科技檔案信息組織

  科技檔案信息組織是對科技檔案實行信息管理的基礎和前提。檔案信息組織管理是一個涉及面十分廣泛的問題，從科技檔案信息的收集存儲，到為利用者提供檔案信息，工作中心都是圍繞信息的組織管理而進行的。因此，從廣義上講，科技檔案的分類、著錄、標引等工作都屬科技檔案信息組織管理的范疇。對檔案信息的組織，首先是通過整理分類使科技檔案實體管理系統化，在此基礎上再對科技檔案的內容特征與外形特征進行分析，并通過著錄標引對科技檔案信息加以系統化，最終形成一套檢索工具體系。

1.檢索工具的概念 

　　科技檔案檢索工具是指存貯、報道、查找科技檔案信息的工具，具有存貯信息、指引索取、報道交流三大功能；在形式上有目錄、索引和指南等，它們是在科技檔案實體系統化的基礎上編制而成的。科技檔案檢索工具是連接科技檔案、利用者與檔案人員三者間的橋梁，編制檢索工具是開展有效利用工作的基礎和前提。檢索工具有兩大類型：一類是按實體分類形成的案卷目錄，這是在科技檔案實體整理分類基礎上形成的目錄。按理說，這部分目錄的編制屬整理工作的內容；另一類是按內容分類形成的目錄，主要是對科技檔案信息的組織，其作用是按內容實現族性檢索。對檔案部門尤其是檔案館來說，編制完善的檢索工具體系是檔案人員的一項重要任務。

  對科技檔案檢索工具進行分類的方法是多種多樣的，采取不同的分類標準劃分可以有不同類型的檢索工具：

　?。?）檔案館指南

　　（2）目錄

 目錄是科技檔案檢索工具中類型最多、使用最廣泛的一種檢索工具，眾多的目錄提供了多用途、多類型的檢索途徑。例如按用途劃分有:

   館藏性目錄   

   檢索性目錄

   報道性目錄

　?。?）索引     

  索引的編制方法與目錄不同。目錄通常以一個完整案卷為著錄 單元，索引著錄對象可以是一個案卷，也可以是案卷的一部分或某一 特征；目錄主要記述科技檔案的外部特征，而索引在揭示內容上較目錄更深。

2.常用檢索工具的編制

  隨著計算機技術在檔案管理中的應用，檔案檢索是最有發展前途的領域之一。充分利用計算機的強大檢索功能聯機檢索應是檔案檢索的發展方向，目前已有不少單位實現了案卷級檢索。然而多數中小型企業當前仍以手工檢索為主要手段，且從一定程度看，編制規范化的手工檢索工具是編制機檢檢索工具的基礎。下面主要介紹幾種常用檢索工具的編制。

　?。?）總目錄。科技檔案總目錄是以案卷為著錄對象、按入庫的時間順序流水編制的目錄，它主要用于庫藏統計。在實行檔案綜合管理的單位，它已為檔案總目錄所替代，不再單獨編制科技檔案總目錄。

　　（2）案卷目錄?？萍紮n案案卷目錄是以案卷為著錄對象，按實體分類整理順序編制的目錄，就企業科技檔案范圍內而言，包括產品檔案目錄、基建檔案目錄、設備檔案目錄與科研檔案目錄等。這類目錄在科技檔案工作中具有雙重作用，當庫藏檔案排架順序與實體分類整理順序一致時，它是一種常用的檢索工具，提供了一條按實體分類排架順序進行檢索的途徑；同時又是一種用于分類統計庫藏的工具，可以動態地反映庫藏量。按國家有關部門要求，實行綜合管理的單位均應編制案卷目。

  （3）底圖目錄。底圖目錄是以每一張底圖為著錄對象，反映底圖檔案成份及排放順序的一種目錄。由于底圖保管要求有別于其他檔案，一般是單獨存放的，因此必須建立一套相應的目錄。底圖目錄同樣具有庫藏管理與檢索的雙重功能。  

  （4）特種載體檔案目錄。

  （5）主題目錄。

  （6）專題目錄。

     ①專題目錄的編制程序：

       a.選題

       b.選材

       c.著錄

       d.排序

     ②專題目錄與案卷目錄的區別。其區別表現在：

      a.編制依據不同。

　　    b.內容構成不同。

　　    c.著錄對象不同。

　　    d.排檢方法不同。

 （7）分類目錄

3.編制檢索工具的要求

  （1）按需編制。在科技檔案檢索工具體系中，有些是必備的，例如館藏性目錄；有些是供選擇的，例如形式多樣的專題目錄與索引。由于各單位科技檔案的內容構成不同，以及利用者利用方式與特點的不同，在編制前應認真研究各類檢索工具的功能和本單位的客觀需要，做到按需編制。

  （2）功能互補檢索工具體系應是一個提供多角度、多層次檢索的體系，滿足多種途徑查找利用檔案的需要。其基本要求是種類適當、結構合理、分工清楚，堅持館藏性、檢索性、報道性檢索工具并舉，盡量做到功能互補、避免重復。例如要注意避免專題目錄與案卷分類目錄檢索途徑的重復。檢索工具的編制是件費力、費時的工作，達不到預期目的實際上是一種浪費，在編制各類專題目錄中應注意功能互補的問題。

  （3）著錄、標引規范化著錄與標引是形成檢索工具的基礎和前提，為保證檢索工具的質量首先應保證著錄與標引工作的規范化。