檔案與相關(guān)事物的關(guān)系

檔案在社會現(xiàn)實(shí)中不僅實(shí)存形態(tài)廣泛多樣，而且與諸多事物有著較為復(fù)雜的關(guān)系，使人們往往難分彼此，甚至將其混為一談。因此，在認(rèn)清檔案本質(zhì)及概念（定義）的基礎(chǔ)上，有必要進(jìn)一步從理論上梳理檔案與相關(guān)事物的關(guān)系，弄清他們之間的聯(lián)系與區(qū)別。現(xiàn)實(shí)中與檔案關(guān)系較近且不易分清的事物主要有信息、文獻(xiàn)、文書（文件）、圖書、資料、文物等。

一、檔案與信息

信息對人類社會的作用雖日益重要而深刻，但目前人們對信息的理性認(rèn)識卻是粗淺的、浮泛的。信息的根本性問題人們并未真正弄清楚。人們對信息只是在最寬泛的意義上有著基本的共識。實(shí)際生活中人們往往是在特定的意義上使用信息概念，把握、處理信息及信息問題。看來，從形而上的哲學(xué)性層面弄清信息的根本問題，是人類理性認(rèn)識的重要課題之一。但就目前人們已達(dá)成默契性共識的信息概念而言，檔案（主要是檔案的內(nèi)容）是一種信息，則是不爭的事實(shí)。從邏輯上講，檔案與信息是種概念與屬概念的關(guān)系：檔案是信息的一種，是信息大家族中的一個(gè)重要成員。

但由于目前的信息是一個(gè)外延極廣的寬泛概念，其具體的實(shí)存形態(tài)不僅多種多樣而且表現(xiàn)得極為復(fù)雜。所以僅僅明確檔案是一種信息是不夠的。還應(yīng)進(jìn)一步明確檔案究竟是一種什么樣的信息，在信息大家族中究竟扮演著什么角色，處于何種地位，有何與眾不同的特點(diǎn)。認(rèn)清這些問題不僅對檔案和檔案工作是必要的，而且對人們從根本上弄清信息問題，也會有積極意義。

檔案在信息大家族中的角色、地位，是由檔案的本質(zhì)特性即檔案在社會生活中的根本價(jià)值、作用決定的，同時(shí)也是在檔案與其他信息的區(qū)別中表現(xiàn)出來的。迄今為止的社會現(xiàn)實(shí)表明：檔案是一種最真實(shí)、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生性固化信息，從根本上體現(xiàn)著信息的確定性與可靠性。而信息理論告訴人們：信息的確定性與可靠性是信息的根基所在，沒有確定性、可靠性或確定性、可靠性程度差的信息沒有什么價(jià)值，甚至?xí)o人類社會形成負(fù)面效應(yīng)乃至災(zāi)難。所謂“錯(cuò)誤的信息、混亂的信息、不可靠的信息還不如沒有信息”的說法所說的正是這一道理。社會現(xiàn)實(shí)中的種種負(fù)面信息現(xiàn)象（如謠傳、流言蜚語、“千年蟲”、電腦病毒、“信息垃圾”等）也充分證明了這一點(diǎn)。人類社會對信息的依賴、需求程度越高，對信息的確定性與可靠性的要求程度也就越高。但現(xiàn)實(shí)表明，信息在這一問題上的前景并不樂觀。因此，檔案的信息使命任重而道遠(yuǎn)。這也是人們重視檔案且越發(fā)達(dá)、文明程度越高的國家越重視檔案的重要原因之一。所以從信息理論的角度可以說，檔案是一種最重要的信息，是信息之根性與可靠性的最高體現(xiàn)形式和實(shí)存形態(tài)。

二、檔案與文獻(xiàn)

