檔案職業在高校發展中的對策

沒有天敵的動物往往是最先滅絕的,這就是自然生態環境對優勝劣汰法則的另一種理解。在社會生態環境中,一種職業面臨危機與挑戰的時刻,也正是這種職業可以提升、再造、創新的有利契機。

面對時代對檔案職業的要求,檔案職業面臨的困境和挑戰,本人做了深入的思考,并提出了相應的對策。

３.１　在新形勢下,繼續保持優良傳統,加強公關、協調能力

檔案人的優良傳統是任勞任怨、默默無聞、無私奉獻。在新時期,優良傳統不能丟,但需要改進。一方面平時多注意積累歸檔中的事例,積極開動腦筋,不厭其煩地給不愿歸檔的部門宣講檔案的重要性,歸檔的好處等。力求用積極、鮮活地實例教育、說服這些立檔單位,曉之以理,動之以情。同時,也要注意方式方法,跟上時代的步伐,學習公關知識和技巧,提高部門間的溝通協調能力。檔案人員要思路清晰,積極聽取各方意見,取得各個部門的理解和支持。在有的立檔單位因為檔案數量大,整理確實有困難而不愿歸檔的情況下,作為特殊情況可以報請學校有關部門,給予立檔單位人力、財力上的支持。力求通過多種途徑,提高檔案的歸檔率和歸全率。

３.２　提升工作能力,改進工作方法,提高工作效率

在快節奏的工作中,各個部門都感覺到人員緊張,如何利用有限的人力資源實現事半功倍的效果,只有提升自身的工作能力,改進工作方法,才能提高工作效率。只有提高了效率,檔案人員才能節約出更多的時間和精力投身到數據加工、檔案信息編研工作中。只有加工出更好的檔案信息,編研出更多更好的成果,才能開發出檔案信息中的寶藏,更大地體現檔案工作的價值。所以要解決培訓檔案員難的問題,必須進行培訓形式上的改革,檔案人員面談口授的傳統培訓模式不能再延續下去。本人認為,可從以下兩步實施:

３.２.１利用多媒體手段,設計培訓材料　可以利用多媒體手段,設計出符合各立檔單位歸檔培訓的共享資源。在設計共性培訓的基礎上,還要培訓部門化、個性化。為各部門制定精細化培訓方案。除了有PPT之外,還要有視頻演示。這些PPT和視頻包括各部門的歸檔范圍、歷年移交檔案目錄、卷內文件、備考表、移交目錄以及如何錄入目錄和裝訂案卷等立卷歸檔的詳細說明和講解。把針對各部門的培訓PPT 和視頻放到檔案館網頁上。立檔單位無論誰來做立卷歸檔這項工作,都可以在檔案館網頁上自行下載相關內容,先期學習,有問題的再和檔案館進行溝通,這樣能為檔案收集指導人員節省出大量的時間和精力。

３.２.２研制開發歸檔測試系統　設計一套歸檔范圍與歸檔內容匹配的歸檔測試系統。例如把立檔單位歸檔的實際內容與部門歸檔范圍進行匹配,提示出哪些檔案沒有歸檔。從程序設計上就是考慮建兩個數據庫,一個是應歸檔案庫,一個是準備歸檔案卷庫。應歸檔案庫的內容包括:

(１)各立檔單位應歸檔內容

我們發給各立檔單位的歸檔范圍是對歸檔指導性的條目,內容比較概括。一些立檔單位也提出過,對于歸檔范圍中一些條目不理解,諸如“統計材料”指什么統計? “兄弟院校的來往材料”指什么? “試卷”指什么類型考試的試卷等等。鑒于這些原因,應歸檔案庫中的歸檔內容,要在原歸檔范圍的基礎上,根據各部門的案卷目錄、卷內文件目錄,對其內容進行適當的補充,文字進行適當的調整。盡量與準備移交進館的檔案內容名稱匹配。

(２)查檔利用信息結果反饋

查詢系統每年記錄了該年哪些部門查閱了哪些檔案,哪些檔案被哪個部門查詢了多少次,哪些部門想查閱哪些內容卻沒有查到。因為保存檔案的最終目的是為了利用,查檔利用信息反饋對于存檔的意義非常重大。所以把查詢反饋結果添加到應歸檔案庫中,可以幫助檔案工作人員,特別關注利用率高的檔案歸檔情況。

