上海市檔案局孫兆偉

檔案蘊涵著政治、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等極其豐富的知識和信息，有著極為重要的利用價值。但是，檔案產(chǎn)生于不同的組織、單位和個人，具有形成的分散性特點，影響著人們對檔案的高效利用。如何對分散的檔案信息進行有效整合、集成，形成便于開發(fā)、易于共享的社會資源，是檔案部門長期關(guān)注、努力解決的重大課題。本文力求在分析現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上提出檔案信息資源整合的思路和策略。

一、檔案信息資源整合的現(xiàn)狀分析

在我國，檔案部門經(jīng)過不懈努力，促進檔案的集中管理，在檔案資源的整合和便捷服務(wù)方面取得一定進展，例如：全國已建成數(shù)千個國家檔案館，形成了遍布各地的規(guī)模化的檔案信息集散中心，通過檔案資源整合，方便了社會各方的利用。但是，從總體看，檔案信息資源整合的力度和效果還不理想，還存在很多問題。

在我國，以紙質(zhì)檔案為標(biāo)志的傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案信息資源的整合受到諸多因素制約，主要有以下三個方面：

第一、體制原因。檔案形成于各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位，它們都是獨立的法人組織和立檔單位，在檔案實體管理上，相互之間并不構(gòu)成權(quán)利義務(wù)關(guān)系。組織體制的分割性必然造成檔案管理的分散性，因而難以通過建立整合機制實現(xiàn)不同主體間檔案資源的聚集。雖然，各地都建有檔案館，原本可以成為檔案資源的聚合平臺，無奈又被專門檔案館和綜合檔案館平行并列的組織體制所制約；即便承擔(dān)向檔案館移交檔案法定任務(wù)的機關(guān)，也往往只移交“文書檔案”，而將專業(yè)檔案自留手中。近年來，深圳、上海浦東突破體制障礙，實現(xiàn)了綜合檔案館與城建檔案館的資源整合，特別是安徽和縣將城建、土地、房產(chǎn)、交通等專業(yè)檔案整合于國家綜合檔案館，但這些只是個別現(xiàn)象，并未改變總體上分散割據(jù)的檔案管理模式。

第二、法規(guī)原因。檔案信息資源的整合需要不同主體間對檔案的交互，必須通過法律法規(guī)明確它們在檔案整合中的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。我國檔案法律法規(guī)在這方面存有缺陷。一是檔案法律雖然明確了國家檔案館收集檔案的權(quán)利，卻并未規(guī)定移交檔案的具體責(zé)任主體，以致檔案館接收檔案的范圍及其相關(guān)單位十分模糊。二是依照檔案法律法規(guī)，向檔案館移交檔案的時限為10年甚至20年，這在客觀上限制了檔案館對低齡檔案的收集，嚴(yán)重制約了檔案信息資源整合的及時性、有效性。

第三、檔案屬性原因。紙質(zhì)檔案最重要的屬性是原始性，這往往使紙質(zhì)檔案成為“孤本”而變得無比珍貴。人們異常珍視檔案原件，誰也不愿為了檔案整合而輸出和“失去”自己的檔案。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性特點是制約檔案資源整合的最主要原因。

現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，改變了信息的生成、儲存、傳播、利用的方式和手段，也極大地改變了檔案信息的屬性和特點。在高科技的信息化條件下，檔案產(chǎn)生和存儲于計算機信息系統(tǒng)里，并且，可以被無窮原樣復(fù)制，檔案作為“孤本”及其非此即彼的歸屬的理念被徹底顛覆，突破了傳統(tǒng)檔案信息資源整合的瓶頸制約；此外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸和整合聚集提供了極大便利。從來沒有像今天那樣讓我們看到了檔案信息資源整合的希望。

然而，現(xiàn)狀卻不容樂觀，檔案信息整合依然存在很多問題。

一是“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重。近年來，檔案信息化建設(shè)飛速發(fā)展，但一個突出問題是對檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)盲目開發(fā)、無序建設(shè)。由于缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)，缺少標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，很多單位只能各行其是、各自為政，造成檔案應(yīng)用軟件、系統(tǒng)平臺、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)千差萬別、五花八門，形成系統(tǒng)之間、部門之間、單位之間無法相互連接的“信息孤島”，難于實現(xiàn)檔案資源在信息化技術(shù)條件下本可以完成的整合與共享。

