歷史聯系與邏輯聯系
歷史聯系是檔案學著作中出現頻率較高的概念。“檔案文件之間的歷史聯系有時又被稱為‘內在聯系’或‘有機聯系’，是指檔案文件之間在產生和處理過程中所形成的固有聯系。……檔案文件之間的歷史聯系一般具體體現在檔案文件的來源、內容、時間、形式等幾個方面”。①以上文字是在論述檔案整理工作原則時展開的，它告訴我們，在對檔案實體進行整理時，應該考慮檔案文件之間的來源、內容、時間和形式等方面的關聯性，從而使檔案成為具有有機聯系(歷史聯系)的文件系統。檔案文件之間的來源、內容、時間、形式等方面的關聯性即稱為檔案文件之間的歷史聯系。歷史聯系形成并完善于檔案整理工作實踐，已成為檔案整理的基本原則。
在以往傳統的紙質檔案實體整理實踐中，一般是按照檔案文件之間的來源、內容、時間和形式等在不同層次對檔案文件進行分類的，檔案界習慣于將其稱之為來源原則，這種命名本身雖然強調了檔案文件的來源，但是淡化了它們的內容、時間和形式等方面的聯系，而檔案文件的內容和檔案文件形成的時間，在檔案的整理過程中無論如何都是不應該忽視的重要因素。檔案文件的整理，在不同的整理階段具有不同的具體內容，依據我們國家目前對現行檔案整理的做法，文書或業務部門負責立卷整理，檔案室進行全宗內分類，檔案館進行全宗的劃分。來源原則作為比較完整的理論原則，首次出現在1841年法國的省檔案館基本條例中，主要是針對檔案館的第一層的分類，所以將其稱為來源原則是自然的。但當我們將視角關注到檔案文件不同層次的全過程整理時，則應該將它稱之為歷史原則。歷史原則是按照檔案文件之間的歷史聯系對檔案文件實體進行整理的基本原則，它包含了檔案文件的來源、內容、時間和形式各方面的關聯性。
在檔案文件整理中與歷史聯系相對應的另一個概念是邏輯聯系，“所謂邏輯聯系，用在文件管理中主要指依據邏輯思維規律推演形成的文件間的聯系。用于文件分類，則指的是按形式邏輯進行劃分。并且往往特指對文件按事由內容主題進行的分類。因為按文件事由主題進行分類時，往往首先對檔案文件內容進行主題類型分析，將所有主題概括成若干足以全面反映覆蓋文件內容的主題概念，然后將這些主題概念從邏輯上構成一個概念類別體系，即建立起它們相互之間的總體邏輯關系，形成分類表，然后再運用它去類分檔案文件。”②上述的理解出發，邏輯聯系中所指的“事由內容主題”不同于歷史聯系中的內容聯系(具體的問題和事務)，它所指的是一種“事由的類同性”，即按事由的類同性將檔案文件組織類別。按照文件事由內容主題對檔案文件進行組織，往往淡化檔案文件的主體來源。它不像歷史聯系一樣與社會實踐活動過程相對應，它也不反映檔案文件的自然形成規律，所以邏輯聯系不能用于檔案文件實體整理中的文件排序和類別的劃分。目前依照《中國檔案分類法》和《中國檔案主題詞表》編制的檔案分類目錄和主題目錄，正是按照檔案文件的邏輯聯系組織檔案信息的結果，它不顧及檔案文件具體的形成機關，從宏觀上將檔案文件的內容按照主題和類別建立它們的相關性。由于邏輯聯系不能反映社會實踐活動的原始過程，因此按邏輯聯系整理檔案信息，大多出于檔案內容信息檢索的需要。可以看出，邏輯聯系并不揭示檔案文件的實體整理過程，它只是檔案信息整理的重要原則之一。隨著計算機在檔案實踐中的廣泛應用和電子文件時代的到來，檔案信息的邏輯聯系整理從理論到技術都應該得到進一步的加強。