每一類歸檔范圍對應相應負責移交的立檔單位的兼職檔案員,對于到歸檔移交期限還未移交檔案的立檔單位,系統會提示給檔案部門工作人員。檔案部門審核分析后,會讓系統給尚未歸檔的兼職檔案員發郵件通知。

這只是本人的初步設想,很多方面還不算成熟。但本人相信,無論如何,僅憑經驗和傳統是不能解決當前的問題的。怎樣管理最有效? 必須依靠科學的管理方法。檔案部門負責檔案收集的人員原來只需要指導各部門紙質檔案如何歸檔,現在同時增加了指導電子檔案的歸檔。面對這么大的業務量,在工作人員數量不變的情況下,唯有提升自身的工作能力,努力思考改進工作的方法,才能提高工作效率。

(３)推進檔案管理系統的建立,實現與其它管理系統的對接無紙化辦公的普及將會使電子檔案收集、利用成為趨勢。２０１０年開始,我們面向全校收集電子檔案,這是在為檔案的信息管理打基礎。電子檔案是全文檢索的必要條件。我們要求各立檔單位移交和紙質檔案匹配的電子檔案,Word和Pdf兩個版本。２０１３年開始,我館開始制作畢業紀念冊。照片檔案管理人員將拍攝好的院系集體照發給院系老師,請他們給學生按行列填上名字,我們在將這些有對應名字的照片做成本科、研究生兩本紀念冊存檔。我們還積極參與本科、研究生畢業典禮拍攝工作,幫助維持秩序,希望將每位學生與校領導合影的照片都以學生姓名命名好,以供今后利用。另一項重大舉措就是從２０１３年開始,在畢業季時,我館人員帶著高速掃描設備,分別從幾個教學管理部門,掃描應屆畢業生成績單和畢業、學位證書。這一做法得到了這些職能部門的理解和大力支持。我館承擔著學生成績單、畢業學位證書翻譯工作,很多畢業生面臨出國留學,他們在畢業離校前就需要向國外遞交成績、證書中英文件。我們在紙質版成績移交到檔案館之前,先期掃描,有了電子版成績單后,方便了學生利用,畢業、學位證書對于學生來說僅此一件,如果丟失,無法補救。保存了證書的電子版,對于今后的利用大有好處。

在對以上各類型電子檔案收集、管理過程中,我們也發現了一些問題,主要集中在對這些電子檔案的管理利用上。掃描時,因為時間緊,任務重,來不及為每一份材料具體命名。掃描工作完成后,后續的命名工作任務也很重。目前我館還沒有檔案管理系統,掃描后形成的大批電子檔案還是靠層級文件夾管理,比較原始。因此,檔案管理系統的建立呼之欲出了。利用檔案管理系統是對電子檔案從掃描、歸檔、編目、利用最好的模式。批量成績單、證書掃描命名系統、歸檔測試系統都可以作為它的子系統運轉。最關鍵的是,校內其它類型的管理系統,都可以通過接口實現數據傳輸。數據接口問題我們和校內一些部門也溝通過很多次,但感覺他們還是有顧慮的,我想主要是怕他們系統安全性受到侵害。XML可以幫助解決這個問題。

XML,是eXtensibleMarkupLanguage,擴展置標語言的簡稱。XML語言的優點是文檔的內容和結構完全分離,互操作性強,可在不同操作系統上的不同系統之間通信。規范統一,具有統一的標準語法,任何系統所支持的XML文檔,都具有統一的格式和語法。這樣就使得XML具有了跨平臺跨系統的特性。支持多種編碼,XML文檔本身包含了所使用編碼的記錄,這方便了多語言系統對數據的處理。最關鍵一點是,XML的開放性特點。它既與平臺無關,又與技術提供廠商無關。它在解決應用程序和公司之間的數據交換上被列為第一位。利用XML語言開發出檔案管理系統與OA 系統、人事管理系統、學籍管理系統等的數據接口,實現無縫鏈接,這才是實現無紙化辦公、數字化管理的關鍵。