二是技術(shù)選擇不當(dāng)。一些單位在檔案信息化建設(shè)中對技術(shù)的選用不慎,采用的技術(shù)成熟度不夠,先進性、 開放性、通用性強，容易過時，且找不到升級、轉(zhuǎn)換的方法，嚴(yán)重影響了檔案信息資源的建設(shè)和整合。例如，在上世紀(jì)90年代初，不少檔案部門使用了王安機，后來王安公司倒閉了，近百萬條檔案條目無法導(dǎo)出，檔案信息資源建設(shè)面臨著推倒重來的命運。

二、檔案信息資源整合的策略

針對上述問題，我們應(yīng)當(dāng)深入探索有效的解決方案。檔案信息資源建設(shè)和整合涉及管理、技術(shù)等復(fù)雜的因素，需要我們多方位地加強研究。以下，筆者從相對宏觀的角度提出推進檔案信息資源整合的思路與策略。

1、完善檔案立法，為檔案信息資源整合提供法律保障。

我國的檔案法律是20年前的產(chǎn)物，顯然已不適應(yīng)當(dāng)今信息化條件下檔案管理、利用的需要，修訂和完善檔案法律已成當(dāng)務(wù)之急。

修訂檔案法律，應(yīng)當(dāng)關(guān)注三個重點。一是適應(yīng)并立足于新型電子檔案的特性，從根本上轉(zhuǎn)變檔案管理的理念、方法和要求。我國的檔案法律主要針對傳統(tǒng)檔案，各項規(guī)定都凸顯了傳統(tǒng)檔案的特點和檔案實體管理的需要。但在數(shù)字化條件下產(chǎn)生的電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比有著迥然不同的特點，如電子檔案可以被方便、無窮、原樣復(fù)制，改變了傳統(tǒng)檔案實體的歸屬非此即彼的局限，并且，其存儲載體體積小、容量大，為各單位擴大檔案收集范圍，實現(xiàn)海量管理提供了可能?？梢哉f，信息化對檔案管理帶來了一場深刻的革命，在客觀上要求檔案立法作出相應(yīng)的變革。只有立足電子檔案的特性，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念和要求，才能有效引導(dǎo)和規(guī)范新形勢下的檔案工作，有效保障檔案信息資源整合順利實現(xiàn)。二是賦予電子檔案法律地位和效力。檔案最重要的價值是其具有法律憑證作用。但是迄今電子檔案的法律效力尚未得到確認(rèn)，極大地影響著電子檔案管理及檔案資源整合的動力和效果。電子檔案的法律認(rèn)可問題亟待解決。三是明確不同主體在檔案資源整合中的權(quán)利和義務(wù)。譬如，電子檔案的特性使檔案館擴大和提前收集檔案成為可能。目前，很多檔案館已開展了電子文件、電子檔案提前收集進館工作，但大都建立在與立檔單位協(xié)商的基礎(chǔ)上，難免帶有隨意性、任意性。為此，需要通過完善檔案立法，使有關(guān)單位向檔案館提交電子文件和檔案由契約行為變?yōu)榉韶?zé)任和義務(wù)，從法定權(quán)利義務(wù)上以保障檔案資源整合的落實。

2、從標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)層面推進檔案信息資源整合。

首先，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案資源有效整合的前提。檔案資源整合涉及面廣、技術(shù)復(fù)雜，沒有與之相配套的標(biāo)準(zhǔn)就失去了共同合作的基礎(chǔ)。只有加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)才能避免各單位各自為政、盲目建設(shè)和“信息孤島”等現(xiàn)象，保障檔案信息資源的有序建設(shè)和有效整合。檔案信息化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)制訂應(yīng)該有組織有計劃地進行，加強檔案界與信息產(chǎn)業(yè)界以及特定行業(yè)的合作，兼顧與國際標(biāo)準(zhǔn)和通用規(guī)范的銜接，注重前瞻性、操作性和導(dǎo)向性，從管理、業(yè)務(wù)和技術(shù)等層面上形成一個科學(xué)、配套、適用的標(biāo)準(zhǔn)體系。當(dāng)前急待制定的標(biāo)準(zhǔn)主要是檔案管理通用數(shù)據(jù)元標(biāo)準(zhǔn)、檔案計算機管理系統(tǒng)通用需求規(guī)范，檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換格式規(guī)范、電子文件歸檔管理規(guī)范、電子檔案長期存儲格式規(guī)范、音視頻檔案管理規(guī)范以及電子檔案移交接收進館標(biāo)準(zhǔn)等等。