檔案文件之間的歷史聯系和邏輯聯系是檔案文件整理不同的原則和方法，歷史聯系與社會實踐活動的原始過程相對應，它反映檔案文件的自然形成規律，與檔案文件實體排列順序和結構相一致，成為“檔案實體”整理的基本原則。檔案文件的邏輯聯系不反映社會實踐活動的原始過程和檔案文件的實體排列順序和結構，只是從宏觀上組織具有“事由類同性”的檔案文件信息，它只是“檔案信息”組織的重要原則之一。
歷史檢索和信息檢索
如果我們對傳統的檔案檢索工具進行分析，不難發現，有些檢索工具反映檔案文件實體的排列順序和結構，另一部分不反映檔案文件實體的排列順序和結構。前者包括卷內文件目錄、案卷目錄、全引目錄、全宗目錄、全宗指南、檔案館指南等，后者包括分類目錄、主題目錄、專題目錄、人名索引、地名索引、文號索引等。檔案界習慣于將它們分別稱為館藏性檢索工具和查檢性檢索工具，并認為，“館藏性檢索工具的主要功能是，固定和反映檔案整理順序，檔案管理人員可借助它了解和分析館藏情況，便于按照檔案管理順序查找檔案。”③館藏性的檢索工具的功能除以上所論述的以外，其主要目的是用于檔案的歷史檢索。歷史檢索是與信息檢索(情報檢索)相對應的概念，歷史檢索不注重個別信息單元、單份文件或“事由類同性”的檢索，它是與歷史過程相對應的檢索方式。歷史過程一般不是一個知識單元或單份文件所能反映的，也不能由一組具有“事由類同性”的檔案文件來反映，它需要由若干具有歷史聯系的檔案文件的有機整體來構造。
人類社會實踐活動的歷史過程，是由主體、客體、時間、空間、原因、過程和結果等因素構成的，即一項社會活動誰干的?干的什么事?是在什么時間和什么地點干的?為什么要做?如何做的?結果如何?應該說，在傳統的檔案實體整理中，歷史過程的幾大要素我們已經給予了充分的尊重，在以后的檔案整理(包括電子文件的整理)中它仍然起著重要作用。因為檔案的功能從本質上是記錄歷史和再現歷史，用館藏檔案重新顯現歷史事件的過程和場景，虛擬地實現時光倒流。再現歷史所依據的正是一個歷史事件全過程的檔案文件的有機體，正如懷特所說，“檔案的實質在于：它不僅記錄了成就，而且記錄了獲得成就的過程。”④對歷史過程的檢索恰恰是歷史檢索的責任。檔案的本質功能的實現，是依靠檔案文件實體整理時構造的檔案文件之間的歷史聯系得以保證的，正是檔案文件之間的歷史聯系使檔案的歷史檢索成為可能。所以，檔案文件實體整理的歷史原則、檔案文件的歷史聯系、檔案的館藏性檢索工具、檔案的歷史檢索、檔案的歷史功能(記錄歷史和再現歷史的功能)，它們之間具有緊密的內在聯系，它們的緊密結合，使人類社會活動完整的歷史過程從構建、記憶到再現得以完成。
檔案的信息檢索是注重于檔案文件中的信息單元和“事由類同性”的檢索方式，在目前的檔案計算機管理系統中都給予了充分的重視。檔案信息檢索的表現形式主要包括兩個方面，其一是單份文件信息的檢索，另一方面是具有事由類同性的檔案文件信息的檢索，其特點是檢索出的檔案信息不具有歷史聯系，不能反映社會實踐活動的歷史過程，也就是說，對特定的社會實踐活動的過程，難以將其相關要素(主體、客體、時間、空間、原因、過程、結果等)一次性綜合檢索。檔案的信息檢索主要借助于不反映檔案文件實體排列順序和結構的查檢性檢索工具完成，如分類目錄、主體目錄、專題目錄等。由此可見，檔案的信息檢索其實與一般圖書、情報檢索沒有本質區別，它是一種信息、情報、知識的檢索、它與歷史檢索是兩種性質完全不同的檢索方式，它與檔案文件之間的邏輯聯系相對應。所以，建立檔案文件之間的邏輯聯系、編制查檢性檢索工具、檔案的信息(情報)檢索、檔案的情報作用，它們之間表現為緊密的關聯件。