(４)加強數據加工及檔案信息開發,提供優質檔案服務

A. 加強數據加工,實現檔案部門與利用者信息的良性互動

對于檔案信息“重藏輕用”是錯誤的,檔案利用是保存檔案的最終目的。但面對檔案利用者需求的增加,只是一味增加查檔接待的工作人員是滿足不了利用者需求的,這是檔案實體管理下的運作模式。這種管理模式對檔案人員的要求是對館藏檔案比較了解,工作耐心、細致,態度和藹。一般在檔案部門工作多年的“老檔案”比較受利用者歡迎。但這種管理思想是不能適應當前利用者需求的。隨著時代的發展,我們面對的信息用戶跟以前大不同了,他們已經習慣了試用例如百度、google等發達的搜索引擎,他們的信息素養都非常高。檔案館簡單的卷內目錄、案卷目錄怎么能滿足他們的需求呢? 他們最希望得到的服務就是輸入一個關鍵詞,馬上調出和此關鍵詞相關的一切檔案信息。檔案館要實現這樣的優質服務,必須實現檔案信息的數字化。必須加大人力、物力進行檔案信息的數據加工、處理。首先對檔案信息進行粗加工,保證檔案信息有的,利用者一定就能找到,這就是滿足利用者“想的到”的一定得到。第二步通過先進的信息技術,例如數據挖掘、人工智能,實現對檔案信息的知識管理、內容管理,對于利用者“想不到”的,告訴他們,這里也能夠得到。原來我們對于電話的認識,只停留在它是一種通訊工具。但開發商把電腦的功能賦予了它,于是廣大用戶才發現,原來手機還可以用來編輯文字、發郵件、聊天、聽音樂……作為檔案部門,也要有這種意識,變被動服務為主動服務。我們要多從利用者未想到的服務上開動腦筋,從形式到內容,給利用者以驚喜,這也是對利用者信息素養的一種喚醒和提升。在我們服務的誘導下,他們也能提出更多的需求反饋給檔案部門。另外,對于由利用者補充進館的檔案,檔案館要予以獎勵并積極宣傳。近日,有這樣一則事例:某院系老師來館查找一份１９８６年關于職稱評審的教育部批復文件,檔案館只查到了請示。在１９８７年的校辦收文本中找到了該批復的條目,收文本上也有領取簽收的記錄,證明這份批復當年確實下達到了我校,但未歸檔。這份批復對這位老師來說非常重要,她來館查找了兩次都沒有結果。之后,她在教育部查到,復印一份交給了人事處,人事處轉交給檔案館存檔。對于這位老師和人事處的行為,檔案部門應該予以大力表揚和宣傳,以此來鼓勵、教育廣大利用者。只有人人都重視檔案,我們的檔案信息資源才會越來越豐富和有價值,才能實現了檔案部門與利用者之間信息互動的良性循環。

B. 重視檔案信息開發,提供優質服務

一方面要檔案部門要重視檔案信息的精加工,同時要重視檔案的編研工作。檔案人員對檔案信息的研究要向縱深發展,不僅停留在擺事實上,還要學會分析事實。不要滿足只進行大事記、文獻匯編,還要有參與編寫校史、組織史的氣魄和能力。這種自信和能力來自于平時的積累和演練。積累就是對歸檔率、歸全率的不懈努力;演練就是要和各部門人員配合,積極、虛心了解部門發展史,更要向院系老師學習如何搞研究,做文章。例如:目前正在指導教務部門的學生整理大學英語四六級考試檔案。這部分檔案雖然一直有序存放在教務部門,但未被按照檔案管理的要求系統整理過。負責大學英語四六級考試工作的老師,也經歷過三位了。目前教育部正在進行英語教育的改革,英語從小學到大學的教育模式必將進行一些改變。我是上個世紀９０年代初的大學生,當時如果想獲得學位是必須通過大學英語四級考試的。那么四六級考試也有二十多年的歷史了,可不可以撰寫一篇大學英語四六級考試發展歷程的文章,從一個角度來展現英語教育在改革開放后我國發展的情況呢? 檔案部門可以通過對英語四六級考試檔案的整理,提供各種統計數據,通過檔案管理系統中數據加工、發掘出各種規律性的內容。教務部門負責大學英語四六級考試管理的老師可以結合對當時形勢的回顧,應該可以編寫出一篇有價值的文章。

４　結語

社會變革時代,檔案職業發展也走到了十字路口,何去何從,在于檔案人員對自己的定位。我選擇改變,變則通,通則久。從思想上改變因循守舊的思維模式,用科學發展觀看待檔案職業的變化;從能力上,積極學習法律、計算機操作、歷史方面的知識,博覽群書,提升自己,成為２１世紀復合型、知識管理型的人才。重塑檔案人的職業形象,實現檔案職業生涯的再造。