科技檔案鑒定方法

1 科技檔案價值鑒定的程序

科技檔案鑒定關系到科技檔案的“生死存亡”，是一項極其慎重的工作。因此鑒定工作一定要組織好，嚴格按照鑒定工作的程序，分步驟地進行。

1.鑒定準備工作

為使科技檔案價值鑒定工作有計劃、按步驟、高質量地進行，正式鑒定之前，應該認真做好以下準備工作。

（1）制定鑒定工作計劃。科技檔案鑒定工作需要占用一定的人力和較多的時間，它不僅占用檔案部門大部分人力和時間，而且還牽涉到各管理部和業務部門。為使科技檔案鑒定工作既不影響管理部門和業務部門的工作，又不影響科技檔案的日常管理和利用，在鑒定之前，必須制定出切實可行的工作計劃，并得到主管領導的批準。

鑒定工作計劃的內容包括：庫藏科技檔案的狀況；本次鑒定的目的和要求；計劃鑒定科技檔案的內容范圍與數量；鑒定工作和其它有關工作的銜接與協調；計劃工作量及需要動用的工作人員與時間；鑒定工作的后勤保障等。

（2）做好鑒定的組織準備和物質準備。成立科技檔案鑒定小組是鑒定工作重要的組織準備。鑒定小組的成員要按照“三結合”的要求，經過認真的醞釀和挑選，在征得本人同意后報請領導批準。

鑒定小組成立以后，首先要學習科技檔案鑒定工作的有關規定、主管機關制訂的保管期限表以及有關科技檔案鑒定的經驗材料，這是做好科技檔案鑒定工作、提高鑒定質量的思想與組織保證。

此外，還要做好必要的物質準備，如落實科技檔案鑒定工作用房，印制鑒定工作需要的各種表格等。

（3）編制和研究科技檔案保管期限表。對于沒有科技檔案保管期限表的單位，在鑒定之前，應根據有關要求和規定，制訂本單位的科技檔案保管期限表。已經編制科技檔案保管期限表的單位，則要對保管期限表進行認真的研究，以便掌握鑒定標準；對其中不合適的內容，應按照一定的手續進行修訂和補充，務必使科技檔案保管期限表科學、適用，以保證鑒定工作的質量。

2.價值判定工作

價值判定是鑒定工作中最為重要的環節，一般采用直接鑒定法，即以科技檔案保管期限表為依據，以一套科技檔案為基礎，直接、具體地審查每卷檔案，從它的內容、作者、名稱、可靠程度等方面全面地考查分析，而不是僅從檔案目錄或案卷的標題等判斷其價值。具體判定時通常分兩步進行。

（1）個人初步鑒定。即鑒定小組的成員根據分工，審閱科技檔案的內容，根據實際情況進行定性分析，提出鑒定意見，并將其填寫在科技檔案鑒定卡片上。

科技檔案鑒定卡片是科技檔案鑒定的原始記錄，根據鑒定工作的需要，應包括的項目有：卡片編號、案卷名稱、張數、科技檔案號、項目名稱、歸檔時間、原定保管期限、鑒定人意見、鑒定人簽字和簽字時間、鑒定小組意見、鑒定小組負責人簽字及時間、備注等。

在鑒定卡片的各項欄目中，以鑒定人意見最為重要，它是價值判定的初步結論。完整的鑒定意見包括：科技檔案形成的背景、科技檔案內容的技術經濟水準及其歷史與現實價值、利用情況的分析與預測、其它與鑒定結論有關的情況、關于該案卷的保管期限和存毀的具體建議等。

（2）集體審查。在個人初步鑒定的基礎上，召開鑒定小組全體成員會議，聽取每個鑒定人的說明，逐張審查鑒定卡片，進行綜合平衡，形成集體的鑒定意見，由鑒定小組負責人將意見填入鑒定卡片。

集體審查，一般只就鑒定卡片的內容進行分析討論，如果有不同意見或遇到不明確的問題，才需要調出案卷再次進行直接鑒定。必要時還可以運用特爾菲法，借助于一定的數學模型，進行定量分析，以求得意見的統一。

3.銷毀與后處理工作

經過鑒定，對那些確已失去價值的科技檔案，可以著手銷毀工作。為保證鑒定工作的嚴肅性，銷毀工作必須嚴格按有關手續進行。

（1）編制銷毀清冊，辦理報批手續。

（2）剔除、銷毀檔案。對于已獲批準銷毀的科技檔案，由檔案部門從庫房中加以剔除，并實施銷毀。銷毀時應與本企業保衛或保密部門取得聯系，請他們指派專人監銷。

銷毀涉及到科技檔案的“命運”，必須十分慎重。為此許多單位對準備銷毀的科技檔案采用封存觀察的“冷”處理方法。觀察期一般定為3-5年，同時建立封存檔案的利用記錄。觀察期過后再進行一次甄別，對在觀察期內仍然被利用的檔案，應提交下一次鑒定時復審，將確實不曾利用的檔案予以銷毀。具體的銷毀方式，應根據科技檔案內容的保密程度，采取就地銷毀、回收和移交等不同方式。

