科技檔案庫房管理

良好的庫房，是保管科技檔案的先決條件；庫房管理，則是科技檔案保管的主要體現形式。科技檔案存在的大部分時間都被放置于庫房內，科技檔案保管工作的主要內容大都是在庫房內完成的。為了方便科技檔案的存放，合理利用庫房的面積和空間，創造適宜于科技檔案保管的環境條件，應加強科技檔案庫房管理。

1 科技檔案庫房與裝具設備

1.科技檔案庫房

庫房是存放科技檔案的場所。《科學技術檔案工作條例》規定： “保管科技檔案必須有專用庫房”， “新建的企業、事業單位，應當同時建設符合要求的科技檔案的庫房”。一般來說，庫房的基本要求是防火、防潮濕、防高溫、防蟲鼠、防污染等，堅固安全，方便借閱利用。1986年，城鄉建設環境保護部和國家檔案局批準和頒布實施的《檔案館建筑設計規范》是指導我國各級各類檔案館庫房建筑的法規性文件，它對檔案館庫房設計提出了統一的技術要求。科技專業檔案館的庫房建筑應符合這一文件的統一規定。基層單位的科技檔案庫房建設，應列入本單位基本建設計劃；新建單位在進行基建工程設計時，應同時進行科技檔案庫房設計；沒有條件新建庫房的單位，在將辦公用房用做檔案庫房時，應進行必要的改造，使之符合檔案保管的要求。

2.科技檔案裝具

裝具是指用以存放檔案的柜、架、箱。從生產材料上看，科技檔案的裝具有木制裝具和金屬裝具之分。一般而言，金屬裝具更顯美觀，且有利于防火、防蟲，所以在科技檔案部門應用較多。金屬裝具又有兩大類型：一類是組合式檔案柜（又稱五節柜），另一類是密集型活動檔案架（簡稱密集架）。密集架不僅防火、防光、防塵的性能良好，而且可以節省庫房的空間，但它對地面承重的要求較高。科技檔案部門在選擇裝具時，可以根據庫房空間的大小、檔案數量的多少、地面的堅固程度及其經濟實力來確定。

3.科技檔案保管設備

科技檔案保管設備，一般是指具有固定資產性質的、配置在檔案庫房及有關業務用房內的各種技術設備。用于科技檔案保管的技術設備有很多種類，如空氣調節設備、消防設備、照明設備、縮微設備、監控報警設備等。

2 科技檔案庫房布局

庫房布局是指對庫房的使用安排及對庫區房間和保管區段的劃分，為科技檔案日常管理創造條件。庫房布局要考慮以下兩個方面的因素：一是適應科技檔案工作實際情況的需要；二是方便科技檔案工作者履行職責。庫房區域應盡可能集中，同類科技檔案應盡量安排在一個庫房或幾個相鄰的房間中；辦公室、閱覽室等應靠近庫房門口及樓梯間，業務技術用房應盡量布置在庫房的一樓；利用頻率較高的科技檔案應存放在靠近辦公室的房間里。

庫房較多的科技檔案部門，為了方便管理應分別編制庫位號和庫位索引，作為定位管理的線索。庫位號一般由房間號、柜架號和擱板號三部分構成。房間號和柜架號應從入口或樓梯口，按順時針方向，自左向右順序編排；擱板（檔案箱）號應自上而下順序編排。庫位號確定后，每個房間、柜架都應該在醒目的位置固定庫位號標牌，并根據庫房的實際情況繪制成鳥瞰圖或方框圖，標明柜架的庫位號，形成庫位索引。

3 科技檔案柜架排列

在科技檔案庫房內，柜架的合理排列和使用，對科技檔案的保護和利用，以及日常工作秩序的維護都有直接的影響。排列柜架應遵守以下要求：

（1）各種不同形狀、不同質地、不同規格的柜架應分類集中使用。

（2）柜架的兩端應與墻壁保持一定的距離，排列方向應與窗戶垂直，以防陽光的直接照射。

（3）柜架之間的通道寬度要合理、實用，一般在0.9-1.2米之間。同時，通道的安排應呈循環迂回形式，以減輕科技檔案工作者在調卷或巡查時的負擔，也便于在突然情況下搶救和轉移檔案。

（4）各層柜架的門板或抽屜外，都應用標簽注明該柜架所存放科技檔案的類別、范圍和檔號，以便于科技檔案的調卷和歸位。

除一般檔案柜架外，現在不少單位采用了活動式密集架保存科技檔案。密集架分開可方便地提取和存放案卷，靠攏時形成一個封閉的整體，大大提高了庫房面積的利用率，其封閉性也利于科技檔案的保護。但是在安裝密集架時應充分考慮庫房建筑的負荷量。

4 科技檔案安全防護

確保庫房內科技檔案的安全，是庫房管理的重要任務，也是維護科技檔案完整與安全的基本前提。科技檔案的安全防護，通常是指保管工作中常說的“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。

