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檔案背景信息在編研成果中的地位和功能

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-12-29 17:41:53    瀏覽次數:30    評論:0
導讀

檔案背景信息與檔案自身的本體信息是有差別的,本體信息是檔案編研所關注的原始材料,而檔案背景信息也是構成檔案編研成果的一個必不可少的部分。

檔案背景信息在編研成果中的地位和功能

1檔案編研中背景信息的地位

檔案背景信息與檔案自身的本體信息是有差別的本體信息是檔案編研所關注的原始材料而檔案背景信息也是構成檔案編研成果的一個必不可少的部分檔案是人類歷史的記錄沒有背景信息也就沒有真正意義的檔案也就難以真正有效地開發檔案信息資源鑒于背景信息的重要地位只有在對編研成果的背景信息進行充分的挖掘和利用后編研成果的利用者才能充分實現對編研成果的有效利用

2檔案編研中背景信息的功能

基于文件自身的形成過程我們可以看出背景信息不但將文件與文件自身形成的管理和職能環境聯系起來而且將文件與其他文件聯系起來因而在這樣的情況下檔案具有記錄歷史的作用具有對現代及未來提供憑證及信息和知識的作用也就是通常意義上所說的檔案具有憑證價值和情報價值在檔案編研過程中對這兩種聯系做認真分析后可以確定背景信息對編研成果而言具有如下三個層面上的功能

(1)在提供憑證價值層面上

1)背景信息是利用者完整和充分理解檔案本身所必需的信息檔案編研以其成果提供大量的系統的具有憑證價值的檔案為利用者服務在這大量的系統的檔案中就包括了大量利用者所需的背景信息這些背景信息對由于專業差異年代歷史及社會等諸多因素造成的偏差能夠給利用者一個相對完整的專業背景年代背景歷史背景和社會背景在這樣的背景下使檔案具有真實性可靠性從而為利用者充分理解檔案的內容掃清障礙

2)背景信息也是利用者完整和充分理解與檔案有關的事務處理及活動所必需的信息與檔案有關的事務處理及活動其本身就是檔案背景信息的一種檔案是事務處理及活動過程中形成的副產品所以要理解檔案本體信息就必須理解與檔案有關的事務處理及活動這是不言而喻的檔案的這部分背景信息是利用者在利用編研成果的時候需要認識的重要信息這對有效開發和利用以檔案編研成果為形式的檔案信息資源來說極其重要

(2)在提供情報價值層面上

1)背景信息可以是與檔案文件處理過程有關的信息如文件的鑒定遷移和移交等)。檔案文件處理過程中的許多環節如收集整理和移交等過程反映了檔案材料所要說明事物的機構隸屬和狀態變化留下了大量真切的歷史標記本身也蘊含了豐富的情報信息收入了此類背景信息的檔案編研成果對許多研究者更有情報研究價值

對檔案工作者自身而言每一部檔案史料的匯編或者檔案參考資料的編寫絕不只是對檔案材料的簡單摘選與整理排列而是必須進行不同程度的情報研究工作諸如了解特定選題歷史背景的過程就是一個歷史研究過程這是背景信息所具有的情報價值的絕好體現

2)在提供社會文化價值層面上檔案作為歷史的存貯和原始記錄具有與生俱來的文化內涵與品格是人類文化傳承和文明發展的重要組成部分并發揮著不可替代的作用尤其是當人類社會由信息社會邁向知識社會時更是如此于是檔案也就成了一種文化檔案編研工作也就成了人類的一種文化活動檔案編研不僅能夠貯存歷史文化而且能夠選擇優秀文化憑借檔案編研的傳播歷史得以重現傳統得以延續知識得以繼承如果不對社會對檔案信息的需求做前期預測和客觀論證就投入大量人力物力和財力很有可能制造出一堆毫無價值的信息垃圾

檔案編研工作者對各種原始檔案資料中所含的各種文化要素進行編纂加工時必然要對包含背景信息在內的相關檔案信息加以篩選提煉富集增加信息的純度精度這在很大程度上改變了檔案信息的原始存在狀態使其得到集中整合從無序到有序從分散到集中形成新的文化成果既解決了人們閱讀利用檔案原件的困難和不便也使人們可以獲得某一方面集中系統的信息成果只有全方位地考察研究和論證社會各層面對檔案背景信息的不同需求才能真正實現和開發檔案的文化價值因此編研活動對背景信息的重視本身就是對社會文化價值重視的一種體現

(3)在提供利用檔案信息資源的易用性上

檔案編研工作的成果是在對檔案材料中的信息進行分析研究的基礎上加工而成經過了一定的考證和梳理從而為檔案利用者節省出查閱檔案的時間在閱讀編研成果的同時背景信息也是有效檢索和利用編研材料所需要的信息讀者可以從中得到啟發產生新的思路背景信息中的許多項目是有效的檢索入口通過它們利用者可以更快更準地對檔案編研成果中的某些信息進行定位

鑒于檔案背景信息在檔案信息資源的開發與利用中所具有的如此重大的功能國際檔案理事會2005月發布了電子文件管理———檔案工作者業務指南》(ElectronicRecords —AworkbookforAchivists),其中對檔案背景信息的作用作了專門的闡述

背景信息具有證明文件的真實性可靠性和完整性的作用這一點對于電子文件尤其重要文件形成組織的事務處理職能和保管系統也是文件背景信息的一部分背景信息可以通過文件的內部要素保存起來例如附屬文件附加信息鏈接數量和參考編碼等),也可以通過文件的外部要素進行保存如元數據)。

1)背景信息是完整和充分理解文件所必需的信息

2)背景信息是完整和充分理解與文件有關的活動和事務如責任義務所必需的信息

3)背景信息是與文件處理過程有關的信息如文件的鑒定遷移和移交等);

4)背景信息是有效管理和長期保存文件所需要的信息

5)背景信息是有效檢索和利用文件所需要的信息

由以上對背景信息的闡述我們又可以自然地邏輯地與合理地得出這樣一個結論背景信息是檔案憑證價值和情報價值所必需的也是保證檔案社會文化價值和保證檔案信息資源共享所必需的所以忽視背景信息就是忽視檔案的憑證價值和情報價值忽視背景信息也必然會對檔案社會文化價值形成和檔案信息資源共享產生障礙由此可知在檔案編研中如果不從理論高度重視檔案背景信息那么檔案編研的質量就不可能得到有效的保證


 
(文/小編)
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