其次，選擇和開發(fā)應(yīng)用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)方法是有效推進檔案信息資源整合的必要條件。從檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀看，突出的問題是各單位各行其是地開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)軟件，形成了大量異構(gòu)的數(shù)據(jù)庫，使檔案信息資源整合遭遇嚴(yán)重的技術(shù)障礙，因此，解決“信息孤島”瓶頸制約成為當(dāng)前的關(guān)鍵任務(wù)。事實上，當(dāng)今信息技術(shù)迅猛發(fā)展，為檔案信息的整合提供了許多新方法。不少檔案部門通過開發(fā)運用合適的技術(shù)和方法，在檔案資源整合方面取得了可喜的進展。如上海市檔案館利用先進的計算機接口技術(shù)XML，建立了標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，完成數(shù)據(jù)的匯總和轉(zhuǎn)換，對市和區(qū)縣兩級涉及多操作系統(tǒng)、多數(shù)據(jù)庫、多應(yīng)用軟件分布式多層次的檔案信息資源進行有效整合，建立了構(gòu)架于政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺上的，包括市和區(qū)縣檔案館在內(nèi)的檔案目錄信息資源庫，采取集中式和分布式相結(jié)合的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，形成統(tǒng)一的信息檢索體系，在規(guī)定條件下實現(xiàn)全市范圍內(nèi)有效、方便、快捷的網(wǎng)上檔案信息資源共享系統(tǒng)。該系統(tǒng)構(gòu)架在WEB應(yīng)用開發(fā)平臺之上，整個系統(tǒng)采用先進的Java B/S開發(fā)技術(shù)。系統(tǒng)整個架構(gòu)分成五層：系統(tǒng)層是系統(tǒng)軟件支撐平臺，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用服務(wù)器；平臺層用于整個應(yīng)用軟件系統(tǒng)的架構(gòu)基礎(chǔ)，包括系統(tǒng)管理平臺、中文數(shù)據(jù)庫平臺、報表平臺和安全平臺，從而大大提高應(yīng)用軟件的穩(wěn)定性、可維護性、安全性、擴展性和集成性；應(yīng)用層架構(gòu)于平臺層之上，包括用戶注冊、數(shù)據(jù)采集和轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)報送和接收、數(shù)據(jù)管理、權(quán)限控制、信息查詢、系統(tǒng)維護等功能模塊，直接提供用戶操作界面，完成信息整合各項業(yè)務(wù)功能的處理；決策層目標(biāo)是為各類用戶提供檔案信息的輔助決策與服務(wù)；表示層是系統(tǒng)的頂層信息門戶。整個系統(tǒng)將建成為一個對各區(qū)縣檔案館、各機關(guān)檔案室、各專門檔案館原有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實現(xiàn)“一門式”管理的分布式數(shù)據(jù)庫架構(gòu)，通過統(tǒng)一的信息門戶入口即可對各分布式數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行信息檢索。

3、加強以國家檔案館為平臺與核心的檔案信息資源庫建設(shè)。

檔案館是我國檔案事業(yè)的主體。檔案館以其收集檔案和服務(wù)對象的社會性，在檔案管理和利用服務(wù)中發(fā)揮著獨特的作用，它不僅在傳統(tǒng)檔案管理模式中，而且在信息化條件下依然應(yīng)當(dāng)在檔案資源整合中扮演重要角色。當(dāng)前，檔案館在繼續(xù)做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集外，應(yīng)大力加強電子數(shù)字形態(tài)的檔案信息的收集工作。

首先，積極推進電子文件中心建設(shè)。2007年，國家檔案局部署電子文件中心建設(shè)工作，但各地發(fā)展很不平衡，進展總體比較緩慢。究其原因，一是限于體制制約。嚴(yán)格地講，電子文件尚處“文件階段”，還未轉(zhuǎn)為檔案，而文件管理不屬于檔案部門的職權(quán)，檔案行政管理部門難于組織協(xié)調(diào)電子文件管理及電子文件中心建設(shè)的相關(guān)事務(wù)。二是電子文件中心建設(shè)以各機關(guān)等單位報送電子文件為前提，而從檔案法律規(guī)定看，機關(guān)等單位并不負(fù)有報送文件的義務(wù)。由此，電子文件中心建設(shè)困難重重。