檔案的信息檢索是目前的檔案工作實踐中最為活躍的因素，是檔案信息開發不可缺少的重要方式之一，尤其在文件生命周期的前期階段，成為檔案信息開發利用的主要形式。在檔案的整理工作中，歷史聯系和邏輯聯系是同等重要的兩個原則，歷史聯系主要用于檔案的實體整理，邏輯聯系主要用于檔案的信息整理。與之相對應，在檔案的利用中，檔案的歷史檢索和檔案的信息檢索也同等重要，歷史檢索用于人類社會實踐活動過程的檢索，信息檢索用于檔案的一般特征的檢索。歷史聯系與歷史檢索對應，邏輯聯系與信息檢索對應。歷史檢索更反映檔案和檔案工作的特性，檔案的信息檢索從一個側面證明了檔案的情報作用，因此檔案工作也需要借鑒文獻、情報處理的一般方法來完善。
歷史檢索與信息檢索的檢索效果，從信息結構上是有差異的。由于歷史檢索與歷史聯系相對應，在建立檔案文件之間的歷史聯系的時候，使檔案成為具有結構性質的有機體，它具有了結構也就具有了系統的特性。系統的特性之一是總體功能大于各個部分功能之和，歷史檢索所得到的信息也具有這種性質，其中的機理是，處理一個具體事務的所有文件具有相關性，它們可以相互說明，任意選定其中一份文件，其它文件即可以成為該份文件的說明、印證和背景材料。謝倫伯格認為，“檔案工作者并不是在單份的基礎上對待自己的工作，他不會拿起個別的一份信件、報告或其它某種材料單件，就說它有價值。他要聯系其它材料單件，也就是說，要聯系到產生該單件的那種活動的全部文獻證據，才能對該單件的價值做出判斷。”⑤同理，在同類檔案或一個全宗內，檔案文件也可以相互說明和印證，從而實現信息增殖，即產生檔案文件內容以外的新的信息，這種新的信息源于檔案文件的結構關系，而并非它的內容。例如，當一份偽造的文件單獨出現時，很難判斷其真偽，但是將它放入與之具有歷史聯系的一組文件中的時候，就很容易判斷出它的真偽性，這是檔案文件的邏輯聯系和一般的信息檢索不能實現的。正如詹金遜所說，“從一個檔案組合中抽出來的單獨的一份文件本身所能告訴我們的，并不會比脫離了某種已經絕跡的不知名的古動物的一塊骨頭所能告訴我們的更多一些，檔案只有在這種自然形成的形態和聯系保持不變的條件下，才能使它的性質不受到損害地保持下去。”⑥
電子文件的歷史聯系與歷史檢索
在傳統的紙質檔案的實體整理過程中，檔案文件之間的歷史聯系是手工整理建立起來的，而電子文件的整理我們無法用手工進行文件之間的結構排列，只能以著錄為手段建立檔案文件之間的歷史聯系，但是，根據我們對全國部分省和直轄市的調研結果表明，在目前我們已知的和正在實踐中的電子文件的著錄標引工作中，偏重于信息檢索的著錄標引的必要性得到了人們的充分重視，但用于歷史檢索的著錄標引，目前檔案工作者還沒有真正認識到它本身所應該具有的意義。究其原因，一是在目前的檔案學研究中，對電子檔案整理過程中歷史聯系構建的必要性認識不足，因此，在不自覺中將檔案管理系統推向情報檢索系統。