在我國傳統的檔案學理論中，對檔案較為公認的定義都強調檔案記錄的原始性，亦即檔案所記錄的信息與記錄載體的原始同一性。過去長期的工作中，人們也是以原件為中心實施對檔案的管理，從而形成了一種檔案就是原件，原件是檔案的本質或最重要特征的觀念。隨著新的科學技術在檔案管理及人類社會活動中的不斷普及應用，拷貝、電子文件等非原件的檔案存在形式在檔案工作中大量出現，對傳統的檔案觀念提出了強有力的挑戰。在這種條件下，傳統的檔案原件管理觀念已經嚴重地影響和阻礙了現代檔案工作的發展，而檔案信息管理的重要性則日益重要明顯。
拷貝在檔案工作中被人們重視，首先是現代科學技術發展的結果。從1960年代開始，縮微技術被引進到檔案工作中，標志著檔案工作開始走向現代化。現在，檔案縮微品已成為許多大中型檔案館館藏的重要組成部分，如在中央檔案館，已有近三分之一的紙質檔案進行了縮微。隨著計算機技術的發展，尤其是微機和網絡在檔案工作中的應用，對包括紙質、影像、音像等各種形式的館藏檔案進行數字化轉換，使其從真正意義上實現檔案信息與現代化管理成為可能。無論是縮微還是數字化，檔案的形式或格式都發生了變化，信息從檔案的原件中分離出來，形成了檔案的拷貝。實際上，檔案的拷貝早已有之，我們熟悉的照片是底片的拷貝，復寫件檔案、藍圖檔案等也都是拷貝。在現代技術的支持之下，拷貝已滲入到檔案工作的每一個方面，如將拷貝件作為備份進行檔案保管、借助拍攝等手段進行檔案再生性保護、通過縮微品提供檔案利用、利用多媒體進行檔案編研等等，拷貝已經成為現代檔案工作不可缺少的手段。國家行業標準《磁性載體檔案管理與保護規范》規定，“正常保存的磁性載體檔案，可每10年復制一次，極為重要的磁性載體檔案的復制周期由單位自定(可少于10年)”。同樣，縮微品的法律地位也早已得到人們的認可。其它類似的情況在三醋酸纖維素膠片檔案和材料質地低劣或嚴重老化的紙質檔案中同樣存在。這些事實表明，拷貝已是一種得到普遍認同的檔案保管方式。
電子文件的出現更是對傳統的原件檔案管理觀念提出了無法回避的挑戰。首先，電子文件的信息是以數字信號的方式存在于不同的存儲空間(如不同的磁盤空間、局域網的不同計算機、甚至于因特網中的不同國度等等)，不再具有原先意義上的、有物理邊界的原件。其次，電子文件的物理表現形式包括了數據、軟件、硬件、存儲介質及文檔資料等多種元素，文件不再是一種簡單的物理實體—“原始記錄”成為一種難以理解也難以捕捉的東西。問題還不僅如此，電子文件的非實體存在使非實體歸檔成為必要，另外由于缺乏統一標準、技術迅速升級及數據容易丟失和受損等原因，對電子文件進行轉換或遷移成為一種必然的重要管理手段。
拷貝在檔案工作中的大量應用以及電子文件的出現，反映了以檔案原件為中心的傳統檔案管理方法與現代檔案活動客觀規律之間的沖突。這種沖突有著其內在和外在的原因。
外在的原因是檔案載體材料壽命的有限性與檔案信息壽命的長期性之間的矛盾。檔案中所包含的檔案信息是以各種物質為載體而存在的。作為一種自然的物質，任何檔案載體都有其一定的壽命。當檔案載體的壽命短于檔案信息的壽命時，以原件為中心的管理方式就必然產生無法克服的困難。為使此類載體中仍具有保存價值的檔案信息得以保留延續，就只能將其信息以其它的方式進行保存。這種情況在實際的檔案工作中普遍存在，尤其反映在新型載體檔案之中，如三醋酸纖維素片基檔案、錄音錄像磁帶檔案、計算機磁帶和磁盤檔案等，作為檔案資料保存，其實際壽命都比人們所期望的要短，一般不超過幾十年，難以滿足長期保管的要求。即使在載體耐久性好的檔案中，也同樣存在著一些質地低劣或嚴重受損檔案需要對其信息以其它方式進行保存。
內在的原因是檔案的信息屬性與檔案作為實物管理的矛盾。檔案本質上是一種記錄反映人類各種活動的信息，其目的和意義都在于保存和延續這些有保存價值的信息。然而，信息的傳播是不可能自身進行的，它必需通過在不同介質間的傳遞而完成，因此將檔案作為一種實物管理就不可避免地帶來實踐上的沖突。
