檔案背景信息在編研成果中的地位和功能
1檔案編研中背景信息的地位
檔案背景信息與檔案自身的本體信息是有差別的,本體信息是檔案編研所關注的原始材料,而檔案背景信息也是構成檔案編研成果的一個必不可少的部分。檔案是人類歷史的記錄,沒有背景信息也就沒有真正意義的檔案,也就難以真正有效地開發檔案信息資源。鑒于背景信息的重要地位,只有在對編研成果的背景信息進行充分的挖掘和利用后,編研成果的利用者才能充分實現對編研成果的有效利用。
2檔案編研中背景信息的功能
基于文件自身的形成過程,我們可以看出,背景信息不但將文件與文件自身形成的管理和職能環境聯系起來,而且將文件與其他文件聯系起來,因而在這樣的情況下檔案具有記錄歷史的作用,具有對現代及未來提供憑證及信息和知識的作用,也就是通常意義上所說的檔案具有憑證價值和情報價值。在檔案編研過程中對這兩種聯系做認真分析后,可以確定背景信息對編研成果而言具有如下三個層面上的功能:
(1)在提供憑證價值層面上
1)背景信息是利用者完整和充分理解檔案本身所必需的信息。檔案編研以其成果提供大量的、系統的具有憑證價值的檔案為利用者服務,在這大量的、系統的檔案中,就包括了大量利用者所需的背景信息。這些背景信息對由于專業差異、年代、歷史及社會等諸多因素造成的偏差能夠給利用者一個相對完整的專業背景、年代背景、歷史背景和社會背景,在這樣的背景下使檔案具有真實性、可靠性,從而為利用者充分理解檔案的內容掃清障礙。
2)背景信息也是利用者完整和充分理解與檔案有關的事務處理及活動所必需的信息。與檔案有關的事務處理及活動,其本身就是檔案背景信息的一種,檔案是事務處理及活動過程中形成的副產品,所以,要理解檔案本體信息,就必須理解與檔案有關的事務處理及活動,這是不言而喻的。檔案的這部分背景信息,是利用者在利用編研成果的時候需要認識的重要信息,這對有效開發和利用以檔案編研成果為形式的檔案信息資源來說極其重要。
(2)在提供情報價值層面上
1)背景信息可以是與檔案文件處理過程有關的信息(如文件的鑒定、遷移和移交等)。檔案文件處理過程中的許多環節,如收集、整理和移交等過程,反映了檔案材料所要說明事物的機構隸屬和狀態變化,留下了大量真切的歷史標記,本身也蘊含了豐富的情報信息,收入了此類背景信息的檔案編研成果對許多研究者更有情報研究價值。
對檔案工作者自身而言,每一部檔案史料的匯編或者檔案參考資料的編寫,絕不只是對檔案材料的簡單摘選與整理排列,而是必須進行不同程度的情報研究工作,諸如了解特定選題歷史背景的過程就是一個歷史研究過程,這是背景信息所具有的情報價值的絕好體現。
2)在提供社會文化價值層面上,檔案作為歷史的存貯和原始記錄,具有與生俱來的文化內涵與品格,是人類文化傳承和文明發展的重要組成部分,并發揮著不可替代的作用,尤其是當人類社會由信息社會邁向知識社會時更是如此。于是,檔案也就成了一種文化,檔案編研工作也就成了人類的一種文化活動。檔案編研不僅能夠貯存歷史文化,而且能夠選擇優秀文化,憑借檔案編研的傳播,歷史得以重現,傳統得以延續,知識得以繼承。如果不對社會對檔案信息的需求做前期預測和客觀論證,就投入大量人力、物力和財力,很有可能制造出一堆毫無價值的信息垃圾。
檔案編研工作者對各種原始檔案資料中所含的各種文化要素進行編纂加工時,必然要對包含背景信息在內的相關檔案信息加以篩選、提煉、富集,增加信息的純度、精度,這在很大程度上改變了檔案信息的原始存在狀態,使其得到集中、整合,從無序到有序,從分散到集中,形成新的文化成果,既解決了人們閱讀、利用檔案原件的困難和不便,也使人們可以獲得某一方面集中、系統的信息成果。只有全方位地考察、研究和論證社會各層面對檔案背景信息的不同需求,才能真正實現和開發檔案的文化價值。因此編研活動對背景信息的重視本身就是對社會文化價值重視的一種體現。
(3)在提供利用檔案信息資源的易用性上
檔案編研工作的成果是在對檔案材料中的信息進行分析研究的基礎上加工而成,經過了一定的考證和梳理,從而為檔案利用者節省出查閱檔案的時間。在閱讀編研成果的同時,背景信息也是有效檢索和利用編研材料所需要的信息,讀者可以從中得到啟發,產生新的思路。背景信息中的許多項目是有效的檢索入口,通過它們利用者可以更快更準地對檔案編研成果中的某些信息進行定位。
鑒于檔案背景信息在檔案信息資源的開發與利用中所具有的如此重大的功能,國際檔案理事會2005年4月發布了《電子文件管理———檔案工作者業務指南》(ElectronicRecords —AworkbookforAchivists),其中對檔案背景信息的作用作了專門的闡述:
背景信息具有證明文件的真實性、可靠性和完整性的作用。這一點對于電子文件尤其重要。文件形成組織的事務處理、職能和保管系統也是文件背景信息的一部分。背景信息可以通過文件的內部要素保存起來(例如附屬文件,附加信息、鏈接、數量和參考編碼等),也可以通過文件的外部要素進行保存(如元數據)。
1)背景信息是完整和充分理解文件所必需的信息;
2)背景信息是完整和充分理解與文件有關的活動和事務(如責任、義務)所必需的信息;
3)背景信息是與文件處理過程有關的信息(如文件的鑒定、遷移和移交等);
4)背景信息是有效管理和長期保存文件所需要的信息;
5)背景信息是有效檢索和利用文件所需要的信息。
由以上對背景信息的闡述,我們又可以自然地、邏輯地與合理地得出這樣一個結論:背景信息是檔案憑證價值和情報價值所必需的,也是保證檔案社會文化價值和保證檔案信息資源共享所必需的,所以,忽視背景信息就是忽視檔案的憑證價值和情報價值,忽視背景信息也必然會對檔案社會文化價值形成和檔案信息資源共享產生障礙。由此可知,在檔案編研中,如果不從理論高度重視檔案背景信息,那么檔案編研的質量就不可能得到有效的保證。