1.防火

科技檔案的制作材料大多是易燃物質，防火問題事關重大，科技檔案保管工作應將其放在特別突出的位置。首先，要配備效果良好、數量充足的消防滅火器材，如滅火器、砂箱、消火栓等。規模較大的庫房要安裝自動報警、滅火以及避雷裝置。其次，要建立嚴密的防火制度和消防器材使用管理制度，庫房內嚴禁吸煙和使用明火，對電源、線路、開關、燈火等定期進行檢查，消滅一切火災隱患。

2.防水

水災對科技檔案的破壞同樣也是致命的。防水要求庫房所處地勢不能過低，庫房內及附近不能有水源。

3.防潮

防潮與庫房溫濕度尤其是濕度控制密切相關。不適宜的溫濕度不僅可以單獨地作用于科技檔案，而且能夠加速其他因素對科技檔案的破壞。具體來說，溫濕度能直接影響科技檔案紙張和字跡、線條的耐久性；濕度過大則會加快紙張中纖維素的水解過程，紙張會抽縮、褪色、印跡模糊等，甚至可能出現紙磚現象；高溫、高濕還會使紙張生霉，害蟲繁衍。因此，防潮對保護科技檔案具有重要作用。一般檔案庫房的溫度應控制在14℃-24℃，相對濕度應控制在45%-60%，保管特殊載體形式的科技檔案，其溫濕度有特別要求。

防潮方法很多，歸納起來主要有兩方面工作。一是防止和控制庫外高溫、高濕影響庫內，一般是采用密閉的辦法，設置兩道房門和過渡間，窗戶要嚴密，有條件的設雙層窗；二是及時降低和調節庫內的高溫和高濕，一般是采用通風、吸熱、吸濕的辦法：配備溫濕度觀測、控制和調節設備，加強溫濕度的監測，及時降低庫房內的高溫、高濕。

4.防霉

細菌、霉菌、放線菌等微生物具有體積小、生長繁殖快、適應能力強等特點，對檔案有很大的危害。防霉實際上是對以上多種微生物防治的統稱，其任務是防止或抑制以霉菌為主的微生物在庫房內的生長、發育和繁殖及其對科技檔案制成材料的破壞。防霉除了凈化空氣、控制溫濕度、放置防霉藥品外，還要求對科技檔案進行定期檢查，一旦發現庫房內被微生物侵染，就應采取化學或物理的滅菌措施。

5.防蟲

有害昆蟲嚴重危害科技檔案，輕則呈孔洞，重則千瘡百孔，污跡斑斑，缺邊少角，殘缺不全，對此必須嚴加防治。具體方法是：要嚴格控制好庫房的溫濕度，保持清潔，庫房及檔案庫架內放置適量的防蟲劑，使害蟲無藏身之地。對即將入庫但有蟲蛀的科技檔案要及時消毒，否則不得入庫。對已經入庫的科技檔案要經常檢查，一旦發現蟲害要及時治理。

老鼠也會嚴重危害科技檔案。庫房內應盡可能杜絕老鼠生存和繁殖的條件，禁止堆放食品和雜物，庫房墻壁應堅固、平滑，檔案柜架應與墻壁保持一定距離。發現老鼠后要盡快采取措施予以殺滅，以防鼠害蔓延開來。

6.防光

無論是自然光，還是人工光（如各種燈光），對科技檔案都有破壞作用，特別是太陽光中的紫外線具有強烈的光化作用，對科技檔案的破壞性更大。防光的基本方法是：選用合適的照明光源；減少光照作用時間；避免太陽光直射；庫房的窗戶要小而少，且窗戶可用毛玻璃、花紋玻璃或有色玻璃，也可用掛布簾等辦法防止光線照射檔案；對庫房的燈光要加以控制，無人時不開科技檔案應放入袋、盒及檔案裝具中，使科技檔案盡量少接觸、甚至不接觸光線，從而減少光對科技檔案的破壞作用。

7.防塵

灰塵的成分很復雜，如砂土、煙渣、煤屑以及其他各種機械粉末等等。灰塵對科技檔案具有物理性、化學性和生物性等方面的破壞作用。如會使科技檔案的字跡線條模糊不清；摩擦和破壞科技檔案紙張的纖維；有的灰塵如蘇打、水泥等帶有酸性或堿性，對科技檔案有強烈的腐蝕作用；灰塵還是微生物寄生和繁殖的載體或傳播者。做好防塵工作，除庫房選址時需要考慮防塵條件外，在庫房周圍還可以種草植樹綠化環境；庫房要禁閉，且保持室內清潔；庫房窗口、通風孔上安裝過濾裝置；科技檔案入庫前嚴格檢查，避免新入庫科技檔案將灰塵帶入庫房內。

與防塵問題密切相關的是防污染。防污染主要是指有害氣體對科技檔案的破壞。科技檔案庫房應遠離污染源，并具有較好的密閉功能。如果庫房內的有害氣體超過規定的標準，應及時通風，凈化空氣。

8.防盜

要求庫房門窗堅固，進出庫房隨時鎖門，并盡可能安裝防盜報警裝置。