科技檔案的保管工作
經過整理的科技檔案從進入庫房起,將進入一個漫長的保管階段。科技檔案的收集、保管與利用是具有密切聯系的有機整體,保管工作所要解決的主要矛盾是科技檔案壽命的有限性與其作用時間長久性的矛盾,通過科學保管工作對收集的科技檔案做到保管有序、經久耐用,為有效利用提供保障。
(一)科技檔案保管工作概述
科技檔案保管工作是指在集中統一管理原則指導下,維護科技檔案完整、準確、系統和安全的一項業務工作。
1.保管工作的內容
主要包括:
(1)庫位管理。
(2)庫房防護。
(3)制定管理制度。
2.保管工作的意義
在科技檔案的整個運動過程中,保管階段是歷時最長的一個階段,它對整個檔案工作的影響是非常深遠的。
(1)落實科技檔案工作基本原則的體現。
(2)實現科技檔案長久利用的保證。
(3)保管科技檔案就是保存歷史。
(二)庫房管理
庫房管理的內容較多,例如庫房規劃與庫房布局、柜架排列與排 架方法等。從整體上,可以把庫位管理工作看作是對保管科技檔案工 作的總體布局與規劃。
1.庫房規劃
2.庫房布局
3.排架管理
(三)檔案保管工作制度
為加強庫房的管理,保證檔案的安全,應建立如下制度:
1.安全保密制度
2.檔案進出庫房的登記制度
3.清潔衛生制度
4.設備管理制度
5.庫房管理人員的崗位責任制
6.庫房檔案的檢查制度
(四)不同制作材料檔案的保管
科技檔案的制作材料不同,其保管要求也有所區別。在開展檔案保管工作時,應當根據不同制作材料的特點,分別采用適當的保管、保護方法。
1.底圖和藍圖
底圖和藍圖在企業事業單位檔案中占有一定的比例,它們的保管、保護有一定的特殊性。
(1)底圖。
(2)藍圖。
2.錄音帶、錄像帶
保管這些磁性材料時應當做到以下三點。
(1)注意環境條件。
(2)選擇適當的裝具和放置方法。
(3)定期進行檢查。
3.底片和照片
(1)底片。底片是照片的母片,所以保護好底片十分重要。底片的保管應當做好以下兩方面的工作 :
①提供較好的保管條件。
②采用合理的收藏方法。
(2)照片。照片的保存方法與底片相似,除做好上述工作以外,還應選擇質量好、挺實、潔凈的相片檔案冊作為卷夾,其大小可自行選擇,但要注意幅面不宜過大,規格也不宜過多,否則不便于管理。每張照片均應進行編號,并要標出拍攝時間、文字說明、攝影者等。照片應保存在背光的暗處,避免光線直接輻射,尤其是彩色照片,更忌光照。
4.計算機光盤、磁盤、磁帶
隨著現代社會信息化和網絡化的發展,電子文件的數量日趨增長,計算機光盤、磁盤、磁帶逐漸成為企業事業單位檔案中一種重要的載體形式。它與傳統的紙質檔案在性質上有很大差別,多屬于磁性載體和光學載體,所以保管工作要求高,技術也較復雜。
(1)要有嚴格的保護環境。
(2)選擇適宜的裝具和存放方法。