科技文件材料的鑒定、整理
科技文件材料鑒定與整理,是指歸檔科技文件材料的鑒定、組卷與案卷編目。
(一)科技文件材料的鑒定工作
在科技文件材料整理工作中,首先應對科技文件材料進行鑒定工作,其內容主要包括:
1.完整性鑒定
2.準確性鑒定
(二)科技文件材料組卷
案卷是科技檔案管理和利用的基本單元。
1.組卷要求
按GB/T11822-2000《科學技術檔案案卷構成一般要求》術語定義:
案卷:由相互聯系的若干文件組合而成的檔案保管單位。
組卷原則:組卷要遵循科技文件材料的形成規律,保持案卷內科技文件材料的有機聯系,便于檔案的保管和利用。
組卷原則的具體含義有以下幾個方面:
(1) 遵循科技文件材料的形成規律。
(2)保持卷內文件的有機聯系。
(3)便于檔案的保管與利用。
2.組卷方法
(1)按項目組卷。
(2)按子項組卷?! ?/span>
(3)按階段或工序組卷?! ?/span>
(4)按結構組卷
(5)按專業組卷?! ?/span>
(6)按地區組卷。
(7)按時間組卷?! ?/span>
(8)按問題組卷?! ?/span>
(9)按文件名稱或性質組卷?! ?/span>
(10)按作者組卷。
對科技文件材料進行組卷的方法有相當大的靈活性,不同組卷者面對同一對象,由于對文件形成規律與有機聯系認識的不同或表現方法不同,會選擇不同的組卷方法。
(三)卷內文件材料的排列
1.圖樣材料的排列
2.文字材料的排列
文字材料的排列,最基本的有以下幾種方法:
(1)按重要程度排列。
(2)按時間順序排列。
(3)按邏輯關系排列。
(4)如果有譯文的外文資料,一般要求譯文材料在前,其相對應的原文材料在后。
3.圖文混合材料的排列
案卷內既有圖樣,又有文字材料,一般要求文字材料在前,圖樣材料在后。
(四)科技文件材料案卷編目
案卷編目是對科技文件材料組卷以后進行的一項工作,基層檔案部門應予以協助指導。
1.編目的含義與要求
案卷編目,是以案卷為對象,采取一定的方法固定系統整理成果,揭示案卷內容和成分的一項工作。
案卷編目應符合以下要求:一是能固定對科技文件材料系統整理的成果,正確揭示案卷文件的內容與成分,為保管和利用工作提供方便。二是編目應規范、標準,要求文字簡明,字跡清楚,書寫工整。
2.編目工作的內容與方法
(1) 編寫頁號。
(2) 編制卷內目錄。
編寫項目的含義與方法:
①順序號:按卷內文件排列順序編寫的流水號。從1起依次標注。
②文件題名:又稱文件標題,填寫科技文件材料標題的全稱。
③文件編號:填寫文件的文號或圖樣的圖號。
④責任者:指科技文件材料的直接編制部門或主要責任者。
⑤日期:指文件的編制日期。
⑥頁號:填寫每份科技文件材料頁面上標注的頁號。
(3)填寫備考表。
(4)編制案卷封面。
編制案卷封面工作的內容有:
①案卷題名。
②立卷單位。
③編制日期。
④保管期限。
⑤密級。
⑥檔號。
(五)復制圖折疊與案卷裝訂的要求
1.復制圖的折疊
(1)需裝訂成冊的復制圖。
(2)不裝訂成冊的復制圖的折疊方法有以下兩種。
第一種折疊方法。首先沿標題欄的長邊方向折疊,然后再沿標題欄的短邊方向折疊成A4的規格,使標題欄露在外面。
第二種折疊方法。首先沿標題欄的短邊方向折疊,然后再沿標題欄的長邊方向折疊成A4的規格,使標題欄露在外面。
2.案卷裝訂的要求
案卷是否要裝訂,國家有關部門沒有統一要求,可以裝訂,也可以不裝訂,兩者各有利弊。裝訂可采用卷夾的形式,不裝訂可采用卷盒的形式,各單位可自行選擇。
若案卷不裝訂,卷內文件應編件號,且每份文件上要加蓋“檔號章”。
裝訂的案卷應注意下列問題:
一是圖紙折疊時應留出裝訂線,避免以后裝訂時再重新折疊。
二是長期保存的,裝訂時應取掉金屬物,并且不要用易生銹的金屬材料裝訂。裝訂時左側三眼裝訂,裝訂長度占卷長度的1/2。
三是因折疊案卷左右厚度不均,裝訂前左側裝訂處應填紙板,以保證案卷的平整。
四是圖樣折疊時可采用不同折疊方法,避免案卷上厚下薄或下厚上薄現象。