考察人類記憶發展的過程，我們同樣會發現，在文字尚未形成的時代，除少數圖形記錄之外，所有有關知識、經驗和歷史的信息都是通過口耳相傳進行的。事實上，這一部分記憶和現在有人提出的“口碑檔案”或“口述檔案”在人類記憶中占有很大的比例。只是在出現文字和紙張之后，檔案才以文字等可查考的記錄方式記錄歷史上的各種社會活動信息。隨著現代科學技術的發展，人們記錄信息的載體和方式都顯示出與當代信息技術相一致的特點，而不再是僅僅局限于紙張記錄等直觀可視的記錄形式。拷貝在檔案工作中大量應用并得到人們的認可，反映了一種實踐上的客觀的需要。電子文件的出現則進一步啟示我們，文件形體、物理特征對文件是必要的這一傳統觀念在電子環境中將不再繼續，亦即有形實物不是文件而是文件的載體，檔案的信息才是檔案最為重要的屬性，而檔案信息的拷貝則是檔案存在的一種形式。
世紀之初，檔案工作面臨空前的發展，機遇與挑戰共存。充分認識和重視檔案的信息屬性，實現向以檔案信息管理為主體的現代檔案管理轉變，使檔案信息和檔案載體的相分離成為可能，必將為解決一些長期困惑我們的難題和全面推動檔案管理現代化提供有力的保障。
長期以來，由于強調檔案原件管理的重要性，帶來一些無法解決的問題：
1、檔案拷貝件的法律地位。目前許多檔案館都在進行包括數字化在內的各種形式的檔案拷貝工作，并已作為一項常規的工作大規模開展，形成了大量的檔案拷貝件，這些不同形式的檔案拷貝件除縮微品外其法律地位一直處于爭議之中。
2、實物檔案的管理。實物檔案由于兼具文物的性質又帶有檔案的信息而歸屬難定，引起一些管理上的困難。
3、檔案的征集。一些非國有的檔案受所有權及征集經費的限制而得不到征集，使存在其中的檔案信息也難以為大眾所用。
4、檔案的商品化。檔案服務作為一種特殊的勞動產品，也是商品，在社會主義市場經濟條件下，推行檔案服務商品化已成為當務之急。但在以原件為主的管理模式下，檔案的信息和載體被不可分割地捆綁在一起，具體實施起來有很大的困難。
5、數量“爆炸”。人類社會實踐活動的不斷深入拓展、社會節奏的加快以及電子計算機和網絡的出現帶來檔案數量的驟增，形如爆炸之勢，對有限的管理資源形成很大的壓力。
6、檔案“垃圾”。受“有檔必歸”及過期檔案不敢銷毀等的思想的影響，大量檔案“垃圾”堆積庫房，浪費有限的管理資源。
之所以產生這些問題，主要癥結皆在于過分強調對檔案原件的管理。通過檔案管理部門行使檔案信息管理的職能，實施檔案信息和檔案載體的分離，使檔案信息進入信息管理系統，充分利用現代信息技術的海量存儲及管理便捷的優勢，就可以對原件根據需要實現多元化管理，從而使這些長期困擾檔案部門的問題有望得以解決。
在當代檔案工作實踐中，充分認識檔案的信息重要屬性，實現檔案信息化管理，更是檔案工作可持續性發展的根本保證。
檔案工作的可持續性發展決定著檔案工作的前途和命運，也決定著檔案工作的健康發展。主要體現在以下幾個方面：
1、檔案信息的長期保存。受檔案載體壽命的有限性與信息壽命的長期性矛盾的制約，許多珍貴的檔案，主要是一些磁記錄檔案和質量低劣的各種檔案在不久的將來將面臨信息丟失的威脅。對其檔案信息的拷貝是檔案信息資源可持續保存為后人所用的必然要求。
2、電子文件的管理。電子計算機及網絡技術的迅猛發展造成電子文件數量的爆發，其增長的速度甚至遠遠超出人們的想像。對電子文件的管理將成為檔案工作可持續發展戰略的重要組成部分。電子文件在技術上的特性決定了以原件為中心的管理從根本上已無法適應電子文件管理的要求。電子文件既沒有原先意義上的原件，管理中又不可避免地涉及拷貝。電子文件作為檔案完全是一種信息存在，只有確立這一觀念，才能對蜂擁而來的電子文件進行有效的管理。