（3）撰寫鑒定報告。科技檔案鑒定報告是鑒定工作中形成的正式文件之一，也是科技檔案鑒定工作的總結材料。科技檔案鑒定報告應寫明以下內容：

A.鑒定工作的目的與要求；

B.被鑒定的科技檔案范圍（包括種類、年代、項目、數量等）；

C.鑒定小組的成員名單及有關情況；

D.鑒定的原則、方法、過程及結果；

E.鑒定工作中取得的經驗和存在的主要問題；

F.與本次鑒定有關的其它問題。

鑒定報告與前述的銷毀清冊都是鑒定工作中的原始記錄，兩者要分別一式三份，一份報本單位領導審批，批準之后歸檔案部門保存；另外兩份分別報上級專業主管機關和當地檔案行政管理部門備案。

（4）善后處理工作。科技檔案價值鑒定的善后工作，因各單位情況不同而有所不同。通常應做好以下工作：

A.注銷。將銷毀的科技檔案從登記簿上劃掉，并從有關的檢索工具中注明或撤銷相應的條目或卡片。

B.變更。凡是鑒定中調整的科技檔案保管期限，應對有關的管理工具作相應的改正。

C.調整案卷。案卷內文件有部分銷毀的，應該對案卷進行調整或重新調整排架。對現有科技檔案的排架情況進行相應的調整。

D.整理鑒定工作文件。將鑒定卡片按其編號排列，裝訂成冊，與鑒定工作中形成的其它文件，包括鑒定計劃、鑒定報告、銷毀清冊、保管期限表等一起組成鑒定工作案卷，妥善保存。

2 科技檔案質量鑒別的方法

科技檔案作為科技生產活動的真實記錄，客觀地反映了科技生產活動的歷史過程和科技對象的實際面貌，完整、準確是科技檔案質量的集中反映，也是科技檔案質量鑒別的基本內容。

科技生產活動的不斷發展和科技對象的自身變化，對科技檔案的完整性和準確性產生很大影響。一方面，靜態的科技檔案內容難以反映科技生產活動的動態變化；另一方面，在基本建設、設備儀器管理等活動中，相關的科技檔案總是在不斷地形成，致使原有的科技檔案從相對的完整、準確變為不夠完整、準確。因此，必須進行科技檔案內容的核查與甄別，以保證科技檔案的完整、準確。

科技檔案鑒別，既是科技檔案鑒定工作的內容，又是企事業單位科技管理的必然要求。企事業單位進行的技術整頓、管理升級等工作，都對科技檔案質量提出了明確的要求，使科技檔案質量鑒別經常與上述工作一并進行。具體鑒別方法如下。

1.通過科技檔案與有關目錄之間的核對進行鑒別——檔、目核對

這種方法是以文件或科技檔案目錄為依據，鑒別科技檔案的完整性和準確性。作為鑒別依據的目錄有：產品或工程的設計圖樣目錄、設計文件清單、有關明細表、底圖登記簿、檔案總目錄和分類目錄等。

采用這種方法鑒別科技檔案的質量，有以下三個問題必須加以注意。

（1）要保證文件目錄和檔案目錄的質量。目錄是鑒別的基本依據，其內容的完整、準確，是質量鑒別工作中的前提條件。如果沒有必要的目錄，或目錄本身就不完整、不準確，鑒別工作的質量和效果就難以得到保證。

（2）要以目錄為依據，逐項（套）、逐卷、逐張（件）地仔細鑒別科技檔案的內容。由于科技檔案存在不同的版次，鑒別不能只停留在檔案材料的標題上，而要特別注意有關材料的內容、時間和稿本，以免關鍵文件和數據出現問題。

（3）對鑒別中發現的短缺材料，要了解其是否具有保存價值。凡是具有保存價值的短缺材料，應想方設法予以補齊。

2.通過科技檔案材料之間的核對進行鑒別——檔、檔核對

這種方法主要用于鑒別科技檔案的準確性。科技檔案不準確主要表現在：底圖與藍圖不一致；庫藏科技檔案同科室、車間使用的文件不一致；相關科技檔案材料如產品圖紙、技術條件、工藝文件相同內容之間不一致等。造成這些不一致的重要原因在于科技檔案更改制度不健全，更改管理不規范。因此進行科技檔案材料之間的核對，應特別注意有關文件的更改通知單及憑證，掌握其更改、變化情況，有重點地進行核對，這是提高科技檔案質量鑒別效率的有效方法。

3.通過科技檔案內容與實際科技對象之間的核對進行鑒別 ——檔、實核對

前兩種方法的鑒別基本是在檔案部門內進行，屬“室內作業”。而檔、實核對則要走出去，通過對科技對象的實地考察甚至測繪，對科技檔案的內容進行鑒別。比如，到建筑物或構筑物現場考察其是否進行過改建與擴建，以建筑物或構筑物的現實情況為根據，鑒別基建檔案的準確性；到設備安裝現場，以設備使用或運行的實際情況為依據，鑒別設備檔案的準確性等。

通過科技檔案與科技對象的查驗和比較，即可發現實物已經發生變化，而科技檔案卻沒有反映的情況。對其重要和重大變化，應及時采取更改、補測、補繪等措施，使科技檔案與其科技對象或實物保持一致，以保證科技檔案的質量。

3 科技檔案鑒定工作的制度

為了保證科技檔案鑒定工作的質量和防止有意破壞檔案，使科技檔案的鑒定和銷毀有組織、有監督地進行，必須建立健全科技檔案鑒定工作制度。

根據有關規定，科技檔案鑒定工作制度的基本內容包括三個方面：一是制發科技檔案鑒定的標準文件；二是科技檔案鑒定工作的組織領導；三是銷毀檔案的批準手續和監銷措施。