文獻(xiàn)也是一個(gè)外延很寬泛的概念，且與檔案的關(guān)系較為緊密、復(fù)雜。文獻(xiàn)一般是指前人留下來的歷史文化價(jià)值較高，內(nèi)容較系統(tǒng)完整的信息記錄。其實(shí)存形態(tài)有文書、文章、著作（圖書）、日記、信函、筆記、照片、音像制品等等。檔案與文獻(xiàn)的邏輯關(guān)系是內(nèi)涵不同，外延有大面積交叉重合。二者之間的區(qū)別一是本質(zhì)即核心含義不同：檔案是社會實(shí)踐的原始記錄，是第一手的原生信息。文獻(xiàn)則不論是否原始記錄，非原始記錄性的信息記錄也可成為文獻(xiàn)。這是二者的根本區(qū)別；二是文獻(xiàn)注重歷史文化價(jià)值，檔案則既注重歷史文化價(jià)值，又注重現(xiàn)實(shí)性的查考、實(shí)用價(jià)值；三是文獻(xiàn)內(nèi)容一般較系統(tǒng)、完整，而檔案則包括大量的片段性零星記錄在內(nèi)，如測試記錄、發(fā)票、賬單、登記表單、簽名等等。可見那種以文獻(xiàn)作為屬概念來定義檔案的觀點(diǎn)雖不無道理，但也有明顯的偏頗之處。

三、檔案與文書

檔案與文書的關(guān)系前文已有所述及。兩者之間的聯(lián)系主要是實(shí)存形態(tài)上的直接轉(zhuǎn)化關(guān)系。文書尤其是其定稿因具有較強(qiáng)的原始記錄性，所以可直接轉(zhuǎn)化為檔案，成為檔案的實(shí)存形態(tài)之一且在檔案大家族中占據(jù)主導(dǎo)地位。但二者之間的區(qū)別也很明顯，不能因其有直接的轉(zhuǎn)化關(guān)系而將其混為一談。因?yàn)榈谝唬瑱n案的實(shí)存形態(tài)決不僅僅是過去的文書，還包括大量非文書類的原始性記錄物。過去的文書也并非都能轉(zhuǎn)化為檔案，只有原始記錄性強(qiáng)，查考價(jià)值高且文書處理程序完畢的一部分文書才能轉(zhuǎn)化為檔案，大量的文書并不轉(zhuǎn)化為檔案；第二，二者的概念內(nèi)涵，尤其是本質(zhì)不同。文書雖有原始記錄性，但原始記錄性并非文書的本質(zhì)所在，也不是人們制作使用文書的根本目的與追求。文書本質(zhì)上是人們處理、解決現(xiàn)時(shí)性具體事務(wù)、問題的信息傳遞工具。它主要在空間上傳播交流且具有相當(dāng)程度的強(qiáng)制性（如公務(wù)文書）。而檔案的本質(zhì)則是已往社會實(shí)踐的原始記錄物，主要是在時(shí)間上傳遞，讓過去告訴現(xiàn)在，讓現(xiàn)在告訴未來，是人們追求、維系時(shí)間上的連續(xù)性、統(tǒng)一性的產(chǎn)物。從邏輯上講，二者內(nèi)涵不同，外延有大面積交叉。

四、檔案與圖書

檔案與圖書雖在現(xiàn)實(shí)中關(guān)系較為密切，管理上也有相通之處。但二者之間的區(qū)別是極為明顯的。第一，二者的本質(zhì)不同。檔案本質(zhì)上是人們在社會實(shí)踐中直接形成的原始記錄。圖書本質(zhì)上是系統(tǒng)知識的結(jié)晶，是人類對自然及社會現(xiàn)象進(jìn)行系統(tǒng)認(rèn)識研究的結(jié)果。圖書的內(nèi)容雖會涉及社會實(shí)踐，但卻不是對社會實(shí)踐的直接記錄，而是經(jīng)過加工、提煉、總結(jié)后的觀念性、系統(tǒng)性產(chǎn)品。簡言之，檔案是社會實(shí)踐的記錄；圖書是系統(tǒng)認(rèn)識的產(chǎn)品。當(dāng)然，人的認(rèn)識、研究活動，尤其是其寫作行為也是一種特定的實(shí)踐，那么這一特定實(shí)踐活動的直接記錄則是檔案，而其最終成果則是圖書，是系統(tǒng)的知識產(chǎn)品。第二，二者的社會功能不同。檔案與圖書的不同社會功能是由其各自不同的本質(zhì)決定的。檔案是歷史的原始記錄，可供人們查考史實(shí)、解決實(shí)際問題、研究歷史之用。換句話說，人們查檔案是為了解決現(xiàn)實(shí)中的實(shí)際問題，為了了解研究歷史事實(shí)；人們看書則是為了學(xué)習(xí)系統(tǒng)知識，為了陶冶性情。第三，二者內(nèi)容上的交叉重合部分，其特點(diǎn)也明顯不同。即檔案內(nèi)容中雖也有知識，但這些知識是不系統(tǒng)的知識片段；圖書內(nèi)容中雖也有對歷史事實(shí)的記載，但這種記載卻不是直接的原始記錄，而是經(jīng)過加工提煉后的系統(tǒng)性知識。如由檔案文件內(nèi)容直接匯編轉(zhuǎn)化而成的圖書（文選、文集、文件匯編等）所追求的也是系統(tǒng)性。

