體制決定的。但它的這種分散式同樣也體現了檔案集中管理的原則: 第一, 它十分重視檔案法制建設, 強調全國檔案工作依法行事。早在1838 年, 英國議會就頒布了第一個公共檔案法。第二, 英國在公共檔案館下設了檔案管理部, 負責對政府部門的檔案工作進行檢查和指導。第三, 英國通過成立檔案工作者協會, 加強全國檔案人員的學術交流和業務聯系。

通過以上途徑, 使全國的檔案工作及檔案工作人員有了共同遵守的規則, 受到相對統一的監督、指導。檔案工作者也有了集中、共同的認識, 故集中管理的思想也隨之體現。法國檔案工作改革不僅使檔案工作發展成為一項獨立的事業, 而且首創了集中式檔案管理體制。到目前, 法國只在中央設立了一個檔案事業行政管理中心———檔案局, 負責掌管全國的公共檔案和公共檔案事業建設, 指導和監督中央和地方國家檔案館的工作。

3 檔案機構獨立性原則

眾所周知, 只有當一門學科、一個機構具有了獨立地位, 才能形成與之相適應的一系列研究、工作、法律、法規。檔案、檔案工作也是如此, 當它發展成為獨立的系統時, 才稱得上事業的開始。我們知道, 檔案工作或檔案管理活動在上古時代就已開始, 但長久以來, 這種活動與文件管理、圖書管理等管理活動融為一體。這種被包容的情形歸根結底就是因為檔案工作未得到獨立地位, 故得不到真正發展, 只能作為一種被兼容的工作看待。所以說, 一方面,檔案機構獨立性原則是檔案立法的基本原則之一, 具備了獨立性,檔案立法才有可能實現; 另一方面, 各國檔案立法中都將檔案機構作為獨立的機構去看待, 檔案機構才能真正的獨立。

在確定了檔案機構的獨立性原則后, 我們還應該看到, 各個國家在遵循這一原則時也各有不同, 即各國檔案機構的設置是不同的。如美國的檔案機構有三種類型: 一是聯邦檔案機構; 二是非聯邦檔案機構; 三是商業檔案機構。英國的檔案機構主要有官方、半官方和非官方三種類型。法國分為國家檔案機構系統和非國家檔案機構系統。意大利的檔案機構設置由三部分構成: 國家檔案機構、非國家的行政和經濟機關的檔案館、私人檔案館, 它們共同組成意大利檔案機構體系。

盡管管理方式、性質、設置各不相同, 但共同的是, 它們的檔案機構都具有獨立性。在實行集中式檔案管理體制的國家, 有兩種體現形式: 一種是在法國、羅馬尼亞、前蘇聯和當今的俄羅斯等國, 檔案機構獨立性原則體現為檔案事業管理機關的獨立地位; 另一種是在瑞典、挪威、芬蘭等國, 它們雖然實行集中式檔案管理體制, 但不單獨設立檔案事業管理機關, 其檔案機關的獨立性體現為中央級國家( 總) 檔案館的獨立地位, 這類檔案館都具有保管檔案和檔案業務指導的雙重職能。實行分散式檔案管理體制的國家也有兩種體現形式: 一種是檔案機構的獨立性僅指國家( 公共) 檔案館的獨立性, 如英國、加拿大、日本、印度等。另一種是美國,其檔案機構的獨立性在1949 年以前體現為聯邦國家檔案館的獨立性, 其后, 隨著聯邦檔案事業管理機關的成立, 國家檔案館失去了獨立性, 到了1985 年又轉而體現為美國國家檔案與文件署的獨立性。這就是說, 美國聯邦檔案機關的獨立地位經歷過一個失而復得的過程。

總之, 檔案機構的獨立性, 是各國檔案法規的重要內容之一,它直接關系到每個國家的檔案管理體制。

4 檔案開放與利用原則

管理檔案的根本目的就是開放利用檔案, 這是充分發揮檔案的作用, 進而維護國家、公民的權益, 促進國家各項事業發展的根本性措施之一。

檔案開放, 標志著檔案利用由少數人的特權轉變為公民都享有的一種權利, 使它從封閉中走出來。開放意味著檔案不再是一種統治的武器, 在現代信息社會成了一種不可替代的信息資源, 可以實現共享。

檔案利用, 自古至今各個國家都有, 它是由檔案的有用性和可用性決定的, 但我們應該知道, 以前的檔案只講利用, 未談開放。這種利用, 只是被限制在統治者或擁有者的狹小的范圍內的, 可以說, 它是封閉型的, 是一種特權, 只有小部分人為了統治的需要才可利用檔案。顯而易見, 這與檔案具有的價值和所能體現的價值是相違背的, 所以檔案開放成為近代各國所迫切追求的。

檔案開放原則首先是在法國檔案工作改革中提出來的。法國1790 年通過的國家檔案館條例規定, 每一個法國公民, 在每周固定的開放時間內都可到檔案館免費查用所需的文件, 穡月七日檔案法又重申了上述規定, 以此作為所有國家檔案館的共同原則。檔案開放原則在19 世紀逐漸被歐洲各國所接受, 被譽為“ 檔案的人權宣言”, 發展到現代, 已成為各國檔案立法的基本原則。法國目前檔案的開放和利用, 是以1979 年頒布的《法蘭西共和國檔案法》為法律依據的; 德國大多數檔案館實行30 年封閉期的制度, 即文件從產生之日起滿30 年就可向公眾開放, 個別檔案館規定檔案封閉期為40 年; 西班牙政府規定, 歷史檔案滿25 年就可以向社會開放, 人事檔案和醫療檔案的封閉期要長于25 年; 而拉美諸國的檔案館大多數規定檔案可以向公眾開放, 特別是歷史檔案, 對它的利用基本上不加限制。如危地馬拉、巴拉圭、秘魯、智利等國家都規定利用歷史檔案不受限制; 哥倫比亞甚至還規定歷史檔案的開放沒有年代限制。