檔案管理流程-科技檔案-基建檔案管理

一、科技檔案的概念 

科技檔案指企、事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。

二、科技檔案的基本種類(lèi)

主要包括基建、設(shè)備、產(chǎn)品、科研等專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案。

三、科技檔案代字、代號(hào)表

以拼音縮寫(xiě)首字母為代字

一、基建檔案定義

基建檔案是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線(xiàn)等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中形成的科技檔案。即一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投入使用的全過(guò)程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。

其特點(diǎn)是建設(shè)項(xiàng)目成套，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體。

二、基建檔案收集工作

（一）基建檔案收集歸檔范圍主要包括：基建管理文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖等材料。

（二）收集要求：

1、基建檔案的管理工作必須納入項(xiàng)目的工作計(jì)劃，待項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)整理齊全、裝訂整齊，移交檔案部門(mén)，并辦理移交手續(xù)。

2、周期長(zhǎng)的工程項(xiàng)目，可按階段分期進(jìn)行歸檔，大項(xiàng)目可在各小項(xiàng)目主管單位工程結(jié)束后分期歸檔。  

 3、竣工圖是工程實(shí)際反映，是工程的重要檔案，要做到字跡工整，圖樣清晰，嚴(yán)禁用圓珠筆、鉛筆或易褪色的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)。 

4、基建檔案的歸檔材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，底圖要按規(guī)定繪制，不得有污垢、受潮、破裂等現(xiàn)象。 

5、檔案人員要參加工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作。

（三）收集方法：

1、按基建檔案歸檔范圍的規(guī)定接收基建文件材料

2、將基建檔案工作納入計(jì)劃管理

（1）把材料形成工作納入有關(guān)的管理制度；納入工作程序及網(wǎng)絡(luò)圖；納入科技人員的職責(zé)范圍；納入有關(guān)承包合同；納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。

（2）把科技文件材料的形成、積累整理、歸檔和歸檔后的修改補(bǔ)充納入工作計(jì)劃。

三、基建檔案整理工作

（一）基建檔案整理的原則

1、遵循自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

2、充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對(duì)基建檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)

的整理。

3、便于保管和利用。

（二）基建檔案整理步驟

1、歸檔鑒定

鑒定工作包括兩方面的內(nèi)容：一是是否留存，對(duì)照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內(nèi)，從而剔出沒(méi)有保存價(jià)值的文件；二是剔除重份文件。 

2、分類(lèi) 

基建檔案分類(lèi)方法一般采用工程項(xiàng)目分類(lèi)組卷，一個(gè)工程項(xiàng)目組成一卷或數(shù)卷；

例如：某單位新建辦公樓項(xiàng)目，歸檔時(shí)設(shè)置分類(lèi)為“辦公樓工程”，后又建了一棟職工宿舍樓，其歸檔時(shí)設(shè)置分類(lèi)為“職工宿舍樓工程”

3、組卷 

（1）對(duì)圖紙進(jìn)行折疊，統(tǒng)一幅面為A4紙大小（297mm×210mm），形式為“手風(fēng)琴式”。

（2）組織案卷

案卷的基本特征：案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件材料；案卷內(nèi)的文件應(yīng)齊全、完整；案卷內(nèi)的文件有一個(gè)相對(duì)的數(shù)量界限（以卷盒厚度為準(zhǔn)）；案卷應(yīng)采用規(guī)范的卷皮、卷盒兩種形式的裝具。

（3）卷內(nèi)文件排列

圖樣材料的排列：有圖紙目錄的按圖紙目錄排列，沒(méi)有圖紙目錄的按總體與局部的關(guān)系順序排列。

文字材料的排列基本方法：按重要程度、時(shí)間、邏輯關(guān)系和譯文在前，原文在后四種排列方法。

圖文混合材料的排列：文字材料在前，圖樣材料在后。

（4）編寫(xiě)件號(hào)、頁(yè)號(hào)

裝訂案卷以每卷為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，不裝訂案卷先以每卷為單位編寫(xiě)每份文件的件號(hào)，再以每件為單位從“1”開(kāi)始編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

卷內(nèi)文件有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面一律要編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，正面在右下角，反面在左下

（5）加蓋檔號(hào)章、填寫(xiě)檔號(hào)

基建檔號(hào)的編制：由基建代字+項(xiàng)目名稱(chēng)或編號(hào)+案卷編號(hào)組成，最好設(shè)置三個(gè)層次，力求簡(jiǎn)明。

在案卷內(nèi)每一件文件首頁(yè)右上角空白處加蓋“檔號(hào)章”。檔號(hào)章格式如下：

（6）寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄

按卷內(nèi)文件排列的順序用鋼筆填寫(xiě)或打印 并放在盒內(nèi)文件最前邊。如圖： 

卷內(nèi)文件目錄說(shuō)明：

序號(hào)：卷內(nèi)文件的順序號(hào)，從1開(kāi)始流水編制。

文 號(hào)：即文件的發(fā)文字號(hào)，圖紙為圖號(hào)。

責(zé)任者：制發(fā)文件的組織，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)。

文件名稱(chēng)：文件的標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范時(shí)須重新擬制標(biāo)題，并加“[ ]”號(hào)。

日 期：文件的成文日期，格式如“2003.3.2”。

頁(yè) 數(shù)：每份文件的總頁(yè)數(shù)。

備 注：文件需要說(shuō)明的情況。

（7）填寫(xiě)卷內(nèi)備考表

注：備考表放在卷內(nèi)文件的最后

 （8）填寫(xiě)案卷封面 

基建檔案案卷封面的填寫(xiě)項(xiàng)目及要求 ：

檔號(hào)：即本卷基建檔案的編號(hào)（具體見(jiàn)編號(hào)方法）；

檔案館（室）號(hào)：不填；

縮微號(hào)：不填；

案卷題名：即案卷的標(biāo)題。擬寫(xiě)時(shí)要求題名結(jié)構(gòu)完整，包括工程名稱(chēng)、分項(xiàng)名稱(chēng)和文種，一般不超過(guò)50個(gè)字；

編制單位：本卷內(nèi)所有文件的形成單位，編制單位必須用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)；多個(gè)編制單位的可按照其重要程度有選擇地填寫(xiě)兩到三個(gè)；

編制時(shí)間：本卷內(nèi)文件形成時(shí)間跨度；

保管期限：基建檔案的保管期限根據(jù)《基建檔案歸檔范圍及保管期限表》確定；

密級(jí)：基建檔案的密級(jí)一般為“秘密”。

（9）檔案盒脊背填寫(xiě)

檔案盒脊背所填項(xiàng)目與案卷封面一致(如圖)

（10）基建案卷排列

一般采用流水號(hào)排列法，即按工程先后順序進(jìn)行大流水編號(hào)。

四、基建檔案歸屬問(wèn)題

基建檔案隨其實(shí)體歸屬。即其建筑物產(chǎn)權(quán)是哪個(gè)單位，其基建檔案就應(yīng)該屬于哪個(gè)單位。