科技檔案統計原理

馬克思主義哲學告訴我們：任何事物都是質和量的統一體。科技檔案統計，就是運用定量的方法對科技檔案及科技檔案工作進行量的抽象，從質、量的聯系中對數量進行觀察、分析和研究，以表冊、指標數字等形式揭示科技檔案和科技檔案工作的發展過程、現狀與一般規律。列寧曾把社會經濟統計看作是“社會認識的最有力的武器之一” 。其道理，就是因為統計是在社會現象數量與質量的相互聯系中，來揭示其數量方面的發展變化程度及其規律性。

1 科技檔案統計的意義與任務

科技檔案統計與其它統計一樣，也是根據自身發展的需要而建立的。人們要認識科技檔案、科技檔案工作這一社會現象，分析、研究和掌握這一社會現象的發展規模、水平、速度、構成、比例和規律，使科技檔案事業不斷推向前進，就必須要進行科技檔案統計。

1.科技檔案統計的意義

（1）科技檔案統計是了解和掌握科技檔案形成、管理及利用情況的重要手段。人們要對科技檔案實行科學的管理，辦法之一就是依靠統計，把科技檔案統計視為最可靠、最有力的“助手”。對科技檔案實行科學管理，如庫藏管理、組織管理、技術管理、業務管理、標準化管理等，都離不開統計。只有在科技檔案部門內建立和開展科技檔案統計工作，才能真實地、具體地、準確地反映科技檔案工作的情況。

（2）科技檔案統計是提高科技檔案管理水平，維護科技檔案的完整與安全，執行集中統一管理原則的有力措施。為了實現對科技檔案的科學管理，充分發揮科技檔案的作用，科技檔案部門必須建立科學的統計工作，對所保管的科技檔案及管理進行及時、全面、準確的統計，從不同的角度了解和分析所保管科技檔案的數量狀況和管理狀況，從中總結工作經驗，探索工作規律，發現薄弱環節，提高科技檔案管理水平，保證科技檔案的完整、準確、系統和安全。

（3）科技檔案統計可以幫助科技檔案工作者研究檔案利用規律，更好地開發科技檔案信息資源。科技檔案利用的規律，既包括科技檔案價值的實現規律，也包括用戶利用科技檔案的規律。我們在研究科技檔案利用規律時，尤其要研究用戶利用科技檔案的規律，而統計方法是一種經常采用的有效方法。通過統計，我們可以了解和掌握用戶的類型、心理、特點；也可以了解用戶的利用需求、利用范圍；還可以了解和掌握其它因素對科技檔案利用的影響。總之，科技檔案統計，特別是科技檔案利用統計，能使我們將被動的提供利用變成主動的檔案服務，更好地服務于各項工作。

（4）科技檔案統計可以充分調動廣大科技檔案工作者的積極性。科技檔案工作的活動是千差萬別的，用什么方法來衡量科技檔案工作者的成績呢？辦法固然很多，但都離不開統計。只有統計，才能計量出每個科技檔案工作者的工作數量和質量，從而形成良性的競爭氛圍，促使其做好本職工作，共同完成科技檔案工作的任務。

2.科技檔案統計的任務

科技檔案統計的基本任務是：對科技檔案和科技檔案工作的發展情況進行統計調查、整理、分析、提供統計資料，實行統計監督。科技檔案統計通過經常地、及時地對科技檔案的收進、移出、整理、編目、鑒定、保管、檢索、提供利用和編研等情況，以及對科技檔案工作的人員、機構、設備、經費等方面的數量，進行調查登記、分組整理、綜合分析，以反映出科技檔案管理的狀況，提高科技檔案管理的水平。科技檔案統計的任務，具體可概括為以下五個方面：

（1）組織各種形式的科技檔案統計調查，收集有關科技檔案工作現狀與發展的統計資料。

（2）對收集來的統計資料進行以統計分組和統計匯總為主要內容的系統整理，使之系統化、有序化。

（3）對經過整理的統計資料進行統計分析，以便對科技檔案工作的發展作出科學的、總體的評價。

（4）為檔案行政管理部門、專業主管部門和國家統計部門提供統計資料，實行統計服務和統計監督。

（5）根據統計資料，對科技檔案工作的發展進行預測，并提供預測材料。

3.科技檔案統計的層次

科技檔案統計，由微觀和宏觀兩個層次組成。微觀層次是指基層科技檔案機構、科技專業檔案館對本部門、本單位科技檔案和科技檔案工作所進行的統計，其內容包括檔案數量統計、檔案管理統計、檔案利用統計和人員、設備、環境及財務等輔助統計。宏觀層次是指國家各級檔案行政管理部門和各級專業主管機關等進行的統計，目前以實施檔案統計年報制度為主。

