科技文件材料的編號、更改、審簽
科技文件材料的編號與更改工作是由科技人員完成的，審簽是由有關部門、人員負責，檔案部門的職責是進行檢查、協助。但因這些環節的工作與科技檔案管理有聯系，所以檔案人員應對其有一個大體的認識。
（一）科技文件材料編號
科技文件材料的編號由代字或代號兩部分組成，代字統一使用漢語拼音字母，代號使用阿拉伯數字。科技文件材料編號方法一般分為兩種基本類型。即項目結構編號法和分類編號法。
1、項目結構編號法。在一定的項目內（一個產品型號或一個工程項目），按照科技文件材料所反映的隸屬關系、結構關系及有機聯系進行編號。它主要包括產品隸屬編號法和工程結構編號法。
（1）產品隸屬編號法。它是按照產品結構關系，在產品范圍內進行編號。如一個產品由若干個部件和零件組成，而科技文件材料的編號，就是按照這個產品及其各組成部分的隸屬關系進行編號。也就是說，零件隸屬于部件，部件隸屬于產品
（2）工程結構編號法，也叫工程設計編號法。它是指在具體的工程項目范圍內，按工程項目的設計過程和內在聯系進行編號。它由三部分組成：工程項目代號—結構組成部分代號—順序號。
2、分類編號法。就是將一個專業、一個企業的全部科技文件材料（如產品、工藝裝備、基建工程全部科技文件材料），按其性質、特征、用途、專業采用十進位制分類方法進行編號。其編號方法要按預先編制好的分類方案進行。
十進位分類編號方案，一般由專業主管部門編制的。它打破了一個產品、工藝裝備、基建工程全部科技文件材料，統一分類、統一編號。
產品十進位制分類編號，就是將全部產品及產品組成部分劃分為十級（0—9級），每級劃分為十類（0—9類），每類為十型（0—9型），每型劃分為十種（0—9種）。級、類、型、種四位數組成分類代號（特征代號）。
（二）科技文件材料更改方法
科技文件材料的更改，就是按照一定的原則與要求，采用特定的方式和方法，改變科技文件材料某些內容的一項工作。它直接影響到科技文件的準確性及其作用的發揮，是關系企業事業單位生產、施工、管理的重大問題。
1、工業產品科技文件材料的更改方法
（1）底圖的更改
1）劃改。其方法是將底圖上需要更改部位的圖形、尺寸、文字等用細實線劃掉，然后在改動部位的右上方，填注新的內容。并填注更改標記，注明更改次數和該次更改的處數。更改完后在底圖右下角的更改標記欄內填注更改的名稱、代號、更改內容、更改日期、更改者姓名等。
2）刮改。就是將底圖需要更改部位的內容，用刮削的方法將原來內容去掉，然后填注新的內容，并填上更改標記。最后在更改標記欄內注明更改的名稱、代號、更改內容、更改日期、更改者姓名等。
3）更換。如果底圖更改的次數和處數太多，影響底圖的清晰程度，不能曬印復制，就需要重新繪制，更換底圖。更換的底圖是根據最后一次更改的底圖，重新描繪的新底圖，原底圖作廢。新底圖上注明最后一次更改的標記，新圖代號與原底圖代號相同，并履行與原底圖同樣的審批手續。
（2）復印圖的更改
1）底圖劃改，對復印圖也相應劃改或曬印新圖，舊圖作廢。
2）底圖刮改，對復印圖一律更換新圖，舊圖作廢。
2、基建工程科技文件材料的更改法。編制基建工程竣工圖是基建工程科技文件材料更改的重要內容之一。
（1）去掉原施工圖上的內容。如對原施工圖上的有關尺寸線、門窗型號、燈具型號等內容進行更改時，則可采用杠改法，首先用一斜線將原內容畫掉，然后注明是根據哪條洽商更改的，即“見×年×月×日洽商×條”。
（2）在原施工圖上增加一些內容。如增加隔墻及門，則可在原施工圖上有關部位，用正規制圖方法繪出，然后注明洽商號，即“見×年×月×日洽商×條”。
（3）在原施工圖上改變一些內容。如將施工圖上的尺寸線、數字、文字、符號等杠改，改變成現實的尺寸線、文字、符號，并注明修改依據。
（三）科技文件材料審簽程序
一般科技文件材料的審簽程序，
1、設計——在提交審查之前，經設計人員復查無誤后，履行簽字手續，以示負責。
2、描繪——由描繪員對底圖認真審查，經經確認與底圖、原稿無誤后，履行簽字手續，以示負責。
3、校對——由設計人員與描圖人員相互校對、檢查，發現問題，及時修改。
4、審核——由主任設計員或主任工程師負責對全部圖樣和科技文件材料進行技術審核。
5、工藝審查——工藝部門按照工藝要求及生產、施工條件對科技文件材料進行審查，以彌補設計上對工藝考慮不足，而且對設計結構技術要求提出更改意見。
6、標準化審查——標準化部門根據有關的標準進行審查，審查是否貫徹了現行標準和有關技術政策，以保證科技文件材料的質量，并提高標準化程度。
7、會簽——組織設計、生產、施工等各有關專業部門共同審查科技文件材料，以減少差錯，審簽部門或人員對會簽和科技文件材料有關部分的正確性、完整性負責。
8、審批——由設計師對重要的科技文件材料進行審查，對設計上的重大問題負責審定，并由總工程師批準執行。