更深一層的原因，是對檔案記錄歷史和再現歷史這一最根本的功能認識不足，將檔案的作用與一般文獻相混淆，在強調檔案信息交流作用的同時，淡化了檔案記錄歷史和再現歷史的功能，在大力開發檔案信息資源口號的感召下，忘記了屬于檔案作用中最為本質的東西。其實人類最初形成檔案的動因是為了記錄歷史和再現歷史，而圖書則是為了知識和信息的交流，至于檔案信息交流的作用是在再現歷史的過程中表現出來的操作層面上的作用。其二，在開發電子文件、檔案一體化管理系統時，大多由辦公廳(室)牽頭，在設計思想上辦公廳(室)站在自己對文件利用需求的基點上，難以顧及檔案館中檔案的利用需求。如前所述，在文件生命周期的前期階段，尤其是在進入檔案室以前，文件主要用于行政管理，單份文件的情報交流和信息檢索居主導地位，它記錄歷史和再現歷史的功能并末顯現，所以在系統設計時很少考慮檔案文件之間的歷史聯系，甚至認為，依照目前已經頒布的檔案著錄規則編制而成的檢索系統，可以完成電子檔案文件整理的全部內容。我們認為，這是目前檔案實踐中應該引起我們高度警惕的思想錯誤。
目前頒布的檔案著錄規則中的著錄項目，主要用于信息檢索的需要，基本沒有考慮檔案文件的歷史聯系。因此按照這種規則著錄，其結果無法反映檔案實體管理的級別層次，也無法建立起檔案文件之間的歷史聯系，只能在某種程度上建立檔案文件之間的邏輯聯系。在傳統的紙質檔案實體整理中，歷史聯系首先是靠手工排列使檔案文件具有了順序和結構，然后由館藏性的檢索工具使檔案文件的順序和結構固定下來，最后完成歷史檢索，它本身與著錄項目關系不大，所以日前的著錄規則制定時并沒有從歷史聯系方面給予充分的關注。電子文件失去了手工排列的可能性，只能依靠電子文件運行過程中的著錄才能建立起文件之間的歷史聯系。由電子文件、檔案的特性所決定，這將是一項非常復雜的工作，也是目前電子檔案實踐中急需解決的重大研究課題。“隨著電子文件應用日趨廣泛，著錄的內容、形式和技術也發生了革命性的變化。著錄從僅僅為編制檢索工具而直觀地描述檔案信息自身，轉變為對文件整個形成、運轉、積累、組織、儲存過程及特征地準確表述。著錄結果將作用于識別、確認、管理文件和說明文件形成背景、文件之間歷史聯系以及原始性、真實性、可靠性的有力證明和文件信息不可或缺的組成部分，隨之一起在文件整個生命周期全過程運轉……”。⑦可見電子文件和電子檔案的著錄，以我們目前的著錄規則來進行是遠遠不夠的，相對于紙質檔案，電子文件和電子檔案的著錄還有非常艱巨的任務在等待著我們。
其實電子文件和電子檔案就其基本功能而言，與紙質的文件、檔案沒有本質的區別，它是用另一種載體進行行政管理、記錄歷史和再現歷史，因此它的整理必須依然堅持歷史聯系和邏輯聯系并重的原則，二者絕不可以相互混淆或相互替代，甚至發生在二者之間的任何偏移的做法都是不可取的。在進行電子文件和電子檔案整理時，依然需要建立它們之間的歷史聯系以滿足檔案利用者的歷史檢索。
注釋：
①③馮惠玲主編：檔案管理學，中國人民大學出版社，1999年，第72頁，第178頁。
②⑦何嘉蓀、傅榮校：文件運動規律研究，中國檔案出版社，1999年，第157頁，第207頁。
④⑤⑥謝倫伯格(黃坤坊等譯)：現代檔案?原則與技術檔案出版社，1983年，第2頁，第27頁，第25頁。
(仁爾摘自《中國檔案》2004年第5期)