信息時代下，要求實現信息獲取的便利迅捷，以原件為中心的管理明顯難以滿足這一要求。只有將檔案信息從檔案載體中分離開來，擺脫檔案原件管理模式的束縛，充分利用先進的信息管理技術，開展檔案信息化管理，這才是檔案現代化管理的必然要求。
（牛角摘自《新上海檔案》2004年第10期）
拷貝在檔案工作中被人們重視，首先是現代科學技術發展的結果。從1960年代開始，縮微技術被引進到檔案工作中，標志著檔案工作開始走向現代化。現在，檔案縮微品已成為許多大中型檔案館館藏的重要組成部分，如在中央檔案館，已有近三分之一的紙質檔案進行了縮微。隨著計算機技術的發展，尤其是微機和網絡在檔案工作中的應用，對包括紙質、影像、音像等各種形式的館藏檔案進行數字化轉換，使其從真正意義上實現檔案信息與現代化管理成為可能。無論是縮微還是數字化，檔案的形式或格式都發生了變化，信息從檔案的原件中分離出來，形成了檔案的拷貝。實際上，檔案的拷貝早已有之，我們熟悉的照片是底片的拷貝，復寫件檔案、藍圖檔案等也都是拷貝。在現代技術的支持之下，拷貝已滲入到檔案工作的每一個方面，如將拷貝件作為備份進行檔案保管、借助拍攝等手段進行檔案再生性保護、通過縮微品提供檔案利用、利用多媒體進行檔案編研等等，拷貝已經成為現代檔案工作不可缺少的手段。國家行業標準《磁性載體檔案管理與保護規范》規定，“正常保存的磁性載體檔案，可每10年復制一次，極為重要的磁性載體檔案的復制周期由單位自定(可少于10年)”。同樣，縮微品的法律地位也早已得到人們的認可。其它類似的情況在三醋酸纖維素膠片檔案和材料質地低劣或嚴重老化的紙質檔案中同樣存在。這些事實表明，拷貝已是一種得到普遍認同的檔案保管方式。
電子文件的出現更是對傳統的原件檔案管理觀念提出了無法回避的挑戰。首先，電子文件的信息是以數字信號的方式存在于不同的存儲空間(如不同的磁盤空間、局域網的不同計算機、甚至于因特網中的不同國度等等)，不再具有原先意義上的、有物理邊界的原件。其次，電子文件的物理表現形式包括了數據、軟件、硬件、存儲介質及文檔資料等多種元素，文件不再是一種簡單的物理實體—“原始記錄”成為一種難以理解也難以捕捉的東西。問題還不僅如此，電子文件的非實體存在使非實體歸檔成為必要，另外由于缺乏統一標準、技術迅速升級及數據容易丟失和受損等原因，對電子文件進行轉換或遷移成為一種必然的重要管理手段。
拷貝在檔案工作中的大量應用以及電子文件的出現，反映了以檔案原件為中心的傳統檔案管理方法與現代檔案活動客觀規律之間的沖突。這種沖突有著其內在和外在的原因。
外在的原因是檔案載體材料壽命的有限性與檔案信息壽命的長期性之間的矛盾。檔案中所包含的檔案信息是以各種物質為載體而存在的。作為一種自然的物質，任何檔案載體都有其一定的壽命。當檔案載體的壽命短于檔案信息的壽命時，以原件為中心的管理方式就必然產生無法克服的困難。為使此類載體中仍具有保存價值的檔案信息得以保留延續，就只能將其信息以其它的方式進行保存。這種情況在實際的檔案工作中普遍存在，尤其反映在新型載體檔案之中，如三醋酸纖維素片基檔案、錄音錄像磁帶檔案、計算機磁帶和磁盤檔案等，作為檔案資料保存，其實際壽命都比人們所期望的要短，一般不超過幾十年，難以滿足長期保管的要求。即使在載體耐久性好的檔案中，也同樣存在著一些質地低劣或嚴重受損檔案需要對其信息以其它方式進行保存。
內在的原因是檔案的信息屬性與檔案作為實物管理的矛盾。檔案本質上是一種記錄反映人類各種活動的信息，其目的和意義都在于保存和延續這些有保存價值的信息。然而，信息的傳播是不可能自身進行的，它必需通過在不同介質間的傳遞而完成，因此將檔案作為一種實物管理就不可避免地帶來實踐上的沖突。
