科技檔案保管期限表

科技檔案保管期限表，是用表冊的形式列舉科技檔案的來源、內容和形式并指明其保管期限的指導性、標準性文件，它是科技檔案部門鑒定科技檔案價值，確定科技檔案保管期限的依據。依據科技檔案保管期限表進行鑒定工作，可在一定程度上避免個人認識的局限性和片面性，提高鑒定工作的質量和效益，防止錯誤地銷毀檔案。

1 科技檔案保管期限表的類型

廣義說來，與科技檔案鑒定有關、并對科技檔案鑒定有一定指導、規定作用的標準、規范，都可納入科技檔案保管期限表體系中。按此理解，科技檔案保管期限表有以下幾種類型。

（1）通用的科技檔案保管期限一般標準。這種文件應由國家檔案局制訂、在全國范圍內頒布、并以此作為其它科技檔案保管期限表制訂的依據。它的特點是概括程度高、覆蓋面廣。目前我國尚無這一類標準，各個專業系統在劃分科技檔案保管期限時，沒有統一的規章可循，各自憑經驗處理，很容易發生偏差。應該說，這是我國科技檔案鑒定工作中的一個薄弱環節。

（2）專業系統科技檔案保管期限表。這一類文件應當由中央級專業主管機關根據全國一般標準，結合本專業系統科技檔案的實際情況來編制。它是專業系統內貫徹全國一般標準的實施細則。這種保管期限表經專業主管機關的領導批準之后，下發本系統所屬各單位執行，并報送國家檔案局備案。此外，還應抄送有關地方檔案行政管理部門，以利于協同督促本專業系統所屬單位貫徹執行。

（3）基層單位科技檔案保管期限表。這是各個企事業單位根據全國科技檔案保管期限一般標準和本系統的科技檔案保管期限表，結合本單位科技檔案實際情況制訂的。它只在一個單位范圍內使用，是一個單位確定科技檔案保管期限的細則。它應當包括本單位可能產生的全部科技檔案，要求詳盡、具體，針對性強。這種科技檔案保管期限表經本單位領導批準后即可執行，但應報上級專業主管機關和當地檔案行政管理部門備案。

2 科技檔案保管期限表的結構

科技檔案保管期限表一般由“文字說明”和“條款”兩部分組成。

1.文字說明

文字說明部分主要用來介紹科技檔案保管期限表的編制情況和使用事項。其內容包括：保管期限表的編制依據，確定保管期限的原則，保管期限表內條款的分類、排列方法，保管期限的計算方法，保管期限表的批準時間和開始使用的日期，使用保管期限表應注意的問題等。

文字說明部分對使用科技檔案保管期限表起著“向導”的作用，應置于保管期限表的前部。

2.條款部分

條款部分是科技檔案保管期限表的主體，它具體指明了各種不同的科技檔案應劃定的保管期限。條款部分一般由順序號、條款名稱、保管期限、備注等項目組成。

（1）順序號。是指條款排列的序號，也是條款的代號。它是在確定了條款的分類、排列次序以后編定的。其作用是固定條款排列次序，便于在鑒定時引證。如在銷毀清冊上可以標注“根據科技檔案保管期限表第XX條，以銷毀”的字樣。

（2）條款名稱。這是一組同類型的科技檔案的名稱。它不是某一卷或某一件具體的科技檔案的名稱，而是對一類科技文件名稱的概括，如“課題研究報告”、“產品鑒定書”等。條款名稱要求準確、明顯地反映所包含的科技檔案的內容和名稱。

當科技檔案保管期限表中的條款較多時，為了便于使用，可以分類編制保管期限表，如綜合性保管期限表、生產技術檔案保管期限表、設備與基建檔案保管期限表等；也可以在同一保管期限表中，對條款進行分類，在每一類別內對條款按重要程度或科技檔案的形成順序進行排列。

（3）區別依據。是指區分同一條款文件不同價值的依據。在實際工作中同一條款的文件常常存在價值的差異，鑒定時必須分別確定它們的保管期限。各類型文件區分的依據不同，有的用重要程度來區分，如“重要的”和“一般的”；有的以單位來區分，如“主管單位”、“設計單位”、“建設單位”、“施工單位”；有的以項目的等級來區分，如“國家級”、“地方級”。需要說明的是，雖然同一條款的文件可以有不同的區分依據和相應的保管期限，但它們必須共有一個順序號，以便查找使用。如：

*水文調查及其分析研究成果

重要的    永久

一般的    長期

*科研課題計劃和審批文件

主管單位    長期

研究單位    長久

*可行性研究報告

                   主管部    設計院    建設單位

中央直屬項目的     永久      永久       永久

地方限上項目的     長期      長期       永久

（以上“*”為順序號）

（4）保管期限。它應與每一條款或條款中的各區分依據相對應，準確反映保管期限的具體檔次，或直接注明保管年限，這是保管期限表的核心。

（5）備注。必要時，對條款、區分依據以及保管期限進行的注釋和說明。

3 科技檔案保管期限表的編制方法

編制科技檔案保管期限表是一項政策性、業務性要求較高的工作，需要認真組織，認真編寫。編制人員要結合實際，加強研究，力求編出高質量的科技檔案保管期限表，正確地指導科技檔案鑒定工作。