歷史聯系是檔案學著作中出現頻率較高的概念。“檔案文件之間的歷史聯系有時又被稱為‘內在聯系’或‘有機聯系’，是指檔案文件之間在產生和處理過程中所形成的固有聯系。……檔案文件之間的歷史聯系一般具體體現在檔案文件的來源、內容、時間、形式等幾個方面”。①以上文字是在論述檔案整理工作原則時展開的，它告訴我們，在對檔案實體進行整理時，應該考慮檔案文件之間的來源、內容、時間和形式等方面的關聯性，從而使檔案成為具有有機聯系(歷史聯系)的文件系統。檔案文件之間的來源、內容、時間、形式等方面的關聯性即稱為檔案文件之間的歷史聯系。歷史聯系形成并完善于檔案整理工作實踐，已成為檔案整理的基本原則。
在以往傳統的紙質檔案實體整理實踐中，一般是按照檔案文件之間的來源、內容、時間和形式等在不同層次對檔案文件進行分類的，檔案界習慣于將其稱之為來源原則，這種命名本身雖然強調了檔案文件的來源，但是淡化了它們的內容、時間和形式等方面的聯系，而檔案文件的內容和檔案文件形成的時間，在檔案的整理過程中無論如何都是不應該忽視的重要因素。檔案文件的整理，在不同的整理階段具有不同的具體內容，依據我們國家目前對現行檔案整理的做法，文書或業務部門負責立卷整理，檔案室進行全宗內分類，檔案館進行全宗的劃分。來源原則作為比較完整的理論原則，首次出現在1841年法國的省檔案館基本條例中，主要是針對檔案館的第一層的分類，所以將其稱為來源原則是自然的。但當我們將視角關注到檔案文件不同層次的全過程整理時，則應該將它稱之為歷史原則。歷史原則是按照檔案文件之間的歷史聯系對檔案文件實體進行整理的基本原則，它包含了檔案文件的來源、內容、時間和形式各方面的關聯性。
在檔案文件整理中與歷史聯系相對應的另一個概念是邏輯聯系，“所謂邏輯聯系，用在文件管理中主要指依據邏輯思維規律推演形成的文件間的聯系。用于文件分類，則指的是按形式邏輯進行劃分。并且往往特指對文件按事由內容主題進行的分類。因為按文件事由主題進行分類時，往往首先對檔案文件內容進行主題類型分析，將所有主題概括成若干足以全面反映覆蓋文件內容的主題概念，然后將這些主題概念從邏輯上構成一個概念類別體系，即建立起它們相互之間的總體邏輯關系，形成分類表，然后再運用它去類分檔案文件。”②上述的理解出發，邏輯聯系中所指的“事由內容主題”不同于歷史聯系中的內容聯系(具體的問題和事務)，它所指的是一種“事由的類同性”，即按事由的類同性將檔案文件組織類別。按照文件事由內容主題對檔案文件進行組織，往往淡化檔案文件的主體來源。它不像歷史聯系一樣與社會實踐活動過程相對應，它也不反映檔案文件的自然形成規律，所以邏輯聯系不能用于檔案文件實體整理中的文件排序和類別的劃分。目前依照《中國檔案分類法》和《中國檔案主題詞表》編制的檔案分類目錄和主題目錄，正是按照檔案文件的邏輯聯系組織檔案信息的結果，它不顧及檔案文件具體的形成機關，從宏觀上將檔案文件的內容按照主題和類別建立它們的相關性。由于邏輯聯系不能反映社會實踐活動的原始過程，因此按邏輯聯系整理檔案信息，大多出于檔案內容信息檢索的需要。可以看出，邏輯聯系并不揭示檔案文件的實體整理過程，它只是檔案信息整理的重要原則之一。隨著計算機在檔案實踐中的廣泛應用和電子文件時代的到來，檔案信息的邏輯聯系整理從理論到技術都應該得到進一步的加強。