2 科技檔案統計調查

科技檔案統計在確定了有關任務后，首先要進行統計調查。它是按照預定的研究目的和調查要求，靈活運用科學的調查方法，有組織、有計劃地搜集各項原始數據資料的工作。這是科技檔案統計的第一步，也是進行統計整理和統計分析的基礎。

1.科技檔案統計調查方案

統計調查是一項比較細致而復雜的工作。為了做好這項工作，在調查前必須制定一個科學的、周密的統計調查方案。有了方案才可使參加統計的工作人員統一認識，統一行動。科技檔案統計調查方案的內容包括：調查目的、調查對象、調查單位、調查項目、調查表、調查方式、搜集調查資料的方法和調查組織實施計劃。

（1）確定調查目的。制定科技檔案統計調查方案時，首先要確定調查目的，明確進行調查的任務或要解決的問題。只有這樣，才能使參加調查的人員工作起來有方向、有目標，并按具體要求和需要去做。因此，我們確定的調查目的必須具體，突出一至兩個中心，避免面面俱到。

（2）確定調查對象和調查單位。調查對象是指要進行調查的總體，它是由許多性質相同的調查單位所組成的。調查對象取決于調查目的，有什么樣的調查目的，就有什么樣的調查對象。比如，我們要調查科技檔案中產品檔案的情況，所有產品檔案的案卷構成調查對象，具體的每個產品檔案的案卷都是調查單位。確定調查對象，能使我們知道所要調查的總體界限；確定調查單位，能使我們明確具體的調查客體，因為調查有全面調查和非全面之分，在非全面調查中，調查單位并不是構成調查對象總體的全部單位。

（3）確定調查項目和調查表。調查項目是指準備調查的內容，包括要調查的基本統計數字和基本情況。確定調查項目，有以下六點需要注意：

第一，調查項目必須根據調查目的，結合實際和可能的情況來設計，一些不必要的和不可能得到的標志（說明調查單位所具有的屬性和特征的名稱）不要列入調查項目；

第二，調查項目的含義要明確，不含糊，只能有一種解釋，不能有多種解釋，必要時可對調查項目的含義作出明確的規定；

第三，調查項目之間要有聯系，要成體系，以便對有關項目相互核對和檢查錯誤；

第四，規定計量單位、時期或時點，以便統一標準；

第五，確定調查項目的答案形式，如采用文字式、數字式、是否式等；

第六，注意本次調查項目與過去調查項目之間的銜接，以便進行動態對比。

調查表是把確定好的調查項目按照合理的順序而排列的一種表格，一般由表頭、表身、表腳三部分組成。

（4）制定統計調查的組織實施方案。為了保證科技檔案統計調查的順利進行，還必須制定出調查的組織實施計劃，其內容包括：調查時間、調查方式、組織領導、調查前的準備工作等。

2.科技檔案統計調查方式

統計調查通常按照其組織方式的不同，分為統計報表和專門調查兩類。

（1）統計報表。統計報表是科技檔案部門按照國家統一規定的表格、形式、指標體系、報送時間和報送程序，向上級報送統計資料的一種統計調查方式。我國從1983年開始實施統計報表制度，即國家檔案局會同國家統計局下發《檔案工作基本情況統計年報》，由包括科技檔案部門在內的檔案機構在規定的時間內統一填報。填報的數字來源于日常的原始記錄和統計臺帳。

原始記錄是檔案部門采用一定的表格形式，對科技檔案及科技檔案工作所進行的最初登記。比如，在收集科技檔案時，要建立科技檔案收進登記簿；在整理科技檔案時，要建立科技檔案分類登記簿；在科技檔案利用時，要建立科技檔案利用記錄卡、科技檔案借出登記簿等。所有這些原始記錄對于做好統計調查，尤其是執行統計報表制度極為重要。

科技檔案部門利用原始記錄填寫統計報表，中間通常需要設置各種統計臺帳。統計臺帳就是按照統計報表的要求，用一定的表格形式將分散的原始記錄資料，按報表的要求和時間順序，集中登錄的各種表冊。它實際上是介于原始記錄和統計報表之間的一個中間環節，如許多檔案部門建立了“科技檔案數量統計臺賬”、“科技檔案編研資料統計臺賬”等。