五、檔案與資料

資料是現(xiàn)實(shí)中最接近檔案，與檔案關(guān)系最為密切的概念（事物）。人們在現(xiàn)實(shí)生活中常常將這兩個(gè)概念混為一談，尤其是常常將檔案稱做資料。從邏輯上講，這兩個(gè)概念的外延有大面積重合，且資料的外延一般說來要大于檔案。但其內(nèi)涵上的區(qū)別認(rèn)真分析后還是比較明顯的。資料是一個(gè)相對性、動態(tài)性極強(qiáng)的概念，其外延極為寬泛。一般說來，凡是對人們研究、解決某一問題有一定價(jià)值的所有相關(guān)信息均可稱之為資料，而無論其具體是什么--文書、檔案、圖書，報(bào)刊、文章、錄音錄像乃至文物等等，只要對于人們研究解決某一問題有信息支持價(jià)值，都可看成是資料；也無論其處于何種狀態(tài)--是被集中保存在某處，還是散存于各處有待人們?nèi)ニ鸭⒄怼６鴻n案則沒有資料的那種相對性與動態(tài)性。所以檔案可以被人們作為資料看待并使用，但資料卻不能作為檔案看待并使用。檔案部門所保存的資料也具有相對性，是圍繞其檔案所形成的對了解檔案內(nèi)容及立檔單位歷史有價(jià)值的相關(guān)信息，如內(nèi)部出版物、報(bào)刊、文件匯編（圖書）等等。

六、檔案與文物

文物是與檔案在內(nèi)涵上最為接近的概念（事物）。但其區(qū)別若認(rèn)真分析后也較為明顯（前文檔案定義中已有述及）文物是有文化價(jià)值的歷史遺留物，其形態(tài)主要是過去人們直接使用的實(shí)用性物品，如器具、衣服、建筑物等等。當(dāng)然也包括重要的歷史文件。這些有歷史文化價(jià)值的東西必然會有相當(dāng)程度的原始記錄作用。可見，從邏輯上講，檔案與文物在內(nèi)涵上有部分交叉重合。檔案，尤其是重要的檔案，因其既有原始記錄作用又有突出的歷史文化作用，可看做是文物，并作為文物被收藏。但絕大部分文物卻不能成為檔案。因?yàn)槲奈锏拇蟛糠质菍?shí)用性物品，其所記錄的歷史事實(shí)的內(nèi)容信息是不清晰、不明確的。而檔案則是指內(nèi)容信息清晰、確定、可明確說明某一歷史事實(shí)的原始記錄。其主導(dǎo)性實(shí)存形態(tài)目前仍是文書。所以，內(nèi)容信息的清晰性與確定性與否是二者之間的根本區(qū)別。如毛澤東、周恩來逝世后，其辦公室中的所有文字、圖片類的東西，包括所謂片紙只字一律封存送交中央檔案館，而他們穿過的衣服、用過的器具等，中央檔案館卻不要，這些可以作為文物交博物館收藏。檔案中的“實(shí)物檔案”確立的標(biāo)準(zhǔn)也是其所記錄的內(nèi)容、信息的清晰性與明確性。一般而言，只有那些自身帶有文字的實(shí)物（如公章或印章、錦旗、獎杯、標(biāo)牌、錢幣、帶字的旗幟、牌匾等）才可成為實(shí)物檔案被檔案部門收藏，而無文字的實(shí)用物品因不能說明其產(chǎn)生、使用的歷史背景等史實(shí)，則不能成為實(shí)物檔案，若其有較高的文化價(jià)值，可作為文物被博物館等文物部門收藏。此外，實(shí)物檔案的另一必要條件是其技術(shù)上的可保存性。那些即使帶有文字但卻無法收藏的龐然大物（如輪船、飛機(jī)等），也不可能成為實(shí)物檔案。