檔案文件之間的歷史聯系和邏輯聯系是檔案文件整理不同的原則和方法，歷史聯系與社會實踐活動的原始過程相對應，它反映檔案文件的自然形成規律，與檔案文件實體排列順序和結構相一致，成為“檔案實體”整理的基本原則。檔案文件的邏輯聯系不反映社會實踐活動的原始過程和檔案文件的實體排列順序和結構，只是從宏觀上組織具有“事由類同性”的檔案文件信息，它只是“檔案信息”組織的重要原則之一。
歷史檢索和信息檢索
如果我們對傳統的檔案檢索工具進行分析，不難發現，有些檢索工具反映檔案文件實體的排列順序和結構，另一部分不反映檔案文件實體的排列順序和結構。前者包括卷內文件目錄、案卷目錄、全引目錄、全宗目錄、全宗指南、檔案館指南等，后者包括分類目錄、主題目錄、專題目錄、人名索引、地名索引、文號索引等。檔案界習慣于將它們分別稱為館藏性檢索工具和查檢性檢索工具，并認為，“館藏性檢索工具的主要功能是，固定和反映檔案整理順序，檔案管理人員可借助它了解和分析館藏情況，便于按照檔案管理順序查找檔案。”③館藏性的檢索工具的功能除以上所論述的以外，其主要目的是用于檔案的歷史檢索。歷史檢索是與信息檢索(情報檢索)相對應的概念，歷史檢索不注重個別信息單元、單份文件或“事由類同性”的檢索，它是與歷史過程相對應的檢索方式。歷史過程一般不是一個知識單元或單份文件所能反映的，也不能由一組具有“事由類同性”的檔案文件來反映，它需要由若干具有歷史聯系的檔案文件的有機整體來構造。
人類社會實踐活動的歷史過程，是由主體、客體、時間、空間、原因、過程和結果等因素構成的，即一項社會活動誰干的?干的什么事?是在什么時間和什么地點干的?為什么要做?如何做的?結果如何?應該說，在傳統的檔案實體整理中，歷史過程的幾大要素我們已經給予了充分的尊重，在以后的檔案整理(包括電子文件的整理)中它仍然起著重要作用。因為檔案的功能從本質上是記錄歷史和再現歷史，用館藏檔案重新顯現歷史事件的過程和場景，虛擬地實現時光倒流。再現歷史所依據的正是一個歷史事件全過程的檔案文件的有機體，正如懷特所說，“檔案的實質在于：它不僅記錄了成就，而且記錄了獲得成就的過程。”④對歷史過程的檢索恰恰是歷史檢索的責任。檔案的本質功能的實現，是依靠檔案文件實體整理時構造的檔案文件之間的歷史聯系得以保證的，正是檔案文件之間的歷史聯系使檔案的歷史檢索成為可能。所以，檔案文件實體整理的歷史原則、檔案文件的歷史聯系、檔案的館藏性檢索工具、檔案的歷史檢索、檔案的歷史功能(記錄歷史和再現歷史的功能)，它們之間具有緊密的內在聯系，它們的緊密結合，使人類社會活動完整的歷史過程從構建、記憶到再現得以完成。
檔案的信息檢索是注重于檔案文件中的信息單元和“事由類同性”的檢索方式，在目前的檔案計算機管理系統中都給予了充分的重視。檔案信息檢索的表現形式主要包括兩個方面，其一是單份文件信息的檢索，另一方面是具有事由類同性的檔案文件信息的檢索，其特點是檢索出的檔案信息不具有歷史聯系，不能反映社會實踐活動的歷史過程，也就是說，對特定的社會實踐活動的過程，難以將其相關要素(主體、客體、時間、空間、原因、過程、結果等)一次性綜合檢索。檔案的信息檢索主要借助于不反映檔案文件實體排列順序和結構的查檢性檢索工具完成，如分類目錄、主體目錄、專題目錄等。由此可見，檔案的信息檢索其實與一般圖書、情報檢索沒有本質區別，它是一種信息、情報、知識的檢索、它與歷史檢索是兩種性質完全不同的檢索方式，它與檔案文件之間的邏輯聯系相對應。所以，建立檔案文件之間的邏輯聯系、編制查檢性檢索工具、檔案的信息(情報)檢索、檔案的情報作用，它們之間表現為緊密的關聯件。
