檔案職業(yè)在高校面臨的困境

社會的變革,時代的發(fā)展這個大環(huán)境對檔案職業(yè)提出了新的要求。檔案職業(yè)本身又處在某個組織機構中,組織機構的“生態(tài)環(huán)境”適不適合檔案職業(yè)的發(fā)展,也是檔案職業(yè)能不能更好發(fā)展的關鍵因素。本人所在的高校是教育部直屬的綜合性重點大學,也是“９８５工程”、首批國家“２１１工程”重點建設大學、百年著名學府與世界知名高校。坦白說,檔案工作的發(fā)展還不能與世界知名高校的知名度相符。下面本人簡單總結一下檔案工作在所在高校面臨的困境。

２.１　檔案收集工作困難

１９９９年,本人開始正式接手全校檔案的收集工作。這項工作很難做,有很多部門多年來一沒有歸檔,已經歸檔的部門中,有些部門檔案歸全率不高。如表１。

近５年的歸檔數據表明,我館的歸檔率一直徘徊在５０％上下,近一半的立檔單位沒有歸檔。同時,在已經歸檔的單位中,歸檔較全的單位也只有５０％左右。這兩個５０％說明了我們檔案收集工作非常困難。檔案歸檔率、歸全率直接影響?zhàn)^藏的數量、質量。我們要立足于館藏搞數據加工,搞編研,沒有豐富的館藏,就無法為廣大利用者提供豐富、準確、有價值的檔案信息。

２.２　指導、培訓兼職檔案員困難

隨著時代的發(fā)展,信息技術、網絡技術的廣泛應用,高校的工作節(jié)奏明顯加快。工作量增加最直接的表現就是檔案數量的增加。工作量增加后,各部門工作人員都感到分身乏術,于是立檔單位中歸檔工作親自去做的檔案員不多,大多數依靠勤工助學學生,這給檔案的收集指導帶來了很大的困難。利用勤工助學學生整理檔案的部門,學生年年換,有的甚至月月換。學生對部門工作并不熟悉,對工作中形成的檔案材料也很陌生。檔案材料是否齊全。如何分類等檔案立卷內容根本不了解。于是我們經常要一遍又一遍地培訓、講解。往往是今年講明白了,明年又換人了。全校校部機關、館社中心加起來有５０多個,檔案員近百人。作為檔案部門自身,根據時代的變化,任務的輕重緩急,業(yè)務也有傾向性。一般對于檔案的收集指導、編目上架等科室都不會傾注太多的人力。對于我館來說,檔案部門對于立檔單位檔案員的培訓比例為１:５０,所以檔案人員的培訓任務非常重。

２.３　無紙化辦公后出現的歸檔問題

我館目前還沒有檔案管理系統,收集檔案主要以紙質檔案為主。但２０１４年OA 系統在我校正式運行,明年歸檔時OA 系統中運轉的電子檔案如何歸檔已經成為迫在眉睫的問題。OA 系統設計之初并沒有考慮歸檔這一部分,雖有歸檔這一模塊,但并沒有和檔案管理系統對接的考慮。那么OA 系統中產生的電子文件該如何歸檔? OA 系統中的文件主要是公文,但各部有很多文件不屬于公文。校內存在的信息系統,也并不只是OA 系統,還有人事管理系統、學生學籍管理系統、教務管理系統,還有各部門根據需要自行開發(fā)研制的一些辦公系統