1.編制要求

編制科技檔案保管期限表的要求，可概括為以下四條：

（1）要符合本系統、本單位科技檔案的實際情況，內容全面，有適當的概括性或專指性。

（2）保管期限檔次清楚，跨度適當。在科技檔案保管期限表中，保管期限應力求準確，并結合實際需要，選擇“三分法”、“兩分法”或“標時法”。

在科技檔案保管期限表中，最常見的是將保管期限劃分為永久、長期、短期三個檔次，即所謂“三分法”；也有些科技檔案工作者主張改為永久、定期兩個檔次，即所謂“兩分法”；還有些科技檔案工作者認為“三分法”也好，“兩分法”也好，都太“粗線條”，主張直接標明具體的時間，如5年、8年、30年等，即所謂“標時法”。目前在國家檔案局還沒有決定調整之前，各單位仍應按照“三分法”確定保管期限， “標時法”則可作為“三分法”的補充，根據實際需要酌情處理。

確定科技檔案保管期限時，應保持一定的“彈性”，避免走極端、絕對化。例如對某一文件或案卷的保管期限劃分沒有很大把握時，應“從寬”處理。所謂“從寬”，歸納起來講就是：保存從寬，銷毀從嚴；孤本從寬，復本從嚴；本單位文件從寬，外單位文件從嚴；介于相鄰保管期限檔次之間的則“就高不就低”。采取上述“從寬”的彈性處理方法，就是要極其慎重地判定科技檔案的價值，留有以待實踐檢驗的余地，減少對科技檔案價值預測上的失誤，提高科技檔案價值鑒定工作的質量。當然，過分“從寬”，片面延長保管期限，也是在實際工作中應該努力避免的。

（3）便于查用。要使科技檔案保管期限表結構完整，條款排列有序，盡可能避免內容交叉重復，文字要簡潔、清晰，以便查用。

（4）通用的、專業系統的、基層單位的科技檔案保管期限表應統一、銜接。尤其是基層單位科技檔案保管期限表，必須以前兩種保管期限表為依據，各條款的保管期限應與所依據的保管期限表中的相關條款相同，或適當延長，但不可任意縮短。

需要指出的是，由于基層單位科技檔案保管期限表的對象與科技文件歸檔范圍相同，目前不少企事業單位在制訂科技文件歸檔制度時，把它們合二為一，即在歸檔范圍的項目中增設保管期限的有關內容，簡化編制工作，這也是可行的。

2.編制步驟

科技檔案鑒定小組編制保管期限表的基本步驟，分為三個階段。

（1）調查研究。在編制科技檔案保管期限表之前，編制人員必須廣泛、深入地進行調查研究。其主要內容包括：

第一，學習研討。鑒定小組成員要認真學習科技檔案工作尤其是鑒定工作指導性和參考性文件，著重研討對科技檔案保管期限表的編制起著依據和規范作用的通用科技檔案保管期限一般標準、專業系統檔案保管期限表等。

第二，分析借鑒。收集兄弟系統或單位制定的科技檔案保管期限表及有關經驗材料，并加以分析、吸收、借鑒。

第三，深入實際。鑒定小組成員在學習有關文件的基礎上，要深入各單位、各部門，了解本系統、本單位所開展的科技生產活動，掌握科技文件的形成過程、種類和特點，聽取有關領導、技術人員的情況介紹以及對各種科技檔案的價值認識，獲取第一手資料，以便準確劃定科技檔案的保管期限。

（2）擬訂初稿。在調查研究的基礎上，編制人員可開始設計科技檔案保管期限表的結構體系，研究確定對各類文件劃分保管期限的原則，然后著手草擬條款。

擬寫條款可采用卡片形式，即首先把條款和保管期限擬寫在卡片上，再將卡片加以排列和編號，最后謄抄或打印在文件用紙上，形成檔案保管期限表的草案。

（3）征求意見，修改定稿。草案擬訂后，應將其打印、分發有關單位及部門，就其內容的正確性、可行性廣泛征求意見，編制人員將意見匯總歸納后，吸收其中合理的內容對草案加以修改，必要時再征求意見再修改，或在相關單位或部門試行一段時間，總結經驗。形成定稿后須經領導審查批準，并報檔案行政管理部門和主管領導機關備案。

3.科技檔案保管期限表的修訂

科技檔案保管期限表正式出臺、并執行一段時間后，一方面科技生產活動可能會有所變化或調整，另一方面人們對表中條款的內容和保管期限的認識也有可能會有所變化。所以，必要時對其進行修改和完善是非常必要的。適時修訂科技檔案保管期限表，使之符合發展變化了的文件狀況和認識水平，對于提高科技檔案鑒定工作的質量具有重要的意義。