檔案的信息檢索是目前的檔案工作實踐中最為活躍的因素，是檔案信息開發不可缺少的重要方式之一，尤其在文件生命周期的前期階段，成為檔案信息開發利用的主要形式。在檔案的整理工作中，歷史聯系和邏輯聯系是同等重要的兩個原則，歷史聯系主要用于檔案的實體整理，邏輯聯系主要用于檔案的信息整理。與之相對應，在檔案的利用中，檔案的歷史檢索和檔案的信息檢索也同等重要，歷史檢索用于人類社會實踐活動過程的檢索，信息檢索用于檔案的一般特征的檢索。歷史聯系與歷史檢索對應，邏輯聯系與信息檢索對應。歷史檢索更反映檔案和檔案工作的特性，檔案的信息檢索從一個側面證明了檔案的情報作用，因此檔案工作也需要借鑒文獻、情報處理的一般方法來完善。
歷史檢索與信息檢索的檢索效果，從信息結構上是有差異的。由于歷史檢索與歷史聯系相對應，在建立檔案文件之間的歷史聯系的時候，使檔案成為具有結構性質的有機體，它具有了結構也就具有了系統的特性。系統的特性之一是總體功能大于各個部分功能之和，歷史檢索所得到的信息也具有這種性質，其中的機理是，處理一個具體事務的所有文件具有相關性，它們可以相互說明，任意選定其中一份文件，其它文件即可以成為該份文件的說明、印證和背景材料。謝倫伯格認為，“檔案工作者并不是在單份的基礎上對待自己的工作，他不會拿起個別的一份信件、報告或其它某種材料單件，就說它有價值。他要聯系其它材料單件，也就是說，要聯系到產生該單件的那種活動的全部文獻證據，才能對該單件的價值做出判斷。”⑤同理，在同類檔案或一個全宗內，檔案文件也可以相互說明和印證，從而實現信息增殖，即產生檔案文件內容以外的新的信息，這種新的信息源于檔案文件的結構關系，而并非它的內容。例如，當一份偽造的文件單獨出現時，很難判斷其真偽，但是將它放入與之具有歷史聯系的一組文件中的時候，就很容易判斷出它的真偽性，這是檔案文件的邏輯聯系和一般的信息檢索不能實現的。正如詹金遜所說，“從一個檔案組合中抽出來的單獨的一份文件本身所能告訴我們的，并不會比脫離了某種已經絕跡的不知名的古動物的一塊骨頭所能告訴我們的更多一些，檔案只有在這種自然形成的形態和聯系保持不變的條件下，才能使它的性質不受到損害地保持下去。”⑥
電子文件的歷史聯系與歷史檢索
在傳統的紙質檔案的實體整理過程中，檔案文件之間的歷史聯系是手工整理建立起來的，而電子文件的整理我們無法用手工進行文件之間的結構排列，只能以著錄為手段建立檔案文件之間的歷史聯系，但是，根據我們對全國部分省和直轄市的調研結果表明，在目前我們已知的和正在實踐中的電子文件的著錄標引工作中，偏重于信息檢索的著錄標引的必要性得到了人們的充分重視，但用于歷史檢索的著錄標引，目前檔案工作者還沒有真正認識到它本身所應該具有的意義。究其原因，一是在目前的檔案學研究中，對電子檔案整理過程中歷史聯系構建的必要性認識不足，因此，在不自覺中將檔案管理系統推向情報檢索系統。