考察人類記憶發展的過程，我們同樣會發現，在文字尚未形成的時代，除少數圖形記錄之外，所有有關知識、經驗和歷史的信息都是通過口耳相傳進行的。事實上，這一部分記憶和現在有人提出的“口碑檔案”或“口述檔案”在人類記憶中占有很大的比例。只是在出現文字和紙張之后，檔案才以文字等可查考的記錄方式記錄歷史上的各種社會活動信息。隨著現代科學技術的發展，人們記錄信息的載體和方式都顯示出與當代信息技術相一致的特點，而不再是僅僅局限于紙張記錄等直觀可視的記錄形式。拷貝在檔案工作中大量應用并得到人們的認可，反映了一種實踐上的客觀的需要。電子文件的出現則進一步啟示我們，文件形體、物理特征對文件是必要的這一傳統觀念在電子環境中將不再繼續，亦即有形實物不是文件而是文件的載體，檔案的信息才是檔案最為重要的屬性，而檔案信息的拷貝則是檔案存在的一種形式。
世紀之初，檔案工作面臨空前的發展，機遇與挑戰共存。充分認識和重視檔案的信息屬性，實現向以檔案信息管理為主體的現代檔案管理轉變，使檔案信息和檔案載體的相分離成為可能，必將為解決一些長期困惑我們的難題和全面推動檔案管理現代化提供有力的保障。
長期以來，由于強調檔案原件管理的重要性，帶來一些無法解決的問題：
1、檔案拷貝件的法律地位。目前許多檔案館都在進行包括數字化在內的各種形式的檔案拷貝工作，并已作為一項常規的工作大規模開展，形成了大量的檔案拷貝件，這些不同形式的檔案拷貝件除縮微品外其法律地位一直處于爭議之中。
2、實物檔案的管理。實物檔案由于兼具文物的性質又帶有檔案的信息而歸屬難定，引起一些管理上的困難。
3、檔案的征集。一些非國有的檔案受所有權及征集經費的限制而得不到征集，使存在其中的檔案信息也難以為大眾所用。
4、檔案的商品化。檔案服務作為一種特殊的勞動產品，也是商品，在社會主義市場經濟條件下，推行檔案服務商品化已成為當務之急。但在以原件為主的管理模式下，檔案的信息和載體被不可分割地捆綁在一起，具體實施起來有很大的困難。
5、數量“爆炸”。人類社會實踐活動的不斷深入拓展、社會節奏的加快以及電子計算機和網絡的出現帶來檔案數量的驟增，形如爆炸之勢，對有限的管理資源形成很大的壓力。
6、檔案“垃圾”。受“有檔必歸”及過期檔案不敢銷毀等的思想的影響，大量檔案“垃圾”堆積庫房，浪費有限的管理資源。
之所以產生這些問題，主要癥結皆在于過分強調對檔案原件的管理。通過檔案管理部門行使檔案信息管理的職能，實施檔案信息和檔案載體的分離，使檔案信息進入信息管理系統，充分利用現代信息技術的海量存儲及管理便捷的優勢，就可以對原件根據需要實現多元化管理，從而使這些長期困擾檔案部門的問題有望得以解決。
在當代檔案工作實踐中，充分認識檔案的信息重要屬性，實現檔案信息化管理，更是檔案工作可持續性發展的根本保證。
檔案工作的可持續性發展決定著檔案工作的前途和命運，也決定著檔案工作的健康發展。主要體現在以下幾個方面：
1、檔案信息的長期保存。受檔案載體壽命的有限性與信息壽命的長期性矛盾的制約，許多珍貴的檔案，主要是一些磁記錄檔案和質量低劣的各種檔案在不久的將來將面臨信息丟失的威脅。對其檔案信息的拷貝是檔案信息資源可持續保存為后人所用的必然要求。
2、電子文件的管理。電子計算機及網絡技術的迅猛發展造成電子文件數量的爆發，其增長的速度甚至遠遠超出人們的想像。對電子文件的管理將成為檔案工作可持續發展戰略的重要組成部分。電子文件在技術上的特性決定了以原件為中心的管理從根本上已無法適應電子文件管理的要求。電子文件既沒有原先意義上的原件，管理中又不可避免地涉及拷貝。電子文件作為檔案完全是一種信息存在，只有確立這一觀念，才能對蜂擁而來的電子文件進行有效的管理。
信息時代下，要求實現信息獲取的便利迅捷，以原件為中心的管理明顯難以滿足這一要求。只有將檔案信息從檔案載體中分離開來，擺脫檔案原件管理模式的束縛，充分利用先進的信息管理技術，開展檔案信息化管理，這才是檔案現代化管理的必然要求。
（牛角摘自《新上海檔案》2004年第10期）