（2）專門調查。如果說統計報表是定期調查科技檔案工作基本情況的話，專門調查則是為了解決某些具體問題而進行的調查。專門調查包括普查、重點調查、典型調查和抽樣調查。

A.普查。普查是對科技檔案工作在某一時點上狀態進行的一種全面年，國家檔案局和全國工業普查領導小組聯合開展對全國大中型工業企業檔案工作的普查，以全面、詳細地了解和掌握全國現有重點企業檔案工作的基本情況。普查的作用在于搜集比較全面、細致、精確的統計資料，使國家了解科技檔案工作方面的全面而具體的情況，為制定科技檔案工作的方針、政策服務。

普查具有很強的時效性，工作量大，牽涉面廣。普查的一般步驟是：①根據普查的目的和任務頒布普查方案；②組織普查人員學習普查方案和有關文件，進行試點工作；③進行正式普查登記和普查質量登記的抽樣檢查；④將普查結果及時報送有關機關；⑤匯總出全面資料，并進行分析研究，報送有關部門并公布普查結果；⑥ 總結普查工作。

B.重點調查。重點調查屬于非全面調查，即在調查總體中選出少數重點單位進行調查以了解基本情況的一種調查方式。這些重點單位在全部單位中雖然只是一部分，但它們在所研究的標志總量中卻占很大的比重，因而對這些單位進行調查就能夠反映研究對象的基本情況。例如，要分析科技檔案利用情況，可分別調查科技檔案和用戶。調查科技檔案時，可選擇利用頻率高的科技檔案作為重點；調查用戶時，可選擇利用頻繁的用戶作為重點。

這種調查方式的優點在于能在節省人力、物力和時間的前提下，迅速取得調查總體基本情況的資料。一般說來，當調查任務只要求掌握基本情況，而部分單位又比較能集中反映所研究的問題時，宜采用重點調查。

C.典型調查。典型調查也是一種非全面調查。它是根據調查的目的和要求，在對所研究的對象進行全面分析的基礎上選擇具有代表性的典型單位，做周密系統的調查，借以認識研究對象的本質和發展變化規律的一種調查方式。

典型調查的關鍵是確定典型單位，常用的方法是“劃類選典”。例如，要分析影響科技檔案利用的因素，可先將科技檔案劃分為若干類型：產品檔案類、基建檔案類、科研檔案類、設備檔案類等；然后在每一類科技檔案中，選擇一定數量的案卷進行重點“解剖”。

典型調查雖然和重點調查一樣，都屬于非全面調查，但兩者還是有所區別的。首先調查目的不同，重點調查是為了了解對象某一方面的發展趨勢，而典型調查則是為了“解剖麻雀”，認識其本質；其次調查單位不同，重點調查的單位是某種現象較為集中的單位，而典型調查則是選擇具有代表性的單位。

D.抽樣調查。抽樣調查同樣也是一種非全面調查。它是按隨機原則在總體中選取一部分調查單位進行觀察，用以推算全部總體的一種調查。比如，要調查某檔案部門的科技檔案查全率、查準率的情況，就可從利用登記單中隨機抽取一部分作為調查單位，進行分析、核查。

抽樣調查和其它非全面調查相比，有兩個特點：一是按隨機原則抽取調查單位。重點調查也好，典型調查也好，它們都是按照一定的主觀要求，有意識地選擇若干調查單位進行調查、觀察。抽樣調查從原則上說，它完全排除了人們主觀上有意識的選擇；二是從數量上推算全體，抽樣調查的任務就是通過對部分調查單位的分析研究，計算綜合指標，從數量上推算總體。

3 科技檔案統計整理

統計整理是根據科技檔案統計任務的要求，為了反映研究對象的特征及其規律，對統計調查所取得的各項原始資料進行加工與綜合，使之系統化的過程。

1.統計整理的內容

統計整理既涉及到理論問題，又包含了綜合匯總的技術問題，是一項細致的工作。要做好統計整理工作，必須事先制定出一個整理綱要。整理綱要集中體現了統計整理的主要內容。

（1）統計審核。統計審核是統計整理的開始。調查資料是統計整理的工作對象和統計分析的依據，不能出現遺漏和錯誤。因此，必須對所占有的調查資料進行認真的檢查、審核。其內容包括準確性審核和完整性審核。