更深一層的原因，是對檔案記錄歷史和再現歷史這一最根本的功能認識不足，將檔案的作用與一般文獻相混淆，在強調檔案信息交流作用的同時，淡化了檔案記錄歷史和再現歷史的功能，在大力開發檔案信息資源口號的感召下，忘記了屬于檔案作用中最為本質的東西。其實人類最初形成檔案的動因是為了記錄歷史和再現歷史，而圖書則是為了知識和信息的交流，至于檔案信息交流的作用是在再現歷史的過程中表現出來的操作層面上的作用。其二，在開發電子文件、檔案一體化管理系統時，大多由辦公廳(室)牽頭，在設計思想上辦公廳(室)站在自己對文件利用需求的基點上，難以顧及檔案館中檔案的利用需求。如前所述，在文件生命周期的前期階段，尤其是在進入檔案室以前，文件主要用于行政管理，單份文件的情報交流和信息檢索居主導地位，它記錄歷史和再現歷史的功能并末顯現，所以在系統設計時很少考慮檔案文件之間的歷史聯系，甚至認為，依照目前已經頒布的檔案著錄規則編制而成的檢索系統，可以完成電子檔案文件整理的全部內容。我們認為，這是目前檔案實踐中應該引起我們高度警惕的思想錯誤。
目前頒布的檔案著錄規則中的著錄項目，主要用于信息檢索的需要，基本沒有考慮檔案文件的歷史聯系。因此按照這種規則著錄，其結果無法反映檔案實體管理的級別層次，也無法建立起檔案文件之間的歷史聯系，只能在某種程度上建立檔案文件之間的邏輯聯系。在傳統的紙質檔案實體整理中，歷史聯系首先是靠手工排列使檔案文件具有了順序和結構，然后由館藏性的檢索工具使檔案文件的順序和結構固定下來，最后完成歷史檢索，它本身與著錄項目關系不大，所以日前的著錄規則制定時并沒有從歷史聯系方面給予充分的關注。電子文件失去了手工排列的可能性，只能依靠電子文件運行過程中的著錄才能建立起文件之間的歷史聯系。由電子文件、檔案的特性所決定，這將是一項非常復雜的工作，也是目前電子檔案實踐中急需解決的重大研究課題。“隨著電子文件應用日趨廣泛，著錄的內容、形式和技術也發生了革命性的變化。著錄從僅僅為編制檢索工具而直觀地描述檔案信息自身，轉變為對文件整個形成、運轉、積累、組織、儲存過程及特征地準確表述。著錄結果將作用于識別、確認、管理文件和說明文件形成背景、文件之間歷史聯系以及原始性、真實性、可靠性的有力證明和文件信息不可或缺的組成部分，隨之一起在文件整個生命周期全過程運轉……”。⑦可見電子文件和電子檔案的著錄，以我們目前的著錄規則來進行是遠遠不夠的，相對于紙質檔案，電子文件和電子檔案的著錄還有非常艱巨的任務在等待著我們。
其實電子文件和電子檔案就其基本功能而言，與紙質的文件、檔案沒有本質的區別，它是用另一種載體進行行政管理、記錄歷史和再現歷史，因此它的整理必須依然堅持歷史聯系和邏輯聯系并重的原則，二者絕不可以相互混淆或相互替代，甚至發生在二者之間的任何偏移的做法都是不可取的。在進行電子文件和電子檔案整理時，依然需要建立它們之間的歷史聯系以滿足檔案利用者的歷史檢索。
注釋：
①③馮惠玲主編：檔案管理學，中國人民大學出版社，1999年，第72頁，第178頁。
②⑦何嘉蓀、傅榮校：文件運動規律研究，中國檔案出版社，1999年，第157頁，第207頁。
④⑤⑥謝倫伯格(黃坤坊等譯)：現代檔案?原則與技術檔案出版社，1983年，第2頁，第27頁，第25頁。
(仁爾摘自《中國檔案》2004年第5期)
