檔案信息資源的形成規律

檔案信息資源是不斷變化發展的, 它是經過各個歷史時期逐漸積累而形成的, 同時也是經過若干工作程序的不斷完善而形成的。其形成毫無疑問是具有一定的規律的。這一規律我們可以從檔案信息資源的結構、范圍、來源等方面來進行認識。

1 檔案信息資源的結構

檔案信息資源的結構是指檔案信息資源在其構成中的檔案資源

種類的分布狀況。如圖3-1 所示。

檔案信息資源是一個泛指的動態性概念。古代檔案有其本身內在的結構, 近現代檔案也具有符合新技術發展的結構層次。這些結構都是隨著社會的不斷發展而發展的。檔案信息資源的逐漸形成過程, 也就是檔案信息資源結構的逐漸發展過程。

檔案信息資源結構的逐漸發展過程, 是由簡單到復雜的過程。古代的“ 館藏” 從甲骨檔案逐漸發展到紙質檔案; 近現代檔案信息資源狀況的結構, 則由各種傳統型和非傳統型檔案信息資源組成。

它們是從古代紙質檔案信息資源逐步發展分化而來的。對檔案信息資源來說, 所有這些組成部分都是一種相互補充的關系, 而不是相互排斥的關系; 是在已有組成部分的基礎上增加新的組成部分, 而絕不是以新代舊。

傳統型檔案信息資源是機關或個人在活動中形成的管理性檔案和個人檔案, 它以紙張為主要載體。這種檔案信息資源一般都按全宗進行管理。而非傳統型檔案信息資源同樣也是機關或個人在活動中形成的檔案, 只不過其載體是特種材料, 并且是按事由(主題)組成的檔案信息資源綜合體。這樣, 隨著檔案信息資源的結構逐漸由簡單到復雜, 檔案信息資源也由種類單一逐漸過渡到種類繁多。

既然檔案信息資源有自己的結構及其變化發展規律, 檔案工作者在熟悉館藏的實踐中, 就應順應這個規律并運用各種方式、方法及手段對其進行了解和熟悉。

2 檔案信息資源的范圍

館藏檔案信息資源的范圍, 實質上是指保存哪些方面的檔案。隨著社會的不斷發展變化, 人類的物質活動和精神活動不斷豐富, 社會的分工越來越細, 這樣, 檔案信息資源的范圍勢必受到影響, 即不斷增加, 不斷擴展。這是檔案信息資源的范圍變化規律之一。

自古以來, 任何國家和朝代及其部門保存檔案都是為了利用。檔案信息資源要能得到合理利用, 關鍵的一點就是確定不同檔案保管部門的保管范圍, 即給每個檔案保管部門劃定一個區別于其他檔案保管部門的收藏范圍( 可以從時間、地區、內容等特點來區分其館藏范圍)。由于時代不同, 社會面貌不同, 人們的認識水平不一樣等, 這些都會使檔案保管部門收藏檔案信息資源的范圍產生人為的變化。這是檔案信息資源的范圍變化規律之二。

館藏檔案信息資源的范圍, 其發展變化從縱向來說, 不斷拓展; 從橫向來說, 各部分不斷互相滲透交融。縱向發展是由于社會分工越來越細, 新的分支不斷出現, 橫向聯系是因為隨著社會的發展, 新的科學技術不斷出現, 不同科學方法及手段的運用促使相近的檔案內容分別附著在不同載體之上。這是檔案信息資源的范圍變化規律之三。

 3 檔案信息資源的來源

館藏檔案信息資源來源于各機關、團體、個人等所保存下來的檔案資料。其具體表現為檔案資料的接收、征集、交換、復制、購買、接受轉讓、捐贈和寄存等幾種形式。

檔案信息資源的來源也是變化發展的, 這表現在兩個方面: 一方面, 從縱向方面來說, 最初, 檔案信息資源的來源只是表現為檔案資料的接收形式。隨著社會的發展, 隨著信息社會的到來, 檔案信息資源的來源就逐步表現為檔案資料的接收、征集、交換、復制、購買等幾種形式共同存在。檔案信息資源的來源由單一渠道逐步變化為多種渠道。另一方面, 從橫向方面來說, 檔案信息資源的種種來源形式, 除接收形式比較穩定之外, 其他形式非常不穩定,一是受客觀條件制約, 二是受檔案工作者的主觀努力程度制約。所以, 檔案信息資源的種種來源是經常變動的, 不穩定的。

檔案信息資源的各種來源, 除按正規渠道接收各種檔案資料外, 其余如征集、交換、復制、購買等種種來源形式, 都是對館藏檔案信息資源內容狀況的補充。它們所網羅的檔案資料, 一般具有零散性。

檔案信息資源來源的這種變化規律, 要求檔案工作者在熟悉館藏檔案信息資源狀況的過程中, 用動態的觀點來對待檔案信息資源的不同來源, 并且采取不同的處理方法和手段。