（2）統計分組。統計分組是統計整理的基礎。按照最基本的、最能說明問題的本質特征進行統計分組以及利用相應的統計指標對統計資料進行加工整理，能對科技檔案及科技檔案工作進行細致的數量描述和數量分析。

（3）統計匯總。統計匯總是統計整理的中心內容。它包括選擇適當的匯總組織形式和具體方法，按分組要求對原始資料分組匯總，計算各組的單位數和合計數，計算各組指標數值和綜合指標數值。

（4）編制統計表。統計表是統計整理的有效表現形式。它以簡明扼要的表格形式，表述統計匯總的結果，反映統計研究對象在數量方面的具體表現和有關聯系。

2.統計分組

統計分組是根據科技檔案統計的任務和科技檔案工作的特點，按一定的標志把調查的總體單位劃分為若干部分或組。統計分組的結果是形成總體單位在各組間分配的一系列數字，即分配數列。按照分組所采用標志的不同，分配數列有品質數列和變量數列之分。品質數列是按品質標志分組形成的分配數列，如表15-1所示。                                              

變量數列包括單項數列和組距數列兩種。單項數列是用變量的一個特定數值來表示，表15-2所示的就是單項數列。一般說來，如果變量變動的范圍較小，項數不多，就可采用單項數列。組距數列，各組并不是用變量的一個特定數值來表示，而是用變量的變動范圍或變動幅度來表示。比如，我們可按年齡的不同對某市科技檔案工作者進行分組，每組的年齡不是一個具體的數值，而是一個范圍，如表15-3所示。這樣形成的變量數列，就是組距數列。

組距數列一般是在變量值范圍很大，或連續變化的情況下采用。編制組距數列，每組的變量范圍常用“xx-xx”表示。根據各組組距是否一致，組距數列又可分為等距數列和異距數列兩種。

3.統計匯總

調查資料經過科學分組以后，就要進行具體的匯總工作。所謂匯總，是將總體的各單位數和標志數值歸納到各組中去，計算出整個總體單位數及標志數值的工作過程。目前匯總主要有手工匯總和計算機匯總兩類。手工匯總是用手工技術進行統計匯總的方法，通常有點線法、過錄法、折疊法、卡片法等。這種方法雖然落后，但簡單易行，在匯總量較小的情況下應用較多。計算機匯總則是統計工作現代化的一個重要標志，其特點是快速、準確。

統計匯總的組織方式主要有兩種：一是逐級匯總，其特點是便于逐級審查，逐級發揮作用，但中間環節多，所需時間長。二是集中匯總，其特點為時間短，準確率高，但不易發現或糾正存在問題。

4.編制統計表

經過統計匯總以后，把說明科技檔案工作的數字資料按照一定的順序在表格上表現出來，這種表格就叫做統計表。統計表從形式上來看，由標題、標目、橫行、縱欄、數字資料五個部分組成。其中：統計表的標題就是統計表的名稱，它簡明扼要地說明全表的內容，一般放在表的上端中央；標目是指橫行和縱欄的名稱，分別說明橫行和縱欄的內容，也可分別稱為橫行標題和縱欄標題，或橫標目和縱標目，其位置分別在表的左方和右上方；數字資料就是用數量來說明科技檔案工作的具體情況，它填在表格內。

統計表從內容上來看，包括主詞和賓詞兩部分。主詞就是統計表所要說明的總體，或者是總體的各個組、各個單位的名稱，也可由排列的時間所構成。賓詞是用來說明主詞的各種指標。在通常情況下，主詞排在表的左方，列于橫行；賓詞排列在表的右方，列于縱欄。表15-4是統計表的一般表式。

4 科技檔案統計分析

統計分析是指對科技檔案統計資料進行加工研究，以求認識科技檔案工作的現狀及發展規律。它是科技檔案統計的最后階段，是提供科技檔案統計成果的階段，也是充分發揮統計認識作用和監督檢查作用的階段。

科技檔案統計分析通常分為三個層次：第一，計算符合分析內容所需要的分組數、平均數、相對數、動態數列等各種分析資料；第二，由量的分析過渡到質的認識，闡明科技檔案工作發展的規律，觀察其發展變化的來龍去脈，分析影響的因素和原因；第三，抓住當前亟待解決的問題，進一步分析產生和發展的主客觀條件，提出解決矛盾、改進工作的建議。

科技檔案統計分析成果的表述形式很多，其中以統計分析報告的形式居多。所謂統計分析報告，是指將統計分析成果用文字報告的形式表達出來，以供有關方面使用和參考的一種書面報告。