針對上述問題，筆者認(rèn)為，電子文件中心建設(shè)在操作上應(yīng)當(dāng)靈活，可建成實體，即檔案館通過收集大量電子文件全文信息，形成規(guī)?；碾娮游募?shù)據(jù)庫；也可以是虛擬的形式，即檔案館并不收集電子文件全文信息，重點加強與各單位互聯(lián)共享的信息網(wǎng)絡(luò)平臺和強大搜索功能建設(shè)，形成以檔案館為樞紐的分布式的電子文件中心。在組織協(xié)調(diào)和設(shè)施建設(shè)上具備條件的，可以實體建設(shè)為主，條件不具備的，可先建虛擬的電子文件中心。

與虛擬中心相比，實體性的電子文件中心建設(shè)難度較大。目前，比較有利的抓手有兩方面：一是緊緊抓住政府信息公開的契機。從2008年5月1日起，國家行政法規(guī)《政府信息公開條例》全面實施。根據(jù)《條例》規(guī)定，國家檔案館是政府信息查閱場所，由此，各級政府機關(guān)必須履行向檔案館報送政府機關(guān)有關(guān)工作信息的義務(wù)，這在一定程度上彌補了檔案法律的不足，使檔案館收集機關(guān)現(xiàn)行文件材料包括電子文件有了依據(jù)和保證，對檔案館建設(shè)電子文件中心具有重要意義，效果也是顯著的。如上海從2004年5月開始就實施了政府信息公開，市和各區(qū)縣檔案館依據(jù)政府規(guī)章開展政府信息收集，其中，市檔案館收集機關(guān)現(xiàn)行文件達(dá)79880件，其中，電子文件47792件，使電子文件中心建設(shè)邁出了步伐。二是充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用。計算機網(wǎng)絡(luò)在檔案信息遠(yuǎn)程檢索利用中發(fā)揮著突出作用，但網(wǎng)絡(luò)的功用遠(yuǎn)不止于此，其在電子文件和檔案整合、管理上的作用近年來倍受關(guān)注。目前，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已高度發(fā)達(dá)，連接著檔案館和機關(guān)等各單位，在客觀上形成了電子文件傳輸?shù)耐ǖ?，檔案館完全可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺有效開展電子文件的收集工作。如一些地區(qū)通過政務(wù)網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)各機關(guān)協(xié)同辦公系統(tǒng)，并同步解決機關(guān)電子文件向檔案館報送的功能需求，隨著這一系統(tǒng)的建成使用，大量機關(guān)電子文件信息及時被檔案館接收，電子文件中心便隨之形成。

其次，拓展檔案信息整合輻射面，豐富檔案資源的內(nèi)涵。檔案資源整合的重要目的，是要通過對多門類檔案信息的聚集，形成內(nèi)涵豐富的檔案資源庫，實現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)籌管理和社會共享。因而，要力求改變檔案館館藏結(jié)構(gòu)中普遍存在的文書檔案多而專門檔案少、黨政機關(guān)檔案多而基層企事業(yè)單位檔案少、行政管理檔案多而經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)檔案少的現(xiàn)象，在檔案信息整合中，注重擴展電子文件收集的范圍，凡是反映地方特色、具有典型意義和具有代表性的電子檔案信息內(nèi)容，都應(yīng)力爭納入檔案館收集范圍，作為檔案信息資源整合的重要內(nèi)容。上海市檔案館于2006年開展企業(yè)信用檔案接收工作，通過開發(fā)統(tǒng)一的企業(yè)信用檔案管理系統(tǒng)，集中采集企業(yè)信用檔案信息，并在征得企業(yè)的同意后，將其及時公之與眾，提高了企業(yè)的知名度，也調(diào)動了企業(yè)將自身檔案信息資源向檔案館集中的積極性，拓展了檔案信息資源整合的范圍和輻射面。

檔案信息資源整合是一項異常重要但十分復(fù)雜和艱難的工作。以上只是筆者的管窺之見，